銷售企業(yè)費用預算管理存在的問題與對策

姚麗慧

【摘要】費用預算作為費用管理工作的基礎，且為企業(yè)預算管理工作的重要組成部分，對保障企業(yè)正常經(jīng)營，促進企業(yè)高效管理和提升企業(yè)獲利能力發(fā)揮著十分重要的作用。因此，各企業(yè)尤其是銷售企業(yè)十分重視費用預算管理工作。本文通過剖析目前銷售企業(yè)費用預算管理工作中所存在的問題，結合企業(yè)實際情況、專業(yè)理論知識和個人的工作總結，從費用預算的編制、費用開支的監(jiān)控和預算執(zhí)行的考核等方面，提出如何完善并不斷強化銷售企業(yè)費用預算管理工作。

【關鍵詞】費用預算；問題；對策

近年來，各企業(yè)尤其是銷售企業(yè)十分重視費用預算管理工作，隨著人們對費用預算管理認識的提高，費用預算管理已成為企業(yè)提高費用管理水平與經(jīng)濟效益的重要工具。盡管企業(yè)在費用預算管理方面積累了豐富的經(jīng)驗取得了重大進展，但是在實際的費用預算管理過程中，很多問題仍然存在。本文針對工作實踐中，石化系統(tǒng)內(nèi)地級市石油公司在費用預算管理上存在的問題進行剖析，提出完善的費用管理的措施，為銷售企業(yè)在費用預算管理方面的進一步發(fā)展提供借鑒。

一、費用預算管理概述

1.費用預算含義

（1）費用的含義。費用是指企業(yè)在日常經(jīng)營、管理活動中所發(fā)生的、會導致所有者權益減少、與向所有者分配利潤無關的經(jīng)濟利益總流出。本文中所指的費用主要包括：營業(yè)費用、管理費用、財務費用、其它業(yè)務支出和營業(yè)外支出等。

（2）費用預算的含義。費用預算則是指企業(yè)事先通過做好費用支出計劃，然后嚴格按照預算執(zhí)行；在預算執(zhí)行過程中，對于超支部分要經(jīng)過相關的審批流程，并通過對預算實際開支情況進行差異分析，及時發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中的存在問題，針對性地進行調(diào)整，為下一期費用預算提供科學依據(jù)。

2.實施費用預算管理的意義

通過實施費用預算管理，首先使得企業(yè)決策者對企業(yè)年度的經(jīng)營、管理成本有個基本的數(shù)據(jù)概念，也促使企業(yè)決策者為了完成當年的利潤考核目標，提前制定相應的經(jīng)營策略和推行與之相應的管理措施。其次，通過預算與實際的對比，加強對執(zhí)行情況進行差異性分析，能夠有效地反映出工作成效的好壞。同時，也可以為企業(yè)后續(xù)的經(jīng)營和管理提供參考數(shù)據(jù)。第三，通過費用預算管理，全面統(tǒng)籌使用費用資源，優(yōu)化費用結構，挖掘降費潛力，降本增效，使費用管理更好地為企業(yè)經(jīng)營服務。第四，費用預算執(zhí)行的考核，強化并落實具體責任部門和責任人的管理責任，完善費用管理責任制度，推動全員成本管理意識，有力于提升企業(yè)整體的費用管理水平。

二、費用預算管理現(xiàn)狀及存在問題

1.費用預算編制模式

近年來，銷售企業(yè)的費用預算編制模式不斷地調(diào)整和完善，先是由財務部門組織，對所有費用項目實行自下而上的編制模式，即市公司年度的費用預算由加油站逐級編制匯總上報的模式；接著是按費用歸口部門劃分，由歸口部門對歸口費用預算負責，財務匯總的分塊編制模式；而目前則是由省公司根據(jù)市公司上報的基礎數(shù)據(jù)初步核定，然后下發(fā)地市公司征求意見、省市公司多次相互對接的編制模式。從費用預算的編制模式來看，省公司也一直在努力探討一種可行、完善的編制模式，但費用預算編制工作重視程度不高。很多部門，甚至是公司領導都覺得費用預算編制工作是財務部門的事情，因此在工作組織、配合方面不是很積極和主動，從而導致費用預算編制工作開展地不全面、不深入。另外，費用預算數(shù)據(jù)很大程度上受到上級對下級經(jīng)營管理績效考核指標的約束，從而導致部分費用預算偏離實際，純粹是為了滿足考核要求而虛報數(shù)據(jù)，如終端配送運費。三是上級對下級單位核定預算指標時存在一刀切的情況，沒有充分考慮到地域性差異和政策性影響，如通訊費、差旅費等。

2.費用預算執(zhí)行分析

針對費用預算執(zhí)行情況，各地市公司基本上采取通過月度例會的形式對公司上月費用執(zhí)行情況進行通報的模式。在對費用預算執(zhí)行情況的分析過程中，更多的只是關注使用情況的通報，如費用開支進度情況、費用考核指標完成情況以及與兄弟單位對比情況等，而對數(shù)據(jù)的構成、數(shù)據(jù)所隱含的管理情況、市場環(huán)境等相關因素并未進行深入的剖析，對費用使用的成效缺乏總結和反思。例如，在銷售企業(yè)中，每年的加油站專項修理費和業(yè)務宣傳費兩項支出金額相對較大，但是在整個費用管理中，我們在對加油站修理費的執(zhí)行情況分析方面，更多地只是對指標的完成情況進行分析，而沒有以加油站為單位建立完善的管理臺賬，從而對修理改造項目、開支標準和修理改造后對公司提升銷量產(chǎn)生的實質(zhì)性影響方面進行分析；在對業(yè)務宣傳費方面的分析，也更多地也僅僅是對費用使用情況進行對比，而對宣傳的成效、消費者的認可程度、對業(yè)績的影響程度等方面，沒有進行深入的分析，從而導致部分費用存在資源浪費，甚至存在弄虛作假的現(xiàn)象。

3.費用預算執(zhí)行考核

費用預算執(zhí)行考核分為兩種。其一是縱向考核。省公司根據(jù)管理需要設置各項指標對市公司進行考核，市公司再對加油站進行考核。其二是橫向考核。財務部門對歸口管理部門的費用預算執(zhí)行情況進行考核。

但這兩種考核形式存在一定的局限性。第一，考核指標存在局限性。目前省公司對市公司的預算考核指標有月度預算與實際開支的差異率、季度利潤完成率、公務性支出的預算進度、噸油費用對比預算差異等。而各市公司為了完成考核指標，存在通過多計提費用或推遲入賬的方式進行人為的費用調(diào)節(jié)行為。第二，考核指標不合理。如噸油費用考核指標，在地市的費用總額中所包含的省公司分攤給地市公司的費用和地市公司自身固定費用（固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)攤銷、長期待攤費用攤銷、租賃費、稅費等），其所占比重比例較大，從而導致部分地市公司的噸油費用基數(shù)較大，其考核結果必然始終較差，從而影響地市公司控費的積極性。

三、費用預算管理工作建議

1.重視費用預算管理工作

費用預算管理工作是一項綜合工作，它不是單個部門或某個領導的工作，而是需要全員深刻地意識到費用預算管理工作關系到整個公司的利益，關系到每位員工的切身利益。因此，需要全員統(tǒng)一思想，深入了解和加強認識。具體體現(xiàn)在以下三個方面。

（1）決策者重視。費用預算管理工作是一項跨部門、全方位的工作，需要多部門進行協(xié)調(diào)和充分合作，而能夠調(diào)動全公司資源的只有公司決策者。因此，公司決策者對費用預算管理工作的重視程度是能否順利推行費用預算管理工作的關鍵。

（2）全員重視。費用預算管理工作內(nèi)容十分廣泛，涉及的費用項目既有管理費用，又有銷售費用。從費用產(chǎn)生的對象來看，無論是公司機關的管理者，還是加油站基層員工，都對費用預算管理工作產(chǎn)生影響。因此，它需要全員重視并積極參與。

（3）組織者重視。在公司眾多事務當中，只要涉及多部門協(xié)助的工作都必須確定一個負責組織協(xié)調(diào)的部門或個人，否則無法開展。費用預算工作也如此，財務部門作為此項工作的牽頭組織部門，自身必須重視費用預算工作，在整個預算編制過程中，要本著科學、合理、認真負責的態(tài)度去制定每一個預算標準。

2.科學地開展費用預算工作

費用預算工作是否得到全面、有效地落實和推行，其關鍵在于費用預算指標的制定是否科學和合理。很多企業(yè)在推行費用預算管理過程中，有的只是將指標進行簡單地分解，有的則演變成是上下級之間的一種博弈，而有效的費用預算管理則應是在不影響企業(yè)正常的經(jīng)營管理的基礎上，合理地控制企業(yè)的經(jīng)營管理成本，從而有效地提升企業(yè)的盈利能力，而制定科學、合理的費用預算指標必須從以下幾個方面進行改善和強化：

（1）理解掌握費用預算項目內(nèi)容。負責費用預算工作的同事，首先必須對費用預算項目內(nèi)容有著深刻的理解，尤其是費用內(nèi)容比較復雜的項目，如修理費、警衛(wèi)消防費、化驗計量費、行政性收費等。只有深刻理解了該內(nèi)容后，才能確保在費用指標核定時，避免漏項。

（2）及時了解相關的行政政策。政策的變動影響著項目收費標準，尤其是行政性收費和稅費，如堤圍費和治安聯(lián)防費等。一是由于堤圍費可由各地方自行在不超過法定標準的基礎上制定收費標準，因此在費用核定方面存在不同標準。二是最近出臺的《關于取消、免征、降低部分省定行政事業(yè)性收費的通知》，則下調(diào)甚至減免了部分行政收費標準，如其中就對治安聯(lián)防費從2013年10月1日起按50%減半征收，對堤圍費從2014年1月1日起2年內(nèi)按80%下調(diào)收費標準等。

（3）零基預算與滾動預算相結合。費用預算必須結合經(jīng)營和管理的實際需要實行零基預算，但是由于經(jīng)營環(huán)境和市場的不確定性，在編制預算時無法準確預計到全年的情況。因此，在預算編制時應充分地參考和分析上年度的發(fā)生情況，同時在預算執(zhí)行過程中仍需結合實際情況，對預算指標偏差進行合理修正，實行滾動預算，如對預算外項目核增專項指標。

（4）總額控制和標準控制相結合。針對所有費用預算項目，根據(jù)費用發(fā)生情況將其劃分為固定費用和變動費用項目，固定費用項目是指費用發(fā)生的總金額是固定的，如協(xié)議性費用（含所有簽訂長期合同的費用）、折舊攤銷、團體會費等；變動費用項目是指費用發(fā)生的總金額是不固定的，無法準確計算的，是受人員數(shù)量、業(yè)務量等因素影響的，如配送運費、勞動保護費、差旅費等。對固定費用由上級單位直接根據(jù)標準進行核定，對變動費用則結合下級單位當年的經(jīng)營目標和管理半徑進行對接確定。

（5）促進管理水平的提升。對部分經(jīng)常發(fā)生且非固定收費標準的項目，有目的地減少費用預算額度，強制要求費用使用單位通過改善裝置、提升管理或采取一些必須的手段和措施，減少費用支出，以達到資源優(yōu)化、降低成本的目的。如控制辦公費、化驗計量費和警衛(wèi)消防費等項目指標，引導費用使用單位通過實行集中采購辦公用品、優(yōu)化油槍配置、加強消防器材的日常保養(yǎng)等方式，降低全年費用支出總額，既實現(xiàn)了費用控制，又促進了公司管理水平的提升。

（6）以公司利潤為最終導向。實行費用預算管理的最終目的是提升企業(yè)的盈利能力，因此費用預算管理必須始終圍繞著公司利潤而開展。費用預算管理的核心是確保費用支出合理、有效，而不是控制費用發(fā)生的金額。因此，在編制費用預算時，必須對部分費用項目實行聯(lián)效原則，即對企業(yè)產(chǎn)生利潤的費用項目，在其合理支出的基礎上，可由費用使用單位自行安排，如業(yè)務宣傳費。費用使用單位可根據(jù)市場環(huán)境、消費者偏好等，適時地開展一些有效的促銷活動，以提升公司的獲利份額。

3.加強費用使用過程的監(jiān)控

指標核定是費用預算管理關鍵，而過程監(jiān)控則是費用預算管理得以有效落實的保障。無論預算指標核定的方法如何改進和完善，但由于它始終是對未來情況的一個預測和估計，終究會與實際存在偏差，因此過程監(jiān)控能及時對費用預算管理工作進行約束。目前，過程監(jiān)控的主要措施是建立管理臺賬，而有效地過程監(jiān)控更應是臺賬與效益分析相結合的模式。管理臺賬的作用僅停留在對費用使用的金額、次數(shù)進行監(jiān)控，效益分析則是對費用使用的效果進行評價，兩者相結合可對費用使用進行綜合評價，即可從量方面減少費用浪費，又可從質(zhì)方面提升費用的使用有效性。費用過程監(jiān)控重點應關注三個方面，一是費用支出的必要性。即關注此項費用是否一定要發(fā)生，如設備的維修費是否發(fā)生在保修期內(nèi)；采購的運費是否應由供應商承擔等。二是費用支出的頻率和金額。同一項目，如果費用支出次數(shù)過多，是否存在產(chǎn)品或服務質(zhì)量問題，是否存在過度保養(yǎng)，維修成本是否超過重置成本；如果費用支出金額過高，是否存在成本浪費或商業(yè)回扣等問題。三是費用支出的有效性。重點是業(yè)務促銷活動開展的有效性和加油站專項維修的有效性，即分析業(yè)務促銷活動所帶來的市場份額和企業(yè)效益是否提升，項目維修是否直接促使銷量增長或間接地通過服務質(zhì)量得以提升而促使銷量增長。有效性分析應關注銷量的變化，應通過費用支出前后一段時間的數(shù)據(jù)變化進行對比評價。

4.強化預算執(zhí)行結果的考核

考核是費用預算管理水平不斷得以提升的手段。盡管考核不是費用預算管理工作的最終目的，但是沒有考核約束，費用預算管理工作中的標準控制，優(yōu)化措施將無法得以貫徹執(zhí)行和認真落實。費用預算考核制度必須以服務管理為導向，通過獎懲機制強制約束執(zhí)行。

（1）建立管理考核制度。管理考核制度主要是為了規(guī)范管理，其主要內(nèi)容一方面是明確費用項目核算內(nèi)容。在編制費用項目預算時，已明確了費用項目核算內(nèi)容，從而使得費用項目核算內(nèi)容與預算內(nèi)容相一致，確保費用項目預算執(zhí)行情況考核內(nèi)容統(tǒng)一、匹配，考核結果合理、準確。另一方面是建立費用核算規(guī)范性稽核制度。其目的在于防止費用使用單位通過費用單據(jù)拆分、費用核算科目不規(guī)范等途徑規(guī)避考核。

（2）建立結果考評獎懲機制。為了確保獎懲公平、合理、有效。首先，在核定費用預算管理指標的同時需要科學地設立費用預算考核評價指標，如設立噸油可控費用、噸油公務性支出費用、噸油可控費用增長率，噸油公務性支出費用增長率等。其次，獎懲機制既要達到約束的效果更要服務管理。獎懲機制既要突出決策者的影響因素，又要兼顧到全員參與的考核導向，同時還需兼顧組織部門的管理責任。因此，在制定獎懲機制時，要同時兼顧三者影響因素，從而激勵和約束相關的責任，促使預算管理工作長期、有效地發(fā)展。

四、結束語

總之，企業(yè)費用預算管理工作是一項需要全員長期不懈努力去完善的工作，我們需要樹立正確的認識理念，需要營造良好的開展氛圍，要充分調(diào)動全員參與積極性，需要不斷地改進預算編制方法和考評機制，從而不斷完善費用預算管理工作，提高企業(yè)管理水平，科學實現(xiàn)降本增效，提升企業(yè)的盈利能力，增強企業(yè)市場競爭力，逐步實現(xiàn)企業(yè)做強、做大的發(fā)展目標。

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