網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作之我見

馬麗娜 孫吳

【摘要】檔案管理的環(huán)境隨著時(shí)代的發(fā)展在不斷的改變，當(dāng)前的社會大環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)是其主要特地電腦，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作是其發(fā)展的必然方向。本文就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作進(jìn)行了探討和分析。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下；檔案管理；必要性；實(shí)施措施

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為我們的生活帶來了很大的改變，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被各行業(yè)都廣泛應(yīng)用，而且對于這些行業(yè)的工作模式和服務(wù)模式產(chǎn)生了極大的影響。檔案信息服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下需要有很多的注意點(diǎn)，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作是對社會大眾負(fù)責(zé)，是滿足社會大眾的需求，因此勢在必行，但是其中的諸多問題還有待于解決。

一、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的必要性

1.檔案管理進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代是檔案事業(yè)和科技發(fā)展的結(jié)合。信息技術(shù)應(yīng)用如此廣泛，隨著檔案的數(shù)量與日俱增，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作也變得更加的重要起來，電子文件的收集、整理和利用已經(jīng)不能夠使用傳統(tǒng)的檔案管理方式來進(jìn)行，檔案管理在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，需要遵循信息服務(wù)本位的思想。

2.網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的檔案管理是為了工作效率的提高。各企業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案資料的內(nèi)容、形式和數(shù)量都是幾何數(shù)的增長，因此傳統(tǒng)的檔案收集和整理不能夠帶來多大的效率提升，而網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理則可以改變這一現(xiàn)狀，電子檔案實(shí)現(xiàn)了自動收集和整理工作，而這部分工作占據(jù)了傳統(tǒng)檔案管理的大部分時(shí)間，說明網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理能夠極大的提升檔案工作的效率。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理優(yōu)點(diǎn)

1.提升工作效率，改變工作手段。網(wǎng)絡(luò)檔案的產(chǎn)生、傳輸和整理、利用都是需要和網(wǎng)絡(luò)來作為樞紐，通過網(wǎng)絡(luò)來將個(gè)檔案產(chǎn)生單位進(jìn)行聯(lián)接，因此數(shù)字化的檔案管理具有更加高效的特點(diǎn)，可以不被時(shí)間和空間的限制所束縛。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化對于傳統(tǒng)檔案管理工作來說具有較大的改善，過去單純的手工勞作效率低下，而使用網(wǎng)絡(luò)檔案管理，工作模式出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，提升了管理效率和管理質(zhì)量，而且，檔案管理人員不需要再進(jìn)行過多的體力勞動，因此可以解放雙手。

2.給企業(yè)和單位帶來更多的機(jī)遇。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最大的特點(diǎn)就是快速，這對于檔案信息資源的時(shí)效性來說非常的重要，企業(yè)或單位在進(jìn)行市場競爭的時(shí)候，往往是因?yàn)樾畔①Y源的獲取速度不同，而居于不同的競爭地位，說明，信息獲取速度能夠?yàn)槠髽I(yè)或單位的創(chuàng)新、發(fā)展、生存帶來較大的影響，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理能夠充分的利用好網(wǎng)絡(luò)的快速這一特點(diǎn)，讓信息的時(shí)效性更好，為企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新提供基礎(chǔ)力量。

3.為企業(yè)提供了更為先進(jìn)的硬件技術(shù)平臺。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使企業(yè)的競爭方式和手段的轉(zhuǎn)變成為可能。同時(shí)，基于網(wǎng)絡(luò)外部性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又使得企業(yè)必然轉(zhuǎn)變競爭方式，以求得在激烈環(huán)境中生存與發(fā)展。企業(yè)順應(yīng)信息的網(wǎng)絡(luò)化已成必然趨勢，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到處可見，知識的流淌與外溢效應(yīng)愈加顯著，關(guān)鍵是如何正確地判斷和應(yīng)用；技術(shù)進(jìn)步日益加速，新技術(shù)產(chǎn)生越來越快，大大增加了企業(yè)間的相互依賴性；技術(shù)更具有的可獲取性，技術(shù)的交流渠道多樣化，只有不斷地創(chuàng)新、合作，才能保持優(yōu)勢；全球經(jīng)濟(jì)一體化，國內(nèi)市場成為全球市場的一部分，中國企業(yè)也可以利用全球市場；受環(huán)境和資源限制，增強(qiáng)資源的有效利用，擴(kuò)大可利用資源的來源，從資源依賴型向知識依賴型轉(zhuǎn)移成為迫在眉睫的問題；日益增加的服務(wù)期望，個(gè)性化的產(chǎn)品與個(gè)性化的服務(wù)不斷增長的要求，擴(kuò)大了企業(yè)與客戶關(guān)系的內(nèi)涵；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)具有高度的開放性、可靠性和可縮放性；網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)具有以不同服務(wù)質(zhì)量傳輸不同數(shù)據(jù)類型的集成服務(wù)能力，在其上傳輸?shù)男畔⒑蛿?shù)據(jù)具有良好的操作性和一致性語義。

4.推動企業(yè)經(jīng)營模式變革。首先，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)正在改變著每一個(gè)企業(yè)與外部聯(lián)系和交往的方式，同時(shí)也對企業(yè)自身的組織結(jié)構(gòu)和組織形態(tài)提出了挑戰(zhàn)。知識和信息改變著企業(yè)管理的理念，拓寬了企業(yè)管理的范圍和內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)必將改變企業(yè)管理的環(huán)境，創(chuàng)造一種新的共同工作的方式方法。而所有這些都將從根本上影響和改變著未來的企業(yè)組織。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)將趨于扁平，企業(yè)組織規(guī)模將趨向兩個(gè)極端，企業(yè)組織的邊界將趨于模糊和虛擬，企業(yè)組織的職務(wù)設(shè)計(jì)將趨于團(tuán)隊(duì)任務(wù)。其次，企業(yè)組織利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，跨越不同企業(yè)之間存在的空間障礙，通過企業(yè)之間的信息集成、業(yè)務(wù)過程集成、資源共享，對企業(yè)開展異地協(xié)同的設(shè)計(jì)制造、網(wǎng)上營銷、供應(yīng)鏈管理等提供技術(shù)支撐環(huán)境和手段。為實(shí)現(xiàn)敏捷制造和虛擬企業(yè)的運(yùn)作提供支持，形成具有數(shù)字化、柔性化、敏捷化等基本特征的優(yōu)勢互補(bǔ)的協(xié)同企業(yè)。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)間信息、過程、資源的集成，實(shí)現(xiàn)協(xié)同制造過程中物流、信息流、資金流、工作流的優(yōu)化運(yùn)行，使整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的制造企業(yè)群體以較低的成本和較短的開發(fā)周期，制造出符合市場需求的高質(zhì)量產(chǎn)品。

三、如何進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作開展

1.創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)檔案管理理念，以服務(wù)為先。目前的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，傳統(tǒng)的檔案管理將主要的精力和力量都放在了檔案的存儲上，服務(wù)的思想比較淡薄，但是現(xiàn)代檔案管理中服務(wù)是首要位置。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理更是如此，檔案管理借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便捷來實(shí)現(xiàn)其更多服務(wù)的推廣和應(yīng)用，說明服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)檔案管理的核心內(nèi)容。過去我們不主動提供服務(wù)，等著需求的人上門尋求服務(wù)，那個(gè)時(shí)候我們的工作有點(diǎn)高高在上，呈現(xiàn)出俯視的狀態(tài)，這顯然和服務(wù)性工作的性質(zhì)存在差異。為了能夠獲得更多的業(yè)務(wù)，提升檔案的價(jià)值，我們需要去轉(zhuǎn)變這種思想觀念，提供主動的服務(wù)，將重點(diǎn)工作放在服務(wù)上，至于檔案的收集和管理工作可以借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來便捷的實(shí)現(xiàn)。

2.提供多樣化的服務(wù)內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理為提供多元化的服務(wù)內(nèi)容提供了基礎(chǔ)條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)檔案管理中的作用非常的大，是其依靠，因此信息量大，需要進(jìn)行快速的檢索和定位，這必須要借助網(wǎng)絡(luò)功能，這部分工作計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)可以很好的完成，我們將精力放在如何拓展業(yè)務(wù)范圍，提供多元化的檔案服務(wù)上，才是應(yīng)該要去努力的事情。

3.建立信息資源數(shù)據(jù)庫，方便信息檢索。信息化工作都是需要以數(shù)據(jù)庫作為強(qiáng)大的支撐后盾的，因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理需要做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，能夠進(jìn)行大容量的信息資源存儲和管理，讓服務(wù)變得更加快捷、簡單，使用者能夠輕松的獲取想要的資源信息。

4.將信息服務(wù)放上網(wǎng)，建設(shè)檔案部門的公開網(wǎng)站。檔案部門通過建設(shè)自己的網(wǎng)站，在上面公開自己的檔案信息服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)范圍，這樣社會大眾和企事業(yè)單位可以通過網(wǎng)站來和檔案部門取得聯(lián)系，也能夠利用網(wǎng)站這個(gè)窗口工具來實(shí)現(xiàn)服務(wù)的獲取，將時(shí)間、地點(diǎn)的約束給消除了。而且通過網(wǎng)站來進(jìn)行信息發(fā)布能夠具有較快的時(shí)效性，可以保證信息的價(jià)值。