事業(yè)單位檔案管理存在的問題探討

【摘 要】當前，我國檔案事業(yè)進入了一個空前發(fā)展和空前繁榮的階段，各行各業(yè)領(lǐng)導者對檔案管理工作的重視程度越來越高，尤其是在事業(yè)單位中，其內(nèi)部的檔案管理工作更是開展和進行得如火如荼。然而，再嚴密的部署仍然會存在一定的紕漏，正如我國事業(yè)單位當前所面臨的檔案管理難題一樣，其問題正不同程度地影響和制約著我國事業(yè)單位管理工作的正常、有序開展。本文主要對當前我國事業(yè)單位的檔案管理工作中所存在的問題進行了具體、詳細的分析和研究，并在文章最后提出了幾點相關(guān)的解決對策，以供相關(guān)同志參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；檔案管理；問題；探討；對策

一、事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題簡析

檔案管理的最終目的是為了給社會大眾提供相關(guān)的、有利用價值的檔案資料，從實質(zhì)上說，便是為社會提供實踐服務。因此，檔案管理活動中所產(chǎn)生的任何一個環(huán)節(jié)，比如檔案信息的搜集、整理、保存等等，都是在為后續(xù)的利用工作奠定基礎(chǔ)。檔案管理工作的最終服務對象就是社會大眾。這是大范圍下的檔案管理的內(nèi)容定義。而在較小范圍內(nèi)，比如：對于事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作來說，其管理的最終目的是為了給企業(yè)的內(nèi)部部門或相關(guān)的其他盟企、政府機關(guān)等機構(gòu)提供檔案信息的利用，并通過對其檔案資料進行有效的管理，為企業(yè)獲得一定的經(jīng)濟效益和社會形象，以便更好的促進企業(yè)發(fā)展和進步。當前，我國事業(yè)單位在檔案管理過程中存在著不少的管理問題，這些問題在不同程度上對事業(yè)單位的運作和發(fā)展進行著制約，甚至影響著事業(yè)單位的經(jīng)濟以及社會服務功能的發(fā)揮。

（一）事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度低

對事業(yè)單位人員對檔案管理工作的重視程度低主要分為兩個方面的原因：一方面，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導者對檔案管理工作的認識不全面，甚至有的領(lǐng)導者對檔案管理的概念都還模糊不清，認為其在具體的實施過程中，不能為事業(yè)單位創(chuàng)造客觀的、直接的經(jīng)濟或社會效益，因此在實施時往往只有三分鐘熱度，導致了檔案管理工作在事業(yè)單位的管理活動中不能被長期堅持，從而走向衰亡；另一方面的原因則是由于事業(yè)單位的檔案管理人員對自己所在工作的不重視，認為檔案管理就是對單位、部門的資料進行保管，且這項工作又繁瑣又無用，既不是單位的核心工作，又不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，當管理人員抱著這樣的心態(tài)進行工作時，往往會造成重要檔案信息的遺漏、丟失等現(xiàn)象發(fā)生，并且嚴重打擊檔案管理人員的工作熱情。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)不高

目前，在我國的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于檔案管理人員專業(yè)技能不夠硬，職業(yè)道德素質(zhì)不達標而造成的重要檔案資料丟失、遺漏，甚至泄密等現(xiàn)象時有發(fā)生。特別是近幾年來，隨著事業(yè)單位人事制度的改革與調(diào)整，使得相當一部分沒有接受過專業(yè)的檔案知識培訓和檔案管理技能培訓的人員就職了檔案管理崗位，由于其對檔案管理的重要性、歸檔的要求、檔案信息資料的收集和查找等業(yè)務不了解，對檔案管理的具體操作流程不熟悉，對檔案資料的搜集意識淡薄等，造成了檔案管理工作無法正常開展，嚴重降低了事業(yè)單位的檔案管理水平。

（三）事業(yè)單位檔案管理無法及時更新到位

檔案管理的更新，同樣體現(xiàn)在兩個方面。一是離職退休人員的檔案無法及時歸納整理，另外封存；二是新的檔案無法及時更新到檔案庫。在人事變動的過程中，如果檔案管理的工作無法及時交接妥當，更新到位，就會導致大量的檔案變成“死檔”、“棄檔”，即增加檔案整理的信息量，更增加了尋找檔案的工作量，不科學，更談不上工作效率。

（四） 事業(yè)單位檔案管理的制度不健全

由于事業(yè)單位的檔案管理無法為事業(yè)單位帶來明顯的利益，而檔案管理工作的開展，有特別的繁瑣，耗時耗力，事業(yè)單位不愿意加大投資力度在這樣的工作上，導致許多的事業(yè)單位沒有完善的規(guī)章制度，或者執(zhí)行力度不夠，任由檔案管理工作的員工自由散漫，隨意發(fā)揮，無法跟上事業(yè)單位前進的腳步。

（五）事業(yè)單位檔案管理缺少高科技的管理模式

在實際的工作中，許多事業(yè)單位還沒有引進高科設(shè)備來規(guī)范管理檔案的意識，計算機技術(shù)還無法廣泛應用到檔案管理的過程中。許多事業(yè)單位對于檔案管理的工作，還是偏重與手工操作和紙質(zhì)檔案的整理，使得科學化管理檔案淪為一句口號，一紙空文，得不到落實。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的對策

（一）提升事業(yè)單位檔案管理的地位和加強相關(guān)人員的培訓。要讓事業(yè)單位的檔案管理員工意識到自己的工作重于泰山，是事業(yè)單位一切人事管理的基礎(chǔ)，適度對檔案管理的工作，尤其是優(yōu)秀的檔案管理員工進行表彰，提高他們的榮譽感，增加他們的工作熱情。另一方面，要對檔案管理員工進行科學化、專業(yè)化的培訓，提高檔案管理人員的進入門檻，只有任用專業(yè)的檔案管理人員開展事業(yè)單位的檔案管理工作，才能適應事業(yè)單位的發(fā)展，跟上時代的步伐。

（二）及時更新事業(yè)單位的檔案。事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較大的事業(yè)單位，人員的變動，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。

（三）合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫。合理有效的利用現(xiàn)有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業(yè)單位領(lǐng)導重點關(guān)注的原因。只有當科學化的檔案管理能大幅度提高事業(yè)單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領(lǐng)導愿意投入更大力度來發(fā)展檔案管理的工作，才是一條可持續(xù)發(fā)展的道路。

三、結(jié)束語

總之，這是一個信息化計算機技術(shù)蓬勃發(fā)展的時代，事業(yè)單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位日漸繁復的需求和先進的管理模式。事業(yè)單位的檔案管理需要變革，需要完善，需要配合事業(yè)單位的發(fā)展，需要跟上時代迅速邁進的腳步。

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