淺談如何完善公證證明材料的審查

公證證明材料的收集、審查、核實(shí)和判斷是在公證活動(dòng)中正確運(yùn)用證明材料、查明待證事實(shí)情況和正確適用法律的前提和保障。因此，有必要對(duì)此加以健全和完善。

一、公證證明材料的收集

證明材料一般出自有關(guān)單位，文字應(yīng)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，并加蓋有效印章。在我國(guó)現(xiàn)行的公證舉證模式采取當(dāng)事人主義模式。即當(dāng)事人是公證證明的主體，公證員處于被動(dòng)和中立地位，其職能是對(duì)當(dāng)事人提供的證明材料加以審查判斷，依據(jù)事實(shí)和法律對(duì)當(dāng)事人所申請(qǐng)的公證事項(xiàng)從公證證明或公證確認(rèn)的角度給出結(jié)論。故此，在我國(guó)公證活動(dòng)中，舉證主體為當(dāng)事人，而非公證員；且公證員對(duì)證明材料的審查、核實(shí)具有后置性和補(bǔ)充性。

不同的公證事項(xiàng)需不同的證明材料，所以還應(yīng)按申辦的公證種類(lèi)提交有關(guān)證明材料：例如，出生公證、親屬關(guān)系公證須提交《出生證》，結(jié)婚公證須提交《結(jié)婚證》，學(xué)歷公證須提交《畢業(yè)證書(shū)》。另外，涉及財(cái)產(chǎn)的公證應(yīng)提交有效的產(chǎn)權(quán)證(如《房地產(chǎn)權(quán)證》、《山林權(quán)證》、《車(chē)輛行駛證》、《股權(quán)證》、《儲(chǔ)蓄存折》等。這些證明材料一般都由申請(qǐng)辦理公證的當(dāng)事人自己提供，由相關(guān)的業(yè)務(wù)主管部門(mén)出具。

二、公證證明材料的審查

在公證活動(dòng)中，公證員應(yīng)多方位、立體式審查。對(duì)當(dāng)事人提交的證明材料的審查應(yīng)當(dāng)區(qū)分形式審查和實(shí)質(zhì)審查。從《公證程序規(guī)則》的規(guī)定可以理解為：公證機(jī)構(gòu)對(duì)民事法律行為、有法律意義的事實(shí)或文書(shū)的公證，均應(yīng)審查其行為、事實(shí)或者文書(shū)的內(nèi)容和形式是否合法，即采用實(shí)質(zhì)審查的方式；公證機(jī)構(gòu)對(duì)文書(shū)上的簽名、印鑒、日期的公證及對(duì)文書(shū)的副本、影印本的公證，不涉及對(duì)文書(shū)的內(nèi)容是否合法的審查，即采用形式審查的方式。

證明材料的審查是指公證機(jī)構(gòu)依照法定程序，對(duì)證明材料進(jìn)行審查、核實(shí)、確定證明材料是否具有真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性和合法性以及證明力有無(wú)與大小的活動(dòng)。

1.查證方法

一是分析的方法。公證員對(duì)當(dāng)事人遞交的證明材料，圍繞證明材料的客觀性、關(guān)聯(lián)性、合法性、證明材料間有無(wú)矛盾、以及證明材料形式是否合法進(jìn)行分析，最終確認(rèn)哪些證明材料有效及效力大小，從而確認(rèn)事實(shí)。二是調(diào)查的方法。比如對(duì)于證人證言，公證員必須了解證人的基本情況（包括文化程度、精神狀況）以及證人與當(dāng)事人之間的關(guān)系，證言形成的環(huán)境等。三是鑒定的方法。如對(duì)于成年精神病人是否完全喪失民事權(quán)利能力，可要求法定鑒定部門(mén)進(jìn)行鑒定。對(duì)于不同證明標(biāo)準(zhǔn)的公證事項(xiàng)，應(yīng)該使用不同的查證方法。對(duì)于形式審查的公證事項(xiàng)，除了對(duì)于當(dāng)事人的身份、民事行為能力以及意思表示進(jìn)行實(shí)質(zhì)審查外，對(duì)于當(dāng)事人遞交的其他證明材料，一般無(wú)需特別的分析和調(diào)查，只要認(rèn)為有合理根據(jù)即可認(rèn)可。對(duì)于實(shí)質(zhì)審的一般公證事項(xiàng)，除了對(duì)當(dāng)事人的身份等材料進(jìn)行實(shí)質(zhì)審查外，對(duì)于當(dāng)事人提交的其他證明材料，一般進(jìn)行書(shū)面分析、審查，得出一個(gè)高度嚴(yán)密的結(jié)論。而對(duì)于實(shí)質(zhì)審查的特殊公證事項(xiàng)，對(duì)當(dāng)事人提供的重要的無(wú)疑義的證明材料仍需進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，由此得出一個(gè)確定無(wú)疑的結(jié)論。

2.審查內(nèi)容

一要對(duì)證明材料的來(lái)源進(jìn)行審查，即對(duì)當(dāng)事人和證人提供的證明材料，應(yīng)從提供的目的、證人和當(dāng)事人的關(guān)系、證人的生理?xiàng)l件、文化水平、證明材料獲得的途徑進(jìn)行審查。二要對(duì)證明材料的具體內(nèi)容進(jìn)行審查，即審查證明材料本身有無(wú)矛盾，是否符合邏輯和事物發(fā)展規(guī)律，證明材料內(nèi)容是否含糊不清，模棱兩可或自相矛盾。三要對(duì)證明材料的形式進(jìn)行審查。如證人證言應(yīng)有證人的簽名或蓋章；如鑒定結(jié)論，應(yīng)有鑒定機(jī)關(guān)蓋章及鑒定人簽名。四要對(duì)證明材料的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行審查。證明材料必須與案件事實(shí)有著某種聯(lián)系，因而能起到證明案件事實(shí)的作用。證明材料間必須存在互相印證的關(guān)系，即證明材料之間的聯(lián)系具有一定的相向性。

3.判斷規(guī)則

證明材料的判斷是指公證機(jī)構(gòu)確認(rèn)證據(jù)資格和證明力的行為。證明材料的查證和判斷，兩者密切相連、環(huán)環(huán)相扣。一般情況下，我國(guó)《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)若干規(guī)定》規(guī)定了若干判斷規(guī)則，公證領(lǐng)域可直接使用。如《規(guī)定》第9條規(guī)定的當(dāng)事人無(wú)需舉證證明的事實(shí)（眾所周知的事實(shí)；自然規(guī)律及定理；根據(jù)法律規(guī)定或者已知事實(shí)和日常生活經(jīng)驗(yàn)法則，能推定出的另一事實(shí)；已為人民法院發(fā)生法律效力的裁判所確認(rèn)的事實(shí)；已為仲裁機(jī)構(gòu)的生效裁決所確認(rèn)的事實(shí)；已為有效公證證書(shū)所證明的事實(shí)）等。

對(duì)于某些特殊的證明材料，須遵循以下規(guī)則來(lái)審查：

一是非法證明材料排除規(guī)則。公證證明材料的合法性是指證明材料的提供、收集、審查必須符合公證活動(dòng)的要求。首先驗(yàn)證證明材料的表現(xiàn)或者存在的形式是否違法；其次審查證明材料是否違反公證活動(dòng)所應(yīng)符合的程序。

二是對(duì)書(shū)證的判斷規(guī)則。當(dāng)事人提交公證機(jī)構(gòu)的證明材料中最多的是書(shū)證，其他形式的證明材料相對(duì)而言比較少。故此，公證員應(yīng)根據(jù)公證工作的實(shí)踐，對(duì)書(shū)證進(jìn)行一些梳理：①?lài)?guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體依職權(quán)制作的公文書(shū)證，在查明印章屬實(shí)的情況下，公證機(jī)構(gòu)對(duì)書(shū)證內(nèi)容可直接認(rèn)定。②其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位的名義出具的證明材料，應(yīng)具體分析判斷。第一，單位非依職權(quán)作出的文書(shū)，不能認(rèn)定為有效證明材料。第二，單位在自然人的書(shū)面證明上蓋章確認(rèn)的，該份證明材料只能作為自然人的書(shū)面證言。單位的蓋章只能視為單位對(duì)證人身份資格的證明。

綜上所述，對(duì)公證證明材料的收集、審查、核實(shí)是公證員依法出具公證書(shū)的基礎(chǔ)，是降低公證員執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的保障，是維護(hù)公證誠(chéng)信的關(guān)鍵。利用各種方法完善公證證明材料的收集、審查、核實(shí)將是廣大公證員在公證執(zhí)業(yè)過(guò)程中永遠(yuǎn)面臨的重要課題。