淺談如何做好學(xué)校檔案信息化管理

朱凱

摘 要：隨著信息社會和教育事業(yè)的快速發(fā)展，學(xué)校的辦公自動化建設(shè)發(fā)展較快，但是檔案管理工作還基本存在手工管理方式多，可共享的少；部門自我服務(wù)多，向社會提供服務(wù)少的弊端。要想逐步改變這種狀況，實現(xiàn)學(xué)校檔案信息資源的共享，就必須重視和加強學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作，努力提高學(xué)校檔案信息化管理的水平。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案信息化；管理

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦學(xué)的基礎(chǔ)性工作，也是在客觀上反映一所學(xué)校的管理水平的重要標(biāo)志之一。當(dāng)今信息時代人們對信息資源的重視程度越來越高，信息資源在社會發(fā)展中也越來越發(fā)揮著重要的作用，檔案信息資源作為信息資源的重要組成部分也越來越突顯出它的關(guān)鍵性和重要性。

1. 加大宣傳力度，普及檔案知識。

學(xué)校的檔案管理首先要擴大普及宣傳面，讓全校師生都了解掌握檔案的相關(guān)知識。學(xué)校檔案館（室）應(yīng)做好檔案、檔案工作、檔案法律法規(guī)等的宣傳工作，讓廣大師生對檔案工作有一個正確的認(rèn)識，了解檔案的重要作用。其次，檔案館還應(yīng)主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作，將電子文件歸檔范圍公布在校園網(wǎng)或者是的檔案館（室）的部門網(wǎng)站上，擴大宣傳面，提高廣大師生對檔案信息化的認(rèn)識。學(xué)校檔案館（室）的工作人員要深入到各歸檔部門進行調(diào)研，廣泛聽取各部門對電子文件形成與歸檔情況的意見，制定出適合自己學(xué)校的電子文件歸檔防衛(wèi)以及切實完善的檔案信息化建設(shè)的法規(guī)、政策。再次，學(xué)校檔案館（室）不應(yīng)該局限于為學(xué)校建設(shè)、日常教學(xué)提供檔案材料這一狹隘的服務(wù)功能上，而應(yīng)該更好地發(fā)揮檔案作為一個學(xué)校不斷發(fā)展的歷史見證的功能，成為廣大師生了解學(xué)校歷史面貌和發(fā)展的信息平臺，展示學(xué)校優(yōu)良文化傳統(tǒng)和良好學(xué)習(xí)風(fēng)氣的教育基地，讓更多的人認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，自覺地支持學(xué)校檔案信息化管理工作，從而使學(xué)校檔案信息化管理工作有更好更完善的發(fā)展。

2.學(xué)校檔案工作者角色的重新定位和素質(zhì)提高。

學(xué)校檔案信息化管理就是采用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)，它只能通過專業(yè)人員操作計算機才能得以實現(xiàn)和發(fā)展。因此，檔案信息化管理對學(xué)校檔案工作者提出了更高的要求，一方面檔案業(yè)務(wù)知識要過硬；另一方面計算機技術(shù)也要過硬，即不僅要掌握檔案專業(yè)知識、計算機知識，還要精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)及具備信息分析能力。所以學(xué)校檔案工作者要改變過去那種“看攤守業(yè)”的做法，增強危機感和緊迫感。首先，應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，在鉆研檔案理論的同時進一步擴大自己的知識面，努力學(xué)習(xí)外語、互聯(lián)網(wǎng)、計算機應(yīng)用等方面的知識和技能，使自己成為一專多能的復(fù)合型人才；其次，應(yīng)積極創(chuàng)新，始終保持對新事物的敏感度。以全新的姿態(tài)投入到檔案事業(yè)中。而相關(guān)的重要檔案部門也應(yīng)重視對現(xiàn)有檔案管理人員的教育培養(yǎng)及各種專業(yè)人才特別是計算機人才的引入，為檔案信息化管理配備一支素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理專業(yè)隊伍。而針對某些學(xué)校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低的問題，要采取鼓勵管理人員通過業(yè)余自學(xué)、短期培訓(xùn)、脫產(chǎn)進修等形式來逐步提高自身素質(zhì)，同時招聘接納專業(yè)人才，改善學(xué)校管理人員隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)。

3.提高管理設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，大力推進文檔一體化管理。

實現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理的目的，就是利用以計算機技術(shù)為核心的信息技術(shù)對檔案資源進行管理，使檔案信息能夠以更準(zhǔn)確、更迅速的方式為全社會服務(wù)。因此，要實現(xiàn)檔案信息化管理，檔案管理設(shè)備、技術(shù)必須現(xiàn)代化，除了要有計算機、掃描儀、光盤刻錄儀、縮微閱讀機等必要的高性能硬件設(shè)備外，還必須基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，大力開發(fā)應(yīng)用檔案管理專用軟件。檔案工作的信息化不可能一蹴而就，將是一個長期的過程，必須在工作中逐步實現(xiàn)。雖然目前隨著辦公自動化的深度推進，計算機已經(jīng)廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代辦公管理領(lǐng)域，從而使機關(guān)單位各部門的公文書寫方式發(fā)生了質(zhì)的變化，工作效率得到了很大的提高。但是由于沒有實現(xiàn)文檔一體化管理，致使傳統(tǒng)的公文書寫方式改變了，而傳統(tǒng)的公文處理方式?jīng)]有改變，公文的修改、簽發(fā)、傳閱、歸檔等重要環(huán)節(jié)仍然靠手工操作完成，尤其是歸檔時仍要延續(xù)傳統(tǒng)的模式交接，檔案錄入、格式轉(zhuǎn)換、著錄標(biāo)引等工作還要由檔案部門完善，這在很大程度上影響和阻礙了檔案信息化管理的進程。因此，要想加快檔案信息化建設(shè)，必須強力推進文檔一體化管理。從文件材料形成開始，運用統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行管理，使文件材料撰寫、簽發(fā)、登記、發(fā)放、接收、歸檔、著錄、檢索、借閱、編研的全過程實現(xiàn)一條龍運行、一體化管理，實現(xiàn)公文處理與檔案管理的有機結(jié)合，推動和促進檔案信息化的深入發(fā)展。

4.建立庫存容量宏大的學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫，實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

檔案信息化的基礎(chǔ)是高科技含量的現(xiàn)代化計算機技術(shù)，不僅要求能夠進行正常的保養(yǎng)維護、安全保護和故障處理等日常工作，還要能適應(yīng)時代發(fā)展的要求隨時進行技術(shù)的更新和升級。檔案網(wǎng)絡(luò)的建成不意味著檔案信息化建設(shè)大功告成，還要在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)上下功夫。因為，學(xué)校檔案信息化層次的高低，信息資源轉(zhuǎn)化對社會貢獻(xiàn)的大小，都取決于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和內(nèi)容，決定著學(xué)校師生和社會共享學(xué)校檔案資源的需求程度，有了庫容宏大、存量豐富的檔案數(shù)據(jù)庫，才能滿足學(xué)校師生和社會對學(xué)校檔案資源信息的需求，實現(xiàn)檔案的存在價值。維護好數(shù)據(jù)庫的前提是要做到學(xué)校檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，要嚴(yán)格規(guī)范學(xué)校檔案基礎(chǔ)工作，學(xué)校檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范程度，直接關(guān)系到檔案計算機管理和檔案信息的檢索。要加強對文件的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按國家公文標(biāo)準(zhǔn)制發(fā)和傳遞公文，嚴(yán)把檔案部門文件的入口關(guān)，確保文件收集齊全完整，文件整理標(biāo)準(zhǔn)，保證歸檔文件符合規(guī)范，要建立功能齊全的檔案標(biāo)引和檢索體系，穩(wěn)步推進學(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。