論二級管理背景下的獨立學(xué)院系級辦公室管理工作

推行二級管理是獨立學(xué)院發(fā)展和轉(zhuǎn)型的需要，系級辦公室管理有著獨立學(xué)院的特殊性，也正面臨著新的挑戰(zhàn)。通過剖析推行二級管理對系級辦公室管理工作的影響、職能作用與存在問題，并提出改進建議。

獨立學(xué)院二級管理系級辦公室管理工作一、獨立學(xué)院推行二級管理的背景及其影響

隨著我國獨立學(xué)院教育事業(yè)的快速發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，辦學(xué)層次穩(wěn)步提升，辦學(xué)水平不斷提高，在校生人數(shù)不斷增加，規(guī)模達到萬人的已不在少數(shù)，對獨立學(xué)院的管理也提出了更高的要求，在此情況下，獨立學(xué)院開始推行二級管理，建立系一級管理機構(gòu)，完善系一級管理制度，逐步將管理職能下放到系一級管理。

推行二級管理對系級管理也提出了新的要求和更高挑戰(zhàn)。在推行二級管理形勢下，學(xué)院將會把精力主要放在做好學(xué)校的整體規(guī)劃，有針對性地做好學(xué)院的發(fā)展建設(shè)方面；而各系將具體負責(zé)教育管理職責(zé)，如日常教學(xué)管理、學(xué)生教育管理、教師科研、學(xué)科專業(yè)建設(shè)、各項經(jīng)費的使用管理等。在系級管理中，系級辦公室將作為系一級管理的中樞機構(gòu)存在，系級辦公室管理將經(jīng)歷從無到有，從起步到完善的過程，對系級辦公室工作人員的工作也提出了更高的要求。因此，二級管理背景下獨立學(xué)院系辦公室的管理水平和工作情況需引起足夠重視，避免在教學(xué)組織或?qū)W生管理中產(chǎn)生重大問題。

二、獨立學(xué)院系級辦公室的職能作用與特點

系辦公室隸屬于學(xué)院辦公室的管理，作為學(xué)院與系溝通協(xié)調(diào)的樞紐與橋梁，對外接受學(xué)校職能部門工作任務(wù)，負責(zé)學(xué)院各職能部門或領(lǐng)導(dǎo)安排的各項具體工作的任務(wù)傳達和協(xié)調(diào)，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用，反映著整個學(xué)院品牌的社會形象，對外宣傳起著示范作用。系辦公室作為系一個綜合性的服務(wù)機構(gòu)來設(shè)置，其職能一般包括協(xié)助學(xué)院等有關(guān)職能部門貫徹落實學(xué)院政策；傳達上級領(lǐng)導(dǎo)或部門的指令與信息；綜合協(xié)調(diào)處理好學(xué)院與教師、學(xué)院與學(xué)生、教師與學(xué)生等三方所產(chǎn)生的各種問題；輔助決策、服務(wù)和監(jiān)督檢查工作；資料的搜集與整理；營造文化環(huán)境職能；對外窗口職能等內(nèi)容。

獨立學(xué)院系級辦公室有著傳統(tǒng)高校二級辦公室管理工作的特點，同時也具有獨立學(xué)院自身體制帶來的一些特殊性，因而也對獨立學(xué)院系級辦公室管理工作提出新的要求。

1.一人多崗現(xiàn)象普遍。獨立學(xué)院是非國家財政性經(jīng)費辦學(xué)，在辦學(xué)經(jīng)費方面較緊張，對人力資源成本控制嚴格，這就造成了辦公室管理人員較少，出現(xiàn)一人多崗的情況，對辦公室管理人員的綜合能力也提出了更高的要求。

2.年齡結(jié)構(gòu)小，經(jīng)驗不夠豐富。獨立學(xué)院的教職員工，尤其是行政管理人員除了一些母體學(xué)校選派的干部外，主要以自主招聘人員為主，這些自主招聘的管理人員，又以應(yīng)屆畢業(yè)生為主，這就導(dǎo)致獨立學(xué)院的行政管理人員年齡結(jié)構(gòu)小，在獨立進行系級辦公室管理方面經(jīng)驗不夠豐富。

三、獨立學(xué)院系級辦公室管理中存在的主要問題

1.系級管理規(guī)章制度不夠健全，有待于建立和完善。系級辦公室作為新的部門，同時作為系政策指令和教學(xué)計劃的執(zhí)行部門、從上到下和從內(nèi)到外的協(xié)調(diào)部門、承上啟下的服務(wù)部門；擔(dān)負著學(xué)院和系里的協(xié)調(diào)關(guān)系、承上啟下的任務(wù)，是系里工作運轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心，但系級辦公室在成立之初，各項規(guī)章制度沒有完全建立，對系級管理存在著一定的制約。

2.管理人員嚴重不足，工作頭緒多且壓力大。獨立學(xué)院的民辦性質(zhì)決定了管理者會從成本上考慮，人為地減少工作人員的數(shù)量，節(jié)約學(xué)院的運營成本，這就增加了在職工作人員的工作強度。另外，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴大，學(xué)院辦公室所承擔(dān)的日常管理工作大幅度增加，加上學(xué)院辦公室作為學(xué)院有關(guān)部門任務(wù)下達的終端、各項信息收集的初端，工作量大、任務(wù)之繁重可見一斑。

3.分工不明確，權(quán)責(zé)不清晰且缺乏協(xié)調(diào)。獨立學(xué)院是我國高等教育發(fā)展史上的一種全新的嘗試，它的管理體制與傳統(tǒng)的院校有些差別，因此，不能照搬原先的管理制度。另外，由于國家教育發(fā)展的需要，獨立學(xué)院的規(guī)?？焖倥蛎洠合抵饾u增多，內(nèi)外聯(lián)系變得更加頻繁且多變，這導(dǎo)致獨立學(xué)院的各項管理權(quán)限、職責(zé)劃分不夠及時，將嚴重制約辦公室工作管理的有效性。在辦公室工作中，由于分工、工作季節(jié)性等原因，在某一段時間內(nèi)，經(jīng)常會出現(xiàn)一部分人工作很忙，而另一部分人卻相對較輕閑的局面。正是由于缺乏協(xié)調(diào)，經(jīng)常會形成抱怨，甚至引發(fā)內(nèi)部的不團結(jié)、工作間的不配合現(xiàn)象。

四、改進獨立學(xué)院系級辦公室管理工作的對策建議

1.建立高素質(zhì)的管理隊伍，不斷提高管理水平。推行二級管理，必然要有一批綜合素質(zhì)高的行政管理人員。但是，目前高校辦公室管理隊伍中高教管理專業(yè)出身的較少，部分辦公室管理人員缺乏相應(yīng)的技能，因此，對這些人員進行專業(yè)技能培訓(xùn)就顯得格外重要，通過培訓(xùn)補上高等教育理論、行政管理或計算機專業(yè)知識，提高工作人員的整體素質(zhì)。

2.建立和完善規(guī)章制度，形成良性運作機制。一是完善日常工作制度，明確權(quán)責(zé)分配。要做到事事有人管，人人有事干，同時也必須強調(diào)協(xié)作精神，做到分工不分家，員工互相支持和幫助。二是制定完備的工作程序，照章辦事。學(xué)院必須對辦公室的工作程序有一個明確的規(guī)范，對接待事項、印章使用及管理、文件管理、檔案管理等都要明確其操作程序和流程，才能做到有條不紊，忙而不亂。三是員工要提高監(jiān)督與自我監(jiān)督意識，靈活督察方式。辦公室負責(zé)人要把頒布的學(xué)院管理文件落實到位，用制度來約束人。四是鼓勵先進，懲罰落后，調(diào)動職工工作積極性。領(lǐng)導(dǎo)要善于激勵，賞罰分明，激發(fā)被管理者的工作積極性。

3.提高服務(wù)意識，變被動為主動。一要增強自己的服務(wù)意識和全員育人意識。要清楚地認識到自己工作的價值是通過服務(wù)體現(xiàn)出來的，要變被動的服務(wù)為主動服務(wù)，主動承擔(dān)起自己的參謀助手職能，認真調(diào)查、收集、篩選、分析對學(xué)院發(fā)展有價值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)研究，為領(lǐng)導(dǎo)獻計獻策。同時，也要主動地為全體老師和全體學(xué)生服務(wù)。二要提高服務(wù)的本領(lǐng)。辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓師生滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負責(zé)的業(yè)務(wù)，掌握相應(yīng)的服務(wù)技巧，優(yōu)化服務(wù)程序，使服務(wù)工作既及時周到又不出差錯。

4.鼓勵求實創(chuàng)新，摸索新的工作思路。求實創(chuàng)新是社會進步發(fā)展的動力，也是提高工作效率的有力武器。對于辦公室的工作，工作人員最為了解，如何精簡步驟，化繁為簡，也只有工作人員最熟悉。讓員工提建議，鼓勵他們進行創(chuàng)新，只要能夠更好地促進高校辦公室的工作，就要敢于突破陳規(guī)戒律，放開手腳去干。把提合理化建議的制度運用到辦公室的管理中，建議一經(jīng)采納，就適當(dāng)獎勵。

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