辦公室后勤管理淺析

王明全

[摘要]近年來，由于機關職能的優(yōu)化重組，管理模式不斷發(fā)展與工作中的實際需要，辦公室分工管理越來越細。辦公室不僅是領導者的助手，更是上下溝通的橋梁與樞紐，同時也是一個部門的門面、窗口和后勤部。所以辦公室要有服務大局的觀念，制定正確可行的制度，依靠監(jiān)督和考核機制。全面做好協(xié)調工作，不斷提高工作中的科學性與后勤管理水平，為機關各項事務的發(fā)展建設服務。

[關鍵詞]辦公室后勤；協(xié)調；管理

辦公室工作因其特殊性，責任重大。辦公室協(xié)調工作涉及面廣，比較繁瑣，很多工作都有滯后性和被動性。自然，辦公室的重要地位舉足輕重，其質量的好壞與否，將直接影響到全局的整體形象和工作績效。

一、機關后勤管理特性及存在問題

（一）機關后勤管理的特性。辦公室作為機關的直接辦事機構，承擔著連接上下、溝通內外、協(xié)調四方的作用，要傳達貫徹上級的指示部署，要反映基層的情況和群眾的反映，要承辦具體的文、會、事工作任務十分繁重。

1、服務性。辦公室后勤管理的目的是為了實現(xiàn)機關工作的總體目標而提供服務和保障，也是為一級領導和領導工作辦文、辦公、辦事的，是 辦公室工作的輔助性，從本質上講是被動的。以輔助性和服務性為特點的服務部門

2、規(guī)劃性。機關后勤管理項目繁雜、涉及廣泛、隨機變動性大，但又必須做到保障有力的要求，后勤工作具備了預測性與計劃性的特點。

3、經(jīng)濟性。辦公室后勤是管理機關房產(chǎn)、物資、車輛、飲食、接待服務、單位采購等事務的職能部門，辦公室后勤經(jīng)濟管理的好與差能直接影響到單位的工作風氣。

（二）存在的問題。

近幾年來，機關辦公室工作經(jīng)過不斷探索、整頓和改革，實行建立了一些必要的規(guī)章制度，取得了一些成功的管理經(jīng)驗。但是，也因為辦公室攤子龐大、管理理念落后、管理結構不合理、管理體制不健全、等而引起眾多問題。這些問題主要表現(xiàn)在：

（1）工作目標不明確。辦公室整體工作缺乏總體目標和規(guī)劃，不明白辦公室工作應該做到什么程度，什么樣子，朝著什么方向發(fā)展。辦公室人員個人對自己的本質工作崗位也缺乏正確確定，上級安排一件事就做一件事，缺乏對自己工作目標的周期性規(guī)劃，缺乏主觀上對今后工作上的的構想與規(guī)劃。

（2）本職崗位定不準。辦公室人員沒有認清辦公室工作的基本職責就是服務，認為辦公室就是機關的大腦中樞神經(jīng)，是整個機關的指揮機構，能夠直接作出但反面的決策，而不是向廣大的干部職工征求合理的建議和意見，造成制定的許多舉措，大多得不到領導的認可和職工的肯定，導致執(zhí)行力下降。

（3）工作措施創(chuàng)新不夠。當前，辦公室的工作措施基本上是延續(xù)以前年度的工作措施，循規(guī)蹈矩，生搬硬套，其管理方式也基本是按照本職崗位職責上面規(guī)定的主要事項而進行。辦公室沒有統(tǒng)一的統(tǒng)籌規(guī)劃，沒有根據(jù)實際情況與工作要求和社會形勢等客觀因素的改變而完善相關措施，沒有創(chuàng)新工作方法意識。

（4）人員缺乏激情與執(zhí)行力。平時對待工作，總是不緊不慢，不講效率，精神面貌萎靡不振，沒有上進心，沒有主動承擔工作的積極性。對待來人來客態(tài)度不熱情，協(xié)助工作不上心。沒有積極主動為領導建言獻策的意識，思想認識不到位，遇事扯皮，辦事推諉。

二、形成問題根源的剖析

以上存在的問題，形成了當前辦公室工作按部就班的工作模式與執(zhí)行力低下的后果，直接影響到了工作的完成質量與完成效率，其根源主要有五點。

（一）思想認識不到位。辦公室人員對自己工作的重要性認識不清，很多人沒有意識到辦公室不僅是一個科室，更是一個指揮中樞。作為指揮機關，它需要統(tǒng)籌規(guī)劃全局。協(xié)調全局和前瞻性工作的思想意識和工作舉措。更沒有意識到辦公室工作效率的高低，直接影響到了整個單位的運轉。

（二）規(guī)章制度不健全。規(guī)章制度健全，導致了規(guī)章制度執(zhí)行不嚴也是造成辦公室工作執(zhí)行率低下的重要原因。工作中出現(xiàn)諸多違規(guī)、違紀問題，由于過多地考慮到人情世故、礙于情面，大多都沒有嚴格按照規(guī)章制度進行責任追究，如此一來就失去了制度本身的作用。

（三）領導重視關心不夠。上級領導在會議上不斷強調，各級機關領導要多關心辦公室工作，理解支持辦公室工作?？墒?，在實際工作當中卻是雷聲大，雨點小，或是個別領導提出，而其他領導、科室不重視，往往都是大事化小，小事化了。辦公室人員看不到實際的舉措，感受不到實際行動，他們會認為領導說的話就是演講稿。事已至此，工作積極性也就慢慢泯滅了。

三、抓住重點做好后勤服務工作

辦公室后勤工作的職能涉及方方面面，上至“吃喝住行”，下至“生老病退”，不僅是“兵來將擋，水來土掩”的被動式服務，更要不斷創(chuàng)新工作方式，轉變觀念，緊緊圍繞重心工作，利用現(xiàn)有條件，積極、主動、創(chuàng)造性的看展服務工作。

（一）完善后勤管理制度，增強服務的規(guī)范性。辦公室后勤管理是綜合管理職能部門，其對象包括了物資、辦公設備、基本建設和后勤服務自身，種類多、攤子大、范圍廣。如果沒有完善的制度，科學管理將是空中樓閣。為此，完善工作制度是辦公室后勤保障處于良好運行狀態(tài)的基本保證。依據(jù)其特點，要制定訂完善的各項工作制度、崗位職責，明確分工職責，強化責任心，建立一個高質量、高效率的后勤服務團隊。

（二）征求意見建議，增強服務手段多樣性?？梢詮V開言路，讓大家建言獻策，開展征求意見活動。在本單位范圍內召開辦公室后勤服務工作征求意見改進會，根據(jù)大家提出的科學化、合理化的意見建議改進工作方法，完善工作機制。許多事例證明，這種形式對推促工作開展具有重要意義。為此，進一步擴展征求意見的形式，擴寬言路渠道是很有必要的，如采取問卷調查、互聯(lián)網(wǎng)征求意見等形式，海納百川式的搜集服務對象的意見建議，并把這些意見建議作為提高工作服務質量的原動力。

（三）突出協(xié)調能力，強化人員思想。一是辦公室的協(xié)調工作按協(xié)調涉及的關系可分為領導成員之間的協(xié)調、上下關系的協(xié)調、左右關系的協(xié)調和人際關系的協(xié)調。協(xié)調時，既要堅持原則、實事求是，又要溝通信息、清除隔閡，努力設法促使他們相互了解、彼此信任，以達到融洽共事、團結一致的目的。二是辦公室后勤服務工作與政務處室工作相比，好比一個是“樹根”，一個是“樹干”，要想真正做好，就要讓大家甘于默默奉獻，有大局意識，甘于做幕后英雄，不計得失的投入到服務工作當中去。要經(jīng)常培養(yǎng)人員的求實精神、奉獻精神和創(chuàng)新精神，展現(xiàn)出辦公室后勤人員的自身素質和全心全意為大家服務的精神風貌。