電子計算機在物資供應管理信息系統(tǒng)的應用

【摘 要】隨著科技的不斷發(fā)展，電子計算機技術被普遍的應用在各個領域。本文從加強電子計算機在物資供應管理中的必要性、物資供應管理信息系統(tǒng)在工業(yè)企業(yè)中的特點及電子計算機在物資供應管理信息系統(tǒng)的應用等方面進行了分析。

【關鍵詞】電子計算機；供應管理；應用

一、前言

物資供應管理信息系統(tǒng)的不斷完善，使得電子計算機技術引起了人們的重視。我國在此方面也取得了一定的成績，但是依然存在不足和需要改進的地方。所以，我們要加強對電子計算機在物資供應管理信息系統(tǒng)應用中的分析。

二、加強電子計算機在物資供應管理中的必要性

當今社會的一大主題是發(fā)展，其內容包括社會的進步和技術的進步，而技術進步是社會進步的前提。目前，技術進步的主要標志是社會的高度信息化。在物流管理行業(yè)中有一句行話：“三分技術，七分管理，十二分數(shù)據”，因此，準確、統(tǒng)一、規(guī)范的基礎數(shù)據以及必要的代碼化處理是系統(tǒng)建立的前提。

三、物資供應管理信息系統(tǒng)在工業(yè)企業(yè)中的特點

在工業(yè)企業(yè)生產經營活動中，主要貫穿著兩種運動，一種是物流；另一種是信息流。物流是企業(yè)最基本的運動過程。要達到經濟效果好，必須促進物流的加速運動，以縮短儲備周期，生產周期。物資供應管理工作，由編制計劃、合同訂貨、驗收入庫、出庫、整個過程產生的信息，是業(yè)務、統(tǒng)計、會計核算的基礎。

四、信息技術在企業(yè)物資供應管理中的應用

（一）物資供應信息的分類、特征和要求。按照所起的作用不同，物流信息分為：訂貨信息、庫存信息、生產指示信息（采購指示信息）、發(fā)貨信息、物資管理信息。物資管理信息具有下列一些特征：物資供應管理信息涉及多方面，而且絕對量多，每天發(fā)生信息的單位大；信息發(fā)生的來源、處理場所、傳達對象分布在很廣的地區(qū)；與企業(yè)內部其他部門的關系密切；物資供應管理對信息的要求主要表現(xiàn)在信息充足、信息準確和通訊順暢三個方面。

（二）物資管理系統(tǒng)的信息處理流程。為了滿足物資管理者的信息需求，信息系統(tǒng)需要完成大量的信息處理工作。信息系統(tǒng)的基本流程可以概括為以下幾個方面：一是數(shù)據收集，二是數(shù)據傳輸，三是數(shù)據加工，四是物流信息的解釋，五是信息的輸出。

（三）信息技術對物資管理信息化的支持作用。物資管理信息化主要表現(xiàn)為物管信息收集的數(shù)據化和代碼化，物管信息處理的電子化和計算機化、物管領域網絡化的基礎也是信息化。這些都需要現(xiàn)代化的信息技術予以強力支持。

五、物資供應管理系統(tǒng)軟件

（一）物資供應采購管理系統(tǒng)可分為四大功能模塊

（1）采購計劃管理。制定各單位物資申請領用計劃、自制與外出訂購物資計劃，完成對物資計劃的查詢、修改、匯總等工作。本模塊還可根據歷年消耗情況采用加權平均法進行預算，為制定下年物資消耗計劃提供輔助依據。

（2）采購合同管理。完備對訂貨合同的修改、匯總、查詢等工作，建立合同卡片，進行合同跟蹤、履行、變更情況分析，可隨時看到合同的到貨情況，并打印合同注銷、變更便函，確保每一份合同按“經濟合同法”有關規(guī)定辦理。其中包括完整的“廠家通訊錄”及供應商的資質、實力、信譽程度等資料的管理功能。

（3）供應商的管理。對每一類物資建立供應商產品名錄庫（包括物資名稱、規(guī)格、型號、最小訂貨量、最低報價），同時可對每一種物資在各類供應名錄庫下建立其供應子庫，實現(xiàn)采購物資的最優(yōu)值，從而節(jié)省采購資金和采購費用。

（4）采購到貨管理。對到達的貨物按合同進行物資名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量、價格的系統(tǒng)化管理。

（二）庫存管理

以靈州物資公司供應系統(tǒng)為例。

（1）入庫登記管理。依照到貨物資驗收人庫辦法，以“驗收單”的錄人形式，完成人庫登記工作。其中記錄了供貨廠家名稱、物資名稱、規(guī)格、型號、到貨數(shù)量、驗收情況、訂購價格、運雜費處理情況等有關數(shù)據，為財務核算提供了原始的數(shù)據。

（2）出庫登記管理。按開據“領料單”這種形式，完成物資出庫登記工作。其中記錄了領料單位名稱、領用物資名稱、規(guī)格、型號、“請發(fā)數(shù)量”、“實發(fā)數(shù)量”、開票人、提貨人、提貨日期、單據編號等數(shù)據。完成微機自動開票工作，單據經過保管員發(fā)料后返回錄人，可自動將數(shù)據登記到帳本上。

（3）物資調撥和借出管理。在生產經營中，會經常發(fā)生物資的調撥和借出，對這一環(huán)節(jié)的管理，通過本系統(tǒng)可自動跟蹤每一種物資的調撥和借出情況，系統(tǒng)將顯示調撥和借出物資的狀態(tài)，做到了調撥到哪里，借出單位及借出歸還情況，通過對工作人員權限的管理。

（4）物資庫存盤點管理。系統(tǒng)隨時查詢和統(tǒng)計物資庫存的核算功能，自動結余各種物資庫存數(shù)量、領用數(shù)量、借出數(shù)量及其價值。自動平衡賬表，做到賬實相符，自動完成盤盈、盤虧處理。

（5）統(tǒng)計查詢管理。打印與查詢經匯總運算生成的各種報表中數(shù)據的備份、刪除、恢復、排序、索引及物資編碼庫、廠家通訊錄的修改、增刪。企業(yè)領導根據數(shù)字和報表，了解和掌握企業(yè)經營管理水平、結構、發(fā)展變化。

（6）系統(tǒng)維護。完成系統(tǒng)參數(shù)設置、打印機選擇、系統(tǒng)數(shù)據的備份、刪除、恢復、排序、索引、物資編碼庫、廠家通訊錄的修改、增刪。

（7）聯(lián)網通訊。完成各倉庫與供應公司之間數(shù)據通訊工作，無需再派專人送報表。

（三）會計處理

（1）庫存財務管理、帳本管理。此功能模塊可單獨使用，特別適合倉庫保管員使用，在此模塊中有一套獨立的出人庫記帳方法，使用起來方便、靈活、直觀，將以往的“手工記帳”模擬出來，呈現(xiàn)在用戶面前，使得每筆帳目井井有條、歷歷在目。

（2）報表管理。下設庫存明細表、資金匯總表、各單位物資使用明細表。

（3）物資帳薄的查詢。建立了庫房保管帳、材料明細帳、材料差異帳，以及采購物資到貨和采購資金的日報和月報，供隨時查詢和統(tǒng)計。

（4）轉帳處理。每一種物資，從編制采購計劃一簽訂合同一到貨人庫一領用（借出、調撥）一歸還等，各種報表就隨每一流動環(huán)節(jié)自動生成，供領導隨時掌握資金占用情況，加快資金周轉，為制定計劃提供參考，方便并加強了采購管理和庫房管理。

六、結束語

綜上所述，電子計算機物資供應管理信息系統(tǒng)可以促使企業(yè)取得較好的經濟效益和社會效益。所以，在今后的物資供應管理信息系統(tǒng)中我們要加強電子計算機技術的應用。確保企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

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