高校數(shù)字化檔案安全管理體系研究

摘要：隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷深入，如何提高高校檔案資源的管理效率，增強(qiáng)高校核心競(jìng)爭(zhēng)力已經(jīng)成為了諸所高校發(fā)展中的一項(xiàng)重要任務(wù)。自從計(jì)算機(jī)技術(shù)加入到高校檔案管理之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源也逐漸被數(shù)字化檔案資源所代替，雖然給檔案管理工作帶來(lái)了便利，但是也給數(shù)字化檔案的安全管理提出了更高的要求。本文首先對(duì)高校數(shù)字化檔案的安全威脅進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案安全管理體系的構(gòu)建方法進(jìn)行探討，以此來(lái)為今后高校的檔案管理工作提供一定的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高校 數(shù)字化 檔案管理 安全性

隨著我國(guó)高校對(duì)檔案管理重視程度的不斷提高，加快檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理也成為了相關(guān)部門(mén)的一項(xiàng)重要工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校檔案管理中的廣泛應(yīng)用，相關(guān)的管理制度與流程也發(fā)生了很大的變化，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性和共享性，在這種情況下，如何安全、有效的對(duì)高校檔案進(jìn)行管理便成為各所高校檔案管理工作中的重中之重，管理部門(mén)必須對(duì)其給予高度重視。

一、高校數(shù)字化檔案的安全威脅分析

為了能夠?qū)⒏咝?shù)字化檔案管理的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，確保檔案的安全性，管理人員必須對(duì)當(dāng)前高校數(shù)字化檔案管理過(guò)程中所面臨的安全威脅進(jìn)行全面了解與分析，從而為安全管理體系的科學(xué)構(gòu)建提供一定的參考依據(jù)。就我國(guó)目前高校數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，其所面臨的安全威脅主要有以下幾個(gè)方面。

1.人員威脅

無(wú)論是在傳統(tǒng)的實(shí)物檔案時(shí)代，還是當(dāng)今的數(shù)字化檔案時(shí)代，人員因素都是檔案安全威脅的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在傳統(tǒng)的實(shí)物檔案時(shí)代，人員威脅主要指的是從檔案的形成到保存再到查閱的過(guò)程中，由于人為因素而對(duì)檔案造成的安全損壞，比如說(shuō)搜集時(shí)的遺失、保管時(shí)的破壞以及借閱時(shí)的故意損壞等。而在數(shù)字化檔案時(shí)代，除了以上威脅之外，還要其他方面的人員威脅，其中最嚴(yán)重的就是黑客對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的攻擊和破壞。目前，高校對(duì)于檔案的管理都是依靠校園網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行的，而校園網(wǎng)絡(luò)本身是一個(gè)開(kāi)放性網(wǎng)絡(luò)，任何人員都可以訪(fǎng)問(wèn)，這必然會(huì)讓一些不法分子有機(jī)可乘，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)竊取檔案信息，從而給檔案信息的安全性帶來(lái)?yè)p害。此外，由于檔案信息存在可復(fù)制性且容易傳播，因此，很多檔案管理人員都會(huì)有意無(wú)意的將重要的檔案信息泄露出去，這也會(huì)給檔案資源的安全造成影響。

2.設(shè)備威脅

在以往的檔案管理中，幾乎所有的管理工作都是依靠人工來(lái)完成的，涉及的設(shè)備并不多，因此面臨的設(shè)備威脅也并不大。但在數(shù)字化管理模式下，無(wú)論是檔案的搜集還是保存，都離不開(kāi)硬件設(shè)備，一旦缺少了這些硬件設(shè)備的支撐，那么檔案管理工作則無(wú)法進(jìn)行。而所謂的設(shè)備威脅，則主要指的是由于硬件設(shè)備無(wú)法正常運(yùn)行而對(duì)檔案資源所造成的損壞。目前，數(shù)字化檔案管理面臨的設(shè)備威脅主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備的故障而導(dǎo)致的檔案資源的損壞。在設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中，能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生影響的因素有很多，比如說(shuō)溫度、濕度以及電磁波的影響等，一旦設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)故障，那么勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案資源的搜集和保存造成損壞。

3.技術(shù)威脅

技術(shù)威脅也是數(shù)字化檔案管理中的一項(xiàng)主要安全威脅，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的先進(jìn)技術(shù)被應(yīng)用到高校檔案管理工作中，且直接關(guān)系著管理工作的整體質(zhì)量。所謂的技術(shù)威脅，主要指的是由于技術(shù)本身存在不完整性或技術(shù)漏洞而導(dǎo)致的檔案信息損壞。技術(shù)威脅的種類(lèi)有很多，其中最常見(jiàn)有以下兩種：一種是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)威脅，上文提到，高校檔案的搜集和加工整理，都是依靠校園網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，由于校園網(wǎng)絡(luò)存在開(kāi)放性和共享性，因此不可避免會(huì)在某種程度上受到黑客的威脅，從而給檔案資源的安全性帶來(lái)影響。另一種是計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)威脅，檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)處理軟件等技術(shù)作為支撐的，這些軟件是否具有完整性和可靠性直接關(guān)系著檔案資源的安全。因此，對(duì)當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理過(guò)程中所面臨的技術(shù)威脅進(jìn)行全面、系統(tǒng)的分析也是非常重要的。

二、高校數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建方法

面對(duì)諸多安全威脅，高校如果想要從根本上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的安全管理，就必須根據(jù)當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況，構(gòu)建科學(xué)完善的管理體系，具體可以從以下幾個(gè)方面入手。

1.對(duì)管理制度進(jìn)行不斷完善

制定科學(xué)、合理的管理制度并對(duì)其進(jìn)行不斷完善是確保數(shù)字化檔案規(guī)范化、數(shù)字化管理的重要依據(jù)。高校首要任務(wù)就是對(duì)進(jìn)入檔案館的所有檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保資源的真實(shí)性和有效性。只有這樣，才能夠使得管理制度的制定有用武之地，并將其作用充分發(fā)揮出來(lái)。就目前我國(guó)高校發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)看，對(duì)檔案管理制度的制定，應(yīng)該從四個(gè)方面著手：第一，是加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，應(yīng)該包括對(duì)工作人員身份的審查以及工作效果的評(píng)定和獎(jiǎng)懲等；第二，是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理制度，該項(xiàng)制度不僅要包含管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的工作規(guī)范，而且還要對(duì)數(shù)據(jù)的安全等級(jí)和安全措施等進(jìn)行進(jìn)一步明確；第三，是對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)的管理制度，該項(xiàng)制度主要包括對(duì)檔案的環(huán)境安全進(jìn)行規(guī)定，比如說(shuō)自然災(zāi)害防護(hù)、設(shè)備防護(hù)、技術(shù)防護(hù)等；第四，則是檔案管理系統(tǒng)的安全管理制度，該制度是確保檔案管理系統(tǒng)的正常安全的運(yùn)行，涉及應(yīng)用系統(tǒng)的操作權(quán)限、操作規(guī)范、操作監(jiān)督和備份升級(jí)等。只有將以上幾個(gè)方面的相關(guān)制度進(jìn)行科學(xué)制定，并對(duì)其不斷完善，才能夠更好地將管理制度的作用充分發(fā)揮出來(lái)，從而更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的安全管理。

2.不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)

除了制定科學(xué)完善的管理制度之外，對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的提升也不容忽視。首先，應(yīng)該對(duì)目前現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，使其對(duì)檔案管理的內(nèi)容以及數(shù)字化管理手段進(jìn)行充分的了解和掌握。由于數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)貫徹在檔案管理的整個(gè)流程，因此，檔案人員在投入自身工作崗位之間，必須對(duì)相關(guān)的信息化技術(shù)和安全管理技術(shù)進(jìn)行全面了解和掌握，并在此基礎(chǔ)上熟知現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，只有這樣，才能夠使工作的開(kāi)展?jié)M足檔案管理的根本需求。其次，要逐步建立健全的評(píng)價(jià)考核機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案人員對(duì)工作的積極性和主動(dòng)性，不斷提高檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著高校對(duì)數(shù)字化檔案安全管理重視程度的不斷提高，如何建立科學(xué)、完善的檔案安全管理體系也成為了高校檔案管理部門(mén)所面臨的一項(xiàng)重大課題。從本文的分析我們能夠看出，在數(shù)字化檔案安全管理過(guò)程中，能夠?qū)n案資源的安全產(chǎn)生影響的因素有很多，只有將以上因素進(jìn)行充分考慮，才能夠構(gòu)建完善的管理體系，從而更好的促進(jìn)高校數(shù)字化檔案的安全管理。

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