探討檔案管理的作用與實(shí)施中存在的問(wèn)題

摘要：醫(yī)院的管理水平，特別是醫(yī)院診斷、臨床治療水平的提高，一方面靠醫(yī)務(wù)工作者業(yè)務(wù)水平的提高和工作經(jīng)驗(yàn)的積累；另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的齊全與完整。醫(yī)院檔案管理，它覆蓋全院各部門(mén)的工作，在實(shí)際檔案管理工作中碰到不少問(wèn)題，還需引起同行的關(guān)注和重視。

關(guān)鍵詞：檔案管理；實(shí)施；作用；問(wèn)題

【中圖分類號(hào)】R197.322 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】C【文章編號(hào)】1002-3763（2014）01-0137-01

醫(yī)院的管理水平，特別是醫(yī)院診斷、臨床治療水平的提高，一方面靠醫(yī)務(wù)工作者業(yè)務(wù)水平的提高和工作經(jīng)驗(yàn)的積累；另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的齊全與完整。醫(yī)院各類檔案的規(guī)范化管理，保證檔案資料更好地為醫(yī)療、護(hù)理、管理水平服務(wù)，是做好醫(yī)院管理基礎(chǔ)工作的首要問(wèn)題。醫(yī)院承擔(dān)著醫(yī)療、科研的雙重任務(wù)，由于其特殊的功能，使得醫(yī)院具有深厚的文化底蘊(yùn)，成為高學(xué)歷、高科技人才的聚集地，也理所當(dāng)然地最先受到現(xiàn)代信息波的沖擊，作為醫(yī)院管理重要內(nèi)容的醫(yī)院檔案工作也面臨著新的課題。醫(yī)院檔案管理包括黨務(wù)、行政、醫(yī)療技術(shù)、科研課題、教學(xué)、儀器設(shè)備、聲像、財(cái)務(wù)、基本建設(shè)、病歷、實(shí)物等的管理，它覆蓋全院各部門(mén)的工作，是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，但是在實(shí)際檔案管理工作中碰到不少問(wèn)題，還需引起同行的關(guān)注和重視。

1.檔案管理的作用

醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。檔案工作人員的管理能力和自身素質(zhì)如何，直接影響到檔案工作的發(fā)展，間接影響醫(yī)院管理基礎(chǔ)。檔案規(guī)范化管理，對(duì)于院長(zhǎng)的正確決策，提高醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展有著特殊作用。檔案的規(guī)范化管理，能從根本上為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

2.問(wèn)題

2.1 檔案管理是檔案工作人員的事情是錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)

醫(yī)院普遍存在“檔案管理是檔案工作人員的事情，與自己沒(méi)有關(guān)系”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，雖然，國(guó)家檔案局、衛(wèi)生部頒發(fā)的《醫(yī)藥衛(wèi)生暫行辦法》（下稱“辦法”），對(duì)醫(yī)院檔案工作從體制、人員、歸檔范圍、庫(kù)房以及開(kāi)發(fā)利用等都提出了明確的要求，各醫(yī)院也配備了一定數(shù)量的專兼職檔案人員，但這只是做好醫(yī)院檔案工作的前提之一。要使檔案完整地保存下來(lái)和充分利用，必須要有領(lǐng)導(dǎo)的重視和全院職工的積極配合。從醫(yī)院的整體角度看，醫(yī)院管理部門(mén)和臨床醫(yī)技科室、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室干部和醫(yī)護(hù)人員，都或多或少地形成文件材料。如醫(yī)院的科研檔案，其歸檔范圍主要包括科研準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段，其中每個(gè)階段都會(huì)形成許多檔案材料，而醫(yī)務(wù)科研人員則是檔案材料的主要形成者，科研檔案兼職人員只起到檔案材料的監(jiān)督指導(dǎo)作用。

2.2重病歷檔案，輕其他檔案

由于病歷檔案對(duì)醫(yī)院有特殊意義，它是醫(yī)療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉(zhuǎn)歸的全過(guò)程。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，病歷作為醫(yī)療活動(dòng)信息的主要載體，不僅是醫(yī)療、教學(xué)、科研的第一手資料，而且也是綜合評(píng)價(jià)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)。

2.3 檔案管理工作自我封閉性

片面強(qiáng)調(diào)檔案工作的保密性，從而造成服務(wù)對(duì)象僅限于院領(lǐng)導(dǎo)及職能科。人們對(duì)檔案室望而卻步。檔案工作人員也習(xí)慣于單一的服務(wù)對(duì)象，缺乏主動(dòng)與創(chuàng)新，往往是“送交什么就收藏什么”、“要什么提供什么”，加之檔案工作保密的需要，墨守成規(guī)，習(xí)慣于老一套，形成以物為中心的自我封閉。

3 對(duì)策

3.1 檔案工作的相關(guān)法律、法規(guī)和制度要通過(guò)多種方式和渠道，廣泛宣傳黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和制度，強(qiáng)化全體職工特別是院領(lǐng)導(dǎo)及職能部門(mén)人員的檔案法制意識(shí)，樹(shù)立檔案管理人人有責(zé)的觀念；通過(guò)檔案利用的典型事例，使其加深了解檔案工作在醫(yī)院工作中的地位和作用，認(rèn)識(shí)到檔案的潛在價(jià)值，及其帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而提高廣大職工參與檔案管理的積極性、主動(dòng)性和自覺(jué)性。

3.2檔案的分類管理

由醫(yī)務(wù)科制定相關(guān)規(guī)定，保證重病歷檔案收集，整理歸檔的完整性，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，對(duì)重病歷歸檔時(shí)做出類似于“***”的標(biāo)記，便于醫(yī)務(wù)科研人員調(diào)閱。 3.3檔案管理人員觀念的更新

檔案管理人員應(yīng)更新觀念，樹(shù)立檔案信息傳播意識(shí)，讓檔案信息在醫(yī)院有序地傳播，產(chǎn)生傳播效應(yīng)。使檔案為醫(yī)療管理、教學(xué)、科研等服務(wù)，真正落到實(shí)處，同時(shí)按照《檔案法》的規(guī)定確定保密級(jí)別，正確處理好傳播、利用和保密的關(guān)系。

4 討論

檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力。加強(qiáng)檔案管理，要正確擺正檔案工作同醫(yī)院中心工作的位置，做到服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心，是擺在管理工作中的首要任務(wù)。一方面要高度重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高人們對(duì)檔案作的認(rèn)識(shí)。另一方面要千方百計(jì)通過(guò)各種方式、方法提高檔案工作人員的政治思想素質(zhì)和道德素質(zhì)，不斷提高其業(yè)務(wù)技術(shù)水平和工作能力。檔案工作的特點(diǎn)，決定了檔案人員必須具有“默默無(wú)聞為他人”，不計(jì)名利，兢兢業(yè)業(yè)，全身心地投入到本職工作中，同時(shí)，要始終堅(jiān)持實(shí)事求是的思想路線，扎實(shí)的工作作風(fēng)。醫(yī)院檔案工作者要按照有關(guān)法規(guī)，認(rèn)真履行工作職責(zé)，檢查、督促、指導(dǎo)、幫助相關(guān)職能部門(mén)做好各類檔案的立卷歸檔，這是切實(shí)保證醫(yī)院規(guī)范化、科學(xué)化管理的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。檔案工作人員的管理能力和自身素質(zhì)如何，直接影響到檔案工作的發(fā)展，間接影響醫(yī)院管理基礎(chǔ)。檔案規(guī)范化管理，對(duì)于院長(zhǎng)的正確決策，提高醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展有著特殊作用。

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，主要信息來(lái)源是檔案管理部門(mén)的信息資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應(yīng)用和交流的基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)信息資源，利用館藏的信息資源和檢索工具，有效地進(jìn)行深加工，系統(tǒng)地組成便于查找的資源，提供出一定的信息內(nèi)容和更好的服務(wù)給利用者。利用高科技手段，如電子文件、電子病歷、遠(yuǎn)程診、網(wǎng)絡(luò)傳遞、文件載體等，進(jìn)行醫(yī)院檔案的電子化管理。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)是檢索方便、快捷，并適用于電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸。電子網(wǎng)絡(luò)傳輸有傳統(tǒng)傳輸方式無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，它的傳輸速度極快，能在極短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)利用者的手中。最大限度地資源共享，信息源不斷擴(kuò)大，易于保管。它的占用空間小，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。以檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，帶動(dòng)豐富檔案信息資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，保證了檔案信息資源在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中得到持續(xù)、健康發(fā)展。