利用Access、Excel軟件對實驗數(shù)據(jù)進行管理

【摘 要】高等院校設(shè)有實驗室，能方便學(xué)生進行實際實驗操作，鍛煉學(xué)生的實踐能力，以從中總結(jié)經(jīng)驗提高學(xué)生的自我學(xué)習(xí)能力和開發(fā)學(xué)生的創(chuàng)新能力。在實驗數(shù)據(jù)的管理中，簡單的計算已經(jīng)不能滿足教師和學(xué)生對實驗數(shù)據(jù)進行分析的需求，因此微軟公司開發(fā)的辦公軟件中的Access和Excel軟件能對實驗室的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的管理，使得對實驗數(shù)據(jù)的分析、優(yōu)化及取舍更加方便快捷，同時也大大提高了學(xué)員的計算機應(yīng)用能力。

【關(guān)鍵詞】Access軟件 Excel軟件 實驗室數(shù)據(jù) 管理

【中圖分類號】TP31 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）14-0088-01

一 Access軟件和Excel軟件的功能和特點

Access軟件是微軟公司推出的辦公軟件中一種簡單易懂的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，它適用于中小型數(shù)量數(shù)據(jù)和訪問量不多的數(shù)據(jù)庫的管理，它運用了表、查詢、窗口、頁碼、報表等來建立數(shù)據(jù)庫，學(xué)生在實驗室可以很方便地使用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，在其他向?qū)У闹甘鞠陆⒈砀?、輸入?shù)據(jù)和建立報表等。Access軟件可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集、分類、篩選、查詢和打印報表等功能。Access 軟件管理的所有對象都采用相同的后綴，便于教師和學(xué)生對數(shù)據(jù)進行操作和管理。

使用Access軟件進行數(shù)據(jù)管理可以將位圖、聲音、Excel表格、Word 文檔鏈接進去，建立動態(tài)的數(shù)據(jù)庫報表和窗體等，并且還提供了信息發(fā)布的Web向?qū)Ш陀肏TML格式導(dǎo)出對象的功能。學(xué)生使用時可以鍛煉其綜合能力，幫助他們鞏固和練習(xí)所學(xué)不同科目的知識點。

Excel軟件是日常生活中常見的辦公軟件，被用于日常的預(yù)算、統(tǒng)計等，可以快速完成計算，非常便于查找和分類。在實驗室數(shù)據(jù)管理中，Excel軟件被運用于簡單的統(tǒng)計，可以將它稱為一個微型數(shù)據(jù)庫。Excel軟件的行和列都可以進行數(shù)據(jù)的輸入，在實驗室中方便教師和學(xué)生對數(shù)據(jù)進行查找、計算和挑選，或?qū)憟蟾鏁r插入表格等。Excel軟件中一個獨特的功能是可以利用數(shù)據(jù)生成圖表，可以是整個電子表格，也可以是其中的某一列和某一行或某幾列和某幾行，這樣使數(shù)據(jù)變得更加直觀，便于教學(xué)和學(xué)生對實驗過程的觀察和分析。

Excel軟件也可以將Access數(shù)據(jù)庫中的信息建成工作表格，并且Excel軟件生成的Web網(wǎng)頁可以用Web瀏覽器打開，不需要專門安裝Excel軟件。

二 運用Access軟件和Excel軟件建立數(shù)據(jù)庫

Access軟件包含了全部的數(shù)據(jù)庫對象，大致可以分為表、查詢、窗體、報表、宏和模塊。實驗室中教師和學(xué)生進行數(shù)據(jù)管理時，可以利用Access軟件中的64位字符設(shè)置掩碼、缺省值和值范圍。根據(jù)實驗的情況，教師和學(xué)生可以建立多個表格，不同的表格之間是聯(lián)系著的，其中一個數(shù)據(jù)發(fā)生變化，所有的數(shù)據(jù)都會發(fā)生變化，所以不用擔(dān)心實驗室中數(shù)據(jù)的遺漏和刪減，從而增加了教師和學(xué)生對數(shù)據(jù)的重視度。教師和學(xué)生可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)觀察實驗是否正常，分析數(shù)據(jù)時只需要按照字段建立索引就可以找到相關(guān)的數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的完整性。利用Access軟件可以找到很多常用的表格，教師和學(xué)生在使用的時候可以直接選擇合適的表格，在細節(jié)處進行修改，這樣不僅可使表格看起來美觀，也方便了以后對實驗室數(shù)據(jù)的查詢。

相對于Access軟件，Excel軟件在報表上的設(shè)計更完美，所以在實驗室中它經(jīng)常被教師和學(xué)生用于制作報表。使用Excel軟件建立數(shù)據(jù)庫時，由于它的方便快速，可以高效率地幫助教師和學(xué)生總結(jié)實驗室的數(shù)據(jù)經(jīng)驗，同時利用Excel軟件中的合計、分類、排序、匯總等功能，制作完美的表格，便于觀看和翻閱。

三 Access軟件和Excel軟件的聯(lián)合使用

Access軟件和Excel軟件的數(shù)據(jù)庫之間有良好的接口，所以他們可以相互復(fù)制數(shù)據(jù)表。用戶可以將Access數(shù)據(jù)庫拖放到Excel軟件電子表格中去，對Access數(shù)據(jù)庫中的表和查詢的數(shù)據(jù)進行二次處理，生成更為美觀的表格，教師和學(xué)生可以利用這一點對報表進行套色、圖文混排的整理以及手工清理無效數(shù)據(jù)等。由于Excel軟件對報表的設(shè)計優(yōu)于Access軟件，所以我們經(jīng)常用它設(shè)計復(fù)雜的報表。在實驗室數(shù)據(jù)的管理中，教師和學(xué)生可以利用數(shù)據(jù)處理功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)的轉(zhuǎn)換，以彌補Access軟件中報表制作的缺憾和不足。

Access軟件具有強大的數(shù)據(jù)管理功能，Excel軟件具有強大的制表和數(shù)據(jù)采集功能。所以在對實驗室數(shù)據(jù)進行管理時，教師和學(xué)生要注意兩者之間的有效利用，是兩者能完美地結(jié)合起來，以達到實驗室數(shù)據(jù)的有效和高效管理。兩者的聯(lián)合使用，提高了教師教學(xué)的效率，讓學(xué)生充分地利用了實驗課堂上的時間。鍛煉了學(xué)生的實踐能力，讓他們從中總結(jié)經(jīng)驗，提高學(xué)生自我學(xué)習(xí)的能力和開發(fā)學(xué)生的創(chuàng)新能力。

四 結(jié)束語

利用Access軟件和Excel軟件對實驗室數(shù)據(jù)進行管理，提高了教師和學(xué)生在實驗過程中的有效性，在查詢和建立數(shù)據(jù)庫時節(jié)省了時間，節(jié)約了教學(xué)資源，使學(xué)生可以在有限的時間里學(xué)到更多的知識，提高了學(xué)生的學(xué)習(xí)效率和教師的教學(xué)質(zhì)量。學(xué)生對實驗室數(shù)據(jù)進行管理時增加了與教師和同學(xué)之間的溝通，提高了學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性和主動性，他們學(xué)會了動腦和動手，注重實踐，開發(fā)了探索能力和創(chuàng)新能力，提高了教學(xué)質(zhì)量，最終達到提高學(xué)生綜合素質(zhì)能力的教學(xué)目的。

參考文獻

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[2]戴粟芳.Access和Excel在期刊工作中的應(yīng)用[J].圖書館學(xué)研究，2001（2）：68～69

〔責(zé)任編輯：高照〕