淺議如何做好房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)及應(yīng)用

杭州市房地產(chǎn)測繪公司 浙江省杭州市 310003

摘要：房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)是我國重要的經(jīng)濟(jì)支柱，隨著該產(chǎn)業(yè)的發(fā)展所產(chǎn)生的巨量房屋安全信息檔案管理變得越發(fā)重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式已經(jīng)不能滿足日益增大的信息存儲(chǔ)要求。如何更加有效、更加完善地建立房屋安全信息檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的管理體制，是當(dāng)今房屋安全信息檔案管理者需要解決的急切問題。

關(guān)鍵詞：房屋安全信息檔案管理；管理系統(tǒng)；管理體制

房屋安全信息檔案管理，關(guān)系著房屋管理質(zhì)量和房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，因此加強(qiáng)對房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)及應(yīng)用問題研究，具有非常重大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 我國房屋安全信息檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 房屋安全信息檔案管理不規(guī)范

從行為規(guī)范來看，現(xiàn)執(zhí)行的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》屬于宏觀概念，過于籠統(tǒng)，無實(shí)質(zhì)指導(dǎo)意義。盡管它從房屋所屬權(quán)檔案的收集、整理、使用等幾個(gè)方面，對該項(xiàng)管理工作進(jìn)行了規(guī)定，但與市場需求不匹配的規(guī)章制度，顯然不具有可操作性。同時(shí)，因保管年限無直接規(guī)定，無法確定需要鑒定、銷毀的檔案，致使檔案存放庫房一直處于緊張狀態(tài)，進(jìn)一步增加了檔案庫房的壓力。

1.2 房屋檔案管理軟件功能不完善

檔案管理軟件是應(yīng)房地產(chǎn)市場發(fā)展需求而生，它為巨量的房屋信息提供了更好的儲(chǔ)存管理載體。檔案管理軟件源于紙質(zhì)檔案，所以存儲(chǔ)的電子檔案必須與之保持高度的一致性，且客觀真實(shí)地反映房屋產(chǎn)權(quán)等相關(guān)信息屬性。而市場上大多數(shù)房屋檔案管理軟件欠缺針對性的專業(yè)功能，無法直接實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一性、真實(shí)性、可控性。

1.3 檔案管理者業(yè)務(wù)知識掌握不足

因房屋產(chǎn)權(quán)權(quán)屬登記屬于流程式過程，各個(gè)環(huán)節(jié)獨(dú)立存在，卻又環(huán)環(huán)相扣，每個(gè)環(huán)節(jié)執(zhí)行著相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作規(guī)范要求，致使每一宗業(yè)務(wù)點(diǎn)形成的業(yè)務(wù)資料各有差異。房屋信息檔案管理不同于其他常規(guī)的檔案管理工作，它具有專業(yè)性、特異性。必須要求房屋檔案管理者具有較高的檔案管理知識，掌握相關(guān)的測繪、法律、建筑等相關(guān)專業(yè)知識，同時(shí)，還需要了解每一個(gè)權(quán)屬登記流程中，各環(huán)節(jié)形成的材料文件，以便在檔案管理過程中更加準(zhǔn)確無誤地完成信息管理。

2 加強(qiáng)房屋安全信息檔案管理的措施

2.1 制定房屋安全信息檔案管理規(guī)范

目前在國家政策規(guī)范上，針對房屋安全信息檔案管理工作的可執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范較少。面對這種情況，我們需要加強(qiáng)自身的研究學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)際工作，不斷總結(jié)創(chuàng)新形成自己的管理理念。同時(shí)，與相關(guān)政府主管部門溝通，推動(dòng)政府盡快制定出房屋安全信息檔案管理實(shí)施辦法，出臺(tái)符合市場要求、可操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。制定實(shí)施細(xì)則，規(guī)范每項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中文件資料的規(guī)格要求、歸檔范圍、保存期限、鑒定銷毀等內(nèi)容，以便檔案管理者在實(shí)際工作操作過程中參照執(zhí)行。

2.2 完善房屋安全信息檔案管理軟件

房屋安全信息檔案管理軟件屬于專業(yè)級較高的軟件，不同于其他檔案管理具有的屬性要求，需要根據(jù)該行業(yè)特性、管理要求制作專用軟件。它需要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)同一卷檔案里所含有檔案資料統(tǒng)一，并具有完善的搜索功能，可根據(jù)檔案中某一項(xiàng)記錄搜索到該案卷位置，從而查看該卷全部的業(yè)務(wù)信息，以確認(rèn)電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容是否完全吻合無誤。更進(jìn)一步，還需要統(tǒng)計(jì)功能，就某些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做出客觀的統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)管理者對總體數(shù)據(jù)結(jié)果的清晰明了掌握，從而幫助政府或企業(yè)制定今后的發(fā)展戰(zhàn)略計(jì)劃。

2.3 加強(qiáng)房屋安全信息檔案管理者培訓(xùn)工作

房屋安全信息檔案管理者培訓(xùn)工作，需要政府主管部門指導(dǎo)培訓(xùn)和檔案管理者自身努力學(xué)習(xí)共同實(shí)現(xiàn)。一方面，政府主管部門根據(jù)官方法規(guī)加強(qiáng)對房屋安全信息檔案管理者的專業(yè)知識技能培訓(xùn)，使其全面、深入地掌握該項(xiàng)工作的專業(yè)知識。而且就政府部門的新政策、新程序做解讀，進(jìn)一步提升檔案管理者的知識層級，建立一支熟悉檔案管理、房地產(chǎn)管理、計(jì)算機(jī)知識的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。另一方面，房屋安全信息檔案管理者要認(rèn)真對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案形成過程進(jìn)行充分的學(xué)習(xí)和分析，與測繪、拆遷、司法等部門建立穩(wěn)定的溝通交流機(jī)制，清楚業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生過程中的各環(huán)節(jié)，及時(shí)掌握業(yè)務(wù)文件的變更情況，以同步更新檔案管理要求。

3 做好房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)至關(guān)重要

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)行政主管部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查等房地產(chǎn)管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的真實(shí)有效的歷史記錄，也是各企業(yè)機(jī)構(gòu)重要的數(shù)據(jù)資料。做好房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)是機(jī)構(gòu)制度規(guī)范的直接體現(xiàn)，能有效避免紙質(zhì)檔案保存的易丟失、易耗損、難查找等問題，有效防范房地產(chǎn)市場風(fēng)險(xiǎn)，保障權(quán)利人合法權(quán)益。房屋的信息采集主要包括：（1）房屋的地理位置選取主要建筑物、道路、河流作為控制點(diǎn)、線，將整個(gè)城市分割成為大小不等的區(qū)域?qū)ζ溥M(jìn)行統(tǒng)一編號。這些點(diǎn)、線在GIS系統(tǒng)的矢量數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中，即成為相應(yīng)的結(jié)點(diǎn)。區(qū)域特征由閉合鏈表示，線狀特征由開鏈表示。（2）房屋的幾何屬性在這一數(shù)據(jù)庫里，存放建筑面積、結(jié)構(gòu)形式、層數(shù)、高度、形狀、基礎(chǔ)、用地面積等反映房屋建筑空間形體的信息。對于重要的建筑物，需要存放主要的設(shè)計(jì)竣工資料、完工后的照片等；（3）房屋的歷史屬性、存放建成的年代、改擴(kuò)建和加固情況、用途改變等信息；（4）房屋的質(zhì)量屬性存放質(zhì)量評定的信息；（5）人員居住信息；防火信息如潛在的火源、防火通道、防火設(shè)施等信息。

3.1房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意義

房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的主要目前在于對房屋安檢、完損狀態(tài)以及危險(xiǎn)情況進(jìn)行管理，進(jìn)一步完善和健全房屋安全管理機(jī)制。房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是行業(yè)發(fā)展趨勢，盡早應(yīng)用將有效促進(jìn)行業(yè)發(fā)展，是體現(xiàn)時(shí)代前瞻性的重要舉措。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。隨著時(shí)間的積累和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，檔案資料必然以大數(shù)量為單位迅速增加，致使傳統(tǒng)管理形式無法承受巨量工作壓力。龐大的數(shù)據(jù)也加劇管理難度，產(chǎn)權(quán)管理風(fēng)險(xiǎn)增加更多不安因素。利用由先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)、信息系統(tǒng)管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)構(gòu)建的房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案從收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)等傳統(tǒng)的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)楹唵?、便捷、高效的工作形式，大大提升檔案的利用率、查準(zhǔn)率、有效率，使紙質(zhì)檔案原件避免反復(fù)使用減少壽命以及受到破壞的情況，使其保存更加妥善、安全。

3.2 全國房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)

房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)是我國快速發(fā)展的主力經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)，也影響著我國及各省市地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。而今大多省市地區(qū)的房地產(chǎn)市場還處于“各自為政”的階段，房產(chǎn)信息系的不互通為黨中央及各級政府部門帶來了極大的工作阻礙，不能準(zhǔn)確有效地掌握整個(gè)房地產(chǎn)行業(yè)信息，為政府制定發(fā)展政策和戰(zhàn)略規(guī)劃增加了難度。近年來，房地產(chǎn)市場在黨中央不斷的宏觀調(diào)控下，建立全國房產(chǎn)管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)的趨勢日益明顯，所以各省市地區(qū)急需要加快房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，這不僅僅是對當(dāng)?shù)匦姓鞴懿块T、企業(yè)機(jī)構(gòu)自身有著大裨益的事情，也是響應(yīng)黨中央戰(zhàn)略決策的重要措施。

所以，房屋安全信息檔案系統(tǒng)廣泛應(yīng)用是大勢所趨、勢在必行。房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)以產(chǎn)權(quán)交易、產(chǎn)籍產(chǎn)權(quán)管理整個(gè)工作流程為基礎(chǔ)，將產(chǎn)籍、產(chǎn)權(quán)、圖形三大管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合起來，關(guān)聯(lián)所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，將整個(gè)業(yè)務(wù)流程整體納入管理系統(tǒng)當(dāng)中。實(shí)行計(jì)算機(jī)全程監(jiān)控管理，確保在權(quán)屬登記辦證過程中方便快捷。更加重要的是能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)、資源共享，規(guī)范業(yè)務(wù)辦理流程，從而給后期檔案管理奠定基礎(chǔ)，形成有秩序、有規(guī)矩的業(yè)務(wù)辦理，可考驗(yàn)，可考據(jù)的檔案信息安全存儲(chǔ)管理全過程。

4 結(jié)束語

做好房屋安全信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用，是為了提高對房屋安全信息檔案管理能力，通過科學(xué)的、先進(jìn)的管理辦法實(shí)現(xiàn)房屋檔案信息的智能管理和應(yīng)用，為行政主管部門、企業(yè)機(jī)構(gòu)提供切實(shí)有效的發(fā)展支持，無論是政府的宏觀產(chǎn)業(yè)分析還是企業(yè)的微觀市場調(diào)研，都將得到具有實(shí)質(zhì)性的助力，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)真正意義上的服務(wù)職能。

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