創(chuàng)新檔案管理，提升服務(wù)水平

摘 要：創(chuàng)新是當(dāng)今時(shí)代的主題，檔案管理要想跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，就必須以創(chuàng)新為主題，在推進(jìn)信息化和現(xiàn)代化建設(shè)的同時(shí)，提升服務(wù)能力和水平，從而最大程度地發(fā)揮其在社會(huì)生活中的獨(dú)特作用。為此，本文提出創(chuàng)新檔案管理觀念、創(chuàng)新檔案管理制度以及創(chuàng)新檔案管理方式的主張，旨在推進(jìn)檔案管理服務(wù)社會(huì)生活的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)

創(chuàng)新是時(shí)代的主題，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都在加緊創(chuàng)新，以應(yīng)對(duì)不斷發(fā)展變化的形勢(shì)需要。檔案管理在近幾年的發(fā)展變化中，管理內(nèi)容更為復(fù)雜，管理手段也更為多樣，不過(guò)管理水平卻相對(duì)滯后，為此，必須進(jìn)一步加大創(chuàng)新力度，提升管理水平，提升服務(wù)社會(huì)生活的能力。

一、創(chuàng)新檔案管理觀念

觀念決定行動(dòng)，創(chuàng)新檔案管理觀念，是創(chuàng)新檔案管理的首要之舉。

傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，檔案是相對(duì)靜止的，一旦形成檔案，往往就會(huì)作為一種原始資料保管在檔案室、檔案柜里，除非有人查詢，否則幾乎長(zhǎng)期處于靜止?fàn)顟B(tài)，利用率非常低。尤其在信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)資源無(wú)限豐富，如果想查詢什么資料，人們更習(xí)慣于使用百度搜索，而不會(huì)求助于紙質(zhì)檔案。所以，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理，必須從改變傳統(tǒng)觀念做起。

首先，要對(duì)檔案的作用有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)。有些人認(rèn)為，檔案就是一些資料的累積，這些資料幾乎都能百度得到，所以檔案的作用已經(jīng)弱化了。這顯然是對(duì)檔案缺乏了解，以企業(yè)檔案為例，它是企業(yè)員工生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)，當(dāng)這些經(jīng)歷以文字、數(shù)據(jù)、圖片、音像等形式固定下來(lái)時(shí)，它所代表的是企業(yè)不可復(fù)制的記憶，是金錢買不到的無(wú)價(jià)之寶。很多檔案更是企業(yè)獨(dú)有的原始記錄，往往記載著一些還沒(méi)有公開的內(nèi)容，比如專利技術(shù)，設(shè)計(jì)方案等等，而這種屬性，是網(wǎng)上那些輕易就能搜到的信息所無(wú)法比擬的。所以，絕對(duì)不能低估檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程的重要性和不可替代性。

其次，要對(duì)檔案的服務(wù)范疇有一個(gè)全新的認(rèn)定。通常情況下，某個(gè)單位或某個(gè)部門的檔案，往往都是為本單位或本部門服務(wù)的，服務(wù)范疇似乎從歸檔的那天就被自動(dòng)界定出來(lái)了，但隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案的服務(wù)范疇已經(jīng)沒(méi)有這樣的局限性了，必須充分意識(shí)到，除非是帶密級(jí)的檔案，否則，檔案就是服務(wù)于整個(gè)社會(huì)的。換句話說(shuō)，分享檔案這份財(cái)富的是整個(gè)社會(huì)，而不是個(gè)別單位或集體。只有創(chuàng)新對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，才能在管理上主動(dòng)創(chuàng)新，積極尋求新的發(fā)展。

二、創(chuàng)新檔案管理制度

制度決定服務(wù)高度，所以創(chuàng)新檔案管理制度是創(chuàng)新檔案管理的一個(gè)必要環(huán)節(jié)。

從目前看，適應(yīng)各種性質(zhì)，各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，比如，有的檔案收集制度不健全，導(dǎo)致一些檔案缺乏完整的記錄，從而影響了利用價(jià)值；有的檔案保管制度不健全，導(dǎo)致檔案保管不當(dāng)，出現(xiàn)檔案破損，毀壞甚至丟失的現(xiàn)象；有的檔案利用制度不健全，導(dǎo)致有的檔案利用率極低，無(wú)法發(fā)揮出其應(yīng)有的作用和價(jià)值。所有這些，都極大地影響了檔案的研究和利用，是檔案管理亟待的問(wèn)題。因此，創(chuàng)新檔案管理，必須在制度上創(chuàng)新，要根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)的檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。同時(shí)，要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作逐步向自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。此外，檔案管理員的職責(zé)也與以前有所不同，要結(jié)合實(shí)際，對(duì)檔案管理員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，作出更加具體和明確的規(guī)定，從而提高檔案管理人員工作的規(guī)范性，進(jìn)而提高他們的服務(wù)水平。

三、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

方式?jīng)Q定服務(wù)的效率，所以創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，是創(chuàng)新檔案管理的核心內(nèi)容。

在信息化時(shí)代，檔案載體發(fā)生了巨大變化，由原來(lái)以紙質(zhì)檔案為主，逐漸發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大地增加了檔案的信息存儲(chǔ)量，使檔案具有開發(fā)利用速度快、直觀性、選擇性和易操作性的特點(diǎn)。這些特點(diǎn)，也使得檔案更容易走出檔案室的狹小空間而走向社會(huì)，更好地為人們的生活、學(xué)習(xí)和工作服務(wù)。

一是要實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建立聯(lián)合目錄。我們要打破檔案、圖書館等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的資源共享系統(tǒng)，進(jìn)行一體化管理，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。要建立聯(lián)合目錄，就是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，從而使利用者能夠很方便地獲取到更多，更廣泛的知識(shí)和信息，情報(bào)等。與此同時(shí)，各文獻(xiàn)部門也能充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源的利用率，從而避免了不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，也可以有效地緩解檔案存儲(chǔ)空間擁擠，管理人員及資金緊張等現(xiàn)實(shí)的矛盾。在共享的同時(shí)，各級(jí)各類檔案館和圖書館也可以統(tǒng)籌發(fā)展，走特色化專業(yè)化發(fā)展的道路，從而更好的滿足于社會(huì)多方面的需要。

二是開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，一般都是到檔案部門去調(diào)閱檔案，或者參加檔案展覽、查詢檔案的復(fù)印件等。但在信息化的今天，這種利用檔案的方式顯然缺乏快速性和便捷性，顯得麻煩。這時(shí)，就需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，為大眾提供現(xiàn)代化的在線服務(wù)。建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索是一個(gè)重要方式，比如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。為大眾提供電子信箱服務(wù)，讓大眾與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行直接對(duì)話和信息交流，檔案管理人員也要扮演好服務(wù)員的角色，及時(shí)、耐心地回答服務(wù)對(duì)象關(guān)于檔案內(nèi)容和利用途徑等方面的咨詢，讓服務(wù)真正貼近生活。

三是開展檔案閱覽服務(wù)。以前，檔案幾乎不對(duì)大眾開放，到檔案館（室）查閱資料的也多是公務(wù)人員，這使得檔案的利用率很低。為此，可以開展檔案閱覽服務(wù)，比如每周設(shè)立檔案閱覽日，在檔案室開辟一塊閱覽空間，讓大眾可以更便捷地調(diào)閱檔案，了解信息，提高檔案的利用率。

總之，創(chuàng)新檔案管理，是適應(yīng)信息化時(shí)代檔案工作的必然要求。在創(chuàng)新的過(guò)程中，必須在觀念、制度和服務(wù)方式上下工夫，想辦法，真正使貌似陳舊的檔案煥發(fā)生機(jī)，為社會(huì)生活服務(wù)，展現(xiàn)其獨(dú)有的價(jià)值和作用。

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