芻議高校學(xué)生檔案管理的若干問題

引言：學(xué)生的在校表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況和成長歷程，都在高校學(xué)生檔案中有著明確的記錄與刊載，檔案對學(xué)生上學(xué)時的各種情況都有一個詳細、全面與真實的記錄，大學(xué)生畢業(yè)之后去任何一個單位工作都需要將檔案隨身攜帶，此外，當(dāng)前我國的高校學(xué)生檔案管理工作存在許多缺陷，所以加強對檔案的管理勢在必行。筆者在文中探討并研究了高校學(xué)生檔案管理的相關(guān)問題，希望對高校學(xué)生的檔案管理產(chǎn)生借鑒。

一、學(xué)生檔案管理工作的重要性分析

高校學(xué)生檔案就像一個日記本，學(xué)生在大學(xué)就讀的時候受過什么處分、得過什么獎勵、考試的分數(shù)、品德素質(zhì)、參加過什么活動都在學(xué)生檔案里面有著詳細而真實的的記載。一方面，學(xué)生檔案是是老師和學(xué)校了解學(xué)生的的重要平臺和具體依據(jù)，另一方面，學(xué)生離開學(xué)校步入社會去單位尋求工作的時候，單位首先要看的就是學(xué)生的在校檔案，學(xué)生的入職與晉升在很大程度上都受到在校檔案的影響，加之當(dāng)前我國的大學(xué)生數(shù)量數(shù)不勝數(shù)，所以在尋找工作的時候面臨著異常激烈的競爭，為了在這競爭激烈的求職市場脫穎而出，他們必須從各方面下足功夫，自己檔案的管理就是重要的一個方面，所以學(xué)生在校時就應(yīng)該具有較強的前瞻性，為了以后著想，把自己的檔案重視起來。社會主義市場經(jīng)濟體制的確立使得市場的開放性大大增強，高校里各種各樣的改革也催生了學(xué)生檔案管理問題的出現(xiàn)，由此看來，為了促進學(xué)生自身的全面與長足發(fā)展，也為了方便國家的人事管理，對高校學(xué)生檔案管理中存在的問題予以徹底有效的解決是不容忽視的【1】。

二、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

眾所周知，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)與發(fā)展，我們已經(jīng)步入了信息化時代，人們獲得信息的速率更快了，對各種信息的需求量也是今非昔比，人們的生活習(xí)慣和思考方式更容易受到外部客觀環(huán)境的影響，檔案管理工作也是這個道理，也就是說，高校學(xué)生檔案管理工作可謂是機遇與挑戰(zhàn)并存，所以我們必須緊緊地抓住機遇，并勇敢的迎接挑戰(zhàn)，使傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代化的管理模式過渡與轉(zhuǎn)化。

2.1 管理手段落后。

高校學(xué)生檔案管理的信息化程度不夠高，致使管理效率低下，信息化時代對高校內(nèi)部的信息化管理程度提高了要求，電子操控已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，但是有的學(xué)校在開展檔案管理工作時忽略了進行信息化管理的重要性，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，使得檔案管理的工作效率被迫降低。

2.2 高校學(xué)生檔案缺乏實際的查閱作用。

學(xué)生在校檔案實際價值的發(fā)揮與實現(xiàn)是建立在檔案資料全面的基礎(chǔ)之上的，但是我國高校的學(xué)生檔案管理資料存在信息不全面、標(biāo)準不一致、資料不真實的問題，很多空間被某些重要性不高的信息所占用，能夠發(fā)揮作用的信息卻在檔案中很難看到。這就不利于學(xué)生檔案的查閱，檔案也無法發(fā)揮和實現(xiàn)自身的價值，得不到有效的利用。

2.3 學(xué)生檔案管理人員專業(yè)水平不高。

高校的學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)不夠高。高校管理機構(gòu)內(nèi)部的某些工作人員的技術(shù)水平和科技含量低下，管理不到位，導(dǎo)致最具原始性的文件缺乏足夠高的質(zhì)量；一部分檔案管理人員雖然具備較高的專業(yè)水平，但是管理水平不夠高，缺乏雄厚的檔案管理知識；全面型檔案管理人員的缺乏【2】，所謂的全面型的人才，指的就是既懂檔案，又懂技術(shù)的人，然而一般來說，學(xué)生檔案管理人員對技術(shù)的了解只停留在片面之上，而技術(shù)人員又對檔案的管理一竅不通，二者不能實現(xiàn)有機的結(jié)合，進而無法保證高校學(xué)生檔案的管理質(zhì)量和水平。

三、做好學(xué)生檔案管理工作的對策

3.1提高檔案信息化意識，改善學(xué)生檔案工作條件

顯而易見，當(dāng)今社會已經(jīng)進入了信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展極為迅速，為了提高各種社會工作或私人工作的效率，加強對先進的信息技術(shù)的運用勢在必行，傳統(tǒng)的紙張信息管理形式已經(jīng)被信息網(wǎng)絡(luò)的運用取而代之。高校學(xué)生檔案管理亦不應(yīng)該例外，同樣應(yīng)該進行信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，之所以要對高校學(xué)生檔案管理進行信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，原因就是提升檔案的管理水平和利用效率，同時使紙張模式和電子模式兼顧，既不忽略傳統(tǒng)的紙張管理模式，又加強對網(wǎng)絡(luò)管理的利用。以電子工具為載體的檔案管理模式，雖然是由人來操控計算機，但是計算機與檔案有著更為密切的聯(lián)系和更為直接的關(guān)系，為計算機設(shè)置好管理程序之后，就可以自動的管理信息，具有準確、及時、便捷的優(yōu)點【3】。

3.2 改革陳舊落后的管理方式。

推進學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化.隨著計算機、多媒體技術(shù)的高速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，計算機在高校得到普及并成為日常的辦公工具，高等學(xué)校一般都設(shè)有計算機系、計算機中心，有些院系還具有網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為學(xué)生檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理提供了充足的硬件資源，我們要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源這一優(yōu)勢，使學(xué)生檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)接軌，加快推進以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化工程的建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。為此，高校要針對學(xué)生檔案流動快、分配去向廣、投寄地區(qū)多、統(tǒng)計工作量大、檔案管理具有數(shù)據(jù)查詢的特點，研制和開發(fā)適合高校自身特點的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、修改、增減和打印的管理軟件，以方便學(xué)生檔案的管理、查閱和轉(zhuǎn)遞等工作，提高管理水平【4】。

3.3 擴大學(xué)生檔案材料收集范圍，提高檔案利用價值。

高校的學(xué)生檔案對學(xué)生在校時的各方面具體情況都有著詳細的記錄和真實的記載，直接關(guān)系著學(xué)生的自身利益。由此不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)生的檔案材料越全面，對學(xué)生的個人情況的反映越有力，其價值就越能得到體現(xiàn)。就目前來說，我國高校的學(xué)生檔案資料具有片面性，主要的記載內(nèi)容集中在學(xué)習(xí)成績、獎懲情況等方面，對學(xué)生的思想道德素質(zhì)、上進心、研究能力、自主學(xué)習(xí)水平等隱性資料的的記錄卻是少之又少。

3.4 加強學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)。

首要任務(wù)就是加強培訓(xùn)，提高能力。學(xué)校在開展工作的時候，對學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)是必備工作。檔案管理人員要著重增強其專業(yè)知識、專業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術(shù)領(lǐng)域，保證檔案管理工作的規(guī)范化。著力于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既包括思想道德素質(zhì)，又包括科學(xué)文化素質(zhì)，可以開設(shè)專門的培訓(xùn)的機構(gòu)，聘請專業(yè)的人員對管理人員進行一對一的培訓(xùn)，以達到提高專業(yè)水平，增強專業(yè)技能，豐富專業(yè)知識的目的，書本上得到的知識畢竟還是表象的東西，所以還有必要增強實踐能力，獲取更多的實踐經(jīng)驗。除了提高相關(guān)人員的自身素質(zhì)之外，還要提高檔案管理從業(yè)人員的資格準入標(biāo)準與門檻，保證引進的管理人員具有很高的工作能力和技術(shù)水平。

參考文獻

[1]王玲.信息化背景下的企業(yè)檔案管理[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報，2013，（04）：159-161.

[2]康增瑞，張洪瑋.高校學(xué)生檔案管理工作的新思路[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010，（28）：127-128.

[3]陳楠.加強高校學(xué)生檔案信息化管理[J].科技信息，2010，（12）：354-355.

[4]林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)[J].改革與開放，2013，（08）：90-91.

（作者單位：武漢大學(xué)學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心）