淺談事業(yè)單位檔案工作的規(guī)范化管理

現(xiàn)代化管理下的檔案工作，必須擁有規(guī)范式的標準，不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將檔案工作管理規(guī)范化，方可順應時代需求，為將來的檔案工作鋪平道路。檔案工作并非可有可無，特別是對當今信息化下的事業(yè)單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發(fā)展有力基礎。所以，規(guī)范好檔案工作勢在必行。在現(xiàn)實中結(jié)合規(guī)范式的檔案工作指導精神，培養(yǎng)管理人員的責任心，增強其管理意識，建立處理文書的目標化工作，提高工作積極性，以此達到規(guī)范式的檔案管理。

一、搞好檔案工作的現(xiàn)實意義

1、提高檔案工作的認知度

在信息化迅速發(fā)展下，人們對檔案工作的管理意識越來越淡薄，加之事業(yè)單位領導不夠重視，對其管理工作缺少責任心，由此忽略其在社會發(fā)展里的現(xiàn)實作用及戰(zhàn)略意義。實際工作里出現(xiàn)的無責任感、缺崗、檔案工作宣傳力度不足，且檔案工作無用論不斷影響整個單位，使其形成較弱的檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統(tǒng)至新型過渡階段出現(xiàn)阻礙，不利于事業(yè)單位的良性發(fā)展。因此，必須提高對檔案工作重要性的認知。

2、規(guī)范檔案工作的現(xiàn)實作用性

在事業(yè)單位里，檔案工作已成不可或缺的部分，它不僅是提升工作品質(zhì)及效率的前提，更是事業(yè)單位茁壯發(fā)展的基礎，有助于將歷史保存還原其真實性。另一方面，規(guī)范式的檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發(fā)展進程里所取得成績，作為探討其運營成果及發(fā)展觀提供參考信息。

檔案工作管理的好否，直接決定著事業(yè)單位領導是否能把握住本單位整體運營情況，是否能及時調(diào)整運營政策。所以，在我國規(guī)范好事業(yè)單位檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型檔案管理措施，將事業(yè)單位的總體運營成果及發(fā)展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，且更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現(xiàn)實意義。

二、規(guī)范檔案工作的管理內(nèi)容

1、規(guī)范檔案工作根本前提——制發(fā)公文

絕大多數(shù)的檔案都以公文演變，作為其前身，如何制定與發(fā)布公文，能直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來檔案及其管理工作規(guī)范式的質(zhì)量問題。所以，制發(fā)公文是檔案工作規(guī)范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實際操作中的檔案質(zhì)量，好為將來實行規(guī)范式的檔案工作奠定根基。

一是要規(guī)范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。按照橫寫橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字、報表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，對簡稱及不標準的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來規(guī)范管理及運用信息化檢索方式的實行。

2、規(guī)范檔案工作主要準則——立卷歸檔

公文相似、重復及無序的立卷組合給規(guī)范檔案工作造成困難，也對檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規(guī)范檔案工作的準則，延續(xù)我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的檔案工作甚至滿足信息化的要求。

在現(xiàn)實工作里，一方面應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另一方面需處理好如下三項內(nèi)容：一是需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使檔案工作出現(xiàn)混亂及無序而無法立卷歸檔。二是需確立重點及合理分工?，F(xiàn)實操作里應重視資料及文件的區(qū)別，尤其是內(nèi)容、方式及意義的較多類似處的資料文件差別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的檔案工作，有效提升檔案的使用效率。三是需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其是在歸檔立卷里，需將相同類型且擁有一定關聯(lián)的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現(xiàn)，由此提升檔案的使用價值，讓完整的檔案文件為將來規(guī)范式的檔案工作奠定基礎。

3、規(guī)范檔案工作有力保證——案卷質(zhì)量

在實際操作中不難看出，檔案是否有價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保檔案保存的意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規(guī)范式檔案工作的操作起著決定作用。所以，規(guī)范式檔案工作的推動，需要我們重視處理好立卷方式，便于檔案目標化管理里的檢索與劃分，與此同時，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關，有效管理其檔案。

三、推動檔案工作的發(fā)展之路

1、增進檔案工作目標——運用檔案

檔案的有效運用是體現(xiàn)其自身價值的徑直辦法，搞好其開發(fā)更是檔案管理的主要表現(xiàn)所在，它已成當今社會主要的缺一不可的信息資源。

要增強檔案的有效開發(fā)運用，一方面需共享信息資源。檔案員在做好搜集、整理、評定及保存檔案的同時，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編檔案文件等資料，檔案保存工作的增強能應使用者之需，且加強檔案存放庫房設備。另一方面需順應時代變化的要求，將檔案變“活”，尋找出新型的服務渠道，提升其運用的水平，不僅增加社會效益，而且能促進檔案工作發(fā)展。

2、做好檔案工作標準——依法治檔

檔案工作規(guī)范式的根本在于依法治檔?，F(xiàn)代化管理檔案設施，多樣性檔案載體及類別，直接影響著檔案工作的方式，需與時俱進、持續(xù)變革，方可順應時代新趨勢，打造檔案工作新篇章。

檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。而《檔案法》的頒布，正是我國檔案事業(yè)朝著健康方向發(fā)展的強力后盾。新形勢下的檔案工作需對不同地方給予充分運用其立法的權限，成立相應的檔案法規(guī)。各部門也應相應健全相關檔案制度，做到靈活有效地管理。