高校圖書館機構(gòu)設(shè)置調(diào)查與分析

葉允中

（山東大學(xué)圖書館 山東 濟南 250100）

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及讀者需求的不斷變化，圖書館正面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。圖書館的工作方式、思維方式、組織方式及服務(wù)方式也正在發(fā)生轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)信息技術(shù)在圖書館的廣泛應(yīng)用。而機構(gòu)設(shè)置及運行情況是高校圖書館工作的重要方面，為了解我國高校圖書館機構(gòu)設(shè)置有關(guān)情況，對211高校圖書館進(jìn)行調(diào)研。211高校覆蓋全國31個省市自治區(qū)，能夠較為全面地反映出我國高校圖書館部門設(shè)置現(xiàn)狀。因此，調(diào)查以中華人民共和國教育部網(wǎng)站公布的211高校名錄［1］為基礎(chǔ)，通過這些高校圖書館網(wǎng)站展開調(diào)查。211高校共計112所，獲得圖書館部門設(shè)置信息的為103所，比例為91.96%。

1 高校圖書館機構(gòu)設(shè)置模式

被調(diào)查的103所高校圖書館的管理模式大致可以分為4種，即大部模式、分館模式、平行設(shè)部模式和混合型模式。

1.1 大部模式

大部模式即在圖書館“部門”之上再加一管理層級，將那些職能相近、業(yè)務(wù)范圍趨同的部門相對集中，由一個大部門統(tǒng)一管理，便于對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)。

采用這種機構(gòu)設(shè)置的圖書館一般是將總館的采編部門、技術(shù)部門或參考咨詢部門設(shè)為總館直屬部門，管理層級升格為大部，稱呼由“部”改為“中心”，如文獻(xiàn)資源建設(shè)中心、采訪中心等。然后將分館的閱覽、流通或參考咨詢等服務(wù)部門歸并到一起稱之為分館，設(shè)分館館長，并按照分館收藏文獻(xiàn)的特點或所在地名稱區(qū)分，如四川大學(xué)的江安分館等。

1.2 分館模式

分館模式即將采編或技術(shù)等工作集中到總館相應(yīng)的部門，總館各部門不動。分館以下設(shè)為兩個以部門，包括讀者服務(wù)部門和技術(shù)部門，設(shè)分館館長或由副館長負(fù)責(zé)管理。

1.3 平行設(shè)部模式

平行設(shè)部模式即總館、分館統(tǒng)一設(shè)置部門。平行設(shè)部主要分為兩種形式，一種是分館直接設(shè)讀者服務(wù)部，或按學(xué)科稱之、或數(shù)字稱之、或按校區(qū)名稱稱之。如延邊大學(xué)的社科圖書閱覽部、理科圖書閱覽部，華東師范大學(xué)的流通閱覽一部、二部等，陜西師范大學(xué)的雁塔校區(qū)借閱部、長安校區(qū)借閱部等。另一種是部門跨分館的管理，即所設(shè)部門的管理包括分館相同部分的管理，如南昌大學(xué)的流通部包括了3個校區(qū)4個分館的流通工作［4］。

1.4 混合模式

混合模式即采取的是總分館模式，但將行政線與業(yè)務(wù)線分離，總館業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)分館相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門開展工作。

2 高校圖書館部門設(shè)置現(xiàn)狀

管理學(xué)認(rèn)為部門是指組織中管理者按照專業(yè)化分工的要求，為完成規(guī)定的任務(wù)而有權(quán)管轄的一個特殊領(lǐng)域［5］。部門劃分的目的，在于確定組織中各項任務(wù)的分配與責(zé)任的歸屬，以求分工合理、職責(zé)分明，有效地實現(xiàn)組織的目標(biāo)［6］。圖書館部門的劃分與一般組織機構(gòu)設(shè)置既有共性，又有它的特殊性，一般圖書館部門設(shè)置是根據(jù)工作任務(wù)和業(yè)務(wù)工作流程來確定。所調(diào)查館在部門設(shè)置的數(shù)量上相差很大，部門最多的館達(dá)10余個，最少的館只有4個。實際上圖書館部門的數(shù)量多寡并不重要，重要的是圖書館的工作任務(wù)和工作流程。因此，圖書館部門設(shè)置數(shù)量又要依據(jù)圖書館規(guī)模和工作量多少而定。為了便于統(tǒng)計與分析，筆者根據(jù)圖書館部門任務(wù)和它們之間的關(guān)系，把圖書館部門分為四種：條件支持部門、文獻(xiàn)信息支持部門、技術(shù)支持部門和讀者服務(wù)部門，被調(diào)查館所設(shè)置部門均按此類聚。圖書館所有的工作是圍繞著讀者服務(wù)展開的，因此讀者服務(wù)部門是核心，其他三個部門是為讀者服務(wù)提供必備的條件。

2.1 條件支持部門

條件支持部門是為讀者服務(wù)提供必要支撐，涉及行政與業(yè)務(wù)管理協(xié)調(diào)、人力資源管理、財務(wù)管理、文秘檔案管理、公共關(guān)系管理以及后勤保障與安全管理等。從條件支持部門設(shè)置現(xiàn)狀（詳見表1）來看，為服務(wù)部門開展讀者服務(wù)工作提供必要條件，已經(jīng)不僅僅是辦公室了。

表1 條件支持部門設(shè)置現(xiàn)狀

目前條件支持部門的設(shè)置出現(xiàn)了四種變化：

名稱的變化。從表1可以看出有23個館占23.3%，未稱為“辦公室”，顯然在名稱上已經(jīng)有了變化。館長辦公室、行政辦公室、綜合辦公室可以說基本類同于辦公室，綜合部、綜合管理部的名稱則完全有別于辦公室的稱呼，這些名稱其職責(zé)涵蓋范圍更廣了。例如哈爾濱工程大學(xué)設(shè)綜合部主管辦公室、綜合部物業(yè)管理中心。

傳統(tǒng)圖書館辦公室的一些職能分化出來，形成了新的部門，如后勤管理部、綜合保障部、總務(wù)辦公室、物業(yè)管理部、安全保障部等為后勤與安全提供保障；研究發(fā)展部、研究合作部和業(yè)務(wù)辦公室則對圖書館未來發(fā)展、業(yè)務(wù)研究和對外合作提供保障。

傳統(tǒng)圖書館公共關(guān)系管理職能僅限于辦公室的迎來送往，當(dāng)前圖書館已經(jīng)開始重視公共關(guān)系管理與協(xié)調(diào)，并設(shè)立了新的部門，如公共服務(wù)部、讀者服務(wù)部、讀者服務(wù)與文化建設(shè)部等，說明圖書館已經(jīng)有了“自我營銷”的觀念，這些部門的職責(zé)就是負(fù)責(zé)圖書館整體形象和服務(wù)的宣傳推廣，以獲得公眾的信任和支持，并協(xié)調(diào)圖書館與讀者、同行和相關(guān)機構(gòu)的關(guān)系。

很多高校圖書館文獻(xiàn)資源管理采取的是二級管理制，圖書館之下還有院系資料室，現(xiàn)在有的學(xué)校稱為“專業(yè)分館”。院系資料室與圖書館之間的行政關(guān)系是脫節(jié)的，有的圖書館為了更好整合全校資源與服務(wù)，建立了相關(guān)的部門，如專業(yè)館管理部、學(xué)院分館管理辦公室等。

2.2 文獻(xiàn)信息支持部門

文獻(xiàn)信息是讀者服務(wù)的基礎(chǔ)和依托，文獻(xiàn)信息支持部門就是通過文獻(xiàn)信息的收集與整理，以支持讀者服務(wù)工作開展的部門。文獻(xiàn)信息支持部門是圖書館不可或缺的部門，也是較為傳統(tǒng)的部門，在部門設(shè)置上（見表2）變化不大。103個館中采編合一的有84個，占81.55%，采編分離的有19個，占18.45%。中央音樂學(xué)院只設(shè)編目部門，而未設(shè)采訪部門，該館將各類型文獻(xiàn)的收集分散于各相關(guān)部門，如書籍特藏部、期刊部等。隨著高校圖書館的發(fā)展，文獻(xiàn)信息支持部門在名稱上也有所變化，目前盡管傳統(tǒng)的稱呼還占一定的比例，如稱為采訪部、采編部、采訪中心等有49個館，占49.57%。但稱為文獻(xiàn)資源建設(shè)部、資源建設(shè)部和文獻(xiàn)建設(shè)部的有35個館，占33.98%，其他還有一些相類似的稱呼，如文獻(xiàn)資源部、資源建設(shè)中心、信息資源建設(shè)部等。單獨設(shè)置編目部門的有19個館，占18.45%，其中稱為編目部或編目中心有17個館。目前大部分編目部門還是傳統(tǒng)的紙型文獻(xiàn)分類編目，但湖南大學(xué)編目部門改名為“資源加工部”，武漢大學(xué)的資源建設(shè)中心之下的編目部門改為“資源組織部”，為編目部門提供了發(fā)展空間。

表2 文獻(xiàn)信息支持部門的設(shè)置現(xiàn)狀

2.3 技術(shù)支持部門

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館的普遍應(yīng)用，讀者服務(wù)工作已經(jīng)完全離不開現(xiàn)代信息技術(shù)的支持。技術(shù)支持部門要為圖書館的全部工作提供技術(shù)支持，這樣才能保證現(xiàn)代化圖書館服務(wù)的順利進(jìn)行［7］。

近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境下的技術(shù)支持部門是圖書館最為活躍、涉及面最廣的部門，也是名稱變化最多的部門。從技術(shù)支持部門的設(shè)置來看（詳見表3），103個館中只有一所尚未建立專門的技術(shù)部，有10個館是技術(shù)與參考咨詢部合一的，有一個館設(shè)置的是“網(wǎng)絡(luò)運營部”，負(fù)責(zé)全校的網(wǎng)絡(luò)管理。目前各館技術(shù)部的名稱多達(dá)46種，說明各個圖書館對技術(shù)部的職能還沒有形成一致的看法。從其名稱來看，其所承擔(dān)的職能也不盡一致。

表3 技術(shù)支持部門設(shè)置現(xiàn)狀

傳統(tǒng)稱呼數(shù) 量以數(shù)圖為主的稱呼數(shù) 量以網(wǎng)絡(luò)為主的稱呼數(shù) 量以系統(tǒng)為主的稱呼數(shù) 量以自動化為主的稱呼數(shù) 量以信息與技術(shù)為主的稱呼數(shù) 量參考咨詢與技術(shù)合一部門數(shù) 量技術(shù)部 22 數(shù)字化技術(shù)部 1 網(wǎng)絡(luò)中心 1 系統(tǒng)管理部 2 信息技術(shù)部 9 網(wǎng)絡(luò)與信息部1發(fā)展部 1 數(shù)字技術(shù)部 1 網(wǎng)絡(luò)部 1 系統(tǒng)技術(shù)部 5 信息技技術(shù)術(shù)中心 1 信息技術(shù)部3服務(wù)部 3 數(shù)字圖書技術(shù)館建設(shè)部 1 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部 1 系統(tǒng)與技術(shù)部 4 信息網(wǎng)絡(luò)部 1 信息與技術(shù)服務(wù)1支持部 1 數(shù)字資源部 1 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)技術(shù)服務(wù)部 1 系統(tǒng)與數(shù)字化部 2 信息系統(tǒng)部 2 信息咨詢與技術(shù)部1數(shù)字資源與技術(shù)部 1 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)部 1 系統(tǒng)與數(shù)字化建設(shè)部 1 信息咨詢部1網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)建設(shè)部 1 系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)部 1 信息服務(wù)中心1網(wǎng)絡(luò)運營部 1合計 30 合計 7 合計 9 合計 25 合計 6 合計 15 合計 10

2.4 讀者服務(wù)部門

讀者服務(wù)是圖書館工作的核心，也是圖書館賴以生存的根本，讀者服務(wù)部門的設(shè)置也體現(xiàn)了圖書館服務(wù)觀念與理念。讀者服務(wù)從服務(wù)層次上分為文獻(xiàn)服務(wù)、信息與知識服務(wù)，當(dāng)前讀者服務(wù)部門的設(shè)置基本能夠反映這種層次分布。

2.4.1 以文獻(xiàn)服務(wù)為主的部門

文獻(xiàn)服務(wù)是高校圖書館重要的服務(wù)方式之一，涉及文獻(xiàn)種類主要包括圖書、報刊、古籍、特藏文獻(xiàn)、電子文獻(xiàn)及多媒體文獻(xiàn)等。高校圖書館文獻(xiàn)服務(wù)的部門設(shè)置情況詳見表4。

表4 以文獻(xiàn)服務(wù)為主的部門設(shè)置現(xiàn)狀

目前，文獻(xiàn)服務(wù)愈來愈趨于綜合化和特色化。首先，流通閱覽一體化。從調(diào)查情況看，建立流通閱覽合一部門的有78個館，占所調(diào)查圖書館的75.73%。而設(shè)置期刊部門的僅23個館，設(shè)置電子與多媒體部門的有10個館，設(shè)置古籍特藏部門的28個館，設(shè)特藏部門的有16個館。其次，服務(wù)綜合化。從讀者服務(wù)部、讀者服務(wù)中心、學(xué)習(xí)支持中心和業(yè)務(wù)部部門名稱來看，這些部門職能涵蓋面更廣，不僅僅是圖書報刊文獻(xiàn)服務(wù)、紙型文獻(xiàn)服務(wù)，還包括了參考咨詢等信息服務(wù)方面的職能，體現(xiàn)出未來圖書館一體化服務(wù)趨向；第三，特色化服務(wù)。圖書館的古籍部、古籍特藏部、特藏部等部門主要以本館所藏古籍和民國時期文獻(xiàn)服務(wù)為主?，F(xiàn)在很多圖書館設(shè)置了以文獻(xiàn)內(nèi)容或主題特色為主的服務(wù)部門。盡管大多在名稱上同樣稱為“特藏”，實質(zhì)上跟前者已有所不同，從一些未用“特藏”命名的部門名稱可略見一斑，如貨幣博物館、文庫工作部、藏學(xué)文獻(xiàn)中心、海洋文獻(xiàn)與數(shù)字化部、蒙古學(xué)部等。

2.4.2 以信息知識服務(wù)為主的部門設(shè)置

目前，圖書館信息與知識服務(wù)的部門主要是參考咨詢部門及其衍生部門承擔(dān)。圖書館信息與知識服務(wù)是讀者服務(wù)的延伸與深化，也是圖書館提高服務(wù)水平、拓展服務(wù)能力的著眼點，從信息知識服務(wù)部門設(shè)置現(xiàn)狀上看（見表5），在一定程度上體現(xiàn)出各館對這方面工作的重視。

93個館都設(shè)置了參考咨詢部門，占90.29%。各館所設(shè)參考咨詢部門，盡管名稱上有所不同，但基本服務(wù)內(nèi)容卻是相似。只不過有些圖書館把參考咨詢部門一些項目單列出來設(shè)置了一些新的部門，如科技查新部、讀者教育與文檢課部、學(xué)科服務(wù)部門和教學(xué)研究部，但數(shù)量較少。值得我們注意的是隨著圖書館服務(wù)的深化，學(xué)科服務(wù)已成為高校圖書館未來的發(fā)展趨勢，有的館直接將參考咨詢部門改為學(xué)科服務(wù)部、學(xué)科信息服務(wù)部。

表5 以信息知識服務(wù)為主的部門設(shè)置現(xiàn)狀

3 高校圖書館機構(gòu)設(shè)置分析

從調(diào)查情況來看，高校圖書館的機構(gòu)設(shè)置模式在不斷調(diào)整變化，機構(gòu)設(shè)置模式趨于扁平化［8］。如前所述在總分館統(tǒng)管情況下的四種機構(gòu)設(shè)置模式，選擇了平行設(shè)部模式的有68個館，所占比例達(dá)66%。單純地壓縮層級只會帶來溝通協(xié)作不暢通的弊端［9］，重要的是還要加強橫向部門間的溝通與協(xié)作。從調(diào)查情況看，圖書館所進(jìn)行的機構(gòu)重組，忽略了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館部門之間的關(guān)聯(lián)度在逐漸增強，有很多工作與服務(wù)需要多部門協(xié)作才能完成的問題。從管理溝通角度上看，大多數(shù)圖書館缺乏部門橫向溝通與協(xié)作的組織保障。在組織結(jié)構(gòu)方面只有3個館建立了橫向跨部門的委員會或工作小組，迎合了許多研究者提出的構(gòu)建扁平化的矩陣式組織結(jié)構(gòu)的觀點［10］。

隨著圖書館的發(fā)展，部門工作劃分越來越細(xì)，圖書館部門設(shè)置已不再是傳統(tǒng)的“四部一室”、“五部一室”了，形成了一些新的部門。如條件支持部門的辦公室，衍生了負(fù)責(zé)圖書館規(guī)劃、學(xué)術(shù)研究，圖書館發(fā)展方向的研究發(fā)展部。技術(shù)支持部門出現(xiàn)了負(fù)責(zé)對各類型的數(shù)字資源進(jìn)行集成、組織、制作、管理并提供服務(wù)的數(shù)字化部；讀者服務(wù)部門出現(xiàn)了負(fù)責(zé)專題文獻(xiàn)服務(wù)的部，傳統(tǒng)的參考咨詢部衍生了科技查新、讀者教育與文檢課、學(xué)科服務(wù)、教學(xué)與研究等部門。

多校區(qū)圖書館服務(wù)部門的重復(fù)設(shè)置，說明讀者服務(wù)已趨于綜合化，即“一站式”服務(wù)。雖說方便了讀者，但服務(wù)部門之間缺乏有效溝通，極易出現(xiàn)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不一致性問題。混合管理模式中的業(yè)務(wù)線能較好地解決了這一問題，但大多數(shù)圖書館未采取這一模式。讀者服務(wù)部門已經(jīng)有了按讀者需求和專題設(shè)置的部門，如東北師范大學(xué)設(shè)置的學(xué)習(xí)支持中心、課程服務(wù)中心、學(xué)科建設(shè)與學(xué)術(shù)研究支持中心，中國海洋大學(xué)的海洋文獻(xiàn)與數(shù)字化部等等。從圖書館部門設(shè)置現(xiàn)狀來看，圖書館對自身的工作沒有一個明晰的分類，導(dǎo)致機構(gòu)設(shè)置中的機構(gòu)名稱混亂，部門職責(zé)不夠明晰［11］，給讀者服務(wù)與館際交流帶來諸多不便。如技術(shù)支持部門中的技術(shù)部，名稱達(dá)46種之多。設(shè)數(shù)字化部的高校有18所，但名稱卻有7種之多?？v觀技術(shù)部和數(shù)字化部，它們在名稱上也是有重復(fù)。

4 結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館的廣泛應(yīng)用，促使圖書館從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變過程也是圖書館為適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行整合的過程。圖書館整合包括三個方面，文獻(xiàn)信息整合、管理整合和服務(wù)整合。文獻(xiàn)信息整合和管理整合是基于服務(wù)整合的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，機構(gòu)整合是管理整合的重要組成部分，必須有利于讀者服務(wù)工作的開展。機構(gòu)整合是長期的，也是一個不斷調(diào)整的過程，因此圖書館必須要有長遠(yuǎn)的整合戰(zhàn)略規(guī)劃，以保障整合的有序性。

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［3］教育部.普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程（2002）［EB／OL］.（2002－02－21）［2014－03－10］.http：／／www.moe.edu.cn／publicfiles／business／htmlfiles／moe／s3886／201010／xxgk＿110215.html.

［4］館情介紹：圖書館機構(gòu)設(shè)置 ［EB／OL］.（2008－08－02）［2014－03－10］.http：／／lib.ncu.edu.cn／department／lib＿jgsz.htm.

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