淺談秘書工作者的素質(zhì)

摘 要：秘書工作者素質(zhì)的高低直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低。本文從6個(gè)方面闡述了秘書工作者應(yīng)具備的素質(zhì)，以期對(duì)該行業(yè)從業(yè)人員起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：秘書工作；素質(zhì)要求；提高途徑

秘書工作歷史悠久，源遠(yuǎn)流長。在現(xiàn)代社會(huì)，秘書工作者在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)以及各類院校內(nèi)發(fā)揮著巨大的作用。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，秘書與社會(huì)的關(guān)系愈來愈密切，新的歷史時(shí)期對(duì)秘書工作者素質(zhì)提出了更新更高的要求。秘書工作者如何迎接新世紀(jì)的挑戰(zhàn)，在新的時(shí)期有新的作為，我認(rèn)為最重要的是要具備以下幾方面的素質(zhì)。

1 政治素質(zhì)

1.1 要有較高的政治覺悟和政治敏感性

秘書工作大到關(guān)系黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令、規(guī)章制度的制定、貫徹、執(zhí)行，小到關(guān)系一個(gè)機(jī)關(guān)單位、企業(yè)部門各項(xiàng)具體政策、規(guī)章制度的制定與落實(shí)。因此，秘書工作者無論在任何時(shí)候，在任何情況下，都必須在思想上、政治上、行動(dòng)上與黨中央保持高度一致，在是非面前立場(chǎng)堅(jiān)定，頭腦清醒，對(duì)各種錯(cuò)誤傾向能迅速做出反應(yīng)。

1.2 要有一定的政策理論水平

作為一個(gè)秘書工作者，既要處理大量的、繁雜的政務(wù)工作和事務(wù)工作，又要在必要的時(shí)候?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者出謀劃策。因此，秘書工作者在處理具體問題的方法和考慮間題的思維方式上都必須具有較高的理論水平。秘書工作者應(yīng)該認(rèn)真系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并隨時(shí)注意了解和掌握理論界對(duì)當(dāng)前重大理論問題的研究成果，不斷用先進(jìn)的思想和理論觀點(diǎn)武裝自己的頭腦。同時(shí)，秘書人員還要努力學(xué)習(xí)黨的方針政策，熟悉本系統(tǒng)、本單位有關(guān)的各項(xiàng)具體政策和規(guī)定。

1.3 要有較強(qiáng)的保密意識(shí)

保密工作滲透在秘書工作各個(gè)環(huán)節(jié)之中，是與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合的。由于工作需要，秘書人員接觸機(jī)密的機(jī)會(huì)較多，因此要有較強(qiáng)的保密意識(shí)，不該看的不看，不該聽的不聽，不該說的不說，不該寫的不寫。

2 業(yè)務(wù)素質(zhì)

2.1 要有廣博的專業(yè)知識(shí)

首先要掌握過硬的秘書專業(yè)知識(shí)，精通秘書學(xué)及其相關(guān)學(xué)科知識(shí)。要苦練內(nèi)功，熟練掌握語文應(yīng)用技能，不斷增強(qiáng)口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。其次要掌握其他學(xué)科知識(shí)，如公共關(guān)系學(xué)、邏輯學(xué)、心理學(xué)、歷史、法律等方面的知識(shí)，古今中外、天文地理都得懂一點(diǎn)，努力成為領(lǐng)導(dǎo)的“信息庫”。

2.2 具備扎實(shí)、熟練的專業(yè)技能

要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。當(dāng)前，各種處理文字的電子設(shè)備和各種光電掃描設(shè)備、微型圖像機(jī)、傳真設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端設(shè)備為秘書工作的高效率奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，秘書人員要熟練地掌握與運(yùn)用現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的各種方法及技巧。

2.3 要有扎實(shí)的文字基本功和較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力

寫作是秘書工作的基本內(nèi)容，秘書工作者要在寫作中文思敏捷，行文迅速，言簡意賅，切合實(shí)際。這樣才能起到上情下達(dá)，下情上報(bào)，解決具體問題的作用。由于秘書工作地位的特殊，對(duì)秘書言行都有較嚴(yán)格的要求，該說的說，不該說的不說。因此，秘書工作者應(yīng)具備較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力，在交際中口齒流利，表達(dá)清楚準(zhǔn)確，應(yīng)對(duì)敏捷，說話得體。

3 能力素質(zhì)

3.1 具有較強(qiáng)的調(diào)查研究能力和創(chuàng)新能力

秘書工作者應(yīng)該自覺廣泛地開展調(diào)查研究活動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供必要的依據(jù)。秘書工作者要通過領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)及其它表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)思維的媒介，分析掌握他們的工作思路了解他們最關(guān)心、最敏感的問題來確定調(diào)研課題。同時(shí)應(yīng)強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，要有敢于面對(duì)新挑戰(zhàn)的事業(yè)心和進(jìn)取心，要有敢于搶先爭勝的競(jìng)爭意識(shí)，還要有超前的見解和改革的意識(shí)。

3.2 具有較高的綜合分析能力和協(xié)調(diào)能力

秘書工作者需具有對(duì)客觀事物的觀察能力和對(duì)具體問題的分析能力，這就要求在觀察問題和分析問題是，要以系統(tǒng)的觀點(diǎn)從整體性出發(fā)，提煉出可以體現(xiàn)整體精神的精要論點(diǎn)，邏輯地闡明意義的整體內(nèi)涵。較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力是對(duì)新時(shí)代秘書高效、高速完成任務(wù)的要求。秘書工作者在處理問題時(shí)，必須遵循協(xié)商辦事的原則，把握身份，公正處事，不以勢(shì)壓人，不偏心偏愛。在協(xié)調(diào)過程中講究語言藝術(shù)，得體、扼要地表達(dá)自己的意圖，使對(duì)方愉快地接受協(xié)調(diào)。

3.3 具有超前思維和應(yīng)變能力

秘書工作雖有被動(dòng)的一面，但并不意味著絕對(duì)的被動(dòng)。要做到對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖要有超前意識(shí)，秘書人員只有具備超前思維，在被動(dòng)中求主動(dòng)，在變化中求靈活，就能更好發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時(shí)，秘書人員要有冷靜的頭腦和隨機(jī)應(yīng)變的靈活性，凡是要考慮在先，分析在先，做到胸有成竹，臨機(jī)不亂。

總之，秘書工作者要長期的工作實(shí)踐中積極探索，積累經(jīng)驗(yàn)，不斷完善提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，在現(xiàn)代化建設(shè)中做出更大的貢獻(xiàn)。

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