聘任制下高校人事檔案管理工作中存在的問題及應(yīng)對措施

【摘 要】崗位聘任制下高校人事檔案管理工作面臨一系列新的挑戰(zhàn)，目前很多高校的人事檔案管理普遍存在管理意識淡薄、管理制度不健全、原始材料質(zhì)量不高等問題，在一定程度上制約了人事檔案的開發(fā)和利用。筆者認(rèn)為，高校人事檔案管理要走上規(guī)范化道路，需要從確立聘用制下高職院校人事檔案管理工作的重要地位；確保人事檔案內(nèi)容的真實性；實現(xiàn)信息化管理，積極開發(fā)利用人事檔案；加強檔案管理人才隊伍建設(shè)等四個方面進(jìn)行努力。

【關(guān)鍵詞】聘任制 高校人事檔案管理 存在問題 應(yīng)對措施

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）21-0042-02

現(xiàn)在許多高等學(xué)校的人事制度改革逐步走向成熟化，教職工都將面臨聘任上崗的制度。在聘任制下的人事檔案管理工作的重要性也越來越突出，它是學(xué)校組織工作的重要組成部分，具有真實性、原始性和其他任何材料都不可替代的依據(jù)和憑證作用；它歷史、全面地記載著教職工的綜合信息，不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)。高校人事檔案工作如何在新的環(huán)境下提高自身發(fā)展，更好地為組織人事工作服務(wù)、為教職工做好“后勤保障”，是每個高校檔案管理工作者應(yīng)思考的問題。

一 高校人事檔案管理普遍存在的問題

1.對人事檔案的重要性認(rèn)識不足

第一，對聘用人員人事檔案的重要性認(rèn)識不足。當(dāng)前，很多高校領(lǐng)導(dǎo)和從事檔案管理工作者大都覺得聘用制人員的人事檔案無關(guān)緊要，只要能夠把姓名、出生年月、身份證號等基本信息保存下來就可以了，因為他們的不確定因素太大，沒有必要去為一個聘用人員管理檔案。

第二，職工本身對人事檔案也存在不重視和觀念意識淡薄。由于高校對人事檔案采取封閉式管理，給人一種很神秘的感覺。教職工對檔案作用的認(rèn)知很少，這就造成了個人檔案歸檔意識差。如有些教職工對自己檔案不了解，也不關(guān)心；有的教師成人教育畢業(yè)很多年，但學(xué)員成績表和畢業(yè)證復(fù)印件都沒有及時地交到檔案室備案；還有的將檔案放在家里，更有甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。這不僅違反了管理規(guī)定，也不能及時更新個人信息，給人事檔案利用工作埋下隱患。

2.檔案管理者對歸檔材料收集質(zhì)量不高

隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，高校聘用制人員的流動量不斷加大，這就增加了管理人員的工作量。而很多領(lǐng)導(dǎo)都覺得人事檔案是學(xué)院行政工作中最無關(guān)緊要的常規(guī)工作，只要有一個人在那里保管就行了，不需要把人力、物力、財力花費在上面，致使很多檔案管理工作的人員都是“半路出家”，他們都是在上一代管理人員那里學(xué)習(xí)后出師，由于沒有通過系統(tǒng)的、專業(yè)的學(xué)習(xí)，工作中往往出現(xiàn)材料收集、留存等專業(yè)問題處理不準(zhǔn)確，導(dǎo)致了人事檔案材料收集質(zhì)量不高。

第一，檔案收集內(nèi)容不全面。（1）人事檔案內(nèi)容陳舊。在人事檔案里一般偏重工資變動、職稱晉升、學(xué)歷情況、年度考核等靜態(tài)性資料描述，這些套話并不能真正反映出一個人的學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷；而與之相匹配各時期的工作指標(biāo)完成情況、充分突出其個性發(fā)展的材料卻不多，這與現(xiàn)行的聘用制對人才的引進(jìn)、考核、評價，以及干部培養(yǎng)、師資隊伍建設(shè)是不相符的。（2）檔案收集內(nèi)容比較單一。高校的人事檔案都是根據(jù)《干部檔案工作條例》要求只收取履歷表、自傳、鑒定、考核等九大類材料，缺乏具有個人亮點的指導(dǎo)性材料。而人事檔案中重復(fù)的和定性的材料很多，如年度考核表等這些每年都有的材料年年都相似；科研學(xué)術(shù)成果、綜合能力、專業(yè)素養(yǎng)等動態(tài)檔案材料都未列入到收集范圍之內(nèi)，致使在干部考察中，考核人員不能從人事檔案中找到客觀的、個性化的、具有個人特色的相關(guān)資料。（3）存檔歸檔不及時。許多高校沒有按聘用制度改革的需要，對已存檔案做進(jìn)一步的完善。一些最新的應(yīng)該收集的人事檔案材料沒有做到及時歸檔，導(dǎo)致在需要時臨時增加，降低了人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

第二，收集歸案信息不真實。由于人事檔案管理嚴(yán)格，在調(diào)檔和轉(zhuǎn)檔時手續(xù)繁雜，而現(xiàn)在很多高校聘用人員頻繁跳槽，他們?yōu)榱烁幼杂傻亓鲃?，待選擇到適合自己的新崗位，往往放棄原有的檔案。據(jù)調(diào)查，某高?，F(xiàn)存有2500余卷干部人事檔案，其中有200多卷是屬于“棄檔”或“死檔”。而“放人不放檔案”的做法并沒有留住跳槽者，他們往往被一個新單位錄用后，就在新單位重建檔案，在此過程中，由于缺乏原始材料的支撐和必要的監(jiān)督，使得這些“新檔案”出現(xiàn)“水分”較多的現(xiàn)象。這些“新鮮出爐”的檔案，將會給人事檔案管理和使用造成嚴(yán)重后果，這為人事部門計算工齡、核準(zhǔn)退休時間、晉升工資及組織部門選拔干部帶來了諸多問題，也使人事檔案信息失去了意義。

3.檔案管理方法老套陳舊

現(xiàn)在很多高校還是運用以前的檔案管理方法，傳統(tǒng)地收集、留存紙質(zhì)版本資料。這些紙質(zhì)東西，在收集過程中存在工作量大，信息容易被改動；在留存保管中存在不易保存，查閱困難等弊病。特別是對跳槽頻繁人員的檔案，他們?nèi)绻偸歉鼡Q工作，會因為每個單位的檔案盒的規(guī)格不統(tǒng)一、打孔位置不一樣的問題重新裝訂，造成對紙質(zhì)檔案的破壞。而新的技術(shù)在檔案管理上運用很少，當(dāng)前雖然各高校人事檔案管理部門已經(jīng)配備了計算機、掃描儀等電子設(shè)備，但使用范圍仍局限于信息檢索等方面，并沒有利用設(shè)備的特點建立個人的電子檔案，這嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和降低了工作效率。

4.人事檔案封閉管理不利于開發(fā)利用

人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映了員工個人全貌。如果人事檔案不能充分利用，就失去了它存在的意義。根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，在查閱和借用檔案時條件非常嚴(yán)格，所以檔案絕大部分時間都是被放在檔案柜里，只有在需要某個信息時才被查閱。據(jù)統(tǒng)計，高校中教師每年運用次數(shù)較多的就是年度考核，在每年的八月份左右，專業(yè)技術(shù)人員評職稱時需要復(fù)印自己近三年的年度考核表，而其他方面利用非常有限。這樣，不僅使教職工對自己檔案缺少知情權(quán)，也不利于聘用制下的雙方的自由選擇。

二 聘任制下高職院校人事檔案管理的應(yīng)對策略

高職院校人事檔案管理工作的最終目的在于通過對人事信息的良好管理，更好地服務(wù)于人才資源，為高職院校選賢任能，進(jìn)而提升高職院校的教學(xué)、科研整體水平。人事檔案的合理利用，能夠有效地防止和避免不講德才條件，只憑主觀臆斷和個人喜好聘用和提拔干部的情況。

1.確立聘用制下高職院校人事檔案管理工作的重要地位

一是結(jié)合實際，建立健全人事檔案各項規(guī)章制度，用制度規(guī)范檔案管理行為。二是加強人事檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，通過成立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的工作小組，提高人事檔案管理在學(xué)院工作的重要性，將人事檔案管理工作常態(tài)化，將相關(guān)工作要求落到實處。三是建立獎懲制度，將人事檔案與個人的年終目標(biāo)考核掛鉤，提高工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。四是加大學(xué)習(xí)宣傳的力度，采取邀請專業(yè)技術(shù)人員專題授課、學(xué)校間檔案管理人員相互業(yè)務(wù)交流等多種方式，加強對管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。在加強學(xué)習(xí)的同時，充分利用高職院校媒體如校園網(wǎng)絡(luò)、校內(nèi)刊物等形式擴大宣傳。通過學(xué)習(xí)和宣傳進(jìn)一步加強全體教職工對檔案管理工作的認(rèn)識和重視。

2.維護人事檔案的嚴(yán)肅性，確保內(nèi)容的真實性

人事檔案是全面地、歷史地記錄一個人學(xué)習(xí)和工作，為人事關(guān)系轉(zhuǎn)移提供“憑證”的功能，事關(guān)個人切身利益和間接反映教職工的工作態(tài)度，防止個人材料的不全和造假，維護人事檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性就顯得極為重要。檔案管理的“收集”工作是整個流程中重要的一個步驟，所以首先就必須嚴(yán)格遵守管理工作流程，通過正規(guī)渠道收集材料；其次要發(fā)揮好人事檔案管理的監(jiān)督作用，對新接收的材料要認(rèn)真核查比對，發(fā)現(xiàn)有缺少的材料請當(dāng)事人及時補交到位；最后還要重視人事檔案材料日常審核工作，對人事檔案三齡二歷要嚴(yán)格把關(guān)，遇到有問題的檔案要及時復(fù)核、糾正并備案。

3.實現(xiàn)信息化管理，積極開發(fā)利用人事檔案

學(xué)校是教書育人、傳播知識的重要載體，所以在先進(jìn)知識和科技的領(lǐng)域，都應(yīng)有“先行先試”的精神。對人事檔案的信息化、數(shù)字化管理應(yīng)從高校示范做起。首先要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，打破傳統(tǒng)檔案管理理念，在不違反、不突破《檔案法》規(guī)定的情況下，對一些管理模式和方法進(jìn)行調(diào)整。如增加收集如圖片、音頻資料等具有個人特色的檔案；在保證人事信息安全、限定查詢關(guān)系權(quán)限的基礎(chǔ)上，授權(quán)查閱檔案。通過人事檔案的授權(quán)查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題。在解決了檔案授權(quán)查閱的基礎(chǔ)上，充分利用高校專業(yè)的特點，開發(fā)操作性強、安全指數(shù)高的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，建立人事檔案的數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)體系，促進(jìn)高校人事檔案管理信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化。這樣不僅可以提高管理人員工作效率，便于信息查找和統(tǒng)計，減少轉(zhuǎn)遞檔案過程中對紙質(zhì)材料的損壞，還加強了對聘用人員的檔案材料進(jìn)行信息管理，促進(jìn)了人才的流動。高職院校人員檔案信息現(xiàn)代化管理的建立將為廣大教職工以及社會提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.提高人員素質(zhì)，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

要實現(xiàn)人事檔案正規(guī)化、科學(xué)化、簡單化的管理，首先須解決的就是人的問題，所以專業(yè)技能人才的引進(jìn)，現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)就必不可少。針對每年高校的人才引進(jìn)計劃，酌情考慮新型檔案管理專業(yè)技能人才的引進(jìn)，以充實人事檔案管理隊伍。在引進(jìn)人才的同時，對管理現(xiàn)有檔案的老員工要加大培訓(xùn)力度，通過聘請專業(yè)授課、安排網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、組織專業(yè)學(xué)術(shù)交流等方式對他們進(jìn)行再教育，以提升人事檔案管理隊伍的水平。針對人事檔案管理工作程序機械、工作相對枯燥的問題，在工作中要關(guān)注管理人員的思想動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并幫助他們解決工作與生活中的實際問題，增強其歸屬感，充分調(diào)動其工作積極性，發(fā)揮其潛力，努力維護人才隊伍的團結(jié)與穩(wěn)定。

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〔責(zé)任編輯：范可〕