集團(tuán)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制體系構(gòu)建與實(shí)施

魏友君

【摘要】貨幣資金是企業(yè)的血液，是流動性最強(qiáng)的資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)子公司眾多，資金鏈條長，如果內(nèi)部資金流通不暢，會導(dǎo)致資金鏈條不穩(wěn)定，難免引起突發(fā)性的資金鏈條斷裂。因此加強(qiáng)貨幣資金、內(nèi)部控制，是當(dāng)今集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的核心。本文分析了集團(tuán)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，并探討了規(guī)范貨幣資金管理、降低風(fēng)險(xiǎn)、提高資金使用效率的措施。

【關(guān)鍵詞】貨幣資金；內(nèi)部控制；體系構(gòu)建

貨幣資金內(nèi)部控制是集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，主要包括職能分離控制，審批權(quán)控制、預(yù)算控制、核算系統(tǒng)控制、稽核機(jī)制等。其目的是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)支出合理、合法和防范貪污舞弊行為，確保資金安全，管理規(guī)范，提高資金使用效率，增強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)競爭力。

一、集團(tuán)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制體系構(gòu)建

集團(tuán)企業(yè)貨幣資金管理工作中仍存在如下問題：（1）會計(jì)、出納崗位職責(zé)不清。在實(shí)際工作中出納不得兼任會計(jì)、檔案保管員，否則會導(dǎo)致職責(zé)不分，缺乏相互牽衡機(jī)制，資金管理安全性不強(qiáng)的現(xiàn)象。（2）報(bào)銷審核制度不嚴(yán)。部分集團(tuán)企業(yè)放權(quán)不當(dāng)，領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力過于集中，其他人員審核形同虛設(shè)，如子公司總經(jīng)理“一支筆”審批隨意性較大，使得一些不合理、不合法的開支也能報(bào)銷。（3）財(cái)務(wù)人員素質(zhì)不高。很多集團(tuán)企業(yè)任用“親信”為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、未經(jīng)專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，非會計(jì)專業(yè)人員從事財(cái)務(wù)管理工作，從而法制意識不強(qiáng)，違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)牽著鼻子走，甚至同流合污。（4）貨幣資金內(nèi)控制度不健全，風(fēng)險(xiǎn)意識淡薄，制度執(zhí)行不到位，有效的管理機(jī)制尚未建立等。

為了加強(qiáng)貨幣資金管理，集團(tuán)企業(yè)應(yīng)建立完整而嚴(yán)密的內(nèi)部控制系統(tǒng)。

1.實(shí)行崗位分離制度。集團(tuán)企業(yè)要對業(yè)務(wù)流程中的不相容職務(wù)，實(shí)施分離措施，形成既相互合作、又相互監(jiān)督、相互牽制的工作機(jī)制。建立貨幣資金崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)，嚴(yán)禁一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。出納對不符合規(guī)定和審批手續(xù)的收支業(yè)務(wù)有權(quán)拒絕辦理。對涉及貨幣資金的管理人員實(shí)行定期輪換制度，以防止熟悉內(nèi)部流程人員鉆管理漏洞從事違法亂紀(jì)活動，給單位造成損失。

2.實(shí)行授權(quán)審批制度。為確保管理人員完全履行職責(zé)，需要進(jìn)行合理的授權(quán)。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)對子公司貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，明確各崗位的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任。用款人或收款人應(yīng)如實(shí)申報(bào)收支內(nèi)容，由財(cái)務(wù)會計(jì)（或非出納人員）審核、簽收、登記，無誤后交出納人員辦理資金收支手續(xù)。月末會計(jì)人員應(yīng)與收款部門核對收款明細(xì)，如賬目有出入的，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正處理，防止私設(shè)小金庫的行為發(fā)生。子公司總經(jīng)理應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)，不得超越授權(quán)。對于重大業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，如支付金額≥50萬元或?qū)ν馔顿Y、擔(dān)保、第三方抵押等業(yè)務(wù)，應(yīng)實(shí)行集團(tuán)董事長審批或者集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽制度。

3.創(chuàng)建預(yù)算控制制度。貨幣資金預(yù)算管理是利用預(yù)算對集團(tuán)企業(yè)資源進(jìn)行分配、考核、控制，有效組織和協(xié)調(diào)集團(tuán)企業(yè)資金流量活動。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)在每年末統(tǒng)一組織子公司編報(bào)下年度各項(xiàng)收入、成本、費(fèi)用的資金預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)包括貨幣資金的經(jīng)營預(yù)算、投資預(yù)算、籌資預(yù)算，以此構(gòu)成集團(tuán)企業(yè)的全面預(yù)算。集團(tuán)企業(yè)應(yīng)設(shè)立資金預(yù)算管理機(jī)構(gòu)，定期對子公司預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行評價(jià)分析、績效考核、監(jiān)督控制。嚴(yán)格預(yù)算外資金支出，確需支出的要遵守預(yù)算管理制度，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。在預(yù)算執(zhí)行中出現(xiàn)重大差異，應(yīng)調(diào)查分析差異原因，調(diào)整預(yù)算指標(biāo)，解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題，提出改進(jìn)辦法。

4.創(chuàng)建資金核算系統(tǒng)控制。資金核算系統(tǒng)控制是集團(tuán)企業(yè)對各子公司日常財(cái)務(wù)收支信息實(shí)施系統(tǒng)管理，以確保財(cái)務(wù)報(bào)告可靠進(jìn)行的一系列資金管理控制活動。它既是對外報(bào)告系統(tǒng)，也是對內(nèi)報(bào)告系統(tǒng)，要遵循國家相應(yīng)的會計(jì)準(zhǔn)則和制度以及其他工作規(guī)范。子公司要做好貨幣資金管理工作，保證取得的發(fā)票、合同等資料真實(shí)可靠，記賬憑證、賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告處理程序符合規(guī)范。鑒于集團(tuán)企業(yè)的特殊性，還要設(shè)置集團(tuán)總會計(jì)師，并明確不設(shè)置與集團(tuán)總會計(jì)師職權(quán)重疊的副總經(jīng)理等副職，以便使集團(tuán)總會計(jì)師能夠真正履行其職能，使其名副其實(shí)。

5.創(chuàng)建資金安全管理環(huán)境。確保貨幣資金安全是集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部控制的重要目標(biāo)。子公司現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)要日清月結(jié)，建立資金定期盤點(diǎn)制度，進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn)、銀企對賬、定期存單的核對，確保賬實(shí)相符，資金安全。要建立銀行票據(jù)管理制度，設(shè)立票據(jù)登記簿，加強(qiáng)票據(jù)保管；建立印章使用審批制度，需要有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)；加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒管理，財(cái)務(wù)專用章應(yīng)由專人保管，法人代表簽字章須由本人或授權(quán)人員保管，嚴(yán)禁一人保管款項(xiàng)支付所需的全部印章；加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，配備必要的保安監(jiān)控系統(tǒng)、防盜門、保險(xiǎn)箱等設(shè)備；網(wǎng)上銀行操作所需網(wǎng)卡、密碼要由專人保管。

6.創(chuàng)建內(nèi)部稽核機(jī)制。在企業(yè)內(nèi)部建立經(jīng)常性財(cái)務(wù)稽核機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理子公司資金管理以及業(yè)務(wù)核算中出現(xiàn)的各種問題。財(cái)務(wù)稽核要依據(jù)財(cái)經(jīng)法規(guī)和企業(yè)貨幣資金管理制度，系統(tǒng)地檢查、復(fù)核子公司各項(xiàng)資金收支的合法性、合理性，對稽核中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，包括對各項(xiàng)收支的事前稽核、事中稽核、事后稽核和對其他財(cái)務(wù)資料的復(fù)核。集團(tuán)企業(yè)對子公司財(cái)務(wù)稽核的重點(diǎn)包括各項(xiàng)收支是否合法、合理、合規(guī)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對相關(guān)支出標(biāo)準(zhǔn)、范圍、審批程序、會計(jì)處理等是否符合規(guī)定，資金預(yù)算是否嚴(yán)格執(zhí)行，安全保衛(wèi)工作是否落實(shí)到位等內(nèi)容。

二、優(yōu)化貨幣資金管理的措施

1.創(chuàng)建內(nèi)部審計(jì)工作機(jī)制。內(nèi)部審計(jì)是指集團(tuán)企業(yè)依照國家內(nèi)部審計(jì)有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，對子公司資金管理活動實(shí)施獨(dú)立、客觀的內(nèi)部監(jiān)督和評價(jià)活動。在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部成立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，其成員應(yīng)由不少于3人且具備企業(yè)財(cái)務(wù)和審計(jì)知識的專業(yè)人員組成，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)具有國家內(nèi)部審計(jì)協(xié)會頒發(fā)的資格證書。主要負(fù)責(zé)對子公司資金收支活動的真實(shí)性、合法性和效益性進(jìn)行監(jiān)督和評價(jià)。檢查被審計(jì)子公司資金賬簿、報(bào)表、憑證和現(xiàn)場勘察相關(guān)資產(chǎn)，查閱銀行對賬單，有關(guān)合同文件、會議紀(jì)錄、計(jì)算機(jī)軟件等資料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進(jìn)建議，從而糾正違規(guī)行為，防范和化解風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)子公司的經(jīng)營管理水平的不斷提高。內(nèi)部審計(jì)人員在實(shí)施審計(jì)時(shí)，應(yīng)在深入調(diào)查的基礎(chǔ)上，采用檢查、抽樣等審計(jì)方法，獲取充分、可靠的審計(jì)證據(jù)，以支持審計(jì)結(jié)論和審計(jì)建議。內(nèi)審人員與審計(jì)事項(xiàng)有利害關(guān)系的，應(yīng)當(dāng)回避。集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)要對所出具的內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的客觀性和真實(shí)性負(fù)責(zé)。

2.優(yōu)化貨幣資金管理審批程序和支付環(huán)節(jié)。集團(tuán)企業(yè)對子公司資金的管理應(yīng)抓住兩個(gè)重點(diǎn)：一是主要資金收入的監(jiān)管，如主營業(yè)務(wù)收入和占營業(yè)收入較大比重的其他業(yè)務(wù)收入，二是主要資金支出的監(jiān)管，如主營業(yè)務(wù)支出。從區(qū)域分布看，集團(tuán)企業(yè)有兩種類型，一種是各子公司在同一個(gè)縣市內(nèi)，另一種是各子公司分布在全國各地。前一種各子公司可實(shí)行獨(dú)立核算，但資金收支實(shí)行集團(tuán)統(tǒng)一管理，即統(tǒng)一資金預(yù)算、統(tǒng)一資金收支、結(jié)算。在資金審批上可實(shí)行集團(tuán)董事長資金審批聯(lián)簽匯總制度，即收支業(yè)務(wù)由各子公司總經(jīng)理一一審批后，由集團(tuán)財(cái)務(wù)進(jìn)行匯總，相應(yīng)款項(xiàng)發(fā)票、合同等原始資料附后，上報(bào)集團(tuán)董事長在匯總表上簽字，這樣既能簡化集團(tuán)董事長的審批時(shí)間，又能起到監(jiān)管子公司的作用。對于后一種情況集團(tuán)企業(yè)要根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點(diǎn)對子公司的資金收支進(jìn)行管理。對于各子公司的資金收入如主營業(yè)務(wù)收入實(shí)行按月或按季度統(tǒng)一上繳集團(tuán)公司，每月資金的支出按年度預(yù)算由集團(tuán)公司按月或季度撥付，預(yù)算不足部分由各子公司提出申請報(bào)集團(tuán)董事長審批后進(jìn)行調(diào)整。規(guī)定各子公司的現(xiàn)金支出內(nèi)容和限額，超支部分須經(jīng)集團(tuán)董事長審批或集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)聯(lián)簽。

在資金支付環(huán)節(jié)，要進(jìn)一步規(guī)范工作程序。子公司財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)資金管理制度，對于有的子公司業(yè)務(wù)量大、項(xiàng)目較多、支付筆數(shù)較多的款項(xiàng)，集團(tuán)應(yīng)統(tǒng)一制度，如建立“一月兩次支付”制度，即規(guī)定子公司每月5-10日、20-25日分兩個(gè)階段給予款項(xiàng)支付，錯(cuò)開資金支付高峰，避免出納支付環(huán)節(jié)出錯(cuò)，造成多付或錯(cuò)付，每月其他時(shí)間原則上不再受理報(bào)銷或支付業(yè)務(wù)，如確需要報(bào)銷或支付的應(yīng)遵循集團(tuán)審批程序。

三、結(jié)束語

資金管理貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動的全過程，資金運(yùn)行狀態(tài)是關(guān)系企業(yè)盈利水平、投資水平、償債能力、甚至生存發(fā)展的致命因素。貨幣資金內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中起著重要的作用。集團(tuán)企業(yè)要重視資金內(nèi)部控制工作，構(gòu)建科學(xué)合理、行之有效的貨幣資金內(nèi)部控制管理體系，促進(jìn)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化、精細(xì)化、規(guī)范化，從而不斷提高資金使用效益。

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