縱論如何提高新形勢(shì)下檔案工作管理水平

吳丹

【摘要】目前社會(huì)的快速發(fā)展讓檔案管理工作也面對(duì)著巨大的挑戰(zhàn)，在新形勢(shì)下檔案管理水平需要和社會(huì)的發(fā)展相一致。從思想和方法再到管理和制度都應(yīng)該要完善和健全，需要建立一支高水平的管理隊(duì)伍，促進(jìn)檔案事業(yè)長(zhǎng)久持續(xù)的發(fā)展下去。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)下；檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

檔案管理事業(yè)是記錄著人類(lèi)發(fā)展歷程的工程，其包含了豐富的信息資源，屬于知識(shí)資本，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代巨大的價(jià)值資產(chǎn)，能夠?qū)ξ覈?guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)產(chǎn)生較為直接的影像。面對(duì)新的形式，檔案事業(yè)遇到了非常大的挑戰(zhàn)和困難，這也意味著存在著很多的機(jī)遇，因此需要為新時(shí)代的檔案管理引入新的觀(guān)念和方向，提升檔案工作的管理水平。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作面臨的難點(diǎn)

1.傳統(tǒng)檔案管理工作觀(guān)念

傳統(tǒng)檔案管理注重檔案的存儲(chǔ)和保管，不注重檔案的利用。新時(shí)代的發(fā)展對(duì)知識(shí)要求比較高，對(duì)信息需求比較大，知識(shí)和信息可以轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)富，因此檔案的潛在價(jià)值就提升了，檔案要被利用才能夠發(fā)揮出價(jià)值。以往將檔案深藏的做法已經(jīng)不符合時(shí)代的需求，需要從觀(guān)念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過(guò)對(duì)信息資源的利用來(lái)激活檔案的價(jià)值，通過(guò)服務(wù)來(lái)將檔案信息資源為社會(huì)發(fā)展所利用。

2.傳統(tǒng)檔案管理手段和方式

現(xiàn)階段仍然有很多的檔案工作者使用者傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法。盡管計(jì)算機(jī)已經(jīng)被這些單位所使用，但是卻仍然沒(méi)有將信息檔案管理帶入檔案部門(mén)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)只是檔案信息化的一部分，因?yàn)檫@些都是利用檔案信息的工具和載體，真正發(fā)揮出價(jià)值的仍然是檔案信息本體，網(wǎng)絡(luò)上可以傳輸和使用的檔案信息少之又少，因此不能夠?yàn)樯鐣?huì)提供知識(shí)信息服務(wù)，改變檔案管理手段是目前加速檔案管理工作進(jìn)程的主要突破口。

3.檔案工作者自身素質(zhì)

勞動(dòng)力不再是新時(shí)代的主要社會(huì)結(jié)構(gòu)，知識(shí)取而代之，因此高技術(shù)的人才比較重要，而不再是采用人海戰(zhàn)術(shù)來(lái)完成工作，要求檔案管理工作者少而精，他們除了要具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)之外，還需要涉獵其他領(lǐng)域的知識(shí)，否則無(wú)法勝任檔案管理工作，終將會(huì)被淘汰。

二、新形勢(shì)下檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策

1.屢建立適應(yīng)新形勢(shì)檔案管理的新思路和新方祛

（1）要樹(shù)立新的管理思想

我國(guó)長(zhǎng)期的傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)讓檔案管理工作從思想上就已經(jīng)有了根深蒂固的不正確觀(guān)念。因此在現(xiàn)代社會(huì)檔案管理工作很難引入新的思想。目前社會(huì)的快速發(fā)展，科技的更替，讓計(jì)算機(jī)成為了檔案管理的必要工具，可是思想上如果不進(jìn)行轉(zhuǎn)變，那么本質(zhì)仍然不會(huì)改變，所以要樹(shù)立新的思想，解放思想，將現(xiàn)代化的思想融入到工作當(dāng)中，以發(fā)展的眼光來(lái)看待檔案工作的發(fā)展。

（2）要引入新方法的新手段

計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)這些都是現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是從設(shè)備上進(jìn)行革新，應(yīng)該要從管理和服務(wù)上同樣進(jìn)行革新。檔案資源是信息資源的來(lái)源，計(jì)算機(jī)管理檔案不能夠還停留在計(jì)算機(jī)檢索的基礎(chǔ)程度，而是應(yīng)該要延伸到服務(wù)領(lǐng)域，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)功能的開(kāi)發(fā)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)多樣化的便捷服務(wù)。而且社會(huì)對(duì)信息資源的需求是我們檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對(duì)檔案信息資源的價(jià)值挖掘成為了重要工作，需要我們用探索而規(guī)范的科學(xué)管理模式來(lái)實(shí)現(xiàn)，將檔案管理對(duì)內(nèi)服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)外開(kāi)放，和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相聯(lián)系，為社會(huì)大眾提供服務(wù)。

（3）要積極拓展檔案館藏的新資源

檔案信息資源是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，龐大的數(shù)據(jù)需要建立數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理和調(diào)用，這是現(xiàn)代化檔案管理的象征。建立檔案館信息化和數(shù)字化工程，將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源和數(shù)字檔案，提升檔案的利用率，拓寬檔案的利用渠道，保持檔案信息的生命力。

2.推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以適應(yīng)新形勢(shì)下的要求

檔案標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。在當(dāng)前和今后一段時(shí)期，積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)是各級(jí)檔案館的重點(diǎn)工作。

（1）推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化

國(guó)家和省級(jí)檔案管理部門(mén)應(yīng)制定和完善各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可以遵循，并采取措施，積極推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作。

（2）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)范化

這是各級(jí)檔案館的一項(xiàng)經(jīng)常的任務(wù)。近幾年來(lái)，我們各級(jí)檔案館通過(guò)定級(jí)升級(jí)活動(dòng)，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)有很大的改觀(guān)，特別是對(duì)新接收征集進(jìn)館的檔案，要做好整理編目規(guī)范化工作，為檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造良好的條件。

（3）積極開(kāi)展檔案著錄標(biāo)引工作。

檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的關(guān)鍵是檔案著錄和標(biāo)引。這是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要的前期處理工作，也是一項(xiàng)十分艱巨和細(xì)致的工作。在著錄標(biāo)引工作中，要堅(jiān)持著錄與標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化，按科學(xué)方法辦事，為檔案檢索和自動(dòng)化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.要大力推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程

（1）建立“需求—開(kāi)發(fā)—利用”的科學(xué)開(kāi)發(fā)機(jī)制。

首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)充分分析并滿(mǎn)足用戶(hù)需求，檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)充分分析并滿(mǎn)足用戶(hù)需求，檔案信息資源開(kāi)發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化。

（2）以電子文件歸檔為管理重點(diǎn)

目前的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的說(shuō)法，因此數(shù)字化工作的開(kāi)展存在一定的未知風(fēng)險(xiǎn)性，對(duì)以后的信息資源的管理和利用以及共享可能會(huì)產(chǎn)生不可以預(yù)計(jì)的后果。而且，盡快的進(jìn)行電子檔案歸檔工作，是為了可以盡早的實(shí)現(xiàn)電子檔案與電子政務(wù)相融合的目標(biāo)，給各單位帶來(lái)更加便捷、個(gè)性化的服務(wù)，這是電子政務(wù)平臺(tái)發(fā)展的一個(gè)基礎(chǔ)。

（3）有效整合檔案信息資源

合理整合檔案信息資源是充分發(fā)揮信息利用價(jià)值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的必須。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)新興事業(yè)，并無(wú)多少經(jīng)驗(yàn)可循，理論指導(dǎo)又一向滯后于實(shí)踐，這就使得很多檔案部門(mén)在信息資源開(kāi)發(fā)時(shí)難免各自為政，缺乏溝通，出現(xiàn)信息資源開(kāi)發(fā)的“孤島”現(xiàn)象。

4.要為檔案管理人員建立多元化的繼續(xù)教育培養(yǎng)體系

（1）對(duì)現(xiàn)有的檔案管理者進(jìn)行深入教育和培養(yǎng)，將他們固有的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行重塑，能夠加入更多的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提升他們的知識(shí)儲(chǔ)備，改善知識(shí)結(jié)果老化的現(xiàn)狀。目前的職工很多都沒(méi)有時(shí)間去自我深造，也不愿去改變現(xiàn)狀，因此企業(yè)單位就需要通過(guò)講座、培訓(xùn)等等活動(dòng)來(lái)督促員工進(jìn)行學(xué)習(xí)和自我提升，將自己的素質(zhì)變得更高，能夠吸收信息技術(shù)知識(shí)。

（2）繼續(xù)教育必須多元化，規(guī)范化

員工的教育和培養(yǎng)不應(yīng)該是統(tǒng)一的、片面的開(kāi)展，個(gè)人專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不同，因此要有針對(duì)性，針對(duì)各部門(mén)、各職員工作時(shí)的欠缺內(nèi)容來(lái)進(jìn)行教育開(kāi)展工作，對(duì)于教育的結(jié)果建立完整的考核機(jī)制，讓教育能夠規(guī)范化、科學(xué)化。

參考文獻(xiàn)

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