電子檔案管理存在的問(wèn)題及管理措施探析

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化工作模式的開放及共享，致使我們能夠自由地接入Internet，不僅能享受到電子化政務(wù)的便利，而且規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端。政府文件檔案經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行編輯與發(fā)布，并分享至各政企部門，人們?cè)诠芾磉@些大批量的電子檔案時(shí)，受到互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的影響，會(huì)出現(xiàn)諸如互聯(lián)網(wǎng)病毒傳播、訪問(wèn)受限、數(shù)據(jù)破壞及信息遺漏等各種威脅，所以，科學(xué)管理電子檔案，提出相應(yīng)管理措施已成為當(dāng)今研究的重要課題。

一、電子檔案定義

自上世紀(jì)六十年代起，電子檔案才逐漸被人們所熟知。1961年，自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理被納入倫敦舉辦的世界檔案第九次會(huì)議里，而七年后，在馬德里舉行的世界檔案大會(huì)上，就號(hào)召檔案工作者需做好迎接電腦時(shí)代到來(lái)的準(zhǔn)備。三年后也就是世界檔案第十三次會(huì)議，鮑弟埃作為此次會(huì)議的秘書長(zhǎng)，著重提出計(jì)算機(jī)運(yùn)用在各檔案部門的政策。專業(yè)術(shù)語(yǔ)歷經(jīng)多個(gè)環(huán)節(jié)，從機(jī)讀文件到電子文件，而電子檔案的說(shuō)法還只是近些年才提出。

電子文件在美國(guó)有兩種詮釋，一種是聯(lián)邦管理文件專業(yè)術(shù)語(yǔ)指南給出的，亦叫作數(shù)字自動(dòng)化處理及機(jī)讀文件，由電腦進(jìn)行處理的儲(chǔ)存文件模式；另一種則是其管理法規(guī)里給出的，能夠記載進(jìn)電腦且可以閱讀的任意介質(zhì)，包含有文本、圖形及數(shù)字式的信息，同時(shí)吻合文件的概念。

我國(guó)于2002年提出電子文件的概念，形成于數(shù)字環(huán)境及設(shè)備里，以數(shù)碼方式儲(chǔ)存在光盤、磁盤及磁帶不同載體上，運(yùn)用數(shù)字設(shè)備電腦等來(lái)進(jìn)行處理與閱讀，且能傳輸在通信互聯(lián)網(wǎng)上的文件。如此可知，電子檔案應(yīng)是記載在光盤、磁帶/盤上的代碼模式，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行輸入輸出且能傳送于通信互聯(lián)網(wǎng)的文件。

二、電子檔案管理存在的問(wèn)題

1、無(wú)法確保電子檔案的完整性及真實(shí)性

檔案文件的儲(chǔ)存最關(guān)鍵在于確保其文件的真實(shí)與完整。作為傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)文件其內(nèi)容的真實(shí)性極易明確，可電子檔案存儲(chǔ)進(jìn)電腦后并沒有人為的筆跡所在，存在著極大的可變性，無(wú)法辨認(rèn)出其新舊程度，倘若被刪除或修改，其內(nèi)容不容易識(shí)別出。

2、無(wú)法保證電子檔案的構(gòu)成及管理統(tǒng)一

如今國(guó)際上對(duì)于檔案管理的做法，通常上是同管理文件區(qū)別開。就我國(guó)檔案管理來(lái)說(shuō)，構(gòu)成電子文件及管理檔案這兩者一般都分布在不同部門及個(gè)人身上進(jìn)行，正是因?yàn)殡娮游募跇?gòu)成、累積直至最終的檔案管理過(guò)程，沒有一致的管理標(biāo)準(zhǔn)及體系規(guī)范，再者構(gòu)成文件的人員無(wú)較強(qiáng)的管理檔案理念，所以電子檔案在平常的運(yùn)用及管理時(shí)存在著較大的隨意性。又因互聯(lián)網(wǎng)存在著安全隱瞞亦或是交換管理人員等，都易致使電子檔案在儲(chǔ)存時(shí)產(chǎn)生信息遺失或不完整，最終導(dǎo)致電子檔案的丟失，甚至是不能建檔，這些問(wèn)題時(shí)常會(huì)在電子文件需要?dú)w檔時(shí)出現(xiàn)。

3、無(wú)法確保電子檔案儲(chǔ)存的永久性

若僅對(duì)于純文本的電子檔案管理，其全球化標(biāo)準(zhǔn)較高，相應(yīng)的技術(shù)氛圍也較容易，能夠較長(zhǎng)久地保存好其檔案?？呻S不斷發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)及多媒體技術(shù)的普遍運(yùn)用下，現(xiàn)實(shí)中的文件可能存有圖像、聲音及各種插件等，對(duì)其檔案進(jìn)行保存就需要較復(fù)雜的結(jié)構(gòu)及技術(shù)條件，將較多信息結(jié)合在一起。此外，因技術(shù)的更新?lián)Q代較快，而不同地域?qū)τ诩夹g(shù)的運(yùn)用及發(fā)展不一，沒有一致的管理標(biāo)準(zhǔn)，致使其電子檔案脫離特殊技術(shù)必然也沒有一定的可讀性。

4、無(wú)法保證電子檔案的安全性

在數(shù)字時(shí)代里，由于互聯(lián)網(wǎng)的完全開放及共享，使得電子檔案在不同程度上受到其安全問(wèn)題的影響。檔案信息經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送時(shí)極易受到他人的監(jiān)聽及篡改。與此同時(shí)，不斷出現(xiàn)的互聯(lián)網(wǎng)病毒，也使得傳輸、接收、保存的電子檔案在安全問(wèn)題上異常突出。2010年瑞星公司作為國(guó)內(nèi)最大殺毒軟件企業(yè)，公布此年度國(guó)內(nèi)電腦病毒情況及網(wǎng)絡(luò)安全報(bào)告，統(tǒng)計(jì)出本年度該公司截獲到4234211個(gè)新病毒。電子檔案處在此般嚴(yán)峻的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境里，只要稍有疏忽便會(huì)致使文件感染上病毒，非法訪問(wèn)不計(jì)其數(shù)，黑客的攻擊防不勝防，電子檔案要想保證其信息安全有一定難度。

三、電子檔案管理措施

1、運(yùn)用相關(guān)技術(shù)確保電子檔案完整及真實(shí)性

對(duì)于電子檔案是否完整及真實(shí)，可運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)措施進(jìn)行解決。比如收集電子檔案的背景內(nèi)容及管理架構(gòu)的元數(shù)據(jù)；在電子檔案里運(yùn)用數(shù)字及光筆簽署辦法；使用分組密碼來(lái)確保電子檔案的完整；管理人員的身份驗(yàn)證；建立防火墻機(jī)制；還有將電子檔案設(shè)置成只讀模式，或者運(yùn)用不可逆儲(chǔ)存介質(zhì)來(lái)最大程度地防范其文件被修改。

2、構(gòu)建起統(tǒng)一的電子檔案管理規(guī)范

隨著大批量電子檔案的出現(xiàn)，管理部門需確保歸檔文件所含內(nèi)容的完整與真實(shí)，構(gòu)建起統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)正是為此問(wèn)題而做出的最好辦法。規(guī)定出合理、有效及一致的電子檔案根本標(biāo)準(zhǔn)框架，對(duì)于全方位實(shí)現(xiàn)電子檔案化，奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3、結(jié)合檔案管理進(jìn)行設(shè)計(jì)電子檔案體系

同其它檔案管理輔助軟件相比，電子檔案體系承載著電子文件進(jìn)入到電子檔案的全過(guò)程，包括接收、傳輸、保存、運(yùn)用等。不單具備管理的職能且還擁有著現(xiàn)實(shí)檔案館進(jìn)行保存的職能。將原本傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的較多控制措施提前，最大程度地考慮進(jìn)不同環(huán)節(jié)的文件管理，保證電子檔案的合理與完整。

4、做好電子檔案的信息歸檔工作

電子檔案的動(dòng)態(tài)信息管理需要做好如下內(nèi)容：其一當(dāng)電子檔案歸檔時(shí)需運(yùn)用所有能夠使用的措施，鑒別及驗(yàn)收電子信息，在簽署有關(guān)歸檔責(zé)任的同時(shí)，還需運(yùn)用咨詢小組，實(shí)時(shí)有效地檢查，若有問(wèn)題出現(xiàn)需要第一時(shí)間給予解決。其二需管理好電子信息，使電子檔案有了變化需要及時(shí)補(bǔ)充，執(zhí)行動(dòng)態(tài)式管理，切忌停留在檔案管理的最初環(huán)節(jié)。

5、加強(qiáng)電子檔案的法律依據(jù)

增強(qiáng)法律意識(shí)，明確電子檔案所具有的法律效力，致使電子檔案擁有較強(qiáng)的證明性，對(duì)現(xiàn)有法律比如《檔案法》，能夠更進(jìn)一層地確保電子檔案的法律地位，且規(guī)定出同《檔案法》能夠相匹配的、執(zhí)行力度強(qiáng)的電子檔案管理相關(guān)辦法及執(zhí)行準(zhǔn)則，確保電子檔案的有效、真實(shí)，以此增強(qiáng)其法律效力。