學(xué)校如何做好檔案管理工作

【關(guān)鍵詞】學(xué)校管理 檔案管理

【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】0450-9889（2014）08A-

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當(dāng)前，有的學(xué)校對(duì)學(xué)校檔案管理工作不夠重視，甚至不知道如何進(jìn)行管理。具體表現(xiàn)為：第一，管理意識(shí)淡薄。有的學(xué)校上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線教師，均存在“重教學(xué)、輕檔案”的觀念，認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)，沒有意識(shí)到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的重要性和必要性。第二，檔案材料收集不夠全面。有的學(xué)校對(duì)檔案資料的搜集和整理不夠重視，沒有對(duì)學(xué)校開展的各項(xiàng)工作及時(shí)進(jìn)行記錄和總結(jié)，有的學(xué)校即使做了記錄和總結(jié)，也沒有將原始資料進(jìn)行妥善保存和歸檔。第三，檔案管理不夠規(guī)范。有的學(xué)校沒有專門的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作；有的學(xué)校雖然有檔案管理人員，但是由學(xué)科教師兼職；有的學(xué)校則沒有設(shè)置檔案柜或檔案室。

學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，是學(xué)校重要的信息資源。它既匯集了學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)成果和現(xiàn)有的工作成果，又能夠促使學(xué)校在今后的工作中做到揚(yáng)長(zhǎng)避短。此外，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校優(yōu)良的傳統(tǒng)和歷年來(lái)優(yōu)秀教職員工的先進(jìn)事跡，從而匯集成為一種學(xué)校精神。因此，學(xué)校要重視檔案管理工作，密切關(guān)注學(xué)校發(fā)展的走向，使學(xué)校的檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

一、制訂計(jì)劃，確保落實(shí)

學(xué)校檔案管理工作包括行政管理、教職工管理、學(xué)生管理、教育教學(xué)管理、安全管理、校園文化建設(shè)管理、財(cái)務(wù)及資產(chǎn)管理等方面的文字材料和聲像載體。學(xué)校應(yīng)當(dāng)將檔案管理列入學(xué)校工作計(jì)劃及學(xué)校管理工作當(dāng)中。以筆者所在的學(xué)校為例，學(xué)校安排了一個(gè)分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理員。分管檔案管理領(lǐng)導(dǎo)要做好一年的工作計(jì)劃，年終時(shí)做好工作總結(jié)，同時(shí)將學(xué)校規(guī)范管理任務(wù)分配給各個(gè)行政領(lǐng)導(dǎo)，由他們負(fù)責(zé)安排各項(xiàng)工作。

二、健全制度，實(shí)行規(guī)范管理

沒有完整嚴(yán)格的規(guī)章制度，難以保證學(xué)校檔案管理工作順利開展。因此，筆者所在的學(xué)校在實(shí)施檔案管理過(guò)程中，首先制定了明確的檔案管理目標(biāo)，建立了一整套適用于學(xué)校檔案管理工作的規(guī)章制度。比如，分管領(lǐng)導(dǎo)要制定《學(xué)校檔案管理實(shí)施細(xì)則》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案室管理制度》等，這些制度需要通過(guò)學(xué)校開會(huì)討論才能確立。檔案管理工作要求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分類科學(xué)，編目清楚，從而使學(xué)校的檔案管理逐步走向制度化、規(guī)范化。

三、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，開展培訓(xùn)

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的、繁瑣的工作。要完善檔案管理工作，學(xué)校必須強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)。有的學(xué)校檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)，教師收集檔案資料意識(shí)淡薄，對(duì)此，筆者所在的學(xué)校探索出了相應(yīng)的措施。做法是：對(duì)檔案管理工作人員和全校教師進(jìn)行檔案收集、資料歸檔的培訓(xùn)，加強(qiáng)教師的檔案管理意識(shí)，提高教師的檔案管理工作能力。經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)校開展的每一項(xiàng)活動(dòng)都有專門的教師做好活動(dòng)方案，寫好活動(dòng)總結(jié)，還有專門人員安排負(fù)責(zé)拍照。比如，每周開展的班隊(duì)活動(dòng)，班主任或中隊(duì)輔導(dǎo)員必須做好活動(dòng)記錄。此外，學(xué)校的政治學(xué)習(xí)記錄、教師會(huì)議記錄、安全工作記錄、行政值周工作記錄均由值周老師負(fù)責(zé)完成，而學(xué)校開展的教研活動(dòng)則由各學(xué)科組長(zhǎng)負(fù)責(zé)做好記錄。到學(xué)期末，各個(gè)行政領(lǐng)導(dǎo)將學(xué)校工作的相關(guān)資料上交檔案管理處，由檔案管理人員分類歸檔入庫(kù)?，F(xiàn)在，學(xué)校的檔案管理工作已經(jīng)形成了常態(tài)化。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

隨著社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作面臨著諸多有待解決的問(wèn)題。比如，學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容越來(lái)越豐富，檔案種類越來(lái)越多，對(duì)檔案的保管和利用要求越來(lái)越嚴(yán)格。因此，學(xué)校必須實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案管理工作的開展。比如，學(xué)?？梢栽O(shè)置一間檔案室，同時(shí)配備檔案管理員及計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化。負(fù)責(zé)檔案管理工作的管理員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，善于利用現(xiàn)代科技手段做好學(xué)校檔案管理工作，使自己成為綜合性管理人才，進(jìn)而做好學(xué)校檔案管理工作。

總之，建立健全學(xué)校檔案管理工作制度，實(shí)施規(guī)范化和現(xiàn)代化的檔案管理，有利于查找和使用學(xué)校資源，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，從而提高教育教學(xué)質(zhì)量。

（責(zé)編 歐孔群）