我國(guó)智慧檔案館研究述評(píng)

文·史輝

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我國(guó)智慧檔案館研究述評(píng)

文·史輝

本文以中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)（CNKI）為數(shù)據(jù)源，對(duì)智慧檔案館研究方向的文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析總結(jié)現(xiàn)階段該方向研究的主要內(nèi)容及其研究存在的不足，進(jìn)而對(duì)其未來(lái)研究進(jìn)行進(jìn)一步展望。

智慧城市；數(shù)字檔案館；信息技術(shù)；智慧檔案館

上個(gè)世紀(jì)90年代青島市率先實(shí)施數(shù)字檔案館規(guī)劃和建設(shè)，到2003年建成并投入使用，青島市檔案館步入數(shù)字檔案館的實(shí)際應(yīng)用階段。[1]然而隨著近些年“智慧城市”的不斷建設(shè)以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)的逐漸應(yīng)用，青島市檔案館又順應(yīng)時(shí)代發(fā)展在2013年率先提出了“智慧檔案館”的建設(shè)理念并開(kāi)始一定的有益嘗試。青島市“智慧檔案館”這一建設(shè)舉動(dòng)不僅引發(fā)了全國(guó)智慧檔案館建設(shè)的興起，也激發(fā)了我國(guó)檔案學(xué)界對(duì)智慧檔案館的研究和探討。

一、我國(guó)智慧檔案館研究文獻(xiàn)分析

筆者以中國(guó)知網(wǎng)（http://www.cnki.net/）為檢索平臺(tái)選擇高級(jí)檢索方式，以“（題名=智慧）且（題名=檔案館）”為檢索條件對(duì)“期刊”“特色期刊”“博士”“碩士”“國(guó)內(nèi)會(huì)議”“國(guó)際會(huì)議”“報(bào)紙”七個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行跨庫(kù)檢索（檢索日期截止為2015年9月25日），檢得相關(guān)文獻(xiàn)35篇。35篇文獻(xiàn)按類型分布，分別為期刊論文30篇，核心期刊占到66.7%（以2011年北大中文核心期刊為準(zhǔn)），會(huì)議論文集4篇，碩士論文1篇；按發(fā)表時(shí)間分布，分別為2013年5篇、2014年11篇、2015年19篇。

另外，根據(jù)35篇學(xué)術(shù)文章標(biāo)題、摘要和關(guān)鍵詞中出現(xiàn)頻率較高的前五個(gè)詞“智慧城市”（21次）、“數(shù)字檔案館”（12次）、“物聯(lián)網(wǎng)”（9次）、“云計(jì)算”（7次）、“大數(shù)據(jù)”（6次）來(lái)看，我國(guó)學(xué)者對(duì)智慧檔案館的探討大體是建立在“智慧城市”和“數(shù)字檔案館”的發(fā)展背景之下，且強(qiáng)調(diào)“云計(jì)算”“大數(shù)據(jù)”“物聯(lián)網(wǎng)”等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)智慧檔案館建設(shè)的重要性。而根據(jù)35篇學(xué)術(shù)文章的主體內(nèi)容來(lái)看，我國(guó)學(xué)者對(duì)智慧檔案館的研究主要是圍繞其概念、特征、功能等基本問(wèn)題和技術(shù)支撐體系、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系等建設(shè)問(wèn)題兩大問(wèn)題展開(kāi)。

二、智慧檔案館基本問(wèn)題研究

（一）智慧檔案館的概念

目前，我國(guó)檔案學(xué)者對(duì)智慧檔案館概念的內(nèi)涵進(jìn)行了初步探討，但尚未形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。最早對(duì)智慧檔案館概念進(jìn)行界定的是青島市檔案局楊來(lái)青等在《檔案館未來(lái)發(fā)展的新前景：智慧檔案館》一文，主要從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理的角度分析，認(rèn)為“智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式”。[2]之后，北京航空航天大學(xué)檔案館畢娟在《智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設(shè)初探》一文又從檔案資源管理、檔案信息服務(wù)、檔案館職能等多角度分析，認(rèn)為“智慧型檔案館就是以服務(wù)城市建設(shè)、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾為方向，以深化應(yīng)用、優(yōu)化服務(wù)為核心，以資源整合、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享為主線……全面提升信息化應(yīng)用和服務(wù)水平”。[3]畢娟對(duì)此概念的表述雖然不夠精煉，但已較為全面、具體，且包括后來(lái)武漢城市建設(shè)檔案館張凱、遼寧省檔案局許佳清等都沿用這一說(shuō)法。另外，上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系譚雪、楊智勇等還分別借鑒智慧圖書(shū)館、“智慧”概念來(lái)界定智慧檔案館概念。

基于上述學(xué)者對(duì)智慧檔案館概念的表述，筆者認(rèn)為不論是從智慧技術(shù)應(yīng)用的角度分析還是綜合其它因素的多角度分析，或者是借鑒其它相關(guān)學(xué)科的說(shuō)法，智慧檔案館概念與傳統(tǒng)意義上的檔案館或數(shù)字檔案館概念本質(zhì)上并無(wú)差別，仍屬檔案館概念大類，其表述首先不能脫離檔案館的總體定義，其次要符合檔案館的性質(zhì)、職能、業(yè)務(wù)等基本要求，再次要賦予“智慧”的相關(guān)特征。

（二）智慧檔案館的特征

自2009年IBM公司提出“智慧城市”的愿景以來(lái)，“智慧城市”的建設(shè)理念已深入城市發(fā)展的各行各業(yè)，智慧檔案館作為“智慧城市”發(fā)展愿景下的重要信息支撐行業(yè)，其存在也自然秉承智慧城市更為透徹的感知、更為廣泛的互聯(lián)互通、更為深入的智能化特征，[4]如北京航空航天大學(xué)檔案館畢娟在《智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設(shè)初探》一文描述智慧檔案館的特征時(shí)就描述了其溝通感知智慧化、資源管理智能化的相關(guān)特征[5]；上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系楊智勇在《試析智慧檔案館的興起與未來(lái)發(fā)展》一文描述智慧檔案館的特征時(shí)也描述了其“全面透徹的感知、互動(dòng)協(xié)同的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用”的相關(guān)特征。[6]

（三）智慧檔案館的功能

智慧檔案館是構(gòu)建于數(shù)字檔案館之上的一種新的檔案館形態(tài)，其顯著特征就是采用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等智慧技術(shù)來(lái)管理檔案信息資源，因此其功能較數(shù)字檔案館則更體現(xiàn)出一種“智慧化”，如物聯(lián)網(wǎng)（Internet of Things，IOT）無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)（Radio Frequency Identification，RFID）在智慧檔案館中的應(yīng)用使其實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案實(shí)體、人員、設(shè)備的實(shí)時(shí)感知、監(jiān)測(cè)和安全化管理；大數(shù)據(jù)（Big Data）相關(guān)技術(shù)對(duì)智慧檔案館海量異構(gòu)檔案信息的深度挖掘使其實(shí)現(xiàn)了個(gè)性化、多元化服務(wù)以及對(duì)其用戶需求的預(yù)測(cè)分析；云計(jì)算技術(shù)之一的云存儲(chǔ)技術(shù)對(duì)智慧檔案館館藏檔案資源的分布式存儲(chǔ)使其實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源的集中利用等。另外，關(guān)于智慧檔案館功能，青島市檔案局楊來(lái)青等在《智慧檔案館功能及體系結(jié)構(gòu)》一文還按照功能分析的基本原理和方法進(jìn)行過(guò)專門(mén)詳細(xì)的體系劃分。[7]

（四）智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系

隨著我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的不斷深入，“智慧檔案館”又被作為一種新的檔案館建設(shè)理念提出。智慧檔案館與數(shù)字檔案館是否有關(guān)？關(guān)系如何？對(duì)此，大部分學(xué)者認(rèn)為智慧檔案館是繼數(shù)字檔案館之后檔案信息化發(fā)展的高級(jí)形態(tài)，智慧檔案館與數(shù)字檔案館之間是有區(qū)別的繼承關(guān)系（詳見(jiàn)表1），而北京市檔案局陶水龍?jiān)凇吨腔蹤n案館建設(shè)思路研究》一文卻認(rèn)為“智慧檔案館與數(shù)字檔案館相互獨(dú)立、各司其職，智慧檔案館為數(shù)字檔案館提供智慧化和感知化等技術(shù)服務(wù)，數(shù)字檔案館為智慧檔案館提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持”，二者屬于并行發(fā)展、相互配合的關(guān)系。[11]

表1：智慧檔案館和數(shù)字檔案館的區(qū)別和聯(lián)系

說(shuō)明：

（1）本表中大部分內(nèi)容是根據(jù)35篇論文內(nèi)容整理而得，其中有少部分?jǐn)?shù)字檔案館內(nèi)容是參考國(guó)家檔案局2010年6月發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》。

（2）有關(guān)智慧檔案館的特征和功能由于在上文已做詳細(xì)陳述，故此處不作比較。

三、智慧檔案館建設(shè)問(wèn)題研究

根據(jù)吳加琪《智慧城市背景下智慧檔案建設(shè)原則、頂層設(shè)計(jì)及推進(jìn)路徑研究》一文構(gòu)建的智慧檔案館“1+4”框架結(jié)構(gòu)體系建設(shè)模型來(lái)看，智慧檔案館除了要構(gòu)建其核心技術(shù)支撐體系以外，還需要完成組織領(lǐng)導(dǎo)體系、政策法規(guī)體系、資源保障體系、安全保障體系四大保障體系建設(shè)。[12]

（一）智慧檔案館技術(shù)支撐體系

與數(shù)字檔案館建設(shè)追求的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化相比，智慧檔案館建設(shè)首要完成的就是深化物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)在智慧檔案館中的應(yīng)用并使其達(dá)到感知化、智能化、智慧化。那么，如何深化技術(shù)在智慧檔案館中的應(yīng)用？基于技術(shù)智慧檔案館又該如何架構(gòu)？對(duì)此，檔案學(xué)界從技術(shù)層面架構(gòu)了不同層級(jí)的框架結(jié)構(gòu)模型，如清華大學(xué)檔案館薛四新等構(gòu)建的“雙層四系統(tǒng)”基礎(chǔ)框架結(jié)構(gòu)[13]、天津工業(yè)大學(xué)檔案館陳靜等構(gòu)建的“三層”概念模型[14]、北京市檔案局田雷設(shè)計(jì)的“7（層）+2（體系）”技術(shù)框架[15]、上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系楊智勇等架構(gòu)的“四層”結(jié)構(gòu)模型[16]、黃石市高新技術(shù)發(fā)展促進(jìn)中心彭平平設(shè)計(jì)的“三層”結(jié)構(gòu)模型[17]等等。

對(duì)于上述不同層級(jí)的技術(shù)框架結(jié)構(gòu)模型，筆者認(rèn)為其不論是“雙層”“三層”“四層”還是更為復(fù)雜的“七層”，都是“軟件系統(tǒng)+硬件設(shè)施”的雙層配套模式，而其之所以存在層級(jí)上的差別是因?yàn)闄n案信息從被獲取到被利用的整個(gè)過(guò)程技術(shù)在逐漸被細(xì)化。未來(lái)隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，智慧檔案館技術(shù)支撐體系將可能會(huì)變得更為復(fù)雜。

（二）智慧檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一，檔案信息資源的有序組織和共享，檔案管理系統(tǒng)與其它信息系統(tǒng)的有效對(duì)接，關(guān)鍵在于標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)。[18]而且，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定還可以使智慧檔案館建設(shè)少走彎路，節(jié)約成本。現(xiàn)階段，對(duì)于智慧檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，檔案學(xué)界已初步形成較為統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為智慧檔案館首要制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，且業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)包括對(duì)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)及資源的管理標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范智慧檔案館的硬件設(shè)施建設(shè)、軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、信息安全等。

（三）智慧檔案館安全保障體系

智慧檔案館是應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)來(lái)智能管理多元化檔案資源并提供檔案信息服務(wù)的檔案館模式。在云環(huán)境下，存儲(chǔ)在云端的數(shù)據(jù)“萬(wàn)一你的數(shù)據(jù)真的不見(jiàn)了，你沒(méi)有任何物理或本地備份那么你就被云‘勒索’了”。[19]在大數(shù)據(jù)分析中，由于大量數(shù)據(jù)被調(diào)用，也不排除會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密、數(shù)據(jù)丟失的可能。因此，面對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)應(yīng)用產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，智慧檔案館應(yīng)該構(gòu)建相應(yīng)的安全保障體系。對(duì)此，蘇州大學(xué)劉遷在《智慧時(shí)代檔案信息安全的提升路徑——以張家港市檔案館為例》一文就專門(mén)針對(duì)智慧檔案館建設(shè)存在的安全風(fēng)險(xiǎn)從安全技術(shù)層面、安全管理層面構(gòu)建了智慧檔案館的安全保障體系[20]；北京市檔案局田雷在《物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智慧檔案館建設(shè)中的應(yīng)用研究》一文[21]、煙臺(tái)市牟平區(qū)檔案局徐曉屏在《“智慧”檔案館——“云”時(shí)代數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢(shì)展望》一文[22]從技術(shù)層面也零散的提出了一些檔案信息安全策略。

有關(guān)智慧檔案館建設(shè)問(wèn)題的研究除上述內(nèi)容以外還有少數(shù)學(xué)者如畢娟提及了智慧檔案館人才體系的建設(shè)、劉赫男關(guān)注了檔案部門(mén)之間的合作建設(shè)[23]、吳緒成提出了智慧檔案館“五商并舉、三力并具、三員分設(shè)、二職分開(kāi)”的宏觀架構(gòu)[24]等等。

四、評(píng)價(jià)與展望

（一）評(píng)價(jià)

智慧城市的發(fā)展背景之下，檔案學(xué)者針對(duì)智慧檔案館概念、特征、功能等基本問(wèn)題和技術(shù)支撐體系、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系等建設(shè)問(wèn)題從理論層面展開(kāi)的前瞻性探討，雖然為智慧檔案館研究營(yíng)造了良好的學(xué)術(shù)氛圍，為智慧檔案館提升“智慧”能力奠定了一定的理論基礎(chǔ)，但從宏觀層面、中觀層面、微觀層面分析其還存在一定不足：

1.宏觀層面

智慧檔案館建設(shè)還未從國(guó)家層面對(duì)其規(guī)劃、政策、制度、法律規(guī)范等進(jìn)行宏觀設(shè)計(jì)。

2.中觀層面

智慧檔案館作為智慧城市發(fā)展的重要組成部分，其建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)方案、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等還未同智慧城市相關(guān)建設(shè)進(jìn)行有效鏈接。

3.微觀層面

智慧檔案館建設(shè)的實(shí)現(xiàn)機(jī)理、“智慧”評(píng)價(jià)指標(biāo)等問(wèn)題還有待進(jìn)一步展開(kāi)理論探討。對(duì)此，南陽(yáng)師范學(xué)院王素紅在《對(duì)智慧檔案館建設(shè)和研究熱的冷思考》一文還專門(mén)從智慧檔案館的定位、導(dǎo)向、建設(shè)、結(jié)局四個(gè)方面分析了其微觀層面存在的建設(shè)問(wèn)題。[25]

（二）展望

智慧檔案館建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工程，不僅需要在國(guó)家政策、資金的支持依托數(shù)字檔案館建設(shè)，而且還需要在智慧城市的建設(shè)背景之下，立足自身發(fā)展實(shí)際，以智能、高效、優(yōu)化、個(gè)性為發(fā)展目標(biāo)，多加考慮檔案用戶需求，深度挖掘檔案資源智慧含量，重點(diǎn)保障智慧檔案安全、科學(xué)制定智慧評(píng)價(jià)指標(biāo)等。但考慮到現(xiàn)階段我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)在地域上存在的水平性差異，筆者建議我國(guó)智慧檔案館的建設(shè)可采用“優(yōu)先發(fā)展，后續(xù)推進(jìn)”的方針，優(yōu)先鼓勵(lì)數(shù)字檔案館建設(shè)較好的地方發(fā)展智慧檔案館，做好檔案館智慧化建設(shè)的發(fā)展典型，并積極推進(jìn)發(fā)展較差地方的數(shù)字檔案館建設(shè)，做好檔案館智慧化建設(shè)的發(fā)展基礎(chǔ)。

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[1]楊來(lái)青.智慧檔案館是信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物[J].中國(guó)檔案，2014（6）:64.

[2][10]楊來(lái)青，徐明君，鄒杰.檔案館未來(lái)發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國(guó)檔案，2013（3）:68-70.

[3][5]畢娟.智慧城市環(huán)境下智慧檔案型檔案館建設(shè)初探.北京檔案，2013（2）:13-15.

[4]巫細(xì)波，楊再高.智慧城市理念與未來(lái)城市發(fā)展[J].城市發(fā)展研究，2010（11）:56-57.

[6][16]楊智勇，周楓.試析智慧檔案館的興起與未來(lái)發(fā)展[J].檔案學(xué)通訊，2015（4）:45-49.

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[8]楊艷，薛四新，徐華，蘇龍高娃.智慧檔案館技術(shù)系統(tǒng)特征分析[J].檔案學(xué)通訊，2014（4）:67-69.

[9]遲偉凡，李晶偉.論智慧城市環(huán)境下智慧檔案館三大平臺(tái)建設(shè)[C].第十二屆沈陽(yáng)科學(xué)學(xué)術(shù)年會(huì)論文集（經(jīng)管社科）.2015，9.

[11]陶水龍，智慧檔案館建設(shè)思路研究[J].中國(guó)檔案，2014（6）:67.

[12]吳加琪.智慧城市背景下智慧檔案館建設(shè)原則、頂層設(shè)計(jì)及推進(jìn)路徑研究[J].檔案與建設(shè)，2015（1）:30-33.

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[15][21]田雷，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在智慧檔案館中的應(yīng)用研究[J].檔案學(xué)通訊，2015（1）:60-64.

[17]彭平平.基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館初探[J].湖北檔案，2015（7）:20-22.

[18]譚雪.借力“智慧因子”完善智慧檔案館功能[J].湖北檔案，2014（12）:8.

[19]（美）Michael Miller 著，姜進(jìn)磊等譯.云計(jì)算［M］.北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2009.

[20]劉遷.智慧時(shí)代檔案信息安全的提升路徑——以張家港市檔案館為例[J].檔案與建設(shè)，2015（5）:21-24.

[22]徐曉屏.“智慧”檔案館——“云”時(shí)代數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢(shì)展望[J].山東檔案，2013（6）:15-17.

[23]劉赫男.智慧城市背景下公共檔案館建設(shè)[J].湖北檔案，2013（12）:15-18.

[24]吳緒成.淺談大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館建設(shè)[J].湖北檔案，2013（3）:10-12.

[25]王素紅.對(duì)智慧檔案館建設(shè)和研究熱的冷思考[J].檔案學(xué)通訊，2015（4）:39-44.

（作者單位：河北大學(xué)管理學(xué)院）