醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的研究

摘要：醫(yī)院檔案管理信息化的應(yīng)用給醫(yī)院的檔案管理帶來了巨大的機遇和挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理者要審時度勢，不斷創(chuàng)新管理理念、制度和手段，提升醫(yī)院檔案管理水平，以便更好的服務(wù)于醫(yī)院和患者雙方。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)；應(yīng)用研究

有效的醫(yī)院檔案管理能營造更好的醫(yī)院服務(wù)環(huán)境，提高醫(yī)院服務(wù)水平，提升醫(yī)院市場競爭力[1]。醫(yī)院檔案管理建設(shè)要適應(yīng)時代要求就必須進行現(xiàn)代化建設(shè)。信息時代要求醫(yī)院要滿足醫(yī)務(wù)工作者和患者的信息需求，且要保證其時效性[2]。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式在現(xiàn)在醫(yī)院管理中存在一定缺陷，難以滿足醫(yī)院發(fā)展需求。完善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)才能使醫(yī)院服務(wù)水平適應(yīng)時代發(fā)展需要。醫(yī)院檔案管理工作作為一項基本管理內(nèi)容，在醫(yī)院日常工作開展中具有重要作用[1]。加強信息資源管理是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的基本任務(wù)。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的要求

1.1及時收集患者檔案信息 隨著我國基層醫(yī)院的快速發(fā)展和居民醫(yī)療消費水平的提高，醫(yī)院檔案數(shù)量越來越多，若不能及時收集整理，將可能導(dǎo)致部分重要信息遺漏而引發(fā)醫(yī)療糾紛[3]。

1.2檔案管理標準化 實現(xiàn)檔案管理標準化才能保證檔案完整有效。標準化的檔案管理包括技術(shù)性和制度性建設(shè)。醫(yī)院要建立完善的、科學(xué)規(guī)范的管理制度，提高檔案管理工作水平[4]。

1.3檔案信息存儲數(shù)字化 應(yīng)用現(xiàn)代計算機技術(shù)將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，可選擇光盤存儲，有利于更好的保護檔案，還具有快速復(fù)制和檢索優(yōu)勢。數(shù)字化電子存儲時間更久、存儲量更大、成本更低[5]。

1.4檔案管理網(wǎng)絡(luò)化 隨著現(xiàn)代計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息可以通過進行傳輸和共享，具有遠程服務(wù)優(yōu)勢，大大提高了醫(yī)院工作效率。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的主要問題

2.1缺乏重視，整體氛圍不佳 醫(yī)院最為重要的工作就是提供醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，因此而忽視了檔案管理工作。僅有少數(shù)條件較好的醫(yī)院開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的研究和應(yīng)用，但整體環(huán)境尚不成熟，存在各種問題，包括大范圍網(wǎng)絡(luò)信息平臺不完善、信息資源共享困難、廣大醫(yī)務(wù)人員和患者不接受等[6]。

2.2建設(shè)資金和人員投入不夠 隨著科技進步，現(xiàn)在多數(shù)醫(yī)院將主要資金投入醫(yī)療設(shè)備購買以及規(guī)模擴大中，對檔案管理建設(shè)資金投入甚少。許多人存在檔案管理是一項簡單重復(fù)性工作的思想，多數(shù)不愿意接受這份工作[7]。部分醫(yī)院采取部分管理者兼職完成工作。醫(yī)院檔案管理人員中極少數(shù)人能熟知信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)深入開展難度增加。

2.3檔案管理不規(guī)范 多數(shù)醫(yī)院檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象嚴重，包括檔案標號不規(guī)范、標題不規(guī)范等，甚至有檔案缺少目錄或組卷混亂，檔案檢索難度極大。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中提供的計算機檢索檔案明顯優(yōu)于手工檢索，大幅度提高檔案管理工作效率。

3 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施

3.1提升檔案管理人員的綜合素質(zhì) ①加強檔案管理人員培訓(xùn)：要選擇合格的檔案管理人員負責(zé)工作，要求精通檔案管理知識和技能，熟悉計算機通訊技術(shù)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要重視檔案管理工作，提供更多的機會讓檔案管理人員接受培訓(xùn)和教育，并對其進行工作考核，督促檔案管理人員自覺地認真工作；②吸納更多優(yōu)秀管理人才：醫(yī)院管理者要盡可能創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，吸納更多具有檔案管理經(jīng)驗的優(yōu)秀管理人才；③檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)提升自身業(yè)務(wù)水平，注重日常業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理作為服務(wù)性工作之一，要求工作人員熟練使用計算機網(wǎng)絡(luò)、檔案管理基本技能，具備極高的服務(wù)意識，注重患者的切身利益。

3.2加強設(shè)施建設(shè) ①醫(yī)院檔案管理人員要認識到檔案管理的重要性，積極投身工作；②醫(yī)院要盡可能投入更多資金為檔案管理室配備現(xiàn)代化硬件和軟件，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供基本保障。其中計算機的配備能為信息資料查詢提供快捷和便利，節(jié)省人力物力，提高工作效率。計算機的配備還能大量減少存儲空間需求，保管保存更方便。同時能實現(xiàn)信息快速傳遞和共享。

3.3規(guī)范化管理檔案 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視內(nèi)部檔案管理工作，著重落實其現(xiàn)代化建設(shè)工作。要制定規(guī)范化的科學(xué)合理的檔案管理制度和工作程序，并嚴格執(zhí)行。醫(yī)院各個部門要積極配合檔案室完成檔案管理工作，及時收集、上交檔案，為同一管理提供保證。同時制定工作考核制度，責(zé)任至人，逐級負責(zé)把關(guān)，與工作人員工資掛鉤，促進工作人員的積極性。對于檔案管理中存在的問題及時研究和糾正，找出其原因所在，及時改善。

3.4建立檔案管理新模式 醫(yī)院相關(guān)職能部門和科室配備計算機，安裝醫(yī)院現(xiàn)代化管理的硬件和軟件，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進一步優(yōu)化和完善檔案信息管理系統(tǒng)。在依托計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，遵循檔案管理標準，建立靈活的檢索方式和途徑，以方便操作和易于掌控為原則，選擇適合醫(yī)院檔案管理的相關(guān)軟件，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，提高醫(yī)院管理水平和服務(wù)水平。通過計算機網(wǎng)絡(luò)將各個科室和職能部門連接為一個整體，實現(xiàn)各科室和職能部門信息共享，提高檔案信息的準確和時效性，不僅提高了工作效率，還降低了醫(yī)院管理成本。

3.5檔案管理全程跟蹤 檔案管理現(xiàn)代化模式之間從單純性的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣峁?shù)字化信息服務(wù)?？茖W(xué)合理的檔案管理模式有利于統(tǒng)一規(guī)范數(shù)據(jù)信息，以數(shù)字化形式將不同載體信息資源統(tǒng)一存儲，保證檔案的準確、完整、安全，發(fā)揮檔案本身的最大作用。全程跟蹤檔案的使用、更新等情況有利于充分發(fā)揮檔案本身的信息共享作用。

3.6重視檔案開發(fā)利用 醫(yī)院管理過程中產(chǎn)生的文件、決議、方案、標書、協(xié)議、合同等是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的一種記錄，都具有重要的價值。檔案管理人員要拓展歸檔范圍，更多渠道、更多途徑開發(fā)檔案信息資源，提高檔案保存質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理價值，積極為一線醫(yī)務(wù)工作者和患者提供信息服務(wù)。尤其是在發(fā)生醫(yī)患糾紛時，醫(yī)院檔案管理要能準確提供檔案信息，為解決醫(yī)患矛盾提供有效證據(jù)。

4 結(jié)論

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對醫(yī)院長久發(fā)展具有積極影響，能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)各種決策提供科學(xué)依據(jù)。醫(yī)院管理者通過檔案信息的管理和查閱能掌握醫(yī)院運行情況，為醫(yī)院長期發(fā)展制定方針和政策。醫(yī)院檔案是醫(yī)院各種有形資產(chǎn)的證明，也是醫(yī)院各種科研成果與知識產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的證明。簡單來說，醫(yī)院檔案就是醫(yī)院日?；顒又懈鱾€過程和細節(jié)的真實記錄，對醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。通過醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)能充分調(diào)動醫(yī)務(wù)工作者的積極性和工作能力，提升醫(yī)院工作效率和服務(wù)水平，促進醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的完善。

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編輯/哈濤