省級電大開放教育學(xué)籍管理規(guī)范化研究

【摘要】學(xué)籍管理是電大開放教育教務(wù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。學(xué)籍管理高效運(yùn)行對提高電大開放教育教學(xué)質(zhì)量具有不可替代的作用。本文筆者主要就省級電大開放教育學(xué)籍管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了分析，同時(shí)提出了對學(xué)籍工作管理的幾點(diǎn)研究，以供參考。

【關(guān)鍵詞】開放教育學(xué)籍管理規(guī)范化

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674－4810（2014）08－0028－02

學(xué)籍管理是廣播電視大學(xué)（電大）開放教育教務(wù)管理工作過程中的重要環(huán)節(jié)。省級電大面向全省各分校、教學(xué)點(diǎn)實(shí)行學(xué)籍管理，范圍廣、工作量大，也增加了學(xué)籍管理的難度，給學(xué)籍管理人員提出了更高的要求。所以，加強(qiáng)學(xué)籍管理工作的研究，使電大學(xué)籍管理向規(guī)范、科學(xué)、靈活和系統(tǒng)性方向發(fā)展成為電大學(xué)籍管理人員值得深入研究的重要課題。筆者結(jié)合長期從事學(xué)籍管理的經(jīng)驗(yàn)，對目前全省電大系統(tǒng)學(xué)籍工作的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行了分析，針對如何加強(qiáng)開放教育學(xué)籍工作的規(guī)范化管理進(jìn)行了深入的研究。

一 電大學(xué)籍管理工作中存在的問題

1．規(guī)章制度的執(zhí)行情況不夠理想

開放教育開展十年來，逐步形成了一套較為完善的學(xué)籍管理操作程序，針對每一個(gè)程序都有相應(yīng)的規(guī)章制度，但就貴州省來看，開放教育管理規(guī)章制度和保證制度實(shí)施的方法措施并沒有結(jié)合貴州省的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)定，而且執(zhí)行力度和落實(shí)情況也不夠理想，導(dǎo)致現(xiàn)有的規(guī)章制度形同虛設(shè)，流于表面，管理工作沒有落到實(shí)處，學(xué)籍管理工作隨意性較大。

2．學(xué)籍管理工作復(fù)雜，工作人員壓力大

開放教育的學(xué)籍管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，而且工作量繁重，對工作人員素質(zhì)的要求更高。例如，良好的職業(yè)素質(zhì)，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的熟練掌握和運(yùn)用能力等。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)大多數(shù)學(xué)籍管理工作人員管理方面的知識欠缺，計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平也十分有限；人員配備還不完善，存在以當(dāng)一天和尚撞一天鐘的態(tài)度工作的現(xiàn)象；很多人工作幾年后因工作煩瑣等原因都不愿繼續(xù)從事這份工作；教育部門對學(xué)籍管理人員的培養(yǎng)也不夠重視，對他們的專業(yè)發(fā)展也沒有明確的指導(dǎo)方向，導(dǎo)致工作人員積極性不高，缺乏工作熱情。從而對提高開放教育學(xué)籍管理工作質(zhì)量和效率影響很大。

3．學(xué)生學(xué)籍檔案資料殘缺

電大開放教育學(xué)籍管理中突出的問題之一是學(xué)生的學(xué)籍檔案資料殘缺、不完整，究其原因有以下幾點(diǎn)：（1）學(xué)籍管理的各項(xiàng)制度措施執(zhí)行程度低，收集、建立學(xué)生學(xué)籍檔案不及時(shí)、不全面且不準(zhǔn)確，如檔案資料收集時(shí)易出現(xiàn)遺漏丟失的情況，建立的檔案不規(guī)范統(tǒng)一。（2）教育單位工作不到位，提供的學(xué)生信息總是存在這樣或那樣的問題，或不完整，或不準(zhǔn)確，還常常任意改動(dòng)，對工作的認(rèn)識不夠，缺乏嚴(yán)肅的工作態(tài)度，對學(xué)生信息的重要性沒有明確意識，造成學(xué)生信息資料不完整齊全，使電子注冊無法順利執(zhí)行。（3）學(xué)生自己對學(xué)籍檔案資料的不重視，加上開放教育學(xué)生都是成人在職，很難在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)配合分校、教學(xué)點(diǎn)完成自己的信息的核對、填報(bào)等工作。

4．未能實(shí)現(xiàn)真正意義上的學(xué)生自主選課

開放教育實(shí)行完全學(xué)分制，允許學(xué)生自主選課的形式打破了傳統(tǒng)的班級管理方式，但目前專業(yè)規(guī)則仍是由省校教學(xué)部門統(tǒng)一選課，學(xué)生并沒有權(quán)利結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行課程注冊。通常由各分校、教學(xué)點(diǎn)學(xué)籍人員按班級為學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)

一選課，將選課后的數(shù)據(jù)上報(bào)到省校教務(wù)處。既未實(shí)現(xiàn)真正意義上的學(xué)生自主選課和課程注冊，同時(shí)又因電大開放教育辦學(xué)層次的差異、開設(shè)專業(yè)及課程的不一，加上專業(yè)不同的學(xué)生選修同一門課所得學(xué)分不同，給學(xué)籍管理工作的選課和注冊帶來了較大難度，管理人員要花很多時(shí)間和精力對學(xué)生選課和注冊數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)處理，而且約束了完全學(xué)分制的實(shí)行。

5．成績和畢業(yè)審核學(xué)籍管理現(xiàn)存問題

雖然學(xué)生的考試成績實(shí)行了信息化管理，大大減少了工作人員的工作量，但由于學(xué)校辦學(xué)水平有差異和專業(yè)眾多，導(dǎo)致出現(xiàn)了一些課程代碼不同而試卷內(nèi)容相同的情況，而計(jì)算機(jī)只會讀取課程代碼，造成許多學(xué)生的考試成績得不到錄入。畢業(yè)審查也總是會出現(xiàn)各種問題，需要分校、教學(xué)點(diǎn)和學(xué)籍管理人員進(jìn)行反復(fù)核查，影響了畢業(yè)審核的工作進(jìn)度和畢業(yè)證書的正常發(fā)放。

6．學(xué)籍管理軟件不完善

統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)籍管理工作需要一個(gè)科學(xué)的管理軟件作為支撐，就目前來看，中央電大統(tǒng)一開發(fā)的教務(wù)管理軟件的投入使用，較為有效地推動(dòng)了電大學(xué)籍工作的規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程。但在實(shí)際運(yùn)行過程中該軟件也出現(xiàn)了許多缺陷，造成省校與分校、教學(xué)點(diǎn)間的數(shù)據(jù)交流出現(xiàn)障礙。由于教務(wù)軟件功能的不完善，一些傳統(tǒng)的學(xué)籍管理操作管理方式還沒有完全取消，日常學(xué)籍管理工作如信息登記表、考試成績、畢業(yè)生登記等仍無法完全脫離人工作業(yè)，工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低，準(zhǔn)確性也無法保證。

二 提高學(xué)籍管理工作規(guī)范化的幾點(diǎn)思考

1．健全學(xué)籍管理制度，使工作流程規(guī)范化

要使學(xué)籍管理工作規(guī)范有序、科學(xué)系統(tǒng)地開展，首先要完善現(xiàn)有的規(guī)章制度，而不是憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、主觀意愿去辦事。要在遵從國家的同一規(guī)劃和戰(zhàn)略決策的基礎(chǔ)上根據(jù)管理原則和思想指導(dǎo)，健全完善學(xué)籍管理的規(guī)章制度。

作為省級電大，制定的規(guī)章制度要在遵守中央電大基本原則的前提下，結(jié)合自身實(shí)際，同時(shí)考慮到分校一級學(xué)籍管理的特點(diǎn)制定出一套可行性強(qiáng)的配套制度。但這并不意味著制定好的規(guī)章制度是一成不變的，還要適應(yīng)當(dāng)前形勢對學(xué)籍管理工作提出新要求，及時(shí)修訂并加以完善。

2．加強(qiáng)學(xué)籍管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

影響學(xué)籍管理質(zhì)量的直接因素是管理人員的素質(zhì)。學(xué)籍管理人員在工作中需要有計(jì)劃和原則，這是該項(xiàng)工作的性質(zhì)決定的。學(xué)校單位應(yīng)重視和加強(qiáng)學(xué)籍管理人員基本理論知識和技能的培訓(xùn)，以期提高學(xué)籍管理人員的整體素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)為學(xué)籍管理工作人員營造一些寬松的工作環(huán)境，在面對煩瑣枯燥的學(xué)籍管理工作時(shí)能以輕松的心情來完成，適當(dāng)為學(xué)籍管理人員提供交流學(xué)習(xí)的機(jī)會。同時(shí)，對工作人員進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，幫助工作人員明確職業(yè)規(guī)劃，制定相應(yīng)的激勵(lì)政策，在提高管理人員素質(zhì)的同時(shí)，充分調(diào)動(dòng)工作熱情與積極性。

3．規(guī)范學(xué)籍檔案的管理

開放教育學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)化的目標(biāo)，先決條件是建立全面、準(zhǔn)確的學(xué)籍檔案。如新生個(gè)人信息、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)生名冊等檔案的建立。在新生入學(xué)時(shí)向?qū)W生發(fā)放學(xué)籍檔案目錄，讓學(xué)生了解到完整規(guī)范的學(xué)籍檔案包括哪些內(nèi)容，這樣有利于今后學(xué)籍管理工作的開展。要求各教育單位以班為單位，建立學(xué)生通訊錄，便于管理。對收集、整理和歸納學(xué)籍檔案材料應(yīng)予足夠重視，以確保學(xué)籍材料的完整、準(zhǔn)確和真實(shí)，方便電子注冊工作。

4．實(shí)現(xiàn)真正意義上的學(xué)生自主選課

完全學(xué)分制后允許學(xué)生自主選課，但學(xué)生對專業(yè)規(guī)則不甚了解。應(yīng)加大力度建立起完善的選課制度，把選課權(quán)力交還給學(xué)生，省校、各分校、教學(xué)點(diǎn)要指派專人為學(xué)生選課提供指導(dǎo)和幫助，使每個(gè)學(xué)生在詳細(xì)了解了本專業(yè)的課程結(jié)構(gòu)和內(nèi)容后結(jié)合個(gè)人實(shí)際情況合理自主選課，必要時(shí)要對學(xué)生進(jìn)行選課流程培訓(xùn)輔導(dǎo)。課程選擇結(jié)束后學(xué)籍管理人員要詳細(xì)核對學(xué)生的選課信息，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，查缺補(bǔ)漏，正確統(tǒng)計(jì)后按時(shí)上交省校。

5．完善畢業(yè)審核工作

學(xué)籍管理工作中學(xué)生最重視的應(yīng)屬畢業(yè)審核工作，因?yàn)檫@關(guān)系到學(xué)生能否順利畢業(yè)、按時(shí)拿到畢業(yè)證和學(xué)位證；同時(shí)畢業(yè)審核工作也與教務(wù)管理工作質(zhì)量好壞直接掛鉤，學(xué)校聲譽(yù)也與之息息相關(guān)。每學(xué)期有很多學(xué)生從電大畢業(yè)，需要很長一段時(shí)間申請辦理畢業(yè)證書。要讓畢業(yè)生能在盡可能短的時(shí)間拿到文憑，就需要對畢業(yè)審核的工作流程采取一定的改革措施，以加快畢業(yè)審核。所以在學(xué)期考試成績公布后，將畢業(yè)生名單發(fā)放到分校、教學(xué)點(diǎn)并立即對該屆畢業(yè)生進(jìn)行初次審核，初審后進(jìn)一步核對，期間要有效應(yīng)對并及時(shí)處理出現(xiàn)的問題。

6．努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理現(xiàn)代化

作為一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，學(xué)籍管理中許多信息人工處理不僅工作量大而且無法保證質(zhì)量。因此，要使學(xué)籍管理工作高效有序進(jìn)行，必須實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理手段現(xiàn)代化。學(xué)校要緊跟時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)教務(wù)管理的信息化建設(shè)，加大投入，不斷完善學(xué)籍管理軟件，使其功能更完善，程序設(shè)計(jì)更合理，操作過程更簡便。利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化開放教育學(xué)籍管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)對學(xué)生的學(xué)籍全面管理，做到數(shù)據(jù)處理及時(shí)、準(zhǔn)確，使學(xué)籍管理朝著規(guī)范化、信息化、程序化、科學(xué)化的方向邁進(jìn)。同時(shí)秉承以“以人文本”的理念，建立信息資源共享平臺，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理公開化，促進(jìn)管理人員與學(xué)生間的交流和溝通。

三 結(jié)束語

通過不斷地探索與實(shí)踐，貴州省電大逐步構(gòu)建出一套與實(shí)際相適應(yīng)的學(xué)籍管理模式，但有許多地方還需要去學(xué)習(xí)、去完善，去借鑒其他學(xué)校一些先進(jìn)可用的經(jīng)驗(yàn)。開放教育是現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育工程的重要組成，學(xué)籍管理工作雖只是開放教育教務(wù)管理的一部分，其規(guī)范化程序直接影響工作效率和質(zhì)量。作為學(xué)籍管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、樹立服務(wù)意識、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握并運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，真正實(shí)現(xiàn)對求學(xué)者學(xué)習(xí)過程的全程的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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〔責(zé)任編輯：肖薇〕