工程項目采購管理的成本控制體會

摘 要：近年來，全球經(jīng)濟(jì)一直處于低迷的狀態(tài)，加之市場競爭日益激烈，對于工程項目管理而言，加強采購管理中的成本控制至關(guān)重要。在工程項目成本結(jié)構(gòu)中，采購成本所占比例較大，是控制工程項目成本的重要環(huán)節(jié)。本文就工程項目采購管理的成本控制進(jìn)行分析，將管理方式和控制措施兩方面作為出發(fā)點，以降低工程項目采購成本，提高工程項目采購管理水平為目的，從而為工程項目采購管理的成本控制提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：工程項目；采購管理；成本控制

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)不景氣的環(huán)境下，工程項目建設(shè)的數(shù)量不斷縮減，市場競爭力日益激烈，一些以設(shè)備成套為主營業(yè)務(wù)的企業(yè)面臨生存與發(fā)展的難題。出現(xiàn)這種局面主要是因為市場勞動力和原材料成本增加，致使設(shè)備供應(yīng)商的設(shè)備售價不斷提高；同時市場競價越來越激烈，工程項目預(yù)算越來越低，致使工程項目的采購成本增加，導(dǎo)致項目建設(shè)的利益降低。因此，必須加強成本控制，同時保證設(shè)備材料質(zhì)量和工程進(jìn)度要求，增強市場競爭力，只有這樣才能保證企業(yè)在市場中站穩(wěn)腳跟。

1 集中采購與采購業(yè)務(wù)流程

1.1 集中采購的定義及各級職責(zé)

所謂集中采購指中國中冶為降低采購成本、控制采購風(fēng)險而建立的采購管理體制。根據(jù)集中采購的特點，將其劃分為三個等級，具體如下：

（1）采購中心，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)建立完善物資集中招標(biāo)采購的有關(guān)規(guī)章制度，策劃和組織集中招標(biāo)采購工作，建設(shè)和管理電子商務(wù)平臺，制定年度系統(tǒng)管理目標(biāo)和指標(biāo)，監(jiān)督考核物資集中招標(biāo)采購工作績效。

（2）采購管理部，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)集中招標(biāo)采購工作的實施，建立健全物資集中招標(biāo)采購管理體系，完善采購管理辦法，推進(jìn)采購電子商務(wù)平臺有效使用和運行維護(hù)，保證完成采購中心下達(dá)的年度上網(wǎng)采購率、采購集中率等采購管理指標(biāo)，監(jiān)督考核物資招標(biāo)采購工作績效。

（3）物資管理部門，主要職責(zé)是：①負(fù)責(zé)分公司所有工程立項編碼并及時上報采購管理部；②負(fù)責(zé)處理采購計劃審核、上報及統(tǒng)計工作；③負(fù)責(zé)策劃和組織各項目部物資采購部門的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作；④負(fù)責(zé)策劃和組織各區(qū)域供應(yīng)商的平臺學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作；⑤負(fù)責(zé)分交回自主招標(biāo)采購工作及有關(guān)數(shù)據(jù)信息上報；⑥負(fù)責(zé)物資合格供應(yīng)商統(tǒng)計、上報、推薦及考核管理工作；⑦配合保證完成采購中心下達(dá)的年度上網(wǎng)采購率、采購集中率等采購管理指標(biāo)；⑧負(fù)責(zé)采購管理部上報新增物資品種。

1.2 采購業(yè)務(wù)流程

采購業(yè)務(wù)流程：項目立項→采購計劃編制、審核、提交→計劃審核與分交→制定采購方案→組織實施采購→簽訂采購合同→履約驗收→資料管理→付款。

2 工程項目采購管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（1）結(jié)合工程項目特點，在實際工作中充分考慮成本控制、設(shè)計、施工等各方面因素，明確具體的工程項目管理模式，與此同時，確定工程項目采購模式，這樣有利于工程項目采購成本的控制。針對工程項目采購成本的控制要素，實施預(yù)算制，以此控制采購成本，其不僅能夠提高采購費用的使用效率，還能優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配，以此達(dá)到控制采購成本的目的。

（2）對于工程項目采購管理工作而言，選對供應(yīng)商尤為重要。一旦供應(yīng)商選擇錯誤，就會影響工程項目建設(shè)進(jìn)度及質(zhì)量，從而影響工程造價成本的控制。因此，在招投標(biāo)環(huán)節(jié)，盡量選擇本地區(qū)的供應(yīng)商，降低采購成本。要想保證工程項目質(zhì)量和成本得到有效控制，就必須加強對供應(yīng)商的管理，對采購的材料進(jìn)行嚴(yán)格控制。同時，要合理劃分采購包，以設(shè)備材料性質(zhì)、供應(yīng)商的供應(yīng)能力及經(jīng)濟(jì)效益為依據(jù)，只有這樣才能降低采購成本。

（3）工程項目采購管理要充分利用工程項目內(nèi)外部環(huán)境，這是降低采購成本的有效途徑之一。在采購管理工作中，要將采購成本控制貫徹于整個采購過程，注重整個工程項目流程中的成本控制，對工程項目總體成本進(jìn)行控制。

3 供應(yīng)商的選擇與管理

工程項目采購管理中，供應(yīng)商管理是其重要組成部分，主要包括供應(yīng)商的選擇、方式、數(shù)量、考核及關(guān)系等方面的內(nèi)容。要給符合條件的供應(yīng)商提供平等的競爭機(jī)會，這既是采購市場秩序的要求，也是控制采購成本，提高工程質(zhì)量的關(guān)鍵。以下就從供應(yīng)商的選擇方式及選擇數(shù)量兩方面進(jìn)行論述。

3.1 供應(yīng)商的選擇方式

供應(yīng)商的選擇方式就是采購談判與招標(biāo)采購，工程項目采購部門需讓符合條件的供應(yīng)商公平競爭，利用供應(yīng)商之間的相互競爭壓價來控制采購成本，使工程項目采購用最低價格選擇符合條件的供應(yīng)商，這樣不僅能夠提高采購的開放性和公平性，還能控制采購成本，提高采購效率。

3.2 供應(yīng)商的數(shù)量選擇

若工程項目采購過程中只選擇一個供應(yīng)商，這樣會增加供應(yīng)風(fēng)險，也不利于采購成本的控制。對于供應(yīng)商來說，批量供貨在數(shù)量上具有一定的優(yōu)勢，可以給采購方提供商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，這樣有利于降低采購成本。因此，在實際采購活動中，采購方應(yīng)選擇多家供應(yīng)商，在此基礎(chǔ)上還要保證各供應(yīng)商的供應(yīng)能力，以獲取供應(yīng)商的折扣優(yōu)惠，降低采購產(chǎn)品的價格和成本。這樣不僅能夠保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量，還能有效控制采購費用。

4 充分利用內(nèi)外部采購環(huán)境

工程項目的內(nèi)外部環(huán)境策略對采購計劃的實施有一定的影響。外部環(huán)境包括宏觀與微觀兩種。前者是可以對工程項目組織采取何種采購方式產(chǎn)生的外部環(huán)境影響，具體包括市場不同時期的變化、國家宏觀競爭政策、市場匯率波動、通貨膨脹等多方面因素。后者是工程項目組織的內(nèi)部環(huán)境，具體包括采購計劃的實施過程和程序。在保證后者的前提下，工程項目采購策略的實施應(yīng)充分利用外部環(huán)境來控制采購成本，以此提高工程項目整體效益。

采購環(huán)境的充分利用就是對市場行情、工程所需貨物及服務(wù)等多方面的市場信息。在實際采購活動中，可以根據(jù)市場單件售價、性能參數(shù)、數(shù)量、質(zhì)量等，了解國外內(nèi)市場價格及供求信息，同時還需了解采購貨物的市場供求來源、保險合同、國際貿(mào)易支付方法等國內(nèi)外貿(mào)易知識和商務(wù)知識。要想獲取各方面的數(shù)據(jù)信息，就必須建立工程項目采購市場信息機(jī)制，從而充分利用內(nèi)外部采購環(huán)境，滿足降低采購成本的要求。

5 加強對供應(yīng)商的管理

要以降低采購成本的根本理念為出發(fā)點，將對供應(yīng)商的管理工作納入工程項目采購管理中，并在管理工作中將供應(yīng)商管理貫穿采購全過程。這樣不僅可以利用雙方的長期合作來保證貨物的供應(yīng)效率和質(zhì)量，同時還可以在時間和采購批量的基礎(chǔ)上獲取價格上的優(yōu)惠，從而達(dá)到降低采購成本的目的。

（1）要與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。在工程項目采購管理中，若采購方確定了長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)與其建立良好的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。在長期合作的基礎(chǔ)上建立“互惠互利、風(fēng)險共擔(dān)”的伙伴關(guān)系，使采購方在長期合作中獲取貨物供應(yīng)上的保證和成本上的優(yōu)勢，同時也能夠使供應(yīng)商有著長期穩(wěn)定的客戶，從而保證其自身穩(wěn)定發(fā)展。通過建立這種合作關(guān)系，有利于采購方在采購成本上的控制。

（2）在與供應(yīng)商長期合作過程中，對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，對供應(yīng)商在雙方合作過程中貨物供應(yīng)的優(yōu)劣給予評價。如，建立供應(yīng)商績效管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，然后根據(jù)績效管理的結(jié)果來判斷是否與供應(yīng)商展開后續(xù)合作，具體包括采購批量的大小和合作時間，實現(xiàn)對供應(yīng)商的激勵與獎懲。這樣才能使供應(yīng)商改善供貨行為，保證貨物供應(yīng)的效率和質(zhì)量，從而進(jìn)一步降低采購成本。

6 明確采購全過程的成本控制觀念

在工程項目采購管理過程中，探討降低采購成本的問題時，應(yīng)將采購全過程成本控制的概念引入其中，增強對整體工程流程成本控制的關(guān)注度，達(dá)到對整體工程項目采購成本的控制，而不僅僅局限于采購貨物與服務(wù)方面。在工程項目采購管理中，盡管用最低價獲取符合工程項目要求的貨物是降低采購成本的重要措施，但是在采購活動中，獲取優(yōu)質(zhì)服務(wù)、提高供貨的效率和可靠性，同時也是獲取成本控制利益的關(guān)鍵因素。另外，有效控制采購成本并不僅僅局限于工程項目本身的采購成本，還應(yīng)充分考慮在降低采購成本的同時所獲取的利益。如果只依靠工程項目本身來降低采購成本，而不顧及整體成本的控制，那么這樣也無法真正實現(xiàn)降低采購成本與獲取最大化利益。因此，在采購管理中，要明確采購全過程的成本控制觀念，以實現(xiàn)整體工程項目采購管理總成本的控制，將總成本控制作為衡量工程項目整體效益的重要指標(biāo)。只有這樣，才能真正控制和降低采購成本。

7 結(jié) 語

總之，在工程項目采購管理中，必須做好采購前計劃、采購中控制、采購后總結(jié)。采購管理工作不僅是采購工程項目所需貨物，同時也是發(fā)揮個人技能和專業(yè)技術(shù)水平的一項系統(tǒng)性工作。在此基礎(chǔ)上，還需要不斷提高自身分析問題和解決問題的能力，這樣才能保證采購任務(wù)高效、高質(zhì)量完成，才能有效控制采購成本，提高工程項目采購管理水平。

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作者簡介：張和平（1970-），男，本科，高級工程師，國家注冊一級建造師，主要從事建筑工程管理工作。