科室資料歸類管理是建設(shè)規(guī)范化科室的基礎(chǔ)

摘要：本文旨在建立一個(gè)既能節(jié)省時(shí)間和空間，又提高科室規(guī)范化運(yùn)行水平的信息與實(shí)物相結(jié)合的科室資料管理方法，介紹借助計(jì)算機(jī)與實(shí)物資料相結(jié)合的科室資料管理新模式；該模式強(qiáng)化了科室資料的整理、分析及信息化管理，使科室運(yùn)作更為規(guī)范化、制度化，對(duì)醫(yī)療工作質(zhì)量的提高起到了十分主要的作用。

關(guān)鍵詞：功能科室；資料管理；規(guī)范化

作為科室日常行政工作的一個(gè)重要內(nèi)容，資料管理也是積累科室無形資產(chǎn)的基礎(chǔ)性工作。如何讓資料管理上升為知識(shí)資源管理，并使一個(gè)科室的人才和設(shè)備都發(fā)揮最佳效能，使人盡其才，物盡其用，使得整個(gè)科室處于良性運(yùn)行狀態(tài)[1]。既往科室各種資料管理混亂，甚至記錄不完整。通過此次評(píng)三甲、創(chuàng)百優(yōu)，我們心功能室按照評(píng)審要求，注重了科室資料的管理、分析，使科室運(yùn)作更為規(guī)范化、制度化，對(duì)醫(yī)療工作質(zhì)量的提高起到了關(guān)鍵作用?，F(xiàn)總結(jié)如下：

1心功能室各項(xiàng)資料儲(chǔ)存方法及相關(guān)工作要求

1.1加強(qiáng)資料管理意識(shí)培養(yǎng) ①樹立全員意識(shí)。加強(qiáng)宣傳，讓每一位科室職工認(rèn)識(shí)到資料管理工作的重要性，取得科室每一位職工的理解與支持。②提高管理意識(shí)?？剖屹Y料秘書是科室資料管理工作的中堅(jiān)力量，強(qiáng)化資料秘書的管理意識(shí)很是關(guān)鍵。資料秘書除做好職能工作外，要加強(qiáng)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，接受相關(guān)職能科室的監(jiān)督與建議。③加強(qiáng)利用意識(shí)?？剖屹Y料管理建設(shè)的最終目的是利用，即為醫(yī)院管理提供更加高效、合理的管理手段。資料管理秘書一定要熟悉自己職能范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作，能夠提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)[2]。

1.2資料管理的總體要求 專人負(fù)責(zé)，對(duì)所有科室資料常整頓，做到雙重標(biāo)識(shí)，嚴(yán)格定位。同類的文件要求整理成冊(cè)，分別固定于文件夾，相同或相似主題的文件夾又歸檔于同一個(gè)文件架并進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)記，將位置輸入計(jì)算機(jī)中，便于查詢。進(jìn)行雙重標(biāo)記，按照\(chéng)"創(chuàng)三甲及百優(yōu)\"對(duì)資料的要求，設(shè)有組織領(lǐng)導(dǎo)、創(chuàng)優(yōu)方案、規(guī)章制度、績(jī)效考核等資料；豎標(biāo)則表明對(duì)應(yīng)文件夾內(nèi)資料的主要內(nèi)容，如會(huì)議記錄、規(guī)章制度、工作方案等，使文件定位起到了雙重保障的作用。當(dāng)資料數(shù)量或位置變動(dòng)時(shí)，用計(jì)算機(jī)對(duì)所輸入的資料進(jìn)行檢查、修改、刪除、重排等，使資料規(guī)范無誤。

1.3各種規(guī)章制度 為方便學(xué)習(xí)，要求將每個(gè)制度建一張卡片，整理成冊(cè)，科室進(jìn)行定期按計(jì)劃學(xué)習(xí)，做到每個(gè)工作人員對(duì)規(guī)章制度了熟于心。

1.4各種儀器操作規(guī)程、保養(yǎng)制度 按本科室工作人員掌握情況，定期進(jìn)行演練，按標(biāo)準(zhǔn)帶教科室新進(jìn)人員及實(shí)習(xí)生、進(jìn)修生，要求人人均能按正規(guī)程序進(jìn)行操作、保養(yǎng)。

1.5人員的規(guī)范化培育計(jì)劃，考核措施 記錄每位工作人員入職時(shí)間及個(gè)人基本信息，分析人才發(fā)展趨勢(shì)，有助于科室人才培育計(jì)劃的制定。定期進(jìn)行考試，內(nèi)容包括基礎(chǔ)理論及技術(shù)操作。

1.6心功能室應(yīng)急預(yù)案 定期進(jìn)行對(duì)各種應(yīng)急預(yù)案的學(xué)習(xí)和考核，使人人掌握應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。確保醫(yī)院安全，將突發(fā)事件產(chǎn)生的損害控制在最低水平。

1.7各種管理檔案 工作計(jì)劃及總結(jié)包括年計(jì)劃、月重點(diǎn)、周安排，每月重點(diǎn)講評(píng)、分析，并討論執(zhí)行情況，每年進(jìn)行年終總結(jié)及來年工作計(jì)劃；教學(xué)實(shí)習(xí)記錄 記錄帶教計(jì)劃、進(jìn)修學(xué)習(xí)安排、教學(xué)成效評(píng)估及學(xué)生反饋信息的收集；科室管理學(xué)習(xí)記錄 記錄主持人、與會(huì)人員、學(xué)習(xí)內(nèi)容以及學(xué)習(xí)效果；質(zhì)控記錄本科室出現(xiàn)的問題點(diǎn)，定時(shí)進(jìn)行匯總，科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行品評(píng)，分析提出優(yōu)化改進(jìn)方案； 差錯(cuò)事故登記本由當(dāng)事人如實(shí)填寫，情節(jié)嚴(yán)重的上報(bào)醫(yī)院，以備查閱；對(duì)于科室或科員獲得的獎(jiǎng)勵(lì)及受到的批評(píng)應(yīng)如實(shí)記錄在案。對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)要給以當(dāng)眾表揚(yáng)宣導(dǎo)，對(duì)于批評(píng)則應(yīng)采取合適的方式，可單獨(dú)進(jìn)行分析評(píng)論，以便于評(píng)先樹優(yōu)；對(duì)于上級(jí)及相關(guān)科室的各類文件資料要按部門、內(nèi)容分別進(jìn)行存放管理，以便于確保執(zhí)行及查閱。

2對(duì)資料進(jìn)行分類管理后的效果分析

2.1各項(xiàng)資料分類合理，材料充分、齊全，使科室的日常工作思路更加清晰，提高了迎檢能力，得到了醫(yī)院及評(píng)審專家的好評(píng)。

2.2提高了科室工作人員參與管理的主人翁意識(shí)，通過各種規(guī)章制度的實(shí)施，科內(nèi)工作人員參與管理的能力明提高，形成一支工作經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)嫻熟的隊(duì)伍，效果滿意。

2.3通過資料的分類管理，使科室工作秩序更加有序，并通過資料的有效保存能使對(duì)科室工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)有據(jù)可查，比如說通過查閱帶教記錄，參考進(jìn)修及實(shí)習(xí)同學(xué)的反饋意見，使我們更加清楚學(xué)生到底需要什么樣的帶教方式，從而制定切實(shí)可行有效的帶教計(jì)劃；通過查閱質(zhì)控記錄能使我們克服以前工作的不足，不斷改進(jìn)工作質(zhì)量。

2.4通過各種資料的記錄，可以對(duì)科室的每個(gè)工作人員進(jìn)行合理的評(píng)價(jià)，從而使其意識(shí)到科室對(duì)管理工作的重視，對(duì)知識(shí)及人才的尊重，并會(huì)根據(jù)每個(gè)人的優(yōu)點(diǎn)和特長(zhǎng)給他們安排適當(dāng)?shù)墓ぷ鳎鰪?qiáng)了科室的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，從而充分發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性。這樣不僅有助于科室工作的開展，也便于人才培養(yǎng)及梯隊(duì)建設(shè)。

3討論

3.1對(duì)科室資料分類管理是資料管理工作的必然要求 資料管理工作是為了管理好科室資料而建立起來的一項(xiàng)工作制度?？剖屹Y料數(shù)量較大，品類繁復(fù)，內(nèi)容多元化，必須采用科學(xué)化的管理。而分類正是科學(xué)管理科室資料的基礎(chǔ)。只有進(jìn)行分門別類，才可以使得資料整齊有序、條理清晰，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)的學(xué)習(xí)管理、統(tǒng)籌等工作。

3.2對(duì)科室資料執(zhí)行分類管理也是強(qiáng)化科室管理工作規(guī)范化的客觀要求 資料管理工作是科室管理工作的重要組成部分。是堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展、優(yōu)化科室管理能力的重要部分。無論是規(guī)劃長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作目標(biāo)，還是安排管理科室日常活動(dòng)，優(yōu)化質(zhì)量管理，都必須靠精準(zhǔn)、全面的資料管理為依據(jù)。而唯有整理過、條理清晰的科室資料，才可以加以迅速、準(zhǔn)確的利用，滿足科室資料在各方面的需求。

3.3對(duì)科室資料采取分類管理是創(chuàng)建專業(yè)化科室的必然要求 為了更快捷便利地利用科室資料， 醫(yī)院各科室、各部門已經(jīng)開始建立或籌備專業(yè)的資料管理系統(tǒng)。收集和存檔本單位產(chǎn)生的、對(duì)科室發(fā)展有參考和研究?jī)r(jià)值的重要檔案。這就更要求科室對(duì)資料進(jìn)行分類，根據(jù)資料的內(nèi)容、特性以及重要程度進(jìn)行收集整理，確保資料的完整性， 以利于按一定的規(guī)定， 將需要永久保存的重要資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保存。

3.4對(duì)科室資料進(jìn)行分類處理，是實(shí)現(xiàn)科室管理現(xiàn)代化的必然要求 科室日常工作和科室管理工作的現(xiàn)代化，需要科室資料管理現(xiàn)代化，這是現(xiàn)代化科室管理工作的發(fā)展方向?？剖屹Y料應(yīng)該按照標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的要求進(jìn)行分類編目、系統(tǒng)整理，否則，進(jìn)行信息儲(chǔ)存和快速查找都是不可能的[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]易利華.醫(yī)院科室管理學(xué)[M].北京：人民衛(wèi)生出版社，2009.

[2]劉少德.三級(jí)綜合醫(yī)院科室檔案建設(shè)的實(shí)踐與探索[J].黑龍江檔案，2012，4：7-8.

[3]張玉初，吳強(qiáng).堅(jiān)持以人為本、促進(jìn)醫(yī)院和諧發(fā)展[J].中外健康文摘，2009，6（25）：278-279.

編輯/申磊