利用Word、Excel、Access進(jìn)行考務(wù)安排及學(xué)生成績(jī)分析的有效途徑

【摘 要】考試是教學(xué)評(píng)價(jià)的一種工具，而教學(xué)評(píng)價(jià)是學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的反饋，是教師教學(xué)方法得當(dāng)與否的判斷標(biāo)準(zhǔn)?？茖W(xué)的、合理的考試安排和考試成績(jī)分析為教學(xué)評(píng)價(jià)提供了可靠的、有效的數(shù)據(jù)支持和保障，它可以進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)力，可以為下一階段教師的教學(xué)調(diào)整指明方向。Word、Excel、Access軟件是教師常用、熟知的辦公系統(tǒng)。本文簡(jiǎn)要闡述了利用這些辦公軟件進(jìn)行考務(wù)安排及學(xué)生成績(jī)分析的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)評(píng)價(jià) 考試 學(xué)生成績(jī) 分析 函數(shù) 有效途徑 Word Excel Access

【中圖分類號(hào)】G424 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2014）21-0110-03

一 問題的提出

在新課改教學(xué)評(píng)價(jià)過程中，學(xué)生考試評(píng)價(jià)扮演著重要的角色?？荚嚢才诺目茖W(xué)性和有效性是評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)，它為每個(gè)學(xué)生落實(shí)了“公開、公平、公正”的考試原則，而學(xué)生成績(jī)的分析評(píng)價(jià)可以為教師的教學(xué)提供指導(dǎo)性意見，教師利用評(píng)價(jià)的結(jié)果可以分析試題的難度系數(shù)、教學(xué)活動(dòng)中使用的方式是否有效、學(xué)生的接受程度和學(xué)習(xí)狀況，從而調(diào)整下一階段的教學(xué)行為，反思和改善教學(xué)計(jì)劃與教學(xué)方法，不斷提高教學(xué)水平，同時(shí)為學(xué)生的學(xué)習(xí)調(diào)整提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)分析和保障。為優(yōu)化學(xué)生考試安排，簡(jiǎn)化考試成績(jī)及教學(xué)質(zhì)量分析，筆者在教學(xué)工作中不斷探索與實(shí)踐，找到了利用教師們都常用、熟知的辦公軟件Word、Excel、Access來安排和分析學(xué)生的每一次考試的有效途徑。

二 解決問題的有效途徑

1.考試信息的安排

每一次考試教師都要安排學(xué)生的考試信息：考場(chǎng)、考號(hào)、座位號(hào)。而合理、科學(xué)、有效地安排考生的考場(chǎng)顯得尤為重要，隨機(jī)安排的考試對(duì)每個(gè)考生體現(xiàn)了“公平、公開、公正”的原則。在Excel中我們可以用隨機(jī)數(shù)的產(chǎn)生實(shí)現(xiàn)考場(chǎng)考號(hào)的編排。

第一，考生考試信息模板的制作。打開Excel表格，制作一個(gè)模板，在Excel表格第一行輸入“**年級(jí)期末考試考場(chǎng)安排表”，在第二行中依次輸入考生基本信息A列姓名、B列班級(jí)、C列學(xué)號(hào)、D列考場(chǎng)號(hào)、E列座位號(hào)、F列隨機(jī)數(shù)。從第三行起填寫學(xué)生的基本信息，把該文件命名為“學(xué)生考試考場(chǎng)安排模板”。

第二，產(chǎn)生隨機(jī)數(shù)。隨機(jī)數(shù)的產(chǎn)生目的主要是用來打亂學(xué)生順序。隨機(jī)數(shù)的產(chǎn)生利用RAND函數(shù)實(shí)現(xiàn)。在隨機(jī)數(shù)一列的第一個(gè)單元格F3中輸入“=RAND（ ）”按回車，然后選中F3單元格的填充柄向下拖動(dòng)，這樣就為每個(gè)學(xué)生產(chǎn)生了一個(gè)隨機(jī)數(shù)，然后再按照隨機(jī)數(shù)進(jìn)行升序或降序，這樣就將考生的班級(jí)打亂了。如果覺得還不夠亂，可以重復(fù)以上的工作幾次，之后便可以將該列隱藏或刪除。

第三，考號(hào)的產(chǎn)生。在考號(hào)一列中輸入前兩個(gè)考號(hào)，例如：20140001，20140002，選定這兩個(gè)單元格，拖動(dòng)填充句柄（鼠標(biāo)停在選定框的右下角時(shí)變成的“+”）至最后一人，這樣就完成了考號(hào)的安排。

第四，座位號(hào)的產(chǎn)生。方法一：假定每個(gè)考場(chǎng)安排30人，我們?cè)谧?hào)列中E2、E3單元格中分別輸入1、2，選定這兩個(gè)單元格，拖動(dòng)填充句柄至E32。在E33單元格中輸入“=E3”回車，拖動(dòng)填充句柄至最后一人，這樣就完成了座位號(hào)。方法二：假定每個(gè)考場(chǎng)安排30人，這樣座位號(hào)就是以1～30這組數(shù)為周期，根據(jù)這個(gè)規(guī)律，可以使用取模函數(shù)MOD完成座位號(hào)的安排。在座位號(hào)列下E2單元格中輸入“=MOD（（MOD（D2，20140001）），30）+1”按回車，然后拖動(dòng)E2的填充柄向下拖動(dòng)，這樣考生的考號(hào)也就順利完成了。

第五，考場(chǎng)號(hào)的產(chǎn)生。因?yàn)槊總€(gè)考場(chǎng)安排30人，且排在前面的30人的考場(chǎng)數(shù)均為1，然后利用取整函數(shù)INT，來產(chǎn)生考生的考場(chǎng)號(hào)?？紙?chǎng)下的D2單元格中輸入函數(shù)“=INT（G2/30）+1”，然后拖動(dòng)D2的填充柄向下填充，這樣就產(chǎn)生了考場(chǎng)。

第六，制作桌貼或準(zhǔn)考證。在新的工作表中制作一個(gè)桌貼或準(zhǔn)考證模板（見圖1），然后在相應(yīng)空白的地方輸入“=所對(duì)應(yīng)的單元格”，選定模板并拖動(dòng)填充句柄向下填充，可得到全部準(zhǔn)考證。還可以利用Word中的郵件合并功能（具體方法見成績(jī)條的制作）。

第七，打印各班學(xué)生考場(chǎng)安排。由于在排考的考號(hào)時(shí)，對(duì)學(xué)生的班級(jí)進(jìn)行打亂，隨機(jī)編排，而在對(duì)各班學(xué)生的考場(chǎng)安排進(jìn)行打印時(shí)，又要分班進(jìn)行打印。Excel為我們提供了數(shù)篩選功能，具體操作是：選中任意單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單下的“自動(dòng)篩選”命令，按班級(jí)升序或降序排列，選擇要打印的班級(jí)，就能很快地將各班的考場(chǎng)安排打印出來。

2.學(xué)生考試成績(jī)分析模板的制作

該模板制作后只要輸入成績(jī)或更改成績(jī)，Excel軟件會(huì)自動(dòng)顯示分析結(jié)果，這樣就為我們節(jié)省了更多復(fù)雜計(jì)算的時(shí)間。

第一，全校（全年級(jí)）成績(jī)分析。

總分。用SUM（ ）函數(shù)，它的語法為SUM（數(shù)值1，數(shù)值2），例如總分為求F列至K列，輸入“=SUM（F4：K4）”并向下拖動(dòng)填充句柄。

各科、總分排名。由于學(xué)生成績(jī)會(huì)出現(xiàn)相同，因此排名會(huì)出現(xiàn)并列。利用RANK（ ）函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)并列名次，它的語法為：RANK（數(shù)值，引用，[排序方式]），例如：總分為N列，則在總分列下輸入“=IF（N4=\"\"，\"\"，RANK（N4，$N$4：$N$428））”（共428行），然后向左拖動(dòng)單元格N4的填充句柄可對(duì)相應(yīng)列的數(shù)據(jù)做出排序，選中要排序的列的單元格向下拖動(dòng)填充句柄至最后一個(gè)可完成所有人的排序。

分?jǐn)?shù)段統(tǒng)計(jì)。COUNT函數(shù)、COUNTIF函數(shù)或FREQUENCY函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)。COUNT函數(shù)，它的語法為COUNT（數(shù)值，…）例如：統(tǒng)計(jì)參加語文（語文為F列）考試的人數(shù)可輸入“=COUNT（F4：F428）”COUNTIF函數(shù)，它的語法為COUNTIF（區(qū)域，條件）。其中條件必須是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件，其中數(shù)字可以直接寫入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。如統(tǒng)計(jì)總分成績(jī)低于30分的人數(shù)可輸入“=COUNTIF（$N$4：$N$428，\"<=30\"）”。FREQUENCY函數(shù)，它的語法為（一組數(shù)值，一組間隔值），例如：統(tǒng)計(jì)語文成績(jī)?cè)?0～99分之間的人數(shù)，先選取Z列為一組間隔值，間隔值為150（Z4單元格）、149.9、139.9…29.9（Z17單元格）然后在90～99對(duì)應(yīng)的單元格內(nèi)輸入“=FREQUENCY（F$4： F$428，$Z$4：$Z$17）”，其余分?jǐn)?shù)段及科目類似的可以完成。

平均分、最高分、最低分。AVERAGE函數(shù)計(jì)算平均分，它的語法為AVERAGE（數(shù)值1，…）。例如計(jì)算語文的平均分，可輸入“=AVERAGE（F4：F428）”。MAX函數(shù)計(jì)算最大值，MIN計(jì)算最小值，它們的語法為MAX（或MIN）（數(shù)值1，…），例如：計(jì)算語文的最高分和最低分可分別輸入“=MAX（$F$4：$F$428）”或“=MIN（$F$4：$F$428）”。

及格率、優(yōu)秀率。及格率=及格人數(shù)/總?cè)藬?shù)，例如計(jì)算語文成績(jī)的及格率（滿分150分，及格分?jǐn)?shù)為90分）=COUNTIF（F$4：F$428，\">=90\"）/COUNTIF（F$4：F$428，\">0\"）。優(yōu)秀率=優(yōu)秀人數(shù)/總?cè)藬?shù)，例如計(jì)算語文成績(jī)的優(yōu)秀率（滿分150分，優(yōu)秀分?jǐn)?shù)為135分）=COUNTIF（F$4：F$428，\">=135\"）/COUNTIF（F$4：F$428，\">0\"）。

樣本估計(jì)。每一次考試我們都會(huì)抽取部分學(xué)生的試卷作為樣本來估計(jì)總體。一種是利用樣本的頻率分布估計(jì)總體的分布，另一種是用樣本的數(shù)字特征（如平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差等）估計(jì)總體的數(shù)字特征。在Word、Excel中選擇抽取的學(xué)生成績(jī)點(diǎn)擊插入圖表，就可以制作條形圖或折線圖。在Excel中利用方差函數(shù)VARP或標(biāo)準(zhǔn)差函數(shù)STDEVPA可以得到方差或標(biāo)準(zhǔn)差。

第二，各班、各科成績(jī)分析。利用以上函數(shù)改變分析的區(qū)域就可完成各科、各班的總分、各分?jǐn)?shù)段人數(shù)、平均分、最高分、最低分、及格人數(shù)、及格率、優(yōu)秀率等。

當(dāng)各科成績(jī)統(tǒng)計(jì)后要匯總在一個(gè)表格中，因?yàn)楸砀褚恢拢梢赃x擇復(fù)制、粘貼的方法匯總。有時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)表格信息變動(dòng)，例如有老師篩選過學(xué)生信息。這時(shí)可以利用Access數(shù)據(jù)庫來處理，具體的操作辦法是：?jiǎn)伍_Access數(shù)據(jù)庫→文件→新建空白數(shù)據(jù)庫→命名為“學(xué)生成績(jī)表”→文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入（成績(jī)表、語文、數(shù)學(xué)等）→查詢→在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建查詢（如圖5）→保存→導(dǎo)出（文件保存類型為.excel）。最后將成績(jī)復(fù)制、選擇性粘貼到**年級(jí)**考試成績(jī)模板中，Excel軟件便會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生成績(jī)分析。

4.成績(jī)打印

第一，各班成績(jī)打印。利用Excel中的自動(dòng)篩選功能，具體操作是：選中任意單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單下的“自動(dòng)篩選”命令，按班級(jí)升序或降序排列，選擇要打印的班級(jí)，就能很快地將各班的考試成績(jī)打印出來。

第二，個(gè)人成績(jī)條打印。個(gè)人成績(jī)打印可以利用Word軟件中的郵件合并功能。具體的做法是（以Word 2003為例）：?jiǎn)?dòng)Word，根據(jù)“成績(jī)條”的大小，設(shè)置好文檔頁面，將頁面設(shè)置成多個(gè)標(biāo)簽的大小。點(diǎn)擊“視圖→工具欄→郵件合并”，在新出現(xiàn)的工具欄中選擇“打開數(shù)據(jù)源”，并選擇“學(xué)生成績(jī)”工作簿，單擊“確定”按鈕。將鼠標(biāo)定位在需要填入“姓名”的單元格中，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入合并字段”按鈕，打開“插入合并域”對(duì)話框，選中“姓名”選項(xiàng)后，單擊“插入”按鈕即可完成姓名的插入（如圖6），照同樣的方法可以完成其他插入。

將上述表格復(fù)制一份，根據(jù)頁面的大小，在文檔下面粘貼若干份。然后將鼠標(biāo)定位在兩份表格之間，按“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“下一記錄”就可以分別瀏覽合并后的效果，選擇“合并到新文檔”按鈕，這樣就生成一個(gè)包含所有成績(jī)的Word文檔。點(diǎn)擊“打印”即可被打印出來，最后裁剪、分發(fā)就行了。

三 歸納與小結(jié)

Word、Excel、Access是教師常用的辦公軟件，利用它們可以快速、方便地安排考場(chǎng)和分析學(xué)生的考試成績(jī)，只需要制作一次就可以多次反復(fù)使用。總體來講就是：制作模板→導(dǎo)入數(shù)據(jù)→得出結(jié)果→打印分發(fā)。這樣出來的數(shù)據(jù)分析為我們的教學(xué)評(píng)價(jià)提供了強(qiáng)有力的保障，為教師更好地對(duì)學(xué)生實(shí)施全面教育，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展，提高教學(xué)質(zhì)量指出了方向，激發(fā)了學(xué)生的積極性。

〔責(zé)任編輯：李錦雯〕