檔案信息化建設(shè)分析

陳洪星 檀麗靜

（河北 石家莊 050000）

一、文書(shū)檔案管理信息化的建設(shè)舉措

（一）更新升級(jí)軟硬件設(shè)施

針對(duì)管理文書(shū)檔案的軟硬件設(shè)施配置應(yīng)做好準(zhǔn)備、規(guī)劃，確保軟硬件設(shè)施跟上文書(shū)檔案管理需要，順利推進(jìn)信息化。例如事業(yè)單位要在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集設(shè)備、計(jì)算機(jī)控制設(shè)備，并及時(shí)更新、升級(jí)，使其適應(yīng)信息化管理需要。并且在新科技持續(xù)取得突破的情況下，事業(yè)單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務(wù)于其他工作，能夠依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)擴(kuò)展其模塊、功能，由處理文書(shū)、管理文件、管理檔案構(gòu)成三個(gè)既相互聯(lián)系又獨(dú)立的模塊組成。這三個(gè)模塊涵蓋整個(gè)事業(yè)單位文書(shū)檔案工作的流程，在收文發(fā)文處理中實(shí)現(xiàn)預(yù)歸檔，在整理著錄的文件及案卷時(shí)實(shí)現(xiàn)文件管理，在歸檔中編制電子文號(hào)、編制文書(shū)檔案存放號(hào)、鑒定及銷毀案卷、追加歸檔等管理工作，進(jìn)一步提高文書(shū)檔案管理信息化水平。此外，事業(yè)單位應(yīng)將檔案室建設(shè)工作納入整體規(guī)劃，因?yàn)槲臅?shū)檔案管理信息化離不開(kāi)現(xiàn)代科技，單位要結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)打造數(shù)字檔案室，使其電子設(shè)備可以準(zhǔn)確、完整地存儲(chǔ)并輸出檔案數(shù)據(jù)信息，增強(qiáng)處理文書(shū)檔案的功能。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理中的檔案信息系統(tǒng)、文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索等實(shí)行現(xiàn)代化建設(shè)，充實(shí)文書(shū)檔案信息資源，為單位的發(fā)展、群眾需求的滿足等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。。

（二）城建檔案實(shí)體數(shù)字化

城建檔案實(shí)體數(shù)字化指紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化，包括建設(shè)項(xiàng)目工程前期準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等的數(shù)字化，是數(shù)字城建檔案管理的基礎(chǔ)性工作之一。推進(jìn)大市域城建檔案實(shí)體數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。提高檔案管理效率，降低檔案管理成本人臉識(shí)別技術(shù)是與大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)相結(jié)合應(yīng)用的，個(gè)人的檔案信息被數(shù)據(jù)化后存儲(chǔ)在云端或大數(shù)據(jù)庫(kù)之中，不僅實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的管理，而且節(jié)省了檔案管理人員梳理、存出檔案的工作體量，一切工作都以數(shù)據(jù)的形式自動(dòng)完成。個(gè)人檔案信息以數(shù)據(jù)的形式存在，利用人工智能及算法技術(shù)自由歸檔和分類，同時(shí)避免了人為操作出現(xiàn)錯(cuò)誤或偏差的問(wèn)題，大大提高了檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)個(gè)人電子檔案管理的效率。人臉識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用大大減少了檔案管理工作的日常工作量，進(jìn)而降低了人工及材料成本的支出，降低了個(gè)人電子檔案管理的成本。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代科研檔案管理創(chuàng)新

（一）檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)人們對(duì)檔案發(fā)展的需求，各種計(jì)算機(jī)以及云技術(shù)等的發(fā)展為檔案儲(chǔ)存提供了新的媒介，大數(shù)據(jù)時(shí)代人們的檔案管理理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不僅注重檔案的收集、整理和儲(chǔ)存等，同時(shí)也越來(lái)越注重檔案的利用功能和服務(wù)功能。

（二）檔案數(shù)據(jù)的采集和處理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，科研檔案數(shù)據(jù)的采集和處理也發(fā)生了很大的變化。首先是檔案數(shù)據(jù)的采集，需要對(duì)原有的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，針對(duì)科研各領(lǐng)域來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建檔、數(shù)據(jù)分類整理、數(shù)據(jù)清洗、結(jié)構(gòu)化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，以異構(gòu)多維多源大數(shù)據(jù)融通管理為基礎(chǔ)支撐，通過(guò)建立各科研領(lǐng)域大數(shù)據(jù)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，形成科研檔案指標(biāo)本體?；诒倔w，實(shí)現(xiàn)各維度的數(shù)據(jù)挖掘分析利用及知識(shí)服務(wù)。

（三）搭建好科研檔案管理應(yīng)用綜合服務(wù)平臺(tái)

面向科研檔案創(chuàng)新管理協(xié)同研究解決科學(xué)研究知識(shí)密集型平臺(tái)，集研究、學(xué)習(xí)、管理、創(chuàng)新于一體的科研檔案管理平臺(tái)，對(duì)科學(xué)研究的全部過(guò)程進(jìn)行檔案化管理，包括研究資料、過(guò)程文檔、成果文檔等。從科研檔案資源數(shù)字化著手，到在線歸檔、檔案管理系統(tǒng)，到檔案數(shù)據(jù)資源知識(shí)化，最后再對(duì)科研檔案進(jìn)行綜合發(fā)布與利用等全檔案生命周期業(yè)務(wù)需求，圍繞科研檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，堅(jiān)持按照智慧檔案的數(shù)字化——數(shù)據(jù)化——知識(shí)化的建設(shè)思路，建設(shè)全省統(tǒng)一的科研檔案管理應(yīng)用綜合服務(wù)平臺(tái)。

三、檔案成果轉(zhuǎn)化的利用策略

為進(jìn)一步提高成果轉(zhuǎn)化效率、增強(qiáng)成果轉(zhuǎn)化效果、促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化良性發(fā)展，應(yīng)充分發(fā)揮政府、成果研發(fā)機(jī)構(gòu)、企業(yè)等多方優(yōu)勢(shì)，整合政策、資金、成果、團(tuán)隊(duì)等多種資源，合力打造具有公信力、適用性、影響力的科研檔案管理應(yīng)用綜合服務(wù)平臺(tái)。該平臺(tái)是集檔案資源數(shù)字化—檔案資源管理—檔案資源知識(shí)化—檔案資源多元化服務(wù)一體化綜合平臺(tái)，在檔案資源多元化服務(wù)模塊層中含成果發(fā)布、轉(zhuǎn)化交易、信息互動(dòng)、效果跟蹤、第三方評(píng)估等功能于一體，開(kāi)展科技成果轉(zhuǎn)化全面服務(wù)。將有效縮小雙方信息鴻溝，使科技人才、成果、技術(shù)更好地服務(wù)于企業(yè)，為不同主體提供信息支持和市場(chǎng)服務(wù)，減少盲目性和重復(fù)性工作。一是通過(guò)科研檔案管理應(yīng)用綜合服務(wù)平臺(tái)，建立科技成果立項(xiàng)機(jī)制。第一時(shí)間將成果信息在平臺(tái)發(fā)布，發(fā)布科研成果檔案，及時(shí)面向創(chuàng)新主體、企業(yè)及相關(guān)受眾公布，通過(guò)平臺(tái)的各種傳播手段進(jìn)行傳播，以擴(kuò)大受眾面及科技成果宣傳力度。二是在科研成果檔案的基礎(chǔ)上，通過(guò)信息化手段全程跟蹤成果轉(zhuǎn)化情況。三是通過(guò)平臺(tái)或引入第三方對(duì)成果轉(zhuǎn)化效果進(jìn)行評(píng)估，通過(guò)平臺(tái)或第三方對(duì)成果檔案及跟蹤情況的了解，結(jié)合成果在企業(yè)生產(chǎn)中應(yīng)用的情況，遵循科學(xué)、合理、公平的原則，對(duì)成果轉(zhuǎn)化效果進(jìn)行綜合評(píng)估，形成成果議價(jià)基礎(chǔ)理論和數(shù)據(jù)，為成果轉(zhuǎn)化交易定價(jià)、議價(jià)提供依據(jù)。