醫(yī)院檔案管理工作難點(diǎn)分析

摘要：不斷克服醫(yī)院檔案管理工作難點(diǎn)，完善醫(yī)療檔案管理，是醫(yī)院工作中一項(xiàng)極其重要的任務(wù)。隨著近年來醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷強(qiáng)化，醫(yī)院的檔案管理工作水平也有了長(zhǎng)足的發(fā)展，但由于醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一些需要克服的難題。本文通過對(duì)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，指出了需要克服的工作難點(diǎn)，并提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作難點(diǎn)；對(duì)策

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各種資料的原始記錄，其涉及的方面非常廣泛，主要包括醫(yī)療、護(hù)理、研究、黨政管理、公共衛(wèi)生等活動(dòng)，對(duì)于臨床醫(yī)療和醫(yī)院行政管理決策或工作標(biāo)準(zhǔn)等方面的制定、問題和糾紛的處理等都提供了重要的參考依據(jù)，因此醫(yī)院檔案管理工作的意義十分重要。

1醫(yī)院檔案管理工作的問題和現(xiàn)狀

按照目前各醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際來看，醫(yī)院檔案管理工作均依照各自的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，醫(yī)院檔案管理工作容易產(chǎn)生混亂。有的醫(yī)院建有三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但缺乏強(qiáng)有力的制度約束，檔案管理工作人員圖方便省事而隨意放置檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，存在著不能及時(shí)歸檔或被丟失的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案管理工作的考核措施相對(duì)也不太健全。另外，目前多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作者已經(jīng)意識(shí)到通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的重要途徑，關(guān)于這方面的嘗試也不在少數(shù)[1]，不過由于檔案管理工作者不太能參與管理軟件的設(shè)計(jì)與開發(fā)工作，軟件開發(fā)方對(duì)檔案管理工作的專業(yè)要求了解不足，管理軟件的支持力度還有欠缺，有的管理軟件不僅不能體現(xiàn)快捷方便高效的優(yōu)點(diǎn)，反而因設(shè)計(jì)不合理、不嚴(yán)謹(jǐn)而常常出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響工作效率。

2醫(yī)院檔案管理工作的難點(diǎn)

2.1檔案管理工作者自身工作能力不足 當(dāng)前有部分醫(yī)院管理者錯(cuò)誤的認(rèn)為，醫(yī)院核心工作僅僅是向社會(huì)提供醫(yī)療服務(wù)，片面強(qiáng)調(diào)提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量以獲取更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理不能產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)利益，反而需要付出投資，因此忽略了對(duì)檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的要求，再加上部分檔案管理工作者對(duì)自身工作的意義沒有清晰的認(rèn)識(shí)，錯(cuò)誤的將醫(yī)院檔案管理理解為簡(jiǎn)單的檔案裝訂、收集、存放與調(diào)用，也就忽視了自身崗位理論知識(shí)和專業(yè)能力的提高。另外，醫(yī)院檔案管理工作人員多數(shù)并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的從業(yè)人員，大多是由醫(yī)療、護(hù)理或行政崗位改行到檔案管理室的，缺少系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力相對(duì)薄弱，管理隊(duì)伍也不夠穩(wěn)定，容易造成檔案管理工作的混亂。

2.2檔案管理手段不夠完善 醫(yī)院檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際工作中不具有通用性，管理手段的標(biāo)準(zhǔn)化還有待加強(qiáng)。有些檔案管理軟件系統(tǒng)只注重了檔案專業(yè)流程研究，而忽視了與醫(yī)院辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的無縫銜接[2]。有些檔案管理工作者局限于檔案的收集和管理，滿足于傳統(tǒng)被動(dòng)式工作模式，缺少主動(dòng)開發(fā)檔案資源的意識(shí)，對(duì)醫(yī)院檔案深層次的開發(fā)和利用還不夠。有些檔案管理的手段、設(shè)備落后，工作環(huán)境較差，硬件陳舊，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備相對(duì)匱乏，一些醫(yī)院的管理者認(rèn)為增添這些硬件設(shè)備的投資過多，使得相當(dāng)多檔案管理工作基本靠手工完成，不僅造成醫(yī)院檔案管理工作的效率低下，也容易造成檔案管理工作的混亂[3]。

2.3醫(yī)院檔案收集、借閱管理不合理 由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，因此在人員配備上，很多檔案管理人員專業(yè)度存在欠缺，有的甚至聘請(qǐng)兼職人員進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，同時(shí)，多數(shù)醫(yī)院各部門間檔案處于分室保管狀態(tài)，管理起來相對(duì)分散[4-5]，導(dǎo)致一些檔案資料長(zhǎng)期未及時(shí)作歸檔整理，檔案的相應(yīng)作用無法得到體現(xiàn)，同時(shí)也給檔案的查詢和使用造成了一定的困難。另外，目前多數(shù)醫(yī)院并未設(shè)立專門的檔案借閱室，僅僅只配備了檔案存放的庫(kù)房，在需調(diào)用檔案時(shí)，由于沒有專門的地方進(jìn)行閱讀查看，只能由調(diào)用者借走，而往往借閱也沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，有時(shí)借閱手續(xù)不齊全，歸還期限不明確，造成借出檔案的及時(shí)回收困難。若再加上醫(yī)院檔案管理者人員出現(xiàn)變動(dòng)，交接不科學(xué)不合理，時(shí)間久遠(yuǎn)有時(shí)檔案借閱者主動(dòng)歸還的意識(shí)較差，往往容易造成檔案的丟失或損壞。

3醫(yī)院檔案管理工作難題的相應(yīng)對(duì)策

3.1加強(qiáng)檔案管理工作者自身工作能力 醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)摒棄檔案管理工作不能產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)利益，所以無需對(duì)此付出過多投入的錯(cuò)誤觀念，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)和工作能力的要求，提高檔案管理工作者對(duì)自身工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大崗位理論知識(shí)和專業(yè)能力提高的力度。選拔檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人員進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，盡量少用由醫(yī)療、護(hù)理、行政崗位改行到檔案管理室人員，加強(qiáng)系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，建立穩(wěn)定的專業(yè)管理隊(duì)伍，避免造成檔案管理工作的混亂。

3.2完善檔案管理手段 建立統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)軟件標(biāo)準(zhǔn)，提高實(shí)際工作中的通用性，強(qiáng)化管理手段的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。注重檔案專業(yè)流程研究的同事建立檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的無縫銜接[6]。形成主動(dòng)開發(fā)檔案資源的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案深層次的開發(fā)和利用。加強(qiáng)些檔案管理設(shè)備、環(huán)境和硬件建設(shè)，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，能有效提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂情況。檔案管理工作人員需要深入醫(yī)院各職能部門及臨床一線，深入了解在醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作中對(duì)于檔案資料的需求，根據(jù)各類人員的各種不同特點(diǎn)，有針對(duì)性地為各職能科室人員提供檔案信息，在工作實(shí)踐中使其充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)他們的工作所能起到的積極作用。同時(shí)重視檔案資源的開發(fā)和合理利用，多途徑多手段多渠道地進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)[7]。

3.3健全醫(yī)院檔案收集、借閱管理制度 應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，在人員配備上選用專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員，杜絕非專業(yè)兼職人員。采取各部門檔案集中保管形式，實(shí)施集約化的檔案管理，避免部分檔案資料長(zhǎng)期未及時(shí)歸檔整理的現(xiàn)象，使檔案的實(shí)際作用得以充分體現(xiàn)，為檔案的查詢和使用提供便利。設(shè)立專門的檔案借閱室，在需要調(diào)用檔案時(shí)，嚴(yán)格按照借閱規(guī)章制度執(zhí)行，借閱者集中在專門的檔案借閱室查看，健全借閱手續(xù)，明確檔案歸還期限，以便于借出檔案的及時(shí)回收。檔案管理者人員若出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，交接應(yīng)科學(xué)合理，不僅需要交接鑰匙等物品，也要詳細(xì)交接檔案借閱、歸檔、存放等相關(guān)記錄，以免造成檔案的丟失或損壞。

3.4確保醫(yī)院檔案的齊全完整 檔案的收集、歸檔是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，其前提是醫(yī)院檔案的歸檔范圍明確。先要結(jié)合醫(yī)院檔案的具體特點(diǎn)以及形成的規(guī)律，按照院內(nèi)各職能科室職責(zé)這根主線對(duì)醫(yī)院檔案歸檔范圍進(jìn)行針對(duì)性的修訂，使醫(yī)院檔案歸檔重點(diǎn)明確，通過與各職能科室進(jìn)行積極的溝通，完善并確定醫(yī)院檔案的歸檔范圍[8]。在醫(yī)院檔案管理的實(shí)際工作中明確區(qū)分文件與資料，特別是將內(nèi)容、形式、作用等具有相似之處的文件資料進(jìn)行區(qū)分，以降低醫(yī)院檔案管理工作的重復(fù)性和冗余度[4]。根據(jù)各類醫(yī)院檔案保管的期限明確劃分具體年限，如永久性、50年、20年、10年等，以適應(yīng)檔案材料日益增長(zhǎng)的數(shù)量以及鑒定銷毀的需求。要求檔案管理員認(rèn)真對(duì)照檔案的歸檔范圍，進(jìn)行文件資料的收集整理，追蹤檔案資料的去向等，確保醫(yī)院檔案資料齊全、完整、去向明確。

總之，目前在醫(yī)院檔案管理工作中的確還存在著一些難點(diǎn)問題，大體而言主要是由于醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)能力不夠以及醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視程度不足引起的。近年來的大量經(jīng)驗(yàn)證明，只有醫(yī)院管理者對(duì)醫(yī)院檔案管理工作高度重視，建立健全科學(xué)合理的醫(yī)院檔案管理制度，任用專業(yè)程度高的醫(yī)院檔案管理人員，強(qiáng)化現(xiàn)代化高科技管理技術(shù)、設(shè)備的運(yùn)用，加大檔案管理資金的投入度，改善醫(yī)院檔案管理工作軟、硬件環(huán)境，才能夠真正提高醫(yī)的檔案管理工作水平。

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編輯/張燕