紙質(zhì)檔案的數(shù)字化探析

摘 要：對檔案文獻進行數(shù)字化加工處理，是在加強檔案原件保管質(zhì)量的同時，提高檔案信息利用效率、完善檔案信息利用方式的一項重要手段。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)；檔案；數(shù)字化

隨著電子政務(wù)和辦公自動化的發(fā)展，人們對網(wǎng)上檔案信息資源的需要也日益強烈。把傳統(tǒng)的檔案信息資源經(jīng)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息資源，建立起數(shù)字檔案信息中心，進一步完善我國以紙質(zhì)檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會各界提供更為豐富的信息資源服務(wù)。檔案數(shù)字化日益成為檔案信息化建設(shè)的一個重要組成部分。

一、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化，就是采用各種信息采集設(shè)備將不同載體形式的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字方式的過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，就是利用掃描等信息采集設(shè)備，將紙質(zhì)檔案原件的圖文信息分解為若干點陣式信息元（像素），并將光信號轉(zhuǎn)換為電信號輸進計算機內(nèi)從而形成數(shù)字圖像文件。

二、將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計算機可處理的數(shù)字格式的方法

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計算機可處理的數(shù)字格式通常有兩種方法：一是將紙質(zhì)檔案掃描并以圖像方式存儲，二是利用已有的縮微膠片影像進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換或者直接用數(shù)碼相機進行拍攝。對紙質(zhì)檔案進行直接掃描的方式比較經(jīng)濟和快捷。因此，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化一般應(yīng)采取掃描的方法將其變成電子圖像文件直接存儲，再配合標引信息數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)檔案資料電子影像的快速檢索利用。

三、數(shù)字化設(shè)備選擇注意

大量檔案原文的存儲管理離不開海量存儲技術(shù)。光盤存儲系統(tǒng)是目前海量存儲的基本手段。完整的光盤存儲系統(tǒng)包括光盤盤片、相應(yīng)的光盤驅(qū)動器及其光盤軟件。選擇檔案信息用光盤存儲系統(tǒng)的考慮因素如下：

（1）支持并發(fā)訪問用戶的數(shù)量。選擇檔案光盤系統(tǒng)最關(guān)鍵的因素應(yīng)當是其可同時支持在線并發(fā)訪問用戶的數(shù)量，對眾多訪問的支持是有效實現(xiàn)檔案信息庫利用價值的基本條件。否則，無論存儲容量多大，都可能因光盤系統(tǒng)不能有效支持眾多并發(fā)用戶而徹底崩潰，進而導致整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的癱瘓。

（2）安全性及其安全管理體系。檔案信息確保其存儲安全十分重要，對于鏡像存放在光盤存儲系統(tǒng)中的重要檔案信息，系統(tǒng)管理員和合法用戶在任何情況下均不得對其數(shù)據(jù)做任何修改。因此，在選擇檔案光盤系統(tǒng)時安全性是必須考慮的重要因素。

（3）對各種網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的支持。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)千變?nèi)f化，網(wǎng)絡(luò)中服務(wù)器和客戶機多種多樣，這就要求檔案光盤存儲器能夠適應(yīng)各種復雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（4）存儲容量。必須根據(jù)本單位數(shù)字化檔案的數(shù)量及其增長情況來選定光盤塔、光盤庫可存儲光盤的數(shù)量及其總的存儲容量。存放檔案信息的光盤數(shù)量每年在不斷增加，因此選探檔案光盤存儲系統(tǒng)時應(yīng)考慮系統(tǒng)是否允許采取自行添加硬盤的方式來對光盤塔和光盤服務(wù)器進行擴容。

四、紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化步驟

1.調(diào)檔

檔案保管處借出需數(shù)字化的檔案，按照要求辦理調(diào)檔登記手續(xù)，登記好檔案數(shù)量、狀況等，并對檔案逐頁進行清點。

2.拆裝

對歸檔改革前整理的檔案，要將檔案原件的裝訂拆除，排好順序，并用夾子夾起防止散亂；歸檔改革后整理的檔案如果沒有裝訂，可直接排好順序。操作中不得對檔案原件有任何損壞。

3.修復

檔案中若有裝訂金屬物需去掉；有破損的地方需在備考表中注明，如破損程度影響了檔案內(nèi)容的文件，則需進行修補；小于16開的檔案需進行托裱；沒有裝訂線的檔案要另用紙加寬；多份檔案粘連一起時，需在不損壞檔案載體信息量的前提下，細心分開，如實在無法分開則不分。

4.檔案及目錄的檢查、整理

妥善保管好檔案，嚴禁批注、涂劃、圈點。檔案目錄中出現(xiàn)繁體字或不規(guī)范的簡化字時，一律參照國家標準的簡體字補充著錄，需手寫補錄的項目要求字跡工整，并逐份逐頁地仔細檢查，不符合要求的應(yīng)予以糾正。檢查整理時主要注意以下幾方面：

（1）檢查檔案的順序?；驹瓌t：檔案頁號按順序連續(xù)排列。需要在檔案原件上重新標注頁號時，必須使用標準檔案頁碼章，加蓋在檔案的右上角，位置須統(tǒng)一，并不得用手寫頁碼。

（2）檢查檔案目錄所有的項目（包括：題名、文件編號、責任者、日期、順序號、頁號、備注），保證其準確、完整，并與檔案原件內(nèi)容一一對應(yīng)，要求一份檔案對應(yīng)一條目錄，仔細檢查每份檔實是否完整。如有檔案漏編目錄，應(yīng)補編目錄。正式檔案若為復印件，需在該檔案首頁的右下角加蓋“復印件”章，字號要求5號字。

（3）檢查案卷封面上的項目：全宗名稱、類別名稱、案卷題名、案卷所周年度、期限、卷內(nèi)文件件數(shù)、頁數(shù)、全宗號、目錄號、案卷號是否與案卷實際內(nèi)容一致。

（4）花名冊、介紹信及其他類型檔案的整理?；麅哉矸椒ㄈ缦拢侯}名核名冊全稱著錄；責任者一律為名冊上印章所對應(yīng)的批準單位。無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準錄入字樣為準錄入；花名冊及其他名冊均不需著錄人名。日期寫填報日期或批準日期，若有多個日期則錄入一個即可。

介紹信、報到證等存根整理方法如下：以上類別檔案中的人名必須如實錄入，要求準確無誤。少量看不請楚的字跡要核實再作修改。

5.校對《檔案目錄》

按照檔案（案卷）及目錄檢查、整理的結(jié)果，對照檔案目錄進行校對，保證檔案目錄、卷內(nèi)文件、案卷內(nèi)的目錄三者一致。

6.《檔案目錄》檢查

派專人負責對前面五個環(huán)節(jié)做仔細檢查，確保檔案目錄、卷內(nèi)文件、案卷內(nèi)的目錄三者一致。

五、檔案掃描掛接階段

檔案掃描，檔案掃描過程中要嚴格執(zhí)行有關(guān)檔案閱覽利用及保管保護和保密制度，注意保護好檔案。

光盤刻錄存儲，將掃描形成的圖片文件采用保存期限為300年以上的光盤刻錄，一式兩套，以作備份，并填寫詳細清單。光盤刻錄必須有專人負責撿查，檢查光盤內(nèi)容是否有錯漏，光盤能否正常打開等。

數(shù)據(jù)檢查。有專人專機對每天完成的數(shù)據(jù)進行檢查，要求保證掃描形成的圖片文件與卷內(nèi)文件一致，編號無誤，清晰度和格式符合標準。

數(shù)據(jù)掛接。將掃描獲得的每個圖片文件對照數(shù)據(jù)庫原有的目錄數(shù)據(jù)，逐份點擊掛接導入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)掛接必須跟掃描同步進行。在數(shù)據(jù)庫中備份導入后的數(shù)據(jù)，將備份數(shù)據(jù)用保存期限為300年以上的光盤刻錄并制作一份掛接清單。

六、檔案裝訂、歸還階段

按檢查整理階段確定的順序?qū)呙柰甑臋n案裝訂好。裝訂時必須保持檔案的原貌，不得更換卷皮，不得缺漏頁，按照檔案原有的線孔裝訂。裝訂好后要將檔案檢查一邊，看案卷裝訂是否結(jié)實、有沒有脫頁，順序?qū)Σ粚?，檔案及目錄齊不齊。檢查完畢歸還檔案保管處，辦理歸還手續(xù)。

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