職業(yè)院校系級圖書資料室管理存在的問題與對策

摘要：從職業(yè)院校系級圖書資料室的管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析了當前系圖書資料室工作存在的問題，并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：系級圖書資料室 現(xiàn)狀 對策

職業(yè)院校系級圖書資料室的檔案內(nèi)容非常重要，但是，現(xiàn)在很多職業(yè)院校的系級圖書資料管理工作很落后，怎樣才能提高圖書資料的利用效率，使其更好地滿足本系師生在教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)等各方面的需要，本文針對以上問題，對系級圖書資料室管理中存在的主要問題進行了初步的分析，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的對策。

1 職業(yè)院校系級圖書資料室管理現(xiàn)狀的初步分析

目前各高校系級圖書資料室的管理現(xiàn)狀卻不容樂觀，主要問題有以下幾個方面：

1.1 管理制度相對滯后，缺乏統(tǒng)一的管理模式。就目前而言，還有很多的職業(yè)院校沒有統(tǒng)一建立系級資料室的資料管理制度，而各系由于日常工作繁雜，所有的文件資料只是雜亂無章地混在一起，大部分資料沒有進行整理、分類、索引，不系統(tǒng)、不完整，查詢、利用都非常的不方便?，F(xiàn)在大部分職業(yè)院校系級科室下設(shè)辦公室、教務(wù)科、學(xué)生科三大科室，日常管理檔案雖各有特點，但都有其相關(guān)性，而各科室存檔規(guī)范卻不一致，沒有統(tǒng)一的要求，如此的檔案資料給管理工作增添了很多困難。

1.2 管理人員素質(zhì)不高，管理工作不到位。大部分職業(yè)院校系級圖書資料室沒有配備專門的檔案管理人員或配備了而主要從事教務(wù)工作，圖書借還、專業(yè)資料、上級文件等的收集、整理、裝訂、歸檔等工作沒有具體的人員負責(zé)，大部分日常工作只能由辦公室人員兼辦。沒有專人管理的系級圖書資料室最終會導(dǎo)致圖書借出去收不回來，文件資料散落在不同的經(jīng)辦人那里而得不到及時歸檔，檔案資料的完整性和系統(tǒng)性只能成為一句空話，這樣的圖書資料室的檔案工作永遠也不會做好的。

1.3 圖書資料更新速度較慢，已有檔案信息得不到充分利用。隨著知識經(jīng)濟時代的到來，各學(xué)科前沿技術(shù)的發(fā)展日新月異，系級圖書資料室由于經(jīng)費等原因的限制，圖書資料的更新速度遠遠滯后于科技的發(fā)展。而已有各類檔案資料也因為缺乏專人管理查找困難，導(dǎo)致流通速度很慢，利用率較低，這在一定程度上造成了資源的浪費，對整個院系的專業(yè)建設(shè)十分不利。

2 改進系圖書資料室管理工作的對策

針對以上問題，作者認為可以從以下幾個方面著手改進：

2.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理的各項管理制度。做好檔案管理工作的重要前提是領(lǐng)導(dǎo)重視，搞好檔案工作的基礎(chǔ)是建立健全完善的檔案資料管理制度。圖書檔案的管理工作要想做好，必須要積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的支持。一是建立合理有效的檔案管理運作機制，制定出相應(yīng)的規(guī)章制度對檔案資料收集、分類、標簽、歸檔、保管、利用等每一個環(huán)節(jié)都必須制度化、規(guī)范化。二是建立健全檔案管理工作責(zé)任制，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查，使各類檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實處。三是建立完善各項規(guī)章制度，切實做到按規(guī)章制度辦事、按規(guī)章制度操作、使檔案管理工作制度化、規(guī)范化。

2.2 設(shè)立專職崗位，提高管理人員的素質(zhì)。圖書資料室的檔案管理是一項專業(yè)性很強的復(fù)雜工作，需要具備專業(yè)知識的專職人員才能勝任，辦公室人員大都是非專業(yè)人員而且本身已有大量的工作，想再兼任檔案管理難免會力不從心，最終結(jié)果就是資料越來越多，管理越來越混亂。要想從根本上改變這種狀態(tài)，就必須設(shè)立檔案管理的專職崗位，聘請高素質(zhì)的專業(yè)人員負責(zé)，將各類資料的管理科學(xué)化、系統(tǒng)化，以方便查找使用，并且通過繼續(xù)教育、培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)等手段，不斷提高管理人員的專業(yè)水平，以適應(yīng)不斷發(fā)展的現(xiàn)代圖書資料管理的需要。

2.3 加大投入，不斷提高已有資料的利用率。工欲善其事，必先利其器。要想使院系圖書資料室的管理工作再上一個新臺階，充足的資金支持是必不可少的。一方面要根據(jù)各學(xué)科的發(fā)展，及時采購最新的專業(yè)書籍、期刊等；另一方面要為資料室配備現(xiàn)代的辦公設(shè)備，購置必要的辦公物品。將已有文本資料盡快數(shù)字化，建立電子檔案，以方便快速查找和使用，提高已有資料的利用率。

2.4 加快圖書資料室的信息化建設(shè)步伐。在信息化時代，檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時代的要求，充分利用信息技術(shù)對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化開發(fā)，推動系資料室與校圖書館的資源共享，這樣既可以節(jié)約成本，避免資源的重復(fù)浪費，又可以更有針對性的采購對本系專業(yè)建設(shè)和發(fā)展更有用的書籍、期刊和數(shù)據(jù)庫等。

2.5 做好檔案信息宣傳和編研工作，探索系資料室發(fā)展的新模式。檔案管理的最終目的是使用，傳統(tǒng)的重藏輕用的模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。要使圖書資料室發(fā)揮最大的作用為本系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù)，首先要做好的就是宣傳工作。編制簡單明了的資料室使用指南、收藏目錄等并及時更新，供本系師生免費取閱和下載；對入校新生進行培訓(xùn)，讓他們一到校就知道資料室的存在和使用方法，鼓勵學(xué)生充分利用資料室輔助學(xué)習(xí)。

總之，系級書資料室的發(fā)展面臨不少挑戰(zhàn)，尤其是在校圖書館的沖擊下，甚至引發(fā)了否應(yīng)該取締的討論，但是它做作為院系建設(shè)的一部分存在了幾十年，還是有其必要性的，相信在院系領(lǐng)導(dǎo)的重視下，聘用專業(yè)人才，創(chuàng)新工作方法，系圖書資料室必會煥發(fā)新的活力。

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