企業(yè)檔案管理的問題與對策

付廣征

摘要：分析了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的重要性及必要性，結(jié)合企業(yè)檔案管理中的弊端，提出了幾點檔案管理建議，檔案管理人員應(yīng)提高檔案服務(wù)理念，努力提高檔案的利用率，對企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)理念；管理對策

引言

現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，企業(yè)人員數(shù)量越來越多。企業(yè)在人員管理上、產(chǎn)品管理上、銷售業(yè)績管理上、售后服務(wù)管理會存在很多麻煩，并且企業(yè)管理在出錯的時候會給企業(yè)造成很多不必要的麻煩。檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)、銷售及后期的服務(wù)中發(fā)揮著極其重要的價值，所以發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理中的問題并提出相應(yīng)的對策對企業(yè)發(fā)展是很重要的。企業(yè)檔案管理顧名思義就是為了方便管理企業(yè)而對現(xiàn)有數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行歸類、整理、收藏、存檔等等，并可以為企業(yè)的后期管理、調(diào)存提供方便。企業(yè)檔案管理是一項復(fù)雜、龐大的管理工程，并且要求管理工作人員有政治思想覺悟，他們的細(xì)心程度會直接關(guān)系到企業(yè)檔案的系統(tǒng)性、完整性、實用性。并且現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在很多弊端，應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的自身優(yōu)勢及特點，對企業(yè)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理服務(wù)意識，是現(xiàn)代社會充分加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的重要手段。

1.企業(yè)檔案管理的必要性

企業(yè)檔案管理是一個企業(yè)發(fā)展的軟實力，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展在短時期內(nèi)的作用意義不明顯，但對企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展來說是有很重要的意義。

（1）企業(yè)檔案管理是保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的潛在基礎(chǔ)。對企業(yè)發(fā)展比較重要的軟實力有很多因素，例如企業(yè)管理模式、獎勵機(jī)制等等，但檔案管理也是對企業(yè)發(fā)展來說極為重要的穩(wěn)定因素。企業(yè)檔案管理是知識和管理經(jīng)驗的積累，對企業(yè)的發(fā)展能夠起到積極地作用，并且也是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。

（2）企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)性是創(chuàng)新的保證。創(chuàng)新對企業(yè)發(fā)展保持活力是至關(guān)重要的，但企業(yè)在創(chuàng)新的同時，必須依靠高新技術(shù)，而高新技術(shù)的發(fā)展和創(chuàng)新必須依靠系統(tǒng)的數(shù)據(jù)作為科研基礎(chǔ)，而有一個系統(tǒng)的、完整的檔案管理系統(tǒng)，對企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計時能起到積極地作用。

（3）檔案管理是企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)檔案管理是對企業(yè)進(jìn)行一切活動的數(shù)據(jù)記錄、跟蹤，對生產(chǎn)、加工、銷售、資源收購、企業(yè)與企業(yè)之間的貿(mào)易都會有系統(tǒng)的檔案記錄，這些信息在企業(yè)管理上都是直接的查閱數(shù)據(jù)，對企業(yè)系統(tǒng)的管理提供核心數(shù)據(jù)，因此，檔案管理是企業(yè)管理的核心之一。

（4）檔案管理能提高企業(yè)的知名度。一個企業(yè)能夠快速發(fā)展，說明在管理上能做到有條不紊，并且企業(yè)檔案管理的信用在現(xiàn)代社會是極其重要的。如果企業(yè)對檔案管理工作做得扎實，在與其他企業(yè)進(jìn)行交易時，能夠有明顯的條理性、系統(tǒng)性，會增加其他企業(yè)對本企業(yè)的認(rèn)可和贊同。

（5）檔案管理為企業(yè)決策提供捷徑。將企業(yè)中可以公開的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)對公司員工共享，將企業(yè)近期或者進(jìn)幾十年的數(shù)據(jù)進(jìn)行公開，在公司遇到重大事件決策時，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并搜集公司職工的意見，可為公司進(jìn)行重大決策提供有力手段。

2.企業(yè)檔案存在的弊端

（1）檔案管理意識不強(qiáng)烈?，F(xiàn)代企業(yè)對檔案管理已經(jīng)逐步開始更更新，利用高科技手段對檔案管理進(jìn)行相關(guān)分類，但是很過公司職員對檔案管理的意識不太強(qiáng)烈，不能嚴(yán)格按照新時代對檔案管理的要求進(jìn)行檔案管理。在規(guī)范程度上、系統(tǒng)性上都不能在同一個標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行檔案管理，并且檔案管理人員的知識素質(zhì)水平不能定期進(jìn)行提高，阻礙了檔案管理的革新。

（2）檔案管理不深刻?，F(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)在管理上知識水平不先進(jìn)，依然是處于對檔案封面進(jìn)行簡單記錄、對企業(yè)交易記錄在時間上和內(nèi)容上進(jìn)行單一存檔。這種安全管理模式只能簡單對檔案進(jìn)行記錄，在后期的調(diào)用是依然不能提供有效的幫助。

（3）檔案記錄閑置率高。有的企業(yè)對檔案進(jìn)行了統(tǒng)計和記錄，但已有的設(shè)施和條件卻不能對已有的檔案記錄進(jìn)行高效的讀取和利用。說明檔案記錄的方式和形式并不能為大眾所服務(wù)，應(yīng)開發(fā)出一種方便大眾查閱利用的檔案記錄形式。

（4）檔案保密工作不到位。在企業(yè)已完成的檔案數(shù)據(jù)管理中，數(shù)據(jù)可以上傳到網(wǎng)絡(luò)終端上，也可以以電子檔案的形式發(fā)送至多個網(wǎng)絡(luò)終端，并且也可以以電子文檔的形式經(jīng)過優(yōu)盤拷貝傳送至其他企業(yè)，這些傳播形式都會對企業(yè)的安全問題造成極大的威脅。所以，在檔案管理存檔時，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)的特點對檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，對檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高安全意識。

3.加強(qiáng)檔案管理服務(wù)理念

檔案是企業(yè)進(jìn)行管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，一切政策及方針的形成，都要依靠公司現(xiàn)階段及過去的數(shù)據(jù)資源，才能做出相應(yīng)的決定。檔案管理的重要性決定了檔案管理人員職責(zé)的重要性，所以在建立檔案管理制度的時候，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理意識和理念。使得建立的檔案管理信息能夠隨時為企業(yè)決策提供服務(wù)，在企業(yè)進(jìn)行重大決策時能及時的為公司職員從歷史上及最近的數(shù)據(jù)變化上讀出相應(yīng)的關(guān)鍵信息，從而幫助企業(yè)做出正確的決定。

（1）確保檔案信息的安全性。檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時一定將檔案的安全性放在第一位，在檔案傳送及移交時，對于不同的用戶對象要給與不同的權(quán)限，對于重要的信息，除了管理人員之外都不能有修改的權(quán)限，對于非重要的數(shù)據(jù)信息，公司人員具有拷貝的權(quán)限。

（2）將檔案信息時刻為企業(yè)服務(wù)?，F(xiàn)階段企業(yè)檔案信息的存儲形式多種多要，在調(diào)取時也會十分方便，所以檔案管理人員在信息傳播時，應(yīng)抓住企業(yè)信息需求量大的特點，利用及時有效的手段對信息進(jìn)行處理，并首先開展檔案方便管理的工作，并根據(jù)不同的要求，采用相關(guān)的服務(wù)形式提供企業(yè)檔案數(shù)據(jù)，較好的服務(wù)企業(yè)管理。

（3）建立企業(yè)檔案安全信息共享局域網(wǎng)。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，在不同部門之間通過建立局域網(wǎng)絡(luò)，將企業(yè)檔案安全的、可以共享的數(shù)據(jù)信息，在企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)共享。并且在共享的同時應(yīng)盡量實現(xiàn)共享的多元化。多元化對于企業(yè)來說是一種共同的趨勢，并且符合企業(yè)運(yùn)行的特點。在公司中，檔案數(shù)量繁多，并且存儲的介質(zhì)也不統(tǒng)一以及檔案的重要性也不盡相同，所以在不同的部門、用途、重要性上具體定義檔案的類別，然后根據(jù)安全評價之后，再進(jìn)行檔案信息的局域網(wǎng)的共享。

4.提高檔案的利用率

企業(yè)中進(jìn)行檔案整理、管理、共享都是為了檔案的利用，更好的服務(wù)于企業(yè)的管理。所以檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的要求，努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)，正確對檔案進(jìn)行分類、利用現(xiàn)代設(shè)備對其進(jìn)行編制，提高信息的檢索效率，最大程度的開挖檔案的潛在價值，促進(jìn)企業(yè)檔案事業(yè)的進(jìn)步。

5.結(jié)論

文章通過分析現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的重要性及必要性，結(jié)合企業(yè)檔案管理中的弊端，提出了幾點檔案管理建議，檔案管理人員應(yīng)提高檔案服務(wù)理念，努力提高檔案的利用率，對企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。（作者單位：內(nèi)蒙古昊盛煤業(yè)有限公司）

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