淺談在工程監(jiān)理中如何做好工程竣工檔案的收集和整理工作

摘要：本文淺談了在工程監(jiān)理中如何做好工程竣工檔案的收集和整理工作。

關(guān)鍵詞：工程竣工 收集 整理 檔案

在建設(shè)領(lǐng)域高速發(fā)展的今天，工程檔案作為建設(shè)過(guò)程的直接記錄，對(duì)工程的施工、交付、維護(hù)以及工程責(zé)任處理等方面都有重要的不可替代的作用。因此，重視和搞好工程檔案工作，對(duì)于工程本身也是一項(xiàng)不可缺少和重要的工作。筆者作為工程監(jiān)理，在地鐵施工過(guò)程中對(duì)工程竣工檔案的收集和整理進(jìn)行了諸多實(shí)踐，也有很多思考，形成了自己的一些認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

1 樹(shù)立檔案管理意識(shí)，掌握檔案基礎(chǔ)知識(shí)是搞好竣工檔案工作的基礎(chǔ)

1.1 依法治修是搞好竣工檔案工作的指針 工程竣工檔案的收集和管理，是國(guó)家法律賦予建設(shè)工程的責(zé)任和義務(wù)。《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》明確規(guī)定了檔案工作的地位和責(zé)任。作為工程監(jiān)理工作，也應(yīng)遵守國(guó)家法律，履行法律賦予的責(zé)任和義務(wù)。工程監(jiān)理工作中必然涉及工程竣工檔案的編制、收集、整理和移交。因此，依據(jù)《檔案法》來(lái)規(guī)范工程檔案工作，不僅是現(xiàn)今法治社會(huì)遵法守法的實(shí)踐，也是工程檔案工作走向法制化軌道的實(shí)踐。在工程監(jiān)理工作中，要搞好工程竣工檔案工作，首先必須樹(shù)立法律意識(shí)。應(yīng)熟知《檔案法》，增強(qiáng)法律觀念，自覺(jué)依法來(lái)管好工程竣工檔案，為今后竣工檔案的開(kāi)發(fā)利用打好基礎(chǔ)。

1.2 樹(shù)立檔案管理意識(shí)是搞好竣工檔案的前提 人的思想決定人的行動(dòng)，思想意識(shí)的不同，行動(dòng)的結(jié)果也會(huì)不同，反映在工程檔案工作上也是這樣。有沒(méi)有檔案意識(shí)和有什么樣的檔案意識(shí)，往往對(duì)檔案工作的結(jié)果產(chǎn)生直接的影響，這是顯而易見(jiàn)的。因此，要搞好竣工檔案工作，就必須提高檔案管理的意識(shí)。要采取一定的措施和手段來(lái)提高工程監(jiān)理領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理意識(shí)。只有監(jiān)理工作從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員樹(shù)立了較好的檔案管理意識(shí)，才能在監(jiān)理工作中按照要求編制好竣工資料，收集整理好竣工資料，最后形成完整的竣工檔案。

首先應(yīng)提高監(jiān)理工作領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)。監(jiān)理工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有決策的職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)的有無(wú)和強(qiáng)弱，都會(huì)直接體現(xiàn)在決策的結(jié)果中。要做好工程竣工檔案工作，需要領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)將檔案工作納入其中，給予應(yīng)有的重視和支持。這是檔案工作能夠組織、實(shí)施和正常開(kāi)展的基本保證。因此，提高監(jiān)理工作領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)于做好工程竣工檔案工作的重要意義是不言而喻的。要提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，首先必須主動(dòng)積極的向領(lǐng)導(dǎo)宣傳《檔案法》。讓領(lǐng)導(dǎo)明確《檔案法》賦予的責(zé)任和義務(wù)。按照法律要求來(lái)重視檔案和檔案工作。第二應(yīng)及時(shí)和積極地向領(lǐng)導(dǎo)反映檔案工作中遇到的問(wèn)題和困難。匯報(bào)檔案工作的開(kāi)展情況，讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握和了解檔案工作，以便能夠及時(shí)在工作決策中將檔案工作統(tǒng)籌考慮其中。第三還應(yīng)做好檔案工作。用出色的工作讓領(lǐng)導(dǎo)看到和體會(huì)到檔案和檔案工作的作用和效益，更加認(rèn)識(shí)到竣工文件編制、歸檔的重要性，增強(qiáng)支持檔案工作的信心和動(dòng)力。

其次應(yīng)提高監(jiān)理工作人員的檔案管理意識(shí)。監(jiān)理工作人員是工程檔案的直接產(chǎn)生者和管理者，他們的檔案管理的意識(shí)有無(wú)和強(qiáng)弱，也直接影響到工程竣工檔案編制、收集、整理的是否符合要求，是否管理到位。要提高監(jiān)理工作人員的檔案意識(shí)，應(yīng)從三個(gè)方面來(lái)采取措施。首先必須組織監(jiān)理工作人員和施工單位的檔案員、技術(shù)員進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過(guò)檔案工作基本理論和業(yè)務(wù)知識(shí)和竣工檔案特殊要求的講解和說(shuō)明，一方面讓他們了解掌握做好竣工檔案的基本知識(shí)，另一方面提高做好工程竣工檔案的思想意識(shí)。第二應(yīng)加強(qiáng)上崗證的管理，在上崗培訓(xùn)和考試內(nèi)容中，加入工程竣工檔案的內(nèi)容，督促上崗人員學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)和樹(shù)立檔案工作思想意識(shí)。第三應(yīng)適時(shí)組織在崗人員的檔案管理的繼續(xù)教育，讓他們及時(shí)掌握檔案工作的新要求和新知識(shí)，幫助他們完成知識(shí)升級(jí)，讓他們能夠適應(yīng)檔案工作的發(fā)展要求。例如，在一年多的地鐵施工中，該公司積極組織監(jiān)理和施工單位相關(guān)人員參加地鐵檔案室竣工文件編制培訓(xùn)班，并請(qǐng)來(lái)建總驗(yàn)收時(shí)的工程師進(jìn)行培訓(xùn)。在日常工作中，遇到問(wèn)題，馬上向地鐵管理人員請(qǐng)教，及時(shí)組織監(jiān)理工程師及施工單位相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。并在工作中貫徹執(zhí)行，與設(shè)計(jì)院專(zhuān)業(yè)人員一同學(xué)習(xí)地鐵檔案室對(duì)竣工文件的編制要求，獲得他們的大力支持，保證了后期竣工圖歸檔的質(zhì)量。

2 制定科學(xué)、實(shí)用的竣工檔案管理工作制度是竣工檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化的基本保證

2.1 建立制度的必要性 工程竣工檔案的管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它包括了工程竣工檔案的編制、收集、整理、向檔案管理部門(mén)移交一系列環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)節(jié)相關(guān)。相互制約和影響，其科學(xué)性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)決定了要搞好這項(xiàng)工作就必須依靠一套科學(xué)適用的工作程序和規(guī)則。這就是工作制度，因此，制度對(duì)于保證科學(xué)化和規(guī)范化有著重要的意義。相反，沒(méi)有制度的規(guī)范和制約，工程竣工檔案工作就極容易給人混亂、責(zé)任不清、管理疏漏、隱患疊出的狀況，其科學(xué)化和規(guī)范化就很難得到保證。因此，制度作為搞好工程竣工檔案工作的一個(gè)基本手段是具有其必要性的。

2.2 制定制度的方法 建立檔案工作制度必須遵循以下要求：一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便使用、簡(jiǎn)便運(yùn)行，可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好的發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。三，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。在規(guī)章制度執(zhí)行過(guò)程中，比較注意體現(xiàn)了以上原則。在施工中，首先依據(jù)《廣州市軌道交通工程規(guī)則制度匯編》的要求，對(duì)竣工文件的收集、歸檔驗(yàn)交工作做出了統(tǒng)一規(guī)定。規(guī)定監(jiān)理工程師專(zhuān)人負(fù)責(zé)，對(duì)三號(hào)線直線段五個(gè)站的機(jī)電安裝及裝修工程竣工文件的編制與施工進(jìn)度“三同步”制度，即布置施工任務(wù)與布置竣工文件的編制工作同步進(jìn)行；工程施工進(jìn)度與施工資料形成、積累同步進(jìn)行；工程驗(yàn)交與竣工文件交接同步進(jìn)行。四，隨時(shí)對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行觀察和分析，及時(shí)對(duì)不符合實(shí)際和不夠科學(xué)的內(nèi)容進(jìn)行修訂。即使制度擬定的非常充分，但由于執(zhí)行個(gè)體對(duì)制度措施的認(rèn)識(shí)理解不一致，執(zhí)行過(guò)程中有可能出現(xiàn)一些意想之外的結(jié)果，這就是要隨時(shí)認(rèn)真地對(duì)制度的落實(shí)情況進(jìn)行檢查，對(duì)制度的適宜性、合理性進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)存在缺陷應(yīng)及時(shí)進(jìn)行矯正，確保制度的科學(xué)和適用。

3 提高制度的執(zhí)行力是保證工程竣工檔案收集齊全、完整的關(guān)鍵

有了切實(shí)可行、完善的管理制度，還要有著堅(jiān)決的執(zhí)行力，才能保證制度的落實(shí)和理想工作效果的實(shí)現(xiàn)。要做到把檔案工作與施工進(jìn)展同步推進(jìn)，就必須加強(qiáng)和完善督促檢查機(jī)制。在施工中，監(jiān)理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)隨時(shí)按竣工檔案管理制度要求檢查督促監(jiān)理工作人員，讓他們?cè)诒O(jiān)理工作中按照要求及時(shí)推進(jìn)和完成檔案的檢查和監(jiān)督工作，監(jiān)理人員應(yīng)隨時(shí)對(duì)施工單位的資料整理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促其整改。

資料是檔案的前身。在工程交工驗(yàn)收前的質(zhì)量鑒定中會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)資料不齊、表格中檢測(cè)項(xiàng)目不全、內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范等問(wèn)題。為確保檔案的真實(shí)、齊全、完整、規(guī)范，在工程開(kāi)工伊始，監(jiān)理就應(yīng)對(duì)資料的編制整理工作進(jìn)行整體布署，組織、督促各專(zhuān)業(yè)監(jiān)理工程師及施工單位相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)各類(lèi)報(bào)檢報(bào)驗(yàn)資料的規(guī)范填寫(xiě)方法，無(wú)論是從檢驗(yàn)批的劃分還是材料的報(bào)檢報(bào)驗(yàn)，都由監(jiān)理親自把關(guān)，凡是不規(guī)范的全部打回去重新填寫(xiě)，直到符合要求為止。該公司在工作實(shí)踐中采取了三項(xiàng)措施：

3.1 布置施工任務(wù)的同時(shí)布置竣工文件編制工作 工程在開(kāi)工之前，總監(jiān)就在竣工文件編制工作會(huì)議上要求各施工單位均由項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)抓這項(xiàng)工作，專(zhuān)職工程師或檔案人員做具體工作。各施工單位對(duì)竣工文件的管理基本上形成了網(wǎng)絡(luò)，層層都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并根據(jù)工程進(jìn)度安排，督促將竣工文件的編制與施工任務(wù)一起下達(dá)到施工基層，并把竣工文件編制要求等納入到施工組織設(shè)計(jì)中。

3.2 竣工文件材料的形成、積累與施工進(jìn)度同步進(jìn) 行 工程竣工文件的基礎(chǔ)材料是工程施工單位在施工過(guò)程中形成、積累起來(lái)的，該公司要求各施工技術(shù)人員在工程施工過(guò)程中將每個(gè)單項(xiàng)工程的各種文件材料，按項(xiàng)目、分專(zhuān)業(yè)積累起來(lái)，待工程竣工時(shí)，這些平時(shí)積累起來(lái)的文件材料就是編制工程竣工文件的依據(jù)。

3.3 工程驗(yàn)收交接與竣工文件交接同步進(jìn)行 建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門(mén)、設(shè)計(jì)單位嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，在各自范圍內(nèi)，加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目中文件材料的形成、積累、整理環(huán)節(jié)的指導(dǎo)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正，做到圖物相符，嚴(yán)格把握技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠、簽字手續(xù)完備質(zhì)量關(guān)。地鐵檔案部門(mén)在參加工程各級(jí)驗(yàn)收時(shí)，逐項(xiàng)查看竣工文件的質(zhì)量，把存在的問(wèn)題以書(shū)面形式反饋給施工單位進(jìn)行修改，并由監(jiān)理單位逐一問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督檢查，經(jīng)檢查確認(rèn)符合要求后，才能進(jìn)行交接，確保竣工文件的數(shù)量和質(zhì)量。

通過(guò)一年多的施工，直到竣工時(shí)該公司交出的竣工檔案獲得了“廣東省檔案金冊(cè)獎(jiǎng)”，這一切證明了制定的這些制度是切實(shí)可行的，并在竣工資料的歸檔工作中起到了重要的作用。

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