綜合檔案管理與醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展

摘要：醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院管理的重要組成部分，對醫(yī)院管理、醫(yī)療、護理、教學、科研等工作具有深遠影響。醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展離不開綜合檔案的支持，綜合檔案資源的開發(fā)利用日益重要；綜合檔案管理存在重視度不足、體系不完善、人才缺乏、人員素質(zhì)不高、管理手段落伍等諸多問題，本文就綜合檔案管理如何發(fā)揮自身作用，以促進和保障醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展提出系列問題和對策，對醫(yī)院綜合檔案管理具有良好的借鑒作用。

關鍵詞：綜合檔案管理；醫(yī)院；持續(xù)性發(fā)展

醫(yī)院職能部門和臨床醫(yī)技科室在職能和醫(yī)療護理活動中所形成、積累、歸檔保存并有利用價值的各類檔案統(tǒng)稱為醫(yī)院綜合檔案，包括有人事檔案、文秘檔案、財務檔案、教學科研檔案、病歷檔案、設備檔案、基建檔案、圖書館檔案等，具有廣泛性的特點，涉及醫(yī)院的每個部門，融入醫(yī)院的全方位信息。伴隨著科學技術的發(fā)展和人民群眾的醫(yī)療衛(wèi)生需要的增長，如何做好綜合檔案管理和開發(fā)利用工作，保障和促進醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展，已經(jīng)成為我們檔案工作者的一個挑戰(zhàn)，本文就此問題展開討論。

1綜合檔案對醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展的重要性

1.1檔案屬于醫(yī)院整體的一部分 醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院管理者與醫(yī)務人員辛勤勞動的見證、智慧的結晶，記錄著醫(yī)院成長經(jīng)歷和演變過程，是醫(yī)院精神文明與文化建設的重要內(nèi)容。

1.2檔案是醫(yī)務人員在醫(yī)療護理活動實時記錄 醫(yī)療檔案是醫(yī)療護理活動的實時記錄，能為后人總結經(jīng)驗提供直接依據(jù)，為推動醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的先決條件。醫(yī)療活動是一門經(jīng)驗學科，醫(yī)務人員需要不斷總結經(jīng)驗，就離不開檔案資源的幫助，以避免耗費多余的人力、物力、財力。

1.3檔案利于醫(yī)學科研成果的總結、開發(fā)、推廣和應用 在生命醫(yī)學研究中，按照事物的客觀規(guī)律，要想扎實進行科學研究，獲取更多的成果，總結前人的經(jīng)驗，就必須掌握大量充分可靠的資料，這就要檔案材料的支持。同時，通過客觀的醫(yī)學科研檔案資料的交流，才能達到說服的目的，以便更好的推廣應用和服務。

1.4檔案是醫(yī)患雙方權益的保障 病歷檔案是醫(yī)務人員在醫(yī)療護理活動中的記錄，是維護醫(yī)患雙方權益的依據(jù)，檔案對于處理醫(yī)療糾紛、保證醫(yī)院穩(wěn)定的工作秩序、促進醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展等具有不可替代的作用。

1.5檔案管理對推進醫(yī)院工作的益處 伴隨辦公自動化、電子病歷的廣泛應用，檔案工作的信息化建設已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的重點與必然趨勢。檔案的信息化管理，能有效的推進醫(yī)院的規(guī)范化管理，能滿足醫(yī)療衛(wèi)生方面更多的需求，詳實、豐富、便利的檔案服務能為醫(yī)務人員提高臨床診療水平，促進教學、科研能力具有現(xiàn)實的意義。建設完善良好的檔案管理體系能為醫(yī)療業(yè)務帶來優(yōu)質(zhì)高效的服務。便利綜合檔案利用能為醫(yī)院現(xiàn)代化建設和管理的決策提供原始依據(jù)，對促進醫(yī)療技術和服務質(zhì)量的不斷提升，增強醫(yī)院的競爭力，具有現(xiàn)實意義。

2目前醫(yī)院綜合檔案管理中的不足

2.1醫(yī)院檔案管理制度不完善，水平不高，效率低下。

2.1.1部分醫(yī)院檔案管理制度體系不健全 從整體上看，多數(shù)醫(yī)院對檔案工作的重視程度還是偏低的，綜合檔案管理呈現(xiàn)的是多頭管理的局面，部門間沒有明確的制度規(guī)定，各個部門管理職責不明確，再加上部門間管理方式的差異性，造成醫(yī)院檔案管理的混亂局面，管理的標準化難以實現(xiàn)。同時隨著新的先進設備和管理手段不斷更新，相關的檔案管理制度并沒有得到及時補充修訂，致使有些很有價值的科研科技成果，未能及時整理歸檔，有些雖進行整理歸檔，但由于執(zhí)行的是舊的檔案管理制度，存在著檔案資料內(nèi)容重點不突出，缺項漏項，圖表資料和文字資料不符等現(xiàn)象。還有就是檔案收集歸檔過程相對緩慢，根本不能發(fā)揮科技手段在管理中的作用，沒有適應醫(yī)院發(fā)展的需要。

2.1.2檔案管理水平不高 由于檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)問題，匯編資料時缺乏外部信息，專題匯編資料多來自院內(nèi)信息，跟不上形勢發(fā)展要求，工作人員缺乏主動積累、主動服務和超前服務的意識，多是需要時才著手編，甚至才開始補，從而使檔案編研和材料的搜集滯后，未能及時地反應出檔案信息情況，不便于檔案資源的利用。

2.1.3檔案管理手段落伍，效率低下 傳統(tǒng)的手工管理制度存在著檢索困難，查準率低、費力耗時等諸多不足，但很多醫(yī)院檔案管理仍保留在傳統(tǒng)的模式上，缺乏完整的檢索工具，檔案檢索和內(nèi)容查找都很困難，資源的利用效率低下，造成通過檔案資料的查閱和分析獲得信息資源的作用不能充分發(fā)揮。

2.2醫(yī)院檔案管理不規(guī)范。

2.2.1檔案管理格局混亂，管理機構職責不明確 醫(yī)院檔案管理多由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、財務檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而人事檔案有人事部門管理，科研檔案由科教科管--醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，膠片檔案、病理切片檔案、各種影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，較為混亂，導致部門間職責不明確。

2.2.2醫(yī)院檔案常常不能及時完好歸檔 在檔案材料搜集過程中，由于檔案觀念較淡薄，制度約束不夠，各部門、各人經(jīng)常將一些重要的檔案資料隨意存放，造成檔案資料零星不全，歸檔不系統(tǒng)、不完整，歸檔資料連續(xù)性差等現(xiàn)象。

2.2.3人才人事檔案的監(jiān)管缺失 由于醫(yī)療技術人才的激烈競爭，醫(yī)療單位在招聘人才時，多來自人才交流中心，該部分人員都是通過人事代理的途徑來管理人事檔案。一旦涉及調(diào)入調(diào)出等人才流動問題，在檔案交接和轉(zhuǎn)遞過程中，由于缺少第三方審查監(jiān)管，出現(xiàn)檔案材料的丟失或損壞的現(xiàn)象極為普遍。

2.2.4醫(yī)院對科技科研檔案管理不到位 醫(yī)院的科研或重點學科建設過程中會產(chǎn)生許多寶貴的資料，從項目計劃到項目報告，包括其中的論文發(fā)表、實驗數(shù)據(jù)、社會效益和經(jīng)濟效益信息統(tǒng)計、人才梯隊培養(yǎng)和建設等，沒有跟蹤性紀實性的材料積累，造成隨后材料的無法收集，并且隨著醫(yī)院人才的流動，這些成果往往會被帶走，大量的資源都被浪費掉，因此難以推動醫(yī)院的醫(yī)療技術創(chuàng)新和研究工作。

2.3檔案管理方式整體協(xié)調(diào)性差 由于管理體制和運行機制的影響，形成醫(yī)院各檔案管理部門間相互分割、各自為政的封閉狀態(tài)，各部門間管理協(xié)調(diào)性差。還有各自使用不同的檔案管理軟件，管理方式及數(shù)據(jù)庫的結構設計也不同，難以在醫(yī)院檔案系統(tǒng)內(nèi)自由、方便地交換檔案數(shù)據(jù)。在信息化、現(xiàn)代化建設上，有的醫(yī)院還在低水平狀態(tài)下重復徘徊，造成人財物浪費；即使許多醫(yī)院已經(jīng)意識到資源共享的重要性，但未健全部門協(xié)調(diào)合作機制，也不利于綜合檔案資料的共享。

2.4醫(yī)院檔案管理人員觀念陳舊及業(yè)務素質(zhì)滯后。

2.4.1檔案管理人員觀念陳舊 醫(yī)院檔案管理人員的\"重藏輕用\"\"為保管而保管\"的傳統(tǒng)觀念仍然存在，長期形成的封閉、被動、單一等傳統(tǒng)觀念，嚴重拖延檔案資源開發(fā)利用工作的進行。

2.4.2檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高 檔案管理部門一般屬于二級科室，人員本來就偏少，特別是檔案專業(yè)人員更是缺乏，檔案管理人員多由非專業(yè)的相關技術人員擔任，大多由其他的科室分流來的。雖然經(jīng)過培訓后，他們懂得基本的查找、歸檔的工作，但其相關的專業(yè)知識掌握還是很少，很難對檔案進行標準化的管理，更不用提對檔案管理工作進行突破和創(chuàng)新了。在業(yè)務上尤其缺乏在醫(yī)學和檔案學兩方面都能精通的人才，形成對信息技術的應用能力水平低下，工作積極性不高，缺乏主動性與創(chuàng)新性的局面，根本不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)療行業(yè)對檔案管理的需求，使得醫(yī)院的檔案管理無法適應社會的發(fā)展需求。

2.4.3檔案管理人員培訓學習不夠 由于對檔案管理工作的重視不足，醫(yī)院側重于醫(yī)療專業(yè)技術人員的素質(zhì)培養(yǎng)，對檔案管理人員重視不夠，沒有對該部分人員進行系統(tǒng)、全面的培訓，使得檔案管理工作人員在知識更新方面更顯得落后很多，素質(zhì)不高。

2.5對檔案管理工作的意義認識不足 醫(yī)院很多人都認為檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，導致員工對檔案工作的關注度不足，醫(yī)院對檔案重要性的宣傳力度也不足，沒有認識檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的，沒有認識到充分開發(fā)現(xiàn)檔案資料能為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展充實的依據(jù)，造成很多人檔案意識較淡薄，隨意處置醫(yī)院檔案，導致檔案材料的丟失和損壞。

2.6醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平低，信息化程度不高，缺乏專業(yè)的管理軟件。

2.6.1檔案管理的現(xiàn)代化水平低 很多醫(yī)院檔案管理信息化設備和軟件系統(tǒng)使用率低，信息存儲量小，沒有達到充分開發(fā)利用的目的。目前科技的發(fā)展，信息化管理已經(jīng)是今后檔案管理最重要、最基本的手段之一，比如很多醫(yī)院都開始嘗試著使用電子病歷檔案、局域網(wǎng)管理與辦公自動化、實驗室信息系統(tǒng)、影像學信息系統(tǒng)、醫(yī)院信息系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等已經(jīng)廣泛應用，計算機系統(tǒng)在醫(yī)院管理中起著越來起越重要的作用，如果醫(yī)院不加快檔案管理的信息化建設，那醫(yī)院的檔案工作將明顯滯后于時代發(fā)展的步伐。

2.6.2檔案管理軟件利用效率差 目前各行業(yè)管理軟件發(fā)展得相當完善，但在軟件設計與開發(fā)過程中，檔案管理者參與較少，很多檔案管理軟件設計者不能將檔案管理的專業(yè)要求很好地實現(xiàn)，因此不能使管理軟件體現(xiàn)出快捷、方便、高效的特點，造成軟件使用中經(jīng)常出現(xiàn)信息輸入困難、歸類不嚴謹、搜索結果錯誤等問題。市場上缺少良好的管理軟件，也嚴重影響醫(yī)院檔案資源的利用效率。

3綜合檔案管理如何促進醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展

3.1以科技科研檔案促進醫(yī)院科研發(fā)展 醫(yī)院發(fā)展離不開科技技術的支撐，醫(yī)學屬一門實踐性科學，有許多疑難問題尚未得到解決，這使得醫(yī)務人員要不斷總結前人經(jīng)驗教訓，在實踐中反復總結、探索，才摸索出行之效的醫(yī)療技術解決難題。這些都離不開科技科研檔案信息的收集管理。我們要將科研管理與科研檔案管理有機的結合起來，挖掘科技科研檔案中蘊藏的科技信息，充分利用好科技科研檔案，使之成為科研立項、實施以及科研成果推廣應用的重要依據(jù)。\"科技興院、科教興院\"已成為廣大醫(yī)務工作者的共識，充分利用科技科研檔案，開發(fā)、推廣和應用科研成果，加快醫(yī)院科研能力的提高，能為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展提供強勁動力。

3.2以病歷檔案促進醫(yī)療質(zhì)量 醫(yī)院綜合檔案最主要的就是病歷檔案，他是評價和衡量醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和技術水平的重要依據(jù)。病歷檔案信息的利用率高、時間性、實用率強，專業(yè)技術性強，其必須在短時間內(nèi)做好收集、整理、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號、貯存和檔案的檢索、利用等工作，病歷檔案中包含了醫(yī)患雙方大量的醫(yī)療信息，對之進行系統(tǒng)全面的收集分析，能準確及時的反映出醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和技術水平的變化，以及醫(yī)療業(yè)務發(fā)展狀況，為醫(yī)院決策層提供最有價值的原始信息。病歷檔案的查閱利用包括醫(yī)院感染、新農(nóng)合、醫(yī)療保險、公費醫(yī)療、公檢法、計劃生育、醫(yī)療事故糾紛案件、傷殘事故、民事案件、疑難病例、轉(zhuǎn)院會診病歷復印件等。做好病歷檔案管理，能直接體現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務管理水平，影響醫(yī)院業(yè)務建設的決策，便于科室總結提高醫(yī)療技術水平和醫(yī)療質(zhì)量控制，為醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展提供的有力保障。

3.3以設備檔案促進技術質(zhì)量 醫(yī)療設備的配置情況能真實反映出醫(yī)院的業(yè)務水平，醫(yī)療設備檔案管理直接聯(lián)系日常的醫(yī)療護理工作，完善的醫(yī)療設備檔案能為醫(yī)院全面、準確地了解設備購置、使用情況提供了可靠的依據(jù)和查考憑證，也是設備的正常運轉(zhuǎn)的保障。設備檔案在大型儀器的引進和維護必不可少。充分利用好設備檔案考查、大中型儀器設備的論證，對了解設備使用頻率、使用壽命，做好預測服務，為及時購置、更替設備提供及時、準確的信息，避免資源浪費，是加強醫(yī)院宏觀調(diào)控、保障醫(yī)療技術質(zhì)量的重要途徑。因而，設備檔案也是保證醫(yī)療技術水平和質(zhì)量，影響醫(yī)院全面發(fā)展的關鍵之一。

3.4以人事檔案促進人才選拔 醫(yī)院的發(fā)展，最關鍵是人才，其是推動醫(yī)院不斷的向前發(fā)展的動力。隨著人事制度改革力度的不斷加大，全面真實的干部人事檔案倍受重視，干部人事檔案真實記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，是組織人事工作不可缺少的重要依據(jù)，是評價人才必不可少資源。此外，各類醫(yī)療技術人員的合理配置，資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結構的調(diào)配等方面，都離不開對人事檔案利用。加快人事檔案管理的現(xiàn)代化建設，我們就可利用信息化技術，通過科學的檢索，提供借閱全面、系統(tǒng)、準確的人事檔案信息，保證醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用上充分實現(xiàn)合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫(yī)院持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

3.5以醫(yī)德醫(yī)風檔案促進行風建設 行風建設是醫(yī)院建設中必不可少，醫(yī)院醫(yī)德醫(yī)風檔案囊括醫(yī)院實行目標管理責任制中形成的各類規(guī)章制度及崗位職責，包括患者對醫(yī)生醫(yī)療技術和服務質(zhì)量的評定、醫(yī)院員工的年度考核、患者及其家屬的表揚與投訴等，醫(yī)德醫(yī)風檔案是綜合檔案管理的重要組成部分。良好完善的醫(yī)德醫(yī)風檔案建設，將每位職工的醫(yī)德醫(yī)風、服務態(tài)度、廉政建設情況等作為專題考證，為醫(yī)院將根據(jù)醫(yī)德醫(yī)風檔案評選出專家名醫(yī)、優(yōu)秀學科帶頭人、優(yōu)秀管理人才、專業(yè)技術骨干、優(yōu)秀護理人才、服務明星、先進工作者等提供便利，為宣傳醫(yī)院文化，保證醫(yī)院聲譽，促進醫(yī)院的全面發(fā)展有積極作用。

4如何推進綜合檔案管理工作，為醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展助力

要做好綜合檔案管理，為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展提供有力保障，我認為要做到以下幾點：

4.1加強領導，規(guī)范管理 綜合檔案管理實現(xiàn)科學化、規(guī)范化，領導重視是前提，醫(yī)院領導必須率先增強檔案意識，切實把檔案管理納入重要議事日程，使之與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同時，醫(yī)院要建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理規(guī)章制度，檔案管理部門要樹立主動服務意識，了解一線醫(yī)護人員的需要，提供及時、可靠的服務；要充分利用掌握信息資源的條件，密切關注醫(yī)院建設各方面工作，為醫(yī)院管理提供資政決策服務；要不斷完善檔案服務的新手段、新措施，確保將相關檔案收集好、保管好、利用好。

4.2加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)。

4.2.1檔案管理人員除加強專業(yè)知識學習外，要注意側重計算機知識的學習，重視網(wǎng)絡知識教育。檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)在很大程度上決定著檔案管理的水平。大家要樹立終生教育的觀念，廣泛開展多種形式的教育培訓。同時，還要注重加強檔案管理者之間、相關專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務交流。通過交流，使之了解別人的先進經(jīng)驗，及時查找自身不足，吸取好的經(jīng)驗應用于實際工作中。

4.2.2強化服務意識，樹立\"工作就是服務\"的觀念。以\"增強服務意識\"和\"主動服務\"作為檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿，不要僅局限于檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。

4.2.3因循守舊、墨守成規(guī)的工作方法已不適應時代發(fā)展要求，檔案管理呈現(xiàn)多樣化的趨勢，檔案管理者就要勇于探索、創(chuàng)新，善于發(fā)現(xiàn)問題，在思路上不斷創(chuàng)新，在工作方法上創(chuàng)新，不斷提高工作效率和質(zhì)量。

4.3加強檔案基礎工作 提高檔案質(zhì)量主要是抓好收集、整理、立卷、歸檔、編目、保管等基礎工作。檔案的收集是檔案管理最基礎的工作。檔案收集不到，就談不上立卷歸檔等其它各個環(huán)節(jié)。在檔案質(zhì)量問題上，檔案管理部門和人員要認真履行職責，嚴格把關，對不合格檔案要拒收，對不按期歸檔的單位和個人要督促其按期歸檔。檔案質(zhì)量問題還可列入人員績效考核中，以保障提高檔案質(zhì)量，做到及時收集、準確整理、完整歸檔、安全保存。

4.4實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

4.4.1要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施。

4.4.2要加強檔案管理工作的信息化，改進管理手段，實現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院檔案按照行政管理、黨群管理、基本建設等進行分門別類，然后輸入到計算機里，通過對計算機具有檢索的功能，進行快速的檢索，使得醫(yī)院的檔案管理工作既方便又高效，如此，不僅可以節(jié)約人力、財力以及物力，更可以避免人工操作帶來的失誤，使得醫(yī)院的檔案管理能夠得到準確、快速的體現(xiàn)，獲得良好的效果。

4.4.3要配備檔案掃描系統(tǒng)，改變單一的人工錄入做法，提高檔案管理的質(zhì)量和工作效率，注重對現(xiàn)代化信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面經(jīng)驗，使醫(yī)院綜合檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

綜上，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的重要性日益顯凸現(xiàn)。醫(yī)院決策者、醫(yī)護人員要充分地認識并積極參與醫(yī)院綜合檔案管理，建立醫(yī)院檔案一體化管理模式，多途徑多渠道地開發(fā)利用檔案資源，提高醫(yī)院檔案管理水平，充分開發(fā)利用檔案資源，為促進醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展發(fā)揮積極作用。

編輯/申磊