新論公共檔案館功能及其實(shí)現(xiàn)

楊嬋

摘要：本文在論證綜合檔案館即是公共檔案館基礎(chǔ)上，分析目前我國(guó)公共檔案館功能缺失的原因，并提出相應(yīng)解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：公共檔案館綜合檔案館檔案服務(wù)

公共檔案館的提法由來已久，但是其很多問題都還處于探索階段，比如公共檔案館的涵義、作用等等，并未形成完全一致的觀點(diǎn)。筆者僅就實(shí)現(xiàn)地區(qū)公共檔案館功能的可行性措施，淺陳己見。

一、公共檔案館及其功能

（一）公共檔案館與綜合檔案館

公共檔案館是由國(guó)家中央或地方政府管理、資助和支持的，免費(fèi)為社會(huì)公眾服務(wù)的檔案館。它可以是為一般群眾服務(wù)，也可以是為某一特定群體如學(xué)者、軍隊(duì)、工人、農(nóng)民、兒童等服務(wù)的。我國(guó)的公共檔案館來源于綜合檔案館。1955年，國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)建立中華人民共和國(guó)檔案館，此后，地方各級(jí)檔案館相繼建立。1987年《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）頒布，從法律上明確了我國(guó)國(guó)家檔案館的公共檔案館性質(zhì)，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館被明確賦予公共檔案館的職能。《檔案法》規(guī)定：“中央和縣級(jí)以上的各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。”

[1]可以看出，作為以構(gòu)建全面反映社會(huì)歷史面貌，覆蓋人民大眾的館藏資源為內(nèi)核，以面向社會(huì)公眾提供公益性精神文化產(chǎn)品及服務(wù)，滿足人民大眾對(duì)文化精神生活的多種需求為宗旨的國(guó)家綜合檔案館，其本質(zhì)屬性和發(fā)展定位就是公共檔案館。省、自治區(qū)、直轄市檔案館應(yīng)當(dāng)是各省、自治區(qū)、直轄市的公共檔案館，地（州）市檔案館應(yīng)是各地（州）市的公共檔案館，區(qū)（縣）檔案館是各區(qū)（縣）的公共檔案館，行業(yè)檔案館是各行業(yè)內(nèi)的公共檔案館。這也符合公共檔案館具有多類型性的特點(diǎn)，即公共檔案館有中央的和地方的，有綜合性的和專門性的。

進(jìn)入新世紀(jì)，公共檔案館的建設(shè)得到了我國(guó)政府的高度重視。2002年，國(guó)務(wù)院《政府工作報(bào)告》要求“加強(qiáng)圖書館、博物館、文化館、科技館、檔案館等公共文化和體育設(shè)施建設(shè)。”這是國(guó)家首次明確將檔案館列入公共文化設(shè)施進(jìn)行建設(shè)。2004年，全國(guó)檔案局（館）長(zhǎng)會(huì)議提出，要把檔案館建成檔案安全保管基地、愛國(guó)主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會(huì)提供利用的中心和檔案信息服務(wù)中心。[2]檔案館社會(huì)服務(wù)功能的逐步拓展，預(yù)示著我國(guó)建設(shè)公共檔案館的決心和毅力。建設(shè)公共檔案館不僅是適應(yīng)我國(guó)社會(huì)轉(zhuǎn)型、全面建設(shè)小康社會(huì)的內(nèi)在需求，也是推進(jìn)民主政治、政府信息公開的客觀要求，還是傳播先進(jìn)文化、拓展檔案館的服務(wù)功能、實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

（二）公共檔案館的功能

對(duì)于公共檔案館的功能，各位研究學(xué)者的表述不盡相同?！吧虾Ｊ袡n案館劉南山館長(zhǎng)認(rèn)為，檔案館不僅應(yīng)該成為學(xué)者的資料寶庫，作家的靈感圣殿，教師、學(xué)生的第二課堂，還應(yīng)該成為收藏愛好者的會(huì)聚場(chǎng)所，影視工作者的拍攝基地，學(xué)術(shù)流派的論劍講壇，休閑一族的旅游勝景，市民節(jié)假日的駐足福地，乃至家庭親子教育和情侶約會(huì)、談心、尋找感覺的高雅去處。”[3]劉館長(zhǎng)的描述為公共檔案館的社會(huì)角色形象塑造了一副美好的理想藍(lán)圖。筆者以為，公共檔案館在承擔(dān)為本地區(qū)公眾提供檔案文獻(xiàn)資源查閱與咨詢服務(wù)、提供檔案證明等基本服務(wù)功能的同時(shí)，還需要承擔(dān)區(qū)域內(nèi)檔案文獻(xiàn)信息加工和資源共享、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)等高層次職能，這才是公共檔案館應(yīng)有的功能。進(jìn)而，在發(fā)揮公共檔案館應(yīng)有功能的基礎(chǔ)上，構(gòu)建覆蓋全社會(huì)的、普遍均等的、惠及全民的公共檔案館服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系。

二、目前公共檔案館功能缺位的原因

國(guó)際檔案理事會(huì)城市檔案館委員會(huì)主席阿爾貝勒奇說過，按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)優(yōu)秀的城市檔案館應(yīng)當(dāng)必備三個(gè)條件：一是位于市中心，市民容易接近，方便查檔；二是現(xiàn)代化程度高，可以通過互聯(lián)網(wǎng)和其他先進(jìn)技術(shù)手段為用戶提供便捷的服務(wù)；三是同市民生活緊密相關(guān)，能幫助他們了解城市發(fā)展的歷史。[1]時(shí)至今日，我國(guó)真正意義上的公共檔案館仍是鳳毛麟角，除了上海、深圳、廣東等發(fā)達(dá)地區(qū)已出現(xiàn)象上海市檔案館、廣東省檔案館、深圳市檔案館這樣的公共檔案館雛形。多數(shù)地區(qū)的綜合檔案館離真正的公共檔案館還有很大的差距，集中表現(xiàn)在檔案館的標(biāo)志性不強(qiáng)，無論從選址、設(shè)計(jì)布局還是功能建設(shè)來說，都沒有很好體現(xiàn)以人為本的思想；文化性不高，館藏檔案內(nèi)容單一、結(jié)構(gòu)不合理，不能全面反映社會(huì)深厚的歷史文化底蘊(yùn)；公共性不足，開放力度不夠，據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)綜合檔案館中，能公開提供給社會(huì)公眾利用的已開放檔案數(shù)量大約只占整個(gè)館藏檔案總數(shù)的一半左右，有的僅有三分之一。且服務(wù)方式單一，社會(huì)整體的檔案意識(shí)比較薄弱。即使有的檔案館呈現(xiàn)出一定意義上的公共檔案館狀態(tài)，但也大多是“設(shè)施孤島”，尚未形成完善的服務(wù)體系。制約公共檔案館服務(wù)體系的形成和功能有效發(fā)揮的因素很多，主要有以下兩個(gè)方面：其一，客觀上是公共檔案館管理體制造成的障礙。目前的檔案館管理體制可以概括為垂直分級(jí)管理的行政體制和分灶吃飯的財(cái)政體制，這就嚴(yán)重阻礙了跨級(jí)、跨區(qū)的公共檔案館服務(wù)體系的形成。各館分屬不同的地方政府，彼此在人、財(cái)、物上都沒有隸屬和管理關(guān)系，上級(jí)館對(duì)于本地區(qū)基層館也僅具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，其號(hào)召力大打折扣。其二，主觀上是公共檔案館本身意識(shí)不強(qiáng)。由于大多數(shù)檔案館財(cái)政經(jīng)費(fèi)拮據(jù)，困難重重，館長(zhǎng)考慮最多的是如何使本館擺脫困境，在地區(qū)檔案館事業(yè)發(fā)展方面想法不多，有些即使有所想法也會(huì)被認(rèn)定為勞民傷財(cái)而不得不放棄。這直接影響了公共檔案館功能的發(fā)揮。而出現(xiàn)上述狀況的根本原因在于具體地區(qū)的大小差異及當(dāng)?shù)卣度氲牟煌?，各地區(qū)公共檔案館的狀況及存檔量相對(duì)會(huì)有很大的差別。就全國(guó)來說，總體財(cái)政投入?yún)T乏，我國(guó)公共檔案館建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于發(fā)達(dá)國(guó)家。

三、實(shí)現(xiàn)公共檔案館應(yīng)有功能的對(duì)策

檔案館服務(wù)體系建設(shè)離不開公共檔案館。《公共圖書館標(biāo)準(zhǔn)》認(rèn)為“開展公共圖書館服務(wù)的任何行政單位在為使用者提供圖書資料方面都無法做到自給自足”，“各圖書館行政單位之間、公共圖書館與其他類型圖書館之間開展協(xié)作”。同樣的，開展公共檔案館服務(wù)的任何單位在為利用者提供檔案資料方面也無法做到自給自足，各級(jí)各類檔案館之間必須開展充分協(xié)作。因此，讓檔案館形成網(wǎng)絡(luò)體系，是實(shí)現(xiàn)公共檔案館社會(huì)功能的必由之路，也是公共檔案館事業(yè)發(fā)展的基本規(guī)律。endprint

（一）以館長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)議制度主導(dǎo)公共檔案館工作

譬如以省、市或行業(yè)為單位，每年召開兩至三次公共檔案館館長(zhǎng)會(huì)議。如年初召開全市公共檔案館工作會(huì)議，市檔案館編制全年工作要點(diǎn)和任務(wù)安排表，作為各館年度工作計(jì)劃的依據(jù)；7月份召開全市公共檔案館半年工作調(diào)度會(huì)議，由各館介紹上半年工作情況和下半年打算，市館對(duì)全市性工作進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度，找出問題，分析原因，研討對(duì)策；年底召開全市公共檔案館全年工作總結(jié)匯報(bào)會(huì)，總結(jié)工作成績(jī)與存在的不足，提出來年努力的方向。要保證聯(lián)席會(huì)議制度一直得以堅(jiān)持，才能確保公共檔案館工作的全面推進(jìn)和相對(duì)平衡發(fā)展。

（二）以學(xué)會(huì)為平臺(tái)促進(jìn)各類檔案館協(xié)調(diào)合作

省、市檔案學(xué)會(huì)要定期召開會(huì)員代表大會(huì)，確保會(huì)務(wù)工作逐步制度化和規(guī)范化。具體操作如下：每年召開一次理事會(huì)議、一次常務(wù)理事會(huì)議、至少兩次理事長(zhǎng)辦公會(huì)議，每季度編印一期會(huì)刊。以學(xué)會(huì)為平臺(tái)，抓住學(xué)術(shù)交流、行業(yè)服務(wù)和科普閱讀三條主線，組織多種多樣的跨系統(tǒng)的學(xué)術(shù)研討、業(yè)務(wù)交流、館際合作，使全省、全市各級(jí)各類檔案館的合作意識(shí)、共享意識(shí)明顯增強(qiáng)，為推進(jìn)整體公共檔案館事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）以竭誠之心服務(wù)基層檔案館（室）

公共檔案館要盡力幫助解決關(guān)系檔案工作人員切身利益的問題，如為基層普通檔案工作者解答職稱評(píng)審的有關(guān)問題，指導(dǎo)撰寫論文并修改論文等；支持和幫助縣級(jí)以下檔案館（室）開展基層檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)常深入基層檔案館（室）開展業(yè)務(wù)輔導(dǎo)；學(xué)會(huì)每年還可以舉辦一次文體比賽或考察活動(dòng)，促進(jìn)會(huì)員間交流學(xué)習(xí)。

（四）以倡導(dǎo)調(diào)查研究推動(dòng)科研學(xué)術(shù)水平提高

除了積極發(fā)動(dòng)檔案工作者們參加全國(guó)性檔案學(xué)術(shù)征文活動(dòng)外，各地區(qū)、各行業(yè)每年可組織開展本地區(qū)、本行業(yè)檔案學(xué)術(shù)征文及評(píng)選活動(dòng)或檔案學(xué)理論研討會(huì)等。評(píng)選出優(yōu)秀論文，在表彰會(huì)上由獲獎(jiǎng)?wù)撐淖髡咦鲗ｎ}發(fā)言；請(qǐng)專家對(duì)征文活動(dòng)及獲獎(jiǎng)?wù)撐倪M(jìn)行述評(píng)。還可以不定期邀請(qǐng)檔案學(xué)界的專家、教授來講學(xué)，指導(dǎo)學(xué)術(shù)研究和專業(yè)論文寫作。出臺(tái)鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)辦法，倡導(dǎo)對(duì)學(xué)術(shù)成果和服務(wù)成果進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，將對(duì)檔案館界的理論研究在客觀上起到巨大的引導(dǎo)和推動(dòng)作用。

（五）以承辦和參與全國(guó)性檔案活動(dòng)及開展重點(diǎn)工作擴(kuò)大影響

比如積極響應(yīng)全國(guó)檔案館宣傳月活動(dòng)，使檔案館走出“象牙塔”，促進(jìn)公共檔案館與百姓“零距離”、“無障礙”接觸。此外還可以借助開展文化共享工程建設(shè)等使檔案館逐漸步入社會(huì)公共文化空間領(lǐng)域。

（六）以文化興國(guó)、文化強(qiáng)市為契機(jī)，努力推進(jìn)公共檔案館服務(wù)體系建設(shè)

現(xiàn)在，國(guó)家乃至許多地方政府都提出了“文化興國(guó)”、“文化強(qiáng)市”的戰(zhàn)略理念與發(fā)展規(guī)劃，還有開展“公共服務(wù)進(jìn)社區(qū)”等工程，為公共檔案館抓住機(jī)會(huì)和多渠道促進(jìn)公共檔案館服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的逐步完善奠定了堅(jiān)實(shí)的政策基礎(chǔ)。

綜上所述，在目前情況下，公共檔案館應(yīng)以超越本館的視野和戰(zhàn)略，為本地區(qū)乃至全國(guó)檔案館服務(wù)體系建設(shè)和檔案事業(yè)的全面發(fā)展做出力所能及的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]對(duì)我國(guó)公共檔案館建設(shè)的背景研究[EB/OL]. http：//www.yhda.net/Html/Doc/713_1.html.

[2]公共檔案館與綜合檔案館是一回事嗎？[EB/ OL].http：//blog.163.com/zhw_1357/blog/static/ 608361820091133256109/.

[3]張曉霞.中美檔案館比較——以檔案館的公共性為切入點(diǎn)[J].檔案與建設(shè)， 2011.（4）.

[4]李國(guó)新.“湖南省衡陽市公共圖書館回訪”調(diào)研報(bào)告[J].圖書館，2010（3）.

作者單位：西南政法大學(xué)檔案館endprint