芻議事業(yè)單位檔案管理相關(guān)問題

富?？h城鄉(xiāng)規(guī)劃管理局 161200

摘要：事業(yè)單位作為國家機(jī)構(gòu)的一個分支機(jī)構(gòu)，其發(fā)展水平的高低直接影響著當(dāng)?shù)厣鐣幕?、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等各方面社會福利發(fā)展水平。而檔案作為事業(yè)單位的主要資料信息載體，做好檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展是有著極大的促進(jìn)意義的。本文主要歸納了事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并詳細(xì)闡述了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對策，最后指出了檔案管理向現(xiàn)代化及信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位的改革也在不斷地深入進(jìn)行，事業(yè)單位期待通過轉(zhuǎn)型、重組，重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。為此，對于事業(yè)單位的運作來說建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度是非常必要的，其在事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展中具有極為重要的意義，它能有效的保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序的運行。事業(yè)單位的檔案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的選拔、考核及單位的其他工作的記錄，這些信息的存檔可以讓工作人員通過查看檔案就可以得到相應(yīng)的信息，更便于下步工作的實施。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

事業(yè)單位的檔案管理工作一直以來并沒有得到高度的重視，人們對于檔案的認(rèn)識也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對狹隘的視野之中。也正是因為這種現(xiàn)狀的存在導(dǎo)致了檔案管理的現(xiàn)狀存在著很多的問題。主要表現(xiàn)在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業(yè)性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個方面。

1.檔案管理認(rèn)識不足、意識薄弱

在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)的就是檔案管理的意識薄弱，出現(xiàn)這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔助性、服務(wù)性的工作，對事業(yè)單位的管理意義不是很重要；同時由于工作人員或者每個人對于自身的檔案有時候都不是非常的重視，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當(dāng)然其原因還有很多，如該項工作沒有納入到日常的考核中、部門設(shè)置不合理等。

2.軟硬件設(shè)施薄弱

做好檔案管理工作需要很高的要求，其對單位的基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)水平及資金投入情況都要求很高，很多事業(yè)單位其實并沒有做到這一點。要么是一些單位缺少必備的設(shè)施；要么是一些單位對檔案信息化管理的深度和力度沒有做到位，這導(dǎo)致了事業(yè)單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設(shè)施而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，沒有表現(xiàn)出良好的效果，也沒有發(fā)揮檔案管理工作對事業(yè)單位日常管理工作的作用。

3、缺乏專業(yè)性的檔案管理人才

企業(yè)的發(fā)展離不開人才，人才的重要性在如今這個競爭激烈的大舞臺上越凸顯的明顯。事業(yè)單位的日常管理中的任何一項工作都需要有人去執(zhí)行，執(zhí)行結(jié)果的如何關(guān)鍵也是在于人才。對于檔案管理工作同樣如此，專業(yè)性的檔案管理人員直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率，而因為一些事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致了很多重要的信息檔案并沒有合理、有效的進(jìn)行保存，造成了一定的損失；或者是因為缺乏對一些檔案信息的認(rèn)識和了解，造成了工作上的失誤，最后增加了工作負(fù)擔(dān)，提高了工作成本。

4.事業(yè)單位檔案管理制度有待于完善

無規(guī)矩不成方圓，任何一項工作的開展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規(guī)存在很多的漏洞，導(dǎo)致了很多的事業(yè)單位自身也沒有關(guān)于檔案管理方面明確的制度設(shè)置，導(dǎo)致了工作上存在了一定的空白，嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

二、對當(dāng)前檔案管理的改進(jìn)措施

針對以上事業(yè)單位在檔案管理工作上存在的問題，我們應(yīng)進(jìn)一步完善與強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作，并著重對以下四方面進(jìn)行改進(jìn)：

1.提高事業(yè)單位全體人員對檔案管理的重視程度

要讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理者看到事業(yè)單位檔案管理的價值，要使他們深入認(rèn)知到事業(yè)單位檔案管理的積極價值，使他們將事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的取得有機(jī)地與檔案管理工作相聯(lián)系，在意識上重視，在條件和環(huán)境上支持，為事業(yè)單位檔案管理打下一個寬松的氛圍和良好的支持環(huán)境。此外，應(yīng)該展開對事業(yè)單位檔案管理人員的宣傳，使管理人員看到事業(yè)單位檔案管理的真正價值和自身工作的深遠(yuǎn)意義，在提高他們積極性的同時，使事業(yè)單位檔案管理工作得以不斷發(fā)展。

2.強(qiáng)化人員管理、培訓(xùn)

首先，大力地宣傳做好檔案管理工作的好處，學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)及有關(guān)管理規(guī)定，提高員工的檔案意識，使之對檔案有充分的認(rèn)識；其次，穩(wěn)定檔案管理人員，做到管理人員專精于此，有豐富的時間工作經(jīng)驗；最后，對人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其職業(yè)道德修養(yǎng)、樹立正確的人生觀價值觀，同時也提高其專業(yè)知識水平，使其熟練掌握信息技術(shù)。

3.做好檔案保護(hù)工作

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好對檔案的保管工作，加強(qiáng)工作人員的工作意識，定期檢查檔案的完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行補(bǔ)救。檔案的保管其實是非常復(fù)雜，非常需要工作人員耐心細(xì)致地去工作，只有這樣才能做好檔案的保管。對于那些原先檔案保管條件相對較差的單位，應(yīng)向上級請示，申請給予經(jīng)費支持，對現(xiàn)有的檔案工作條件與設(shè)備進(jìn)行改善，逐步實現(xiàn)利用現(xiàn)代化設(shè)備來進(jìn)行管理。

4.建全檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理需要制定嚴(yán)格健全的工作制度。事業(yè)單位可以學(xué)習(xí)一些世界上先進(jìn)的檔案管理辦法，并結(jié)合部門自身的特點，切實制定一套合理、科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度，并要求制度程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，有效落實檔案工作，保證工作有序進(jìn)行。并且，隨著時代的發(fā)展與當(dāng)下的工作需求，不斷對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行總結(jié)、完善、改進(jìn)。

三、加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學(xué)有效，檔案管理工作必將邁上一個新臺階。

四、結(jié)語

綜上，事業(yè)單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位日漸繁復(fù)的需求和先進(jìn)的管理模式。在具體的工作中，不論是從檔案的收集整理或者管理應(yīng)用中，都必須要本著為單位發(fā)展服務(wù)的原則進(jìn)行檔案管理，不斷改革完善檔案管理制度，促使事業(yè)單位更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊軍.高校人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案，2010，10（25）：789-791.

[2]楊虹.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011.4.

[3]安曉莉.試論事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011.18.

[4]林立華.淺談事業(yè)單位檔案管理軟件中存在的問題與對策[J].民營科技.2011，2（12）：2301-2305.