中專學(xué)校教學(xué)檔案管理初探

【摘 要】中專學(xué)校教學(xué)檔案管理工作目前還存在著資金欠缺、宣傳力度不夠、部門(mén)之間缺乏溝通與協(xié)調(diào)、收集資料困難等問(wèn)題。因此，提高教職工的檔案意識(shí)，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集與整理，對(duì)于開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源是十分重要的。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案 管理工作 信息資源

學(xué)校是培養(yǎng)四化建設(shè)人才的搖籃，又是科研的基地。歷史賦予學(xué)校的責(zé)任，決定了它與國(guó)家的興衰有著不可分割的聯(lián)系。鄧小平同志曾經(jīng)說(shuō)：“科技人才的培養(yǎng)，基礎(chǔ)在教育”。學(xué)校作為教育戰(zhàn)線的一個(gè)部分，在教學(xué)、科研及各項(xiàng)活動(dòng)中，形成和積累的重要材料便是學(xué)校最寶貴的財(cái)富——檔案。

我們常說(shuō)的教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中所形成的，對(duì)學(xué)校具有參考價(jià)值和憑證作用的文件材料，包括學(xué)校綜合管理、學(xué)科和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教材、教學(xué)研究等方面的文字材料和聲象載體。它是學(xué)校教學(xué)方面整體工作的記錄，經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，參考的依據(jù)。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過(guò)程，直接為教學(xué)活動(dòng)服務(wù)，是教學(xué)工作的重要組成部分，是學(xué)校檔案工作的主體、核心和重點(diǎn)?？茖W(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對(duì)強(qiáng)化教學(xué)管理，促進(jìn)教學(xué)改革，提高育人質(zhì)量有著極其重要的作用。當(dāng)然，目前的教學(xué)管理工作還存在著諸多問(wèn)題：

收集資料困難。大多數(shù)教學(xué)、教研人員對(duì)教學(xué)管理工作認(rèn)識(shí)不足。甚至對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有的老師認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的，理應(yīng)由自己來(lái)保管，怎么能夠交檔案部門(mén)呢？有的教學(xué)人員唯恐材料被移交，經(jīng)檔案部門(mén)立卷、歸檔后，便被充公或以后想再利用將會(huì)帶來(lái)許多麻煩，還不如自己保管，平時(shí)取舍方便。

教學(xué)部門(mén)與檔案管理部門(mén)缺乏溝通與協(xié)調(diào)。大部分學(xué)校認(rèn)為教學(xué)部門(mén)主要工作是教學(xué)，至于檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門(mén)去做，因此在部門(mén)規(guī)劃和工作制度中，很少涉及到此方面，即使收集到部分移交的文件材料，可能因?yàn)槿狈y(tǒng)一的可執(zhí)行性標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理、分類而缺乏系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性。

資金缺乏，宣傳和管理力度難以到位，教學(xué)檔案無(wú)所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開(kāi)展。

在實(shí)際工作中，如何改變工作中的不足之處，加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢？針對(duì)上述問(wèn)題，本人談一下自己的看法：

轉(zhuǎn)變思想觀念，提高教職工的檔案意識(shí)和對(duì)教學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。學(xué)校的教學(xué)檔案是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都有著十分重要的作用。因此，學(xué)校要切實(shí)重視教學(xué)檔案的重要性，除加強(qiáng)宣傳教學(xué)檔案在社會(huì)上取得的效益外，很大程度上取決于檔案在實(shí)際工作中發(fā)揮的效用，也就是說(shuō)，只有當(dāng)檔案發(fā)揮了作用，人們確實(shí)需要它的時(shí)候，它的重要性就會(huì)顯示出來(lái)，它的價(jià)值就得以實(shí)現(xiàn)。所以，從事教學(xué)檔案的工作人員應(yīng)及時(shí)向教學(xué)部門(mén)提供教學(xué)檔案的歸檔范圍，定期到教學(xué)部門(mén)了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況，宣傳檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，逐步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)工作的信息咨詢部門(mén)。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。就目前檔案管理人員的工作素質(zhì)而言，雖然相當(dāng)一部分同志經(jīng)過(guò)學(xué)校教育、自學(xué)考試、函授、檔案管理短期培訓(xùn)，有了不同程度的提高，基本能勝任本職工作，但是，由于科學(xué)技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，檔案手段的日益現(xiàn)代化，故檔案工作者要認(rèn)識(shí)到自己不足的地方，利用一切機(jī)會(huì)充實(shí)自己，使自己開(kāi)闊眼界，拓展思路，有所創(chuàng)新，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，掌握更多的理論技能和現(xiàn)代化管理技能。

注重教學(xué)檔案的收集與積累，建立科學(xué)、規(guī)范的管理目標(biāo)和管理制度。在教學(xué)檔案管理工作中，首先，要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，以廣東省教育廳《辦學(xué)水平等級(jí)評(píng)估指標(biāo)體系》和市檔案局、市教委頒布的《廣州市中小學(xué)檔案管理工作規(guī)范》為依據(jù)，建立一套適用于本校的教學(xué)檔案管理制度，隨時(shí)收集有價(jià)值的教學(xué)文件材料，如我校檔案管理人員把優(yōu)秀教師的教學(xué)講稿、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、優(yōu)秀畢業(yè)論文、設(shè)計(jì)等收集成專題，通過(guò)直接開(kāi)放、專題性檔案匯編、編制教學(xué)參考資料等多種途徑，以指導(dǎo)和規(guī)范學(xué)校的教學(xué)檔案工作。其次，要建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確定各專、兼職檔案人員的崗位責(zé)任制。再者，制定目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)考核制度，獎(jiǎng)懲分明，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，實(shí)行有效的管理手段。

注重教學(xué)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。檔案的生命在于它的實(shí)用性。收集檔案的目的在于利用，如果不積極開(kāi)展檔案的利用工作，只是把它鎖在鐵柜里，成為“死檔案“，就失去了它的使用價(jià)值。因此，檔案管理人員要主動(dòng)參與管理活動(dòng)，進(jìn)行調(diào)查研究，及時(shí)了解和掌握各部門(mén)教學(xué)活動(dòng)情況，主動(dòng)為教學(xué)工作服務(wù)，為深化學(xué)校的各項(xiàng)改革提供信息。我校是于1991年改變了教學(xué)文件材料亂扔亂放，用時(shí)找不著，不用時(shí)又嫌礙事的狀況。經(jīng)過(guò)近幾年的摸索，體會(huì)到教學(xué)檔案與文書(shū)檔案有明顯不同的特點(diǎn)：一是它集中來(lái)源于教學(xué)管理業(yè)務(wù)部門(mén)，特別是學(xué)校教師需要解決教學(xué)方面的某些問(wèn)題或是領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題要作的決策，檔案人員能及時(shí)提供利用；二是它大都是些無(wú)文號(hào)的教學(xué)文件材料，如學(xué)校梯隊(duì)建設(shè)、試卷分析、專業(yè)評(píng)估、課程評(píng)估、教師業(yè)務(wù)、師資隊(duì)伍建設(shè)等資料，都為查考和了解教學(xué)檔案管理奠定了基礎(chǔ)；三是它的形成時(shí)間是學(xué)年度。因此只有將教學(xué)檔案從文書(shū)檔案中分離出來(lái)，集中保管，才有利于保持它們的內(nèi)在聯(lián)系。再就是，畢業(yè)生分配，用人單位往往需要通過(guò)檔案獲取畢業(yè)生的第一手資料，如學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料及其愛(ài)好、特長(zhǎng)等都能提供參考利用。實(shí)踐證明，無(wú)論從管理上還是利用效果看，都比過(guò)去有了明顯提高，使教學(xué)檔案服務(wù)于教學(xué)建設(shè)，提高了教學(xué)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

今后的幾點(diǎn)思考：一是檔案工作者要突出本學(xué)校的特點(diǎn)和特色。在檔案的收集、整理、利用和檔案開(kāi)發(fā)中應(yīng)注意總結(jié)本校的典型經(jīng)驗(yàn)和自己獨(dú)特的教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法，更好地運(yùn)用教學(xué)檔案為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。二是要更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。不斷提高教學(xué)檔案質(zhì)量和管理水平，更新觀念，開(kāi)拓視野，增強(qiáng)分析問(wèn)題的能力，從而使學(xué)校的檔案管理逐步走向科學(xué)化、現(xiàn)代化。