醫(yī)院檔案工作調(diào)研與思考

文·李師軍

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醫(yī)院檔案工作調(diào)研與思考

文·李師軍

隨著檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展和新醫(yī)改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案工作作為檔案工作體系的重要組成部分，必須明確自身定位，加強(qiáng)理念和機(jī)制的創(chuàng)新。筆者通過對(duì)臨沂婦幼保健院、臨沂市人民醫(yī)院、臨沂市中醫(yī)院、沂水中心醫(yī)院、臨沂市腫瘤醫(yī)院、臨沂市精神衛(wèi)生中心等6所市直醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案工作的調(diào)研，對(duì)醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行了梳理，并對(duì)醫(yī)院檔案工作改革和發(fā)展提出相關(guān)建議，以供商榷。

一、醫(yī)院檔案工作現(xiàn)狀及存在問題

（一）檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能分工情況

所調(diào)研的6所醫(yī)院中僅有1所醫(yī)院檔案室為獨(dú)立職能部門，其他5所醫(yī)院檔案室均為辦公室所屬二級(jí)科室。檔案室主要負(fù)責(zé)文書檔案、科技檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案的收集、整理、保管和利用工作，我們習(xí)慣于稱之為綜合檔案室。但綜合檔案室并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的“綜合”，人事檔案、病案分別由人事科、病案室負(fù)責(zé)。不同門類檔案在不同的部室分屬管理，造成辦公用房、庫房、人員和設(shè)備配備的浪費(fèi)，使醫(yī)院有限的人力、物力資源得不到集約使用，同時(shí)也造成作為二級(jí)科室的檔案部門在整個(gè)醫(yī)院工作中話語權(quán)較弱，檔案工作得不到足夠的重視。

（二）檔案工作人員配備情況

1.檔案工作人員配備數(shù)量偏少。6所醫(yī)院的綜合檔案室、病案室都配備了專職檔案工作人員，而人事科則均未配備專職檔案員。6所醫(yī)院綜合檔案室共配備專職檔案員8名，管理著文書、科技、聲像、財(cái)務(wù)、實(shí)物等各類檔案共計(jì)97369卷（件）；病案室共配備專職檔案員49名，管理著病案4184000卷（件）。檔案工作人員的數(shù)量與他們管理的檔案數(shù)量之間明顯不成比例，人手少、任務(wù)重的問題普遍存在。另外，醫(yī)院其他部室均未配備兼職檔案工作人員，未能在整個(gè)單位內(nèi)形成完整系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

2.檔案工作人員穩(wěn)定性差。檔案從業(yè)人員的固定與相對(duì)穩(wěn)定，對(duì)檔案工作的開展有著舉足輕重的意義。然而，現(xiàn)在很多情況下，檔案工作被視為一項(xiàng)閑職，或是一個(gè)沒有發(fā)展前途的崗位。一方面，領(lǐng)導(dǎo)不愿把有能力的人才派過來。另一方面，一些業(yè)務(wù)骨干也不甘心在此久留，致使檔案工作崗位人員更換頻繁，工作不能很好地銜接。

3.檔案工作人員專業(yè)人才少。6所醫(yī)院的57名專職檔案工作人員中，本科以上學(xué)歷的有45名，所學(xué)專業(yè)為檔案文秘及相近專業(yè)的僅有9名，其余多為護(hù)理等醫(yī)學(xué)類專業(yè)的人員，專業(yè)不對(duì)口，配備不合理，使檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱。另外，57名專職檔案工作人員中，幾乎沒有通曉信息專業(yè)技術(shù)的人才，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案工作信息化的發(fā)展。

4.綜合檔案室檔案工作人員年齡偏大。綜合檔案室的從業(yè)人員，6所醫(yī)院中除1所醫(yī)院綜合檔案室檔案工作人員平均年齡在35歲以外，其他5所平均年齡為47歲。工作人員年齡偏大，精力不充沛，很不利于檔案信息化的發(fā)展和工作的創(chuàng)新。

（三）檔案規(guī)范化管理情況

6所醫(yī)院普遍存在重病案、輕綜合檔案的情況。病案由于客觀記錄病人的病情變化、診療經(jīng)過、治療效果及最終轉(zhuǎn)歸，是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研的基礎(chǔ)資料，所以普遍受到重視，6所醫(yī)院內(nèi)部均建立了病歷討論制度、病歷書寫規(guī)范等制度，設(shè)有病歷質(zhì)量檢查小組、病案委員會(huì)等監(jiān)督機(jī)構(gòu)，病案管理比較規(guī)范。人事檔案大部分由本科室工作產(chǎn)生，歸檔管理情況也較好。綜合檔案室由于管理的檔案門類多、來源廣，醫(yī)院其他部室又未配備兼職檔案工作人員配合檔案的收集整理工作，導(dǎo)致歸檔不準(zhǔn)確、不及時(shí)。尤其是科研檔案、聲像檔案的歸檔狀況令人堪憂?？蒲袡n案由于是科研人員個(gè)人成果，常被誤認(rèn)為歸科研人員個(gè)人所有，又關(guān)系到科研人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)的評(píng)聘、晉升，所以常常被科研人員據(jù)為己有。聲像檔案由于拍攝者歸檔意識(shí)的欠缺和監(jiān)督管理機(jī)制的不健全，也常常散存在個(gè)人手中。

（四）檔案基礎(chǔ)設(shè)施配置及信息化情況

醫(yī)院的迅速發(fā)展帶動(dòng)了醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施配置的提高。6所醫(yī)院綜合檔案室均能實(shí)現(xiàn)庫房、閱覽室、辦公室三分開。并按標(biāo)準(zhǔn)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、去濕機(jī)、殺菌機(jī)等設(shè)備。病案室因檔案數(shù)量急速增加，庫房存貯空間壓力較大。人事檔案辦公用房和檔案庫房都相對(duì)比較緊張，設(shè)備配置也是參差不齊。監(jiān)控設(shè)備幾個(gè)檔案室都未能配備。

6所醫(yī)院的HIS系統(tǒng)（醫(yī)院管理信息系統(tǒng)）都初步實(shí)現(xiàn)全覆蓋，為患者就醫(yī)、醫(yī)院管理帶來便捷，也讓人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到信息化的重要性。但與此相比，醫(yī)院檔案工作的信息化進(jìn)程依然比較緩慢，尤其是綜合檔案室信息化建設(shè)投入不足，使用軟件陳舊，僅限于實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)檢索。人事檔案信息化基本未實(shí)現(xiàn)。只有病案室信息化軟、硬件配備良好，有病歷管理程序，可以實(shí)現(xiàn)電子打印病歷，但由于保護(hù)患者隱私的需求，現(xiàn)階段均不能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門間信息的共享。

（五）檔案開發(fā)利用情況

6所醫(yī)院病案的利用開展得都比較好，而綜合檔案室保存的各類檔案的利用率均較低。利用工作普遍處于你來我查的被動(dòng)狀態(tài)。利用者多局限于醫(yī)院內(nèi)部行政科室，醫(yī)院廣大職工查檔意識(shí)較為薄弱。檔案部門也缺乏主動(dòng)宣傳檔案、提供檔案的措施，缺少深層次、有針對(duì)性、有實(shí)際利用價(jià)值的編研成果。

二、對(duì)醫(yī)院檔案工作改革和發(fā)展的建議

醫(yī)院服務(wù)對(duì)象的特殊性，專業(yè)技術(shù)人員的聚集性，使醫(yī)院擁有大量的科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案及病歷檔案。它們同文書檔案、聲像檔案、財(cái)物檔案、實(shí)物檔案、人事檔案、等共同組成了醫(yī)院檔案體系。醫(yī)院檔案不僅見證醫(yī)院的發(fā)展，也同人們生活息息相關(guān)。重新定位和認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案工作，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案體制改革，才能推動(dòng)醫(yī)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展。

（一）大膽創(chuàng)新，開展檔案工作的大部制改革

加強(qiáng)各門類檔案的有機(jī)聯(lián)系，從系統(tǒng)的角度認(rèn)識(shí)檔案工作，改變以往簡(jiǎn)單將綜合檔案室工作等同于醫(yī)院全部檔案工作，將人事檔案歸為人事工作，病案納入臨床醫(yī)療組成部分的觀點(diǎn)，從統(tǒng)籌發(fā)展、合理整合的角度出發(fā)，對(duì)醫(yī)院檔案工作實(shí)施大部制改革。將綜合檔案室從辦公室剝離，成為獨(dú)立職能部門，對(duì)院辦公會(huì)有直接發(fā)言權(quán)。將人事檔案、病案等都納入綜合檔案室的集中統(tǒng)一管理，同時(shí)接受人事、醫(yī)務(wù)等相關(guān)部門的監(jiān)督管理。這樣既節(jié)約醫(yī)院人、財(cái)、物的投入，又便于規(guī)范統(tǒng)一管理，同時(shí)也可提高檔案工作的地位。

（二）事半功倍，提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)

山東省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》指出，“提高全社會(huì)檔案意識(shí)。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織要將檔案法律法規(guī)宣傳教育納入普法教育整體規(guī)劃，將檔案法律法規(guī)政策和檔案管理理論列入各級(jí)黨校、行政學(xué)院教學(xué)內(nèi)容，大力提高領(lǐng)導(dǎo)干部、公務(wù)員、企事業(yè)單位法人代表的檔案意識(shí)”。要多措并舉提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，一是檔案行政主管部門要協(xié)調(diào)各部門，適時(shí)舉辦各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案知識(shí)培訓(xùn)，擴(kuò)大參訓(xùn)人員范圍。二是檔案學(xué)會(huì)要在促進(jìn)檔案工作的交流和發(fā)展，提高檔案工作影響力方面發(fā)揮積極的推動(dòng)作用。我市更可利用剛成立臨沂市檔案學(xué)會(huì)衛(wèi)生檔案專業(yè)委員會(huì)的有利條件，加強(qiáng)各醫(yī)院間檔案工作的溝通與聯(lián)系，提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與支持。三是醫(yī)院內(nèi)部也要充分利用醫(yī)院中層干部讀書會(huì)、院周會(huì)、職能科室負(fù)責(zé)人會(huì)等機(jī)會(huì)，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)干部積極學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識(shí)。

（三）增配人手，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)考核

要進(jìn)一步充實(shí)檔案專業(yè)干部隊(duì)伍，尤其要補(bǔ)充檔案文秘、信息技術(shù)專業(yè)的檔案人員。要在醫(yī)院每個(gè)部室，特別是辦公、人事、財(cái)務(wù)、科教、基建、設(shè)備等重點(diǎn)部門配備兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)督促檢查本部室日常檔案資料的形成、積累和整理工作，形成完整系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。要采取多種激勵(lì)措施留住檔案專業(yè)人才，保持檔案工作人員的基本穩(wěn)定。要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)考核，努力提高檔案人員的整體素質(zhì)。堅(jiān)持持證上崗制度，無論是從事綜合檔案管理還是病案、人事檔案管理的人員都必須持證上崗，參加檔案行政管理部門組織的年檢培訓(xùn)。也可以通過組織實(shí)地考察、網(wǎng)絡(luò)在線學(xué)習(xí)等多種形式提高醫(yī)院檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，通過組織檔案業(yè)務(wù)技能競(jìng)賽、院內(nèi)工作評(píng)比考核及參加全市檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)考核等方法努力提高醫(yī)院檔案工作整體水平。

（四）加大投入，提升檔案信息化進(jìn)程

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量急增，醫(yī)院必須加大對(duì)檔案工作的投入，不斷滿足檔案庫房、辦公用房及所需各項(xiàng)設(shè)備的需求；要加大對(duì)檔案信息化軟、硬件的投入，盡快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使得檔案信息化與醫(yī)院信息化相匹配，相銜接。可以考慮將各類檔案資源與醫(yī)院信息資源進(jìn)行整合，使醫(yī)院檔案工作納入醫(yī)院整體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)上共享。

（五）轉(zhuǎn)變思想，提高檔案利用效率

檔案的價(jià)值在于為群眾服務(wù)，醫(yī)院檔案工作人員要轉(zhuǎn)變重保管、輕利用的觀念，擴(kuò)大服務(wù)面，面向全院職工、面向廣大患者提供檔案服務(wù)。要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，努力加強(qiáng)對(duì)檔案的深層次開發(fā)利用，積極主動(dòng)為醫(yī)院及職工提供檔案咨詢，為院領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。檔案編研要立足醫(yī)院各部室的特定工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、分析和總結(jié)，有針對(duì)性地提供有實(shí)際利用價(jià)值的檔案資料。如分析科研檔案信息，研究科研發(fā)展趨勢(shì)，編制檔案分析報(bào)告等等。由于醫(yī)院檔案與居民生活息息相關(guān)，也可以通過開辟專家檔案介紹、臨床成果展覽、經(jīng)典病例展示等多途徑的服務(wù)，讓患者了解醫(yī)院、了解專家情況、了解疾病，讓更多的群眾共享檔案成果，解決實(shí)際困難。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院及社會(huì)的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作對(duì)服務(wù)廣大人民群眾有著重要意義。在醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展的今天，醫(yī)院要切實(shí)提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中的地位，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，鼓勵(lì)檔案人員刻苦鉆研，勇于創(chuàng)新，讓檔案更好地為醫(yī)院發(fā)展和群眾健康服務(wù)。

（作者單位：臨沂市婦幼保健院）