學(xué)分制下學(xué)生檔案管理的重要性

涂師平

大部分醫(yī)學(xué)高等院校實(shí)行了學(xué)分制的彈性教學(xué)管理制度, 為高素質(zhì)醫(yī)學(xué)人才培養(yǎng)的開展提供良好的實(shí)施環(huán)境。學(xué)分制的實(shí)施促進(jìn)了高校教學(xué)管理體制的改革, 體現(xiàn)了以人為本的教育理念。為了使學(xué)分制得到良性發(fā)展, 對學(xué)生檔案管理也提出了新的要求。本文通過分析學(xué)分制下高等醫(yī)學(xué)院校臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)教學(xué)管理的新特點(diǎn), 體現(xiàn)學(xué)分制教學(xué)管理的復(fù)雜性, 探討高等醫(yī)學(xué)院校學(xué)生檔案管理應(yīng)該建立的新舉措,以確實(shí)保障學(xué)分制教學(xué)管理的順利開展。

1 學(xué)分制教學(xué)管理

1.1 實(shí)行學(xué)分制管理的必要性 學(xué)分制是指一種以學(xué)分為計(jì)量單位衡量學(xué)生學(xué)業(yè)完成狀況的彈性教學(xué)管理制度, 即以學(xué)生取得必要的最低學(xué)分作為畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和獲得學(xué)位資格的教學(xué)管理制度。它是以選課制為其核心, 其本質(zhì)特征為學(xué)習(xí)時(shí)限的靈活性、學(xué)習(xí)內(nèi)容的選擇性、課程考察的變通性和培養(yǎng)過程的指導(dǎo)性。學(xué)分制是一種先進(jìn)的制度, 它適應(yīng)人才培養(yǎng)的要求、教育質(zhì)量觀的要求和素質(zhì)教育的要求, 貫徹了以人為本的教育管理理念, 對學(xué)生進(jìn)行個(gè)性化的教育, 因而是高校教學(xué)管理模式改革的必然趨勢。

學(xué)分制是以學(xué)分來衡量學(xué)生的學(xué)習(xí)情況, 讓學(xué)生可以從實(shí)際出發(fā), 合理地安排自己的學(xué)習(xí)進(jìn)程, 增強(qiáng)了學(xué)生的自主性。同時(shí), 學(xué)分制也是以學(xué)生為主體的教學(xué)管理模式, 它尊重學(xué)生個(gè)性和自由, 為學(xué)生提供平等的發(fā)展機(jī)會(huì), 鼓勵(lì)學(xué)生積極發(fā)展自身, 對自己負(fù)責(zé), 其培養(yǎng)模式符合新世紀(jì)對人才的基本要求［1］。學(xué)分制的最大特點(diǎn)是突破學(xué)年限制, 學(xué)生只要修滿規(guī)定的學(xué)分, 就可以畢業(yè)。

1.2 實(shí)施學(xué)分制管理的新特色 因?yàn)獒t(yī)學(xué)院校是以培養(yǎng)實(shí)踐動(dòng)手能力為主, 專業(yè)針對性強(qiáng)的院校, 所以, 許多高校實(shí)行的是以學(xué)年制為基礎(chǔ), 以選修課為前提的學(xué)年學(xué)分制, 既保留了學(xué)年制計(jì)劃性強(qiáng)、專業(yè)分類嚴(yán)密完整的特性, 又吸收了學(xué)分制的某些長處。區(qū)別于學(xué)年制有以下新特色：

1.2.1 課程設(shè)置 各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃內(nèi)開設(shè)的課程分為必修課和選修課。其中必修課包括公共基礎(chǔ)課、專業(yè)基礎(chǔ)課、專業(yè)課及實(shí)踐教學(xué)中所列必修課程；而選修課包括要求本專業(yè)學(xué)生掌握的指定選修課和可選擇性修讀的任意選修課。實(shí)行學(xué)年學(xué)分制后, 還允許學(xué)生分階段完成學(xué)業(yè)。對于在規(guī)定學(xué)制內(nèi)難以達(dá)到畢業(yè)要求的學(xué)生, 允許其延長學(xué)習(xí)的時(shí)間, 但其在校最長年限一般不得超出其學(xué)制三年。

1.2.2 平均學(xué)分績點(diǎn)制 為了體現(xiàn)學(xué)生水平的差異性, 學(xué)校會(huì)采用學(xué)分來體現(xiàn)學(xué)習(xí)量的多少, 采用平均學(xué)分績點(diǎn)制衡量學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量高低。學(xué)分績點(diǎn)制有利于客觀評價(jià)每個(gè)學(xué)生學(xué)習(xí)成績的優(yōu)劣, 為選拔三好學(xué)生、評選獎(jiǎng)學(xué)金和推薦免試碩士生等評優(yōu)工作提供參考依據(jù)。

1.2.3 編級(jí) 為便于教學(xué)管理, 醫(yī)學(xué)院校一般會(huì)對在校學(xué)生實(shí)行編級(jí)管理。臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)生在基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)課程學(xué)習(xí)階段、臨床醫(yī)學(xué)課程學(xué)習(xí)階段和畢業(yè)實(shí)踐環(huán)節(jié)階段會(huì)分別設(shè)定應(yīng)修滿總學(xué)分的最低要求。如累計(jì)未修讀與不及格達(dá)到或超過教學(xué)計(jì)劃規(guī)定的最少學(xué)分?jǐn)?shù), 其學(xué)生管理編入下一年級(jí)。在專業(yè)學(xué)制規(guī)定的年限內(nèi), 未取得規(guī)定的畢業(yè)總學(xué)分且未達(dá)到退學(xué)規(guī)定的學(xué)生, 可向?qū)W校申請延長修業(yè)期, 其學(xué)生管理編入下一年級(jí)。

1.2.4 退學(xué) 在實(shí)行學(xué)分制管理后, 對于在某一規(guī)定時(shí)間內(nèi)未達(dá)到要求或者違背了相關(guān)情況的, 應(yīng)當(dāng)予以退學(xué)。常常出現(xiàn)以下兩種情況, 被予以退學(xué)的：①未經(jīng)請假或請假未被批準(zhǔn)離校超過學(xué)校規(guī)定教學(xué)時(shí)數(shù)者；②在規(guī)定的在校年限內(nèi)未取得規(guī)定的學(xué)分?jǐn)?shù)。

2 學(xué)分制背景下的高校學(xué)生檔案管理的特色

眾所周知, 學(xué)生檔案要能綜合反映學(xué)生在校期間德智體美勞等方面發(fā)展的情況。它是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)及生活的最原始記錄。在學(xué)分制背景下, 由固定學(xué)制變?yōu)閺椥詫W(xué)制, 允許學(xué)生提前或推遲畢業(yè)及分階段完成學(xué)業(yè), 出現(xiàn)學(xué)籍等學(xué)生檔案的繁雜性。其復(fù)雜性表現(xiàn)為：受編級(jí)影響, 同一年級(jí)的學(xué)生中檔案的管理內(nèi)容不同；按選課同一班級(jí)學(xué)習(xí)課程不同；學(xué)生學(xué)習(xí)成績的記載由原來的百分制量化管理, 轉(zhuǎn)變?yōu)椴坏w現(xiàn)學(xué)習(xí)數(shù)量的多少, 而且要能體現(xiàn)學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量的高低；跨學(xué)科、跨專業(yè)、跨年級(jí)的選課, 更加體現(xiàn)其學(xué)生檔案的交互性；檔案管理由面向?qū)W生班級(jí)的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生的個(gè)體管理等等。

3 學(xué)分制下檔案管理的應(yīng)對措施

學(xué)分制的教學(xué)管理充分體現(xiàn)了以學(xué)生為主體, 尊重學(xué)生個(gè)體差異, 注重個(gè)性發(fā)展的現(xiàn)代教育理念, 但這也給當(dāng)前學(xué)生檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。學(xué)校教務(wù)管理與檔案管理部門應(yīng)密切合作, 共同探討而制定適合新形勢下做好學(xué)生檔案管理工作的策略與方法, 才能使相關(guān)檔案管理質(zhì)量得到全面保證。因此, 高等醫(yī)學(xué)院校應(yīng)從各部門的具體情況出發(fā)探索建立科學(xué)的學(xué)生檔案管理機(jī)制, 應(yīng)對學(xué)分制的教學(xué)管理。這也要求我們在建設(shè)高校學(xué)生檔案時(shí), 應(yīng)充分考慮檔案的開發(fā)與利用來為學(xué)生和學(xué)校管理服務(wù), 保證學(xué)分制教學(xué)管理的順利實(shí)施。

3.1 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平 實(shí)行彈性學(xué)分制后,學(xué)生檔案管理的任務(wù)更加繁重, 對學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平要求就更高。這對本來業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的檔案專職管理人員是較大的考驗(yàn)［2］。這些工作人員原工作限于一般檔案的整理、編目、查閱等, 對如何優(yōu)化檔案資源、提高服務(wù)功能等方面還有待加強(qiáng)。因此, 應(yīng)該采取多種形式加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn), 如在職培訓(xùn), 在崗繼續(xù)教育, 外出參加學(xué)術(shù)活動(dòng)等培訓(xùn)。內(nèi)容上除檔案專業(yè)知識(shí)外, 應(yīng)特別加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作的應(yīng)用和針對現(xiàn)有檔案資料的利用與開發(fā)等能力的培訓(xùn), 不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì).使大學(xué)生檔案管理規(guī)范、有序、準(zhǔn)確、完整。

3.2 豐富學(xué)生檔案內(nèi)容 原來高校學(xué)生檔案的主要內(nèi)容包括: 學(xué)生的基本信息、身體素質(zhì)、學(xué)籍變更材料、學(xué)習(xí)成績匯總表、見實(shí)習(xí)鑒定表、獎(jiǎng)懲資料、畢業(yè)生信息等。開展學(xué)分制的教學(xué)管理以來, 這些材料遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠了, 這就需要我們應(yīng)充實(shí)學(xué)生檔案的內(nèi)容, 以便滿足學(xué)分制教學(xué)管理的需求,比如增加學(xué)生的特色檔案、教學(xué)預(yù)警體系和學(xué)分補(bǔ)償體系等來完善學(xué)生檔案, 達(dá)到服務(wù)學(xué)生的目的。

3.3 學(xué)生檔案形成系統(tǒng)性 學(xué)分制的開放、彈性、靈活性對學(xué)校管理提出了開放式的要求。實(shí)行彈性學(xué)分制以后, 會(huì)產(chǎn)生更大量的文件和文書等資料, 呈現(xiàn)多樣化, 且其材料來源涉及部門多、范圍廣。檔案管理人員需要在維護(hù)其檔案屬性與其信息的高效利用、服務(wù)功能拓展之間找到平衡, 必須將這些處于零散狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的學(xué)生材料, 及時(shí)鑒定、整理、編目, 進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì), 使之具有系統(tǒng)性。從系統(tǒng)的角度來做好學(xué)生檔案管理, 設(shè)計(jì)出優(yōu)化的關(guān)聯(lián)模式,保證檔案信息的高效利用。

3.4 分級(jí)管理學(xué)生檔案的重要性 檔案分級(jí)管理能有效促進(jìn)實(shí)行目標(biāo)管理, 將有利于檔案質(zhì)量有關(guān)的人員都積極調(diào)動(dòng)參與檔案管理活動(dòng)中來。學(xué)生檔案管理組織應(yīng)采用三級(jí)管理模式, 即校級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)、校教學(xué)管理部門和院部教學(xué)管理單位和教研室［3］。校級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定檔案的收集范圍、內(nèi)容和歸檔方法, 必要時(shí)校級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)需要負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)信息系統(tǒng)。校教學(xué)管理部門和院部教學(xué)管理單位是三級(jí)管理模式的核心, 其職責(zé)包括收集、整理、歸檔學(xué)生檔案, 監(jiān)督下級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案收集和保管, 并負(fù)責(zé)接收檔案查詢和調(diào)用。大部分學(xué)生檔案都是由是教學(xué)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的,教研室應(yīng)及時(shí)、全面地收集、整理和歸檔。

開展學(xué)分制教學(xué)管理, 院部教學(xué)管理單位還應(yīng)及時(shí)收集跨院系、跨學(xué)校的檔案收集, 以保證學(xué)生檔案的完整。也只有采用分級(jí)管理模式, 才能使來自各個(gè)環(huán)節(jié), 多個(gè)來源的檔案收集完整, 確保彈性制的學(xué)籍順利開展。

3.5 校際檔案傳遞順暢 為了充分利用現(xiàn)有的教育資源,實(shí)現(xiàn)資源共享, 部分高校打通了校與校之間的壁壘, 地域相近的學(xué)?？梢曰ラ_選修課, 鼓勵(lì)學(xué)生跨學(xué)科、跨專業(yè)、跨年級(jí)選課, 學(xué)分相互認(rèn)可［4］。這要求加強(qiáng)各校間交流與合作,將校際間開設(shè)的跨校公共課、選修課, 放在公共的“選課平臺(tái)”, 以方便地查詢到校際選修課信息, 注冊選修。但這增加了學(xué)校教學(xué)管理的難度, 不能應(yīng)僅憑拿著學(xué)生授課老師的簽名和一個(gè)考試分?jǐn)?shù)來辦理選修成績登記。開課方考核后給出成績和學(xué)分, 對方學(xué)校要及時(shí)認(rèn)可其學(xué)分并進(jìn)行轉(zhuǎn)換記載,建立互利共贏的學(xué)分互認(rèn)機(jī)制。加強(qiáng)校際間教學(xué)管理的聯(lián)系,增加教學(xué)管理部門的學(xué)生檔案傳遞, 體現(xiàn)其嚴(yán)緊而科學(xué)性。

3.6 依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理 隨著在教學(xué)管理模式上逐漸采用學(xué)分制, 排課形式改為選課的方法,這樣就形成學(xué)生選課自由, 管理人員登記分?jǐn)?shù)困難的局面。原始的紙質(zhì)檔案無法滿足目前工作現(xiàn)狀。為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的多功能拓展, 高校學(xué)生檔案逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢, 也是節(jié)約成本、減少差錯(cuò)的必由之路［5］。目前, 用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與相關(guān)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理, 這就要求加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理主要反映在兩個(gè)方面：一是紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理, 形成電子文檔； 二是檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng), 以解決檔案的組卷、查找和利用問題［6］。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將長期共存是事實(shí), 但是加強(qiáng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化和上傳, 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是必然趨勢。依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的數(shù)字化管理, 可以確保提供信息的及時(shí)、準(zhǔn)確, 防止某些信息丟失或被篡改。同時(shí)方便學(xué)生檔案的管理、網(wǎng)上查閱管理和其它的便捷利用。

綜上所述, 學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的工作,學(xué)分制教學(xué)管理的開展對高校學(xué)生檔案管理與建設(shè)提出更高的要求, 因此, 高校必須加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理力度, 提高檔案管理人員的能力, 改善學(xué)生檔案管理水平, 充分發(fā)揮學(xué)生檔案應(yīng)有的重要作用, 保證學(xué)分制教學(xué)管理的順利實(shí)施。

［1］ 陳聯(lián)英,陶立堅(jiān),易露茜.綜合性大學(xué)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分制管理的研究與實(shí)踐.中國高等醫(yī)學(xué)教育, 2005(1):24-26.

［2］ 吳珊.談學(xué)分制背景下的高校學(xué)籍檔案管理.檔案時(shí)空,2011(8):37-38.

［3］ 陳逸輝, 高等學(xué)校教學(xué)檔案管理制度淺議.教育教學(xué)論壇,2010(18):115-116.

［4］ 李春平,李賦情.醫(yī)學(xué)院學(xué)分制改革需要解決的幾個(gè)問題.中國高等醫(yī)學(xué)教育, 2008(6):77-78.

［5］ 安永峰,程程.高校學(xué)生檔案功能拓展與管理.蘭臺(tái)世界,2012(2):38-39.

［6］ 柳亮,陳罡,莫書榮.教學(xué)檔案在高校教學(xué)管理中的作用與管理模式研究.遼寧教育行政學(xué)院學(xué)報(bào), 2012,29(4):105-106.