芻議檔案管理信息化中的信息安全

閆偉榮

【摘要】檔案管理是一項可以反映一個單位或者是部門的工作業(yè)績的工作。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)得到了迅猛的發(fā)展，而將信息化應(yīng)用到檔案管理工作之中則成了提升檔案管理工作效率的一項緊迫要求。本文立足于檔案信息化建設(shè)的背景下，闡述了檔案信息化及其意義，分析了當前影響電子文件安全的因素，并提出應(yīng)對措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；風險；信息安全

科學的檔案管理，是將歷史工作全面、系統(tǒng)地呈現(xiàn)在需求者面前，讓觀閱者能夠用最短的時間了解被閱者的基本情況，作為下一步工作的依據(jù)。

1、檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指運用現(xiàn)代化的信息科學技術(shù)，尤其是以計算機為主要載體的智能化工具為依托，對檔案資料進行收集、整理、開發(fā)以及利用，這是一種高效、科學的管理模式，主要包括建設(shè)標準化、資料存儲數(shù)字化、信息利用網(wǎng)絡(luò)化。推進檔案管理信息化建設(shè)，對促進人才開發(fā)、利用具有重要的作用。

1.2 檔案管理信息化的意義

第一，檔案管理信息化可以快捷地實現(xiàn)資源共享。打破傳統(tǒng)的紙張傳遞、審閱模式，在使用者之間消除信息閉塞的壁壘，促進信息資源的保存、傳遞、開發(fā)、利用，更高效地實現(xiàn)資源共享。

第二，檔案管理信息化標志著檔案事業(yè)的一個新起點。傳統(tǒng)的檔案管理就是簡單的收集、管理。而引入信息化建設(shè)，一方面是硬件設(shè)施的信息化，另一方面是軟件的信息化建設(shè)。而硬件、軟件兩方面建設(shè)都能更加滿足當今社會的發(fā)展要求，使檔案管理工作與社會整體發(fā)展相協(xié)調(diào)。

第三，檔案管理信息化效率更高。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)的資料作為信息的保管、整理、歸集，過程繁瑣，導(dǎo)致效率低下，而且容易對檔案資料產(chǎn)生破壞。推進信息化后，紙質(zhì)的資料變成了電子檔案，以科學的先進技術(shù)替代了傳統(tǒng)的手工模式，縮短了檔案管理的時間，而且將文字、圖片電子化，具有強烈的直觀性、選擇性、易操作性，容易調(diào)動工作的熱情。

2、檔案管理信息化中電子文件信息安全風險

電子文件是檔案資料在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的資料呈現(xiàn)方式，這是一種新型的只是管理方式，它直接關(guān)系到檔案信息化的作用能否正常實現(xiàn)。如果電子文件保管不到位，造成被非法竊取或者是修改，都會造成信息資料的真實性和完整性，不僅無法為使用者提供可靠的檔案資料，也失去了信息化減少的意義。因此，保證電子文件資料的安全至關(guān)重要。電子文件具有虛擬性、復(fù)雜性以及集成性的特點。

2.1 信息更替過程造成資料的損失。由于科學技術(shù)的快速發(fā)展，具有存儲信息和使用功能的管理軟件、硬件與操作系統(tǒng)都有一定的升級空間，而在技術(shù)升級的過程中，可能由于信息的存儲格式等方面的標準不同會妨礙到電子文件的存儲的長期性。如果，信息不能讀出，等于信息被破壞了。

2.2 電子文件檔案的目的就是對相應(yīng)的資源進行利用，實現(xiàn)資源的共享。而資源共享的整個工作過程都是依托計算機和網(wǎng)絡(luò)而進行的。這個過程運用了一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從資料使用的周期來看，由于網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、病毒機器變異技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)備份、計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的缺陷或者是發(fā)展等諸多因素影響，都會產(chǎn)生很多安全隱患，直接影響到資料保存、使用的安全性。加之，電子文件與信息載體能夠分離，讓泄密具有了很強的隱蔽性，而且被泄密的資料依靠互聯(lián)網(wǎng)可以快遞地傳播開來，給補救工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

2.3 電子文件管理人員素質(zhì)參差不齊。由于我國檔案管理信息化建設(shè)相對較晚，很多管理人員并非專業(yè)人士，其業(yè)務(wù)能力、政治素質(zhì)以及職業(yè)道德都有帶提高；此外，電子文件管理需要很強的硬件、軟件操作能力和維護能力以及安全防護知識，所以，管理人員必須具備較強的綜合素質(zhì)。而受到原有用人體制的影響，很多管理人員的水平不高。而且兼職現(xiàn)象比較嚴重，缺乏相應(yīng)的管理意識很安全意識，都會對電子文件的管理造成很大的影響，嚴重地影響了先進的管理方式的推廣。

3、檔案管理信息化中電子文件安全應(yīng)對措施

3.1 加強文件管理人員的素質(zhì)

為了適應(yīng)社會的發(fā)展，滿足科技的要求，檔案管理者必須做到活到老、學到老，不斷探索，不斷創(chuàng)新，在工作實踐中提升自我，最終實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)目標，才能滿足使用者對檔案信息的需要，才能讓檔案資料發(fā)揮更大的作用。

一是，檔案管理人員要及時更新計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊方面的知識，提升網(wǎng)絡(luò)使用的安全性。要不斷學習網(wǎng)絡(luò)歷史、文化、專業(yè)術(shù)語等網(wǎng)絡(luò)的基本理論和操作知識。

二是，檔案管理人員要熟悉互聯(lián)網(wǎng)的信息資源分別和查找手段、方法，熟悉常用瀏覽器的使用，要熟悉不同需要存儲的檔案信息的特點和搜索引擎，以及歸集方法。

三是，完善整理檔案信息的能力。要能做到通過網(wǎng)絡(luò)將分散的資料進行整合，提供給使用者。

四是，加強網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源開發(fā)的能力。信息化要起到實效，就得適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求，切實提高網(wǎng)絡(luò)檔案工作服務(wù)水平很能力，這就需要管理者不僅要有豐富的檔案管理知識和經(jīng)驗，熟悉網(wǎng)絡(luò)的信息搜索、整合流程，更要具有學習、探索的能力。

3.2 強化安全培訓(xùn)

電子文件以計算機和網(wǎng)絡(luò)為依托，建立在現(xiàn)代信息技術(shù)運用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，對資料進行收集、管理工作，從而實現(xiàn)檔案資料的資源的大規(guī)模共享。

因此，要對檔案管理人員進行電子文件安全培訓(xùn)。增強管理人員的安全保密意識，并強化其職業(yè)道德，增強其責任感。針對可能出現(xiàn)安全問題的環(huán)節(jié)，如傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等環(huán)節(jié)，要建立相對完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可執(zhí)行；同時，要加強技術(shù)力量投入，可以利用加密技術(shù)來攔截第三方對資料的盜取；設(shè)置安全通行密碼，維護管理者的使用權(quán)限；也可以利用監(jiān)控技術(shù)，防止對電子文件的非法訪問，防止資料的泄露和篡改；做好電子文件的安全備份工作，增強計算機病毒的防控能力，提升電子文件的安全性。

3.3 轉(zhuǎn)變管理視角，做到技術(shù)和管理同時加強

由于電子文件管理是依靠先進的技術(shù)，所以就形成了對技術(shù)發(fā)展的高度重視，而忽略了相應(yīng)的配套管理措施。如果缺少如文件登記、傳遞、監(jiān)控等運行過程，或者這些措施不到位，而僅僅依靠科技的保障，是無法實現(xiàn)電子文件的信息安全的。因此，做好電子文件安全使用，不僅是科技的問題，更是管理的問題。檔案管理人員要充分發(fā)揮自己的能動性，切實履行崗位職責，對電子文件的運行過程要進行研究很監(jiān)控，做到全盤考慮。

3.4 建立、健全電子文件安全運用規(guī)范

作為一個新發(fā)展起來的管理手段，檔案信息化的安全工作是一項非常重要的工作。雖然國家制定了《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《中華人民共和國電子簽名法》等，但是這些都是基本法，面對日新月異的科技發(fā)展勢頭，要想保護電子文件在檔案信息化過程中的安全，必須根據(jù)實際工作需要，結(jié)合科技的發(fā)展速度，制定適合的規(guī)則和法律，才能最大程度的保證電子文件的安全使用，促進檔案的信息化建設(shè)。

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