淺析施工企業(yè)管理費用的控制

李艾軍

【摘要】在現(xiàn)代企業(yè)管理中，管理費用的控制越來越受到管理者的重視，這種管理從無到有，從粗放到精細，從傳統(tǒng)模式到現(xiàn)代管理方式，對費用的科學(xué)控制已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文重點分析總結(jié)了目前施工企業(yè)管理費用控制的方法及完善管理的設(shè)想。

【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；管理費用；控制

一、管理費用控制的重要性

近幾年，隨著國家政策調(diào)整，放緩基建速度，減少基建投資，使得鐵路施工企業(yè)收入出現(xiàn)明顯下降，生產(chǎn)成本居高不下，產(chǎn)值和利潤出現(xiàn)了大幅下滑，現(xiàn)金凈流量連續(xù)幾年為負增長，資金周轉(zhuǎn)困難，企業(yè)發(fā)展面臨很大困境。在施工企業(yè)中，管理費用在成本費用中所占比重較高，金額達到幾千萬元，為此，對非經(jīng)營性成本即管理費用的控制成為企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容。通過對管理費用的控制，能夠縮減企業(yè)不必要的費用支出，能夠重新整合企業(yè)資源，能夠增加企業(yè)利潤，使企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益，提高企業(yè)市場競爭力，使企業(yè)做到可持續(xù)發(fā)展。因此，對管理費用的控制對企業(yè)有著非常重要的作用。

二、管理費用的控制措施及具體項目控制

目前，多數(shù)企業(yè)已經(jīng)認識到管理費用控制的重要性，并進行了管理費用的控制工作，但控制的效果各不相同，現(xiàn)以某施工企業(yè)為例，對管理費用中幾項大額支出做深入全面分析，并就現(xiàn)有的控制方法做如下探討：

1.嚴格執(zhí)行用款申請制度，做好費用管理的事前控制。各部門根據(jù)公司下達的費用定額標準，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，統(tǒng)籌考慮，合理安排全年費用支出。千元以下的小額支出可由部門經(jīng)理根據(jù)需要批準后先行現(xiàn)金支付，取得發(fā)票后經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字報銷；千元以上的費用實行用款申請制度。先由經(jīng)辦人員填寫用款申請表，經(jīng)相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，最后由總會計師對該項支出的必要性、合理性及重要程度等因素確定該筆事項是否需要支出及支出的金額；兩萬元以上大額支出實行集體決策審批制度，避免因個人喜好造成決策失誤，給企業(yè)造成重大損失。嚴禁先付款后申請，確保在活動初期控制費用的不合理及超額支出。

2.加強費用執(zhí)行過程的管理，做好費用管理的事中控制。各部門和財務(wù)部門都有預(yù)算卡片，每發(fā)生一筆費用支出都要做記錄，把本年度累計發(fā)生額與計劃相比，督促部門做到有計劃使用，把費用支出控制在限額以內(nèi)。對于確實需要調(diào)增的費用要提出調(diào)整申請，注明需要增加費用的原因及金額，經(jīng)相關(guān)機構(gòu)審批后方可進行辦理。在費用執(zhí)行過程中企業(yè)預(yù)算制定部門可根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營實際情況，調(diào)整公司期初下達的費用控制額度。對于即將達到費用限額的部門，財務(wù)部會及時提醒，共同做好費用執(zhí)行過程中的控制。

3.注重對費用執(zhí)行結(jié)果的分析，做好事后控制。主要是建立費用控制的評價制度，對執(zhí)行結(jié)果超支做出獎懲，以此激勵各部門按計劃使用資金。同時，分析本年度費用發(fā)生的合理性，作為下年度費用控制的依據(jù)。有些項目如表格印刷費等每年支出額度相差很大，難以控制，不好評價。因為企業(yè)習(xí)慣于對表格等印刷品一次印刷，多年使用。所以建議相關(guān)部門以一年用量為準，每年印刷，這樣能更好地進行管理，避免印刷過多使用不完造成浪費。

4.加強發(fā)票管理，保證發(fā)生費用及時合法入賬。發(fā)票是載明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)，涉及到的部門多，人員廣，數(shù)量大，金額高，所以對發(fā)票的管理至關(guān)重要。一切不合格發(fā)票都不可以列賬也不能稅前抵扣，不能稅前抵扣的費用金額企業(yè)就只能增加到應(yīng)納稅所得額中進行納稅調(diào)整，多繳納企業(yè)所得稅，同時接收假發(fā)票行為還會受到稅務(wù)部門的相應(yīng)處罰，所以，企業(yè)要取得真實合法的發(fā)票。另外，不合格發(fā)票需要重新索取，浪費辦事人員的時間，也延長了費用報銷時間，加大了財務(wù)不必要的重復(fù)性工作，降低了工作效率。

發(fā)票各要素需填寫齊全。發(fā)票上要有國稅、地稅或財政部門的發(fā)票監(jiān)制章，發(fā)票各項目要填寫齊全，如開票日期、機器編碼、收款單位、付款單位、經(jīng)營項目等，字跡應(yīng)清淅可辨，并加蓋收款單位發(fā)票專用章。付款單位名稱要開具單位全稱，不能簡化，更不能開具個人名字。發(fā)票應(yīng)為本年度開具，并及時報銷，過期發(fā)票不能作為報銷依據(jù)。

發(fā)票內(nèi)容要真實合法，符合企業(yè)報銷規(guī)定。檢查發(fā)票開具的內(nèi)容是否在其經(jīng)營范圍內(nèi)，除此之外，費用報銷內(nèi)容也應(yīng)符合相關(guān)法律及本企業(yè)報銷規(guī)定，比如茶水費、洗浴中心費用等不能按規(guī)定報銷，發(fā)生費用應(yīng)自行承擔(dān)。電話費中開具預(yù)存話費視為沒有在本期發(fā)生，是要在以后時期發(fā)生的費用，企業(yè)不預(yù)報銷。

取得發(fā)票能夠在稅務(wù)網(wǎng)站驗證通過。我們?nèi)〉冒l(fā)票可到相關(guān)稅務(wù)網(wǎng)站查詢真假。假發(fā)票包括查詢到的發(fā)票代碼、號碼、金額、開票日期不符，查詢到的購票單位和發(fā)票上加蓋的發(fā)票專用章不符等等。餐飲業(yè)發(fā)票以金額不符較多，停車類發(fā)票以購票單位與發(fā)票專用章不符較多。假發(fā)票不能作為報銷依據(jù)，開具方存在偷漏稅行為，會造成國家稅款大大流失，任何單位和個人都有權(quán)舉報。

5.加強數(shù)額較大費用項目的控制。管理費用可分為固定費用和變動費用，固定費用一般不隨收入的增減而變化，可控空間很小，本文暫不討論，例如職工薪酬、固定資產(chǎn)折舊費、無形資產(chǎn)攤銷費、退休人員統(tǒng)籌外費用、房產(chǎn)稅、土地使用稅、取暖費、保安保潔費等。所以我們能控制的只有變動費用，發(fā)生金額較大的變動費用主要包括汽車使用費、業(yè)務(wù)招待費、會議費、辦公費用、交通差旅費等。對幾項大額變動費用的控制如下：

（1）汽車使用費的控制：對于大型施工企業(yè)來說，因施工地點分散在總部以外不同的場地，公司總部和施工項目部間的業(yè)務(wù)聯(lián)系會需要更多的交通工具，因此，施工企業(yè)擁有車輛較多，每年幾百萬元的汽車使用費在管理費用中占有很大比例，每輛機動車每年平均費用在4萬元以上，所以車輛使用費一直是公司管理費用中的重要內(nèi)容。車輛使用費主要包括折舊費、修理費、汽油費、保險費、停車過路費等，對后幾項變動費用控制如下：

修理費：駕駛員要愛護車輛，做好日常維護，做到定期保養(yǎng)，減少車輛大修次數(shù)。由專業(yè)人員按照汽車性能、行駛里程、行駛道路及使用年限等因素，為不同車輛規(guī)定每年的修理費用額度，節(jié)約的給予獎勵，超支的視情況而定，如果是因業(yè)務(wù)需要增加了車輛的磨損，則據(jù)實報銷增加的修理費用；如果是人為因素造成車輛修理費用的增加，則扣減下一年度的費用額度。另外選擇信譽度高、質(zhì)量過硬的定點維修店進行車輛維修保養(yǎng)，可降低修車成本，延長付款期限，達到減少費用的目的。

汽油費：各部門要合理安排外出事項，減少不必要的車輛使用。杜絕公車私用，不允許把公車作為個人上下班交通工具。去往外地辦事人員盡可能選乘火車出行，乘坐火車一般費用較低，還可減少隨從司機發(fā)生的所有費用。做好出車記錄，查看每月行駛里程，計算消耗定額，找出實際耗油與定額不符原因，杜絕不合理費用。出行車輛盡量避開擁堵路段，使車輛用油保持在一個合理范圍內(nèi)。

保險費：購買汽車保險要選擇合適的險種，分析近幾年車輛出險情況，經(jīng)常出險的險種一定要購買，幾年不出險又不重要的險種可放棄。采用集團公司集中交納保險方式，爭取一定折扣，降低保險費用。嚴禁駕駛員酒后駕車，酒后駕車出現(xiàn)交通事故自行承擔(dān)賠償責(zé)任。

停車過路費：對于停車費，本市在2011年4月上調(diào)機動車停車收費標準，一類地區(qū)白天停車收費標準調(diào)整為2.5元/15分鐘，重點區(qū)域和首小時后收費標準會更高，這樣使停車成本大幅提高。所以，外出辦事人員人合理安排路線及出行時間，減少停車時間，從而減少停車費用。對于高速公路費用，盡量減少駕車外出，多選用乘坐火車方式，從而減少過路過橋費用。另外，車輛可安裝ETC車載器（即電子不停車收費系統(tǒng)），在京津冀大部分地區(qū)使用，ETC車輛通行費用為標準費用的九五折，從而降低高速公路費用。

（2）業(yè)務(wù)招待費用的控制。新所得稅法第四十三條規(guī)定，企業(yè)發(fā)生的與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)的業(yè)務(wù)招待費支出，按照發(fā)生額的60%扣除，也就是說不論招待費發(fā)生多少都要不允許全額稅前扣除，都需要繳納一定的企業(yè)所得稅。這就要求我們著力縮減招待費用的發(fā)生，減少不必要的宴請，歷行勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費。要嚴格按照企業(yè)規(guī)定的接待標準進行公務(wù)接待，嚴禁以借招待為名公款吃喝。財務(wù)部每年給各位主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一定金額的餐卷，報銷招待費時需附上相同金額的餐卷，當年餐卷使用完畢則不能再報銷招待費用，以此達到控制的目的。

（3）會議費用的控制。減少會議次數(shù)，減少會議天數(shù)，減少參會人員，精減會議內(nèi)容，減少場地租用費。禁止在風(fēng)景明勝地召開會議，不組織與會議無關(guān)的參觀及游覽，不發(fā)放紀念品。如果是單位內(nèi)部召開的會議，則安排在單位內(nèi)部會議室舉辦，在內(nèi)部食堂就餐。

（4）辦公費的控制：辦公費用主要有辦公用品和電話費兩部分。辦公用品的控制：實地考察每個部門正常業(yè)務(wù)量下所使用辦公用品的數(shù)量，各部門超額領(lǐng)用需先提出申請，經(jīng)辦公室審核后方可領(lǐng)取。手機話費：建議員工選擇適合自己的套餐資費，可降低話費使用。話費在限額內(nèi)據(jù)實報銷，超過部分自行承擔(dān)。

（5）交通差旅費用控制：施工企業(yè)的項目部經(jīng)常在外地施工，因此公司本部與施工項目間會發(fā)生經(jīng)常性的人員往來，發(fā)生的交通差旅費用也會較多。對于差旅費，要有合適的參考標準。

三、加強企業(yè)管理費用內(nèi)部控制的建議

1.做好預(yù)算管理工作，為費用控制提供可靠依據(jù)。各部門雖然每年末上報下一年度部門經(jīng)費的預(yù)算，但大多只是參照上年度發(fā)生額稍加調(diào)整，沒有實地深入考察每項業(yè)務(wù)發(fā)生的必要性以及真正需要的費用，以此作為費用控制的依據(jù)會有偏差。因此，我們要加強預(yù)算管理工作，從費用控制的源頭抓起，財務(wù)人員可同各部門人員一起，共同確定本部門開展業(yè)務(wù)必需的支出事項，共同測算每一事項實際需要的費用，做出符合工作實際的預(yù)算，把每項費用預(yù)算做細做實，使費用控制依據(jù)更加合理。

2.建立內(nèi)部控制評價部門，制定執(zhí)行結(jié)果考核制度。我們目前還處于內(nèi)部控制管理的初級階段，各部門成本意識還比較淡薄，對費用的執(zhí)行結(jié)果不太在意。因為沒有明確的考核制度，節(jié)約了無獎勵，超支了也沒有實際的處罰，導(dǎo)致執(zhí)行效果大打折扣。企業(yè)的內(nèi)部審計部門以經(jīng)濟效益審計為主，對企業(yè)內(nèi)部控制制度是否有效則很少關(guān)注。所以企業(yè)要設(shè)立專門的內(nèi)部控制評價部門，建立一套完善的內(nèi)部控制評價制度，對費用控制的執(zhí)行結(jié)果做出客觀、公平、公正、合理的評價，對評價的結(jié)果進行獎懲。

3.加大財務(wù)知識及相關(guān)內(nèi)容的宣傳力度。宣傳企業(yè)假發(fā)票入賬的損失及如何鑒別發(fā)票真?zhèn)?。讓員工熟悉汽車使用費、業(yè)務(wù)招待費、會議費、交通差旅費、電話費等各項日常費用的報銷標準、注意事項及報銷流程，需要找哪些部門及領(lǐng)導(dǎo)簽字，使全體員工理解并支持財務(wù)工作，積極為企業(yè)減支增效做出貢獻。

4.發(fā)揮財務(wù)部門的主導(dǎo)作用。目前，企業(yè)涉及費用管理調(diào)整的重要決策多由企業(yè)高層提出，財務(wù)部門對費用的管理多是被動執(zhí)行。今后，財會部門要不斷加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高經(jīng)營管理水平，運用現(xiàn)代化管理方法，加大對管理費用重點明細項目的分析研究力度，力爭為企業(yè)提出更加科學(xué)合理、適合本企業(yè)具體實情的建議，為費用控制起到重要作用。

5.建立良好的溝通制度。我們周圍的經(jīng)濟環(huán)境在不斷變化，我們原有的制度和規(guī)定也會隨之改變。變更后的制度和規(guī)定往往不能及時傳達到每一位員工，有些員工還是按照原有規(guī)定操作，等到財務(wù)部門報銷時才發(fā)現(xiàn)不符合新要求，只能重新辦理，造成了重復(fù)勞動，降低了財務(wù)工作質(zhì)量。有些事項因為發(fā)生時間較早，等到發(fā)現(xiàn)錯誤時再彌補有一定難度。所以我們每出臺一項新規(guī)定或修改原規(guī)定，都要保證傳達給相關(guān)人員并作好解釋及培訓(xùn)工作，使各部門更好地配合我們的工作。

四、總結(jié)

我們的管理還很膚淺，對費用的控制還停留在表面，所以，我們要盡快建立適合本企業(yè)的費用控制制度和方法，完善企業(yè)控制措施，加大執(zhí)行力度，實行全員參與管理，真正達到費用控制的目的，確保我們的生產(chǎn)經(jīng)營計劃及利潤目標順利實現(xiàn)。