關于如何最大優(yōu)化圖書采購質量的思考

摘 要：圖書采購是圖書館工作的第一步，也是最基礎最不可缺少的工作環(huán)節(jié)。提高圖書采購質量，是圖書館做好服務的基本保證，也是其不可推卸的責任。本文從多方面論述了優(yōu)化圖書采購質量的幾種主要途徑。

關鍵詞：圖書采購；圖書招標；讀者決策系統(tǒng)；數(shù)據(jù)挖掘技術

圖書館是一個服務部門，然而，向讀者提供優(yōu)質服務的基礎，是要有優(yōu)秀的館藏。因此，圖書采購，是圖書圖書館服務的第一步，走好第一步，才能有機會走好全部。如何提高圖書采購質量，是每個采訪人員都應該認真思考的問題。

1 從圖書招標開始，把好采購第一關

大部分圖書館的圖書采購，都是從招標開始的。招標結果的好與壞，直接決定了圖書采購的質量。因此，認真制定評標標準，至關重要。

首先，要摒除唯折扣論，降低價格因素在評標標準中的比重。

圖書館發(fā)展越來越快，國家社會各界對圖書館的藏書量要求也越來越高，然而經(jīng)費卻沒有跟上發(fā)展的腳步，所以部分圖書館片面追求圖書的數(shù)量，加大采購招標中價格因素在評標標準中的作用，片面強調低折扣，導致供應商為縮小成本而降低圖書質量。

競爭是市場經(jīng)濟的產(chǎn)物，有競爭才有更快發(fā)展的動力。然而，如果用戶單純強調折扣，會讓一部分追求圖書質量的優(yōu)秀書商遭到淘汰。投機取巧鉆空子的不良書商為了搶占市場份額，不惜以超低折扣排擠對手。在招標過程中，由于折扣在整個評分標準中占的比例過高，導致書商們不計成本得降低折扣，來達到中標的目的。然而，后續(xù)的采購服務中，因為折扣低，有的甚至低于出版社的折扣，因此，書商便降低服務標準，有的甚至在提供書目的時候，將成本高的書目過濾之后再發(fā)給采購人員，更有甚者摻雜各類特價書、盜版書。

其次，細化評標標準，將細節(jié)問題納入其中。

市場經(jīng)濟中，圖書市場的競爭愈演愈烈。不少商家為了擴大市場份額，不惜超低折扣投標，例如我館這兩年中標者都不到7折。那么，在后續(xù)的服務中，書商就要想盡辦法降低成本，一是降低圖書質量，二是降低服務標準。因此，為防止書商投機取巧，必須將服務要求盡可能詳細地列入標書以及投標標準中，并且嚴格執(zhí)行。例如，可以規(guī)定常用優(yōu)秀出版社的書目必須提供；教師、學生讀者推薦的書目要優(yōu)先采購；訂單采購到書率要達到期望的百分比；每年必須按照標書要求，組織現(xiàn)采活動等。

第三，由每年招標改為五年招標，中標者可連續(xù)提供五年服務。圖書采購具有一定特殊性，大多數(shù)為期貨訂購，到書時間一般為兩個月，而且圖書編目系統(tǒng)較為復雜，每個圖書館都在中圖分類法的基礎上有一些本館比較特殊的地方，頻繁更換書商，會導致圖書采購連續(xù)性銜接不到位，圖書分類也較為混亂。

2 采用讀者決策系統(tǒng)，讓讀者成為選書主體

讀者決策系統(tǒng)，顧名思義，即以讀者需求為采購驅動，讓讀者成為成為選書主體，讓圖書館的采訪工作緊緊圍繞教師和學生讀者的文獻閱讀需求，同時又要滿足圖書館的藏書需求的一個三方平衡系統(tǒng)。

教師讀者在讀者決策系統(tǒng)中是最專業(yè)的服務對象，他們對文獻的需求信息量較大，偏專業(yè)型和研究型，最能代表本專業(yè)領域的發(fā)展對文獻的需求，主要表現(xiàn)在他們對本專業(yè)學科方面情報信息十分了解，因此對文獻的需求具有可靠性、適用性、和先進性等特征，因此可以說教師讀者群體是大學圖書館的重要服務群體，而為教學科研服務是大學圖書館的重要使命之一，因此應把教師讀者的需求作為讀者決策系統(tǒng)中的重點業(yè)務節(jié)點。

在實踐中，采訪人員既可以充分利用匯文管理系統(tǒng)中的讀者薦購模塊，每周上傳訂單數(shù)據(jù)供教師選擇。也可以根據(jù)學校專業(yè)特點收集書單打印出來分發(fā)系部供教師選用，再將所收集教師訂單提供書商訂購，以保證文獻資源建設的系統(tǒng)性、科學性、專業(yè)性。此外，也可以召開圖書征訂會，或者組織代表教師到全國以及省級訂購會上現(xiàn)場采購。

學生讀者是高校圖書館最重要的服務對象。他們對文獻的需求多為是閱讀欣賞型和學習型的，具有階段性、集中性和實用性等特點。采訪人員可以通過問卷調查、讀者座談會、圖書征訂會等途徑，了解學生讀者的閱讀需求。例如我館多次問卷調查顯示，學生讀者對文獻的需求一方面集中在文學、藝術、歷史地理、傳記、勵志就業(yè)、以及暢銷書等方面的閱讀欣賞型圖書，另一方面集中在與正在開設的課程密切相關的外語學習、計算機學習、各種資格考試輔導類等學習型圖書。因此，采訪人員在采購時，要加大這些方面圖書的采購比例，滿足學生讀者的需求。

所謂三方平衡系統(tǒng)，是指兼顧教師讀者、學生讀者和圖書館員的三方面需求。而圖書館員的購買需求，其實是建立在前二者的購買需求基礎上的。不論是流通部還是讀者服務部工作人員，他們每天都直接面對讀者，能在第一時間掌握讀者的文獻需求，因此，多參考他們的意見還是十分必要的。采訪人員可以在每月圖書館工作例會上，向同事分發(fā)閱讀需求調查表，匯總表格中圖書館員所提出的意見，輔助自己的采購工作。

另外，采訪人員還應該從全局考慮，針對本館特色，綜合考慮三方面的文獻需求，合理制定采購計劃，最大限度優(yōu)化館藏資源。

3 培養(yǎng)專業(yè)采編人員，提高工作質量

大多數(shù)職業(yè)學院圖書館領導都把圖書館的工作重心，放到了日常服務中。的確，圖書館是一個服務單位。但是服務的基礎，是建立在資源上的，如果沒有好的書籍資源，再好的服務，又有什么用呢？例如我院圖書館，一直以來，采訪與編目部合二為一，只有一位工作人員。而這一位工作人員，既要負責圖書和期刊報紙采購，又要負責圖書糾錯、零散圖書編目、過刊加工編目、以及期刊報紙催缺等零碎工作，分配在圖書采購上的精力可想而知。后來學校將系部一即將退休的腿腳不方便的老教師調到編目部。不懂館藏資源情況，也不懂圖書分類法，需要經(jīng)過長時間的培訓和學習，但也無法做到對館藏資源的掌握。

對圖書館而言，其發(fā)展必須以業(yè)務人員的水平為基礎，而業(yè)務人員的培養(yǎng)是一個長期的工作，他不僅要求經(jīng)過專門學習，具備基本知識，更重要的是他要熟悉本館的館藏以及本館的特色，他的業(yè)務水平的提高依賴長期的實踐與新知識、新技術的結合。采訪人員需要了解系部專業(yè)結構以及課程設置，并將相應需求轉化為中圖分類法中相應的類別，利用計算機技術和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，統(tǒng)計相應的借閱率以及館藏比例，制定合理地采購計劃。而編目人員也并非只懂得打字敲碼，雖然近些年來，大部分高校圖書館已將編目工作打包給了書商，由他們來完成。但是書商只是從事經(jīng)營活動的主體，面對圖書發(fā)行市場的激烈競爭，為了占領市場而不得已承擔圖書館編目業(yè)務，大部分書商會轉包給各類編碼公司，甚至是三五成群的小加工團伙。他們奔走于各地圖書館，水平低，又疏于管理，外加不懂本館館情及特色需求，因此導致圖書分類一塌糊涂，更增添了編目工作人員的糾錯工作量。如果編目人員又不經(jīng)過培訓，不熟悉館藏，那么圖書分類必不精確，影響統(tǒng)計結果，便又直接影響到了采購工作的實施。

4 訂單采購與現(xiàn)場采購結合

訂單采購，是指書商數(shù)據(jù)人員，每周或者每兩周都組織數(shù)據(jù)，發(fā)送給各圖書館。圖書采訪人員將訂單導入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，經(jīng)過查重、選購，組織訂單發(fā)送給書商采購。此種方式比較簡便快捷，但是缺點也十分明顯，采購人員僅憑馬克中的書名、作者、出版社和簡介等信息是無法直觀了解圖書的，可能會買錯買偏?，F(xiàn)場采購是指書商組織采訪人員，參加全國圖書展銷會或者到自己公司書庫現(xiàn)場采購?，F(xiàn)場采購比較直觀，采購的圖書一般符合要求。但是工作量大，成本較高，而且有時書商會將舊書低價書混雜其中，也會誤采誤購，但相對訂單采購，質量還是要好的多。因此，訂單采購與現(xiàn)場采購相結合，達到至少六四比例，才能保證圖書采購的總體質量。

5 利用數(shù)據(jù)挖掘技術建立圖書采購模型，制定合理的采購計劃

制定采購計劃，是圖書采購的第一步。每年年底，采訪人員就要制定第二年圖書采購計劃。采購計劃的制定，不是憑空制造，而是要建立在一系列數(shù)據(jù)統(tǒng)計表的基礎上。例如學校專業(yè)課程設置表、學校各系部專業(yè)學生讀者統(tǒng)計表、圖書分類借閱率、分類圖書館藏比例統(tǒng)計表、讀者檢索歷史數(shù)據(jù)表等。采訪人員可從匯文文獻管理系統(tǒng)中調取相應數(shù)據(jù)表，利用利用數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)挖掘技術，構建適合本館實際情況的圖書采購模型，為圖書采購提供決策支持。

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