財務(wù)檔案管理信息化問題及展望研究

張勇

摘 要 隨著我國社會經(jīng)濟(jì)體的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨勢。在闡述財務(wù)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，指出財務(wù)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的目標(biāo)不明確、標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、管理人員業(yè)務(wù)水平不高、存在安全風(fēng)險、基礎(chǔ)設(shè)施落后等問題阻礙了財務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展，進(jìn)而提出加快高校財務(wù)檔案信息化步伐的對策。

關(guān)鍵詞 財務(wù)檔案管理 信息化 信息資源

中圖分類號：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1財務(wù)檔案管理信息化的概述

隨著信息化社會的到來，以現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為代表的新技術(shù)革命必然加速我國企業(yè)信息化過程，而財務(wù)檔案管理作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，借助現(xiàn)代化的設(shè)備和手段，應(yīng)用電子計算機(jī)處理和儲存，形成電子財務(wù)檔案，其信息傳遞速度較快，檔案管理和利用的效率也越來越高。加快檔案信息化建設(shè)，順應(yīng)時代和社會發(fā)展，是提高檔案管理和檔案服務(wù)水平的必由之路。

與傳統(tǒng)的手工財務(wù)檔案相比信息化財務(wù)檔案彰顯優(yōu)越性。將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后，可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中，這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。財務(wù)檔案信息化后，還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1財務(wù)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)不明確

財務(wù)檔案信息化建設(shè)看似簡單，似乎僅僅是財務(wù)管理部門自己的事情，頂多把檔案管理部門牽涉進(jìn)來。仍沿用傳統(tǒng)的管理模式管理財務(wù)檔案，思想和行動還未轉(zhuǎn)移到檔案信息化管理方面來。財務(wù)檔案還未和其他部門有效協(xié)調(diào)，需要的流程化、數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫等要利用網(wǎng)絡(luò)資源，但涉及到有關(guān)職能部門較難協(xié)調(diào)配合。有些財務(wù)檔案信息化的管理缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各機(jī)構(gòu)和管理部門在財務(wù)檔案信息化進(jìn)程中沒有盡到應(yīng)盡義務(wù)，配合工作不到位。以至于財務(wù)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)非常模糊。

2.2財務(wù)檔案管理人員缺乏相應(yīng)知識

經(jīng)過漫長的變革與發(fā)展，財務(wù)管理人員的素質(zhì)已經(jīng)有了很大改觀，在學(xué)歷、職稱等方面已經(jīng)基本符合崗位要求。但是，在現(xiàn)有的財務(wù)人員中，真正懂得財務(wù)檔案的搜集整理的人員很少，懂得把紙質(zhì)財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的人員更少。這方面的人才缺少并非整個財務(wù)部門人員少，而是對財務(wù)檔案的鉆研和熟悉的人員少主要原因：（1）部分人員固守傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為財務(wù)檔案管理工作是簡單的，只要管好不丟失就行。（2）不夠重視對財務(wù)檔案管理人才的培訓(xùn)培養(yǎng)，沒有前瞻意識，特別是沒有針對性地培養(yǎng)建設(shè)財務(wù)檔案信息化方面的人才。（3）目前高校財務(wù)部門雖設(shè)專職財務(wù)檔案管理工作人員，但是人員太少，尤其是懂得把紙質(zhì)財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的人員更少。

2.3財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的安全風(fēng)險

在手工方式下，財務(wù)信息以賬、證、表等形式存儲在紙介質(zhì)上，修改過的會計憑證或賬簿可以從財務(wù)人員筆跡和印章上分清責(zé)任，但是信息化會計數(shù)據(jù)直接存儲在磁盤上，對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡，存在著檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的數(shù)據(jù)風(fēng)險。利用計算機(jī)的舞弊具有很大的隱蔽性，被發(fā)現(xiàn)的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，其造成的危害和損失也更大。由于相關(guān)人員缺乏計算機(jī)信息安全基本知識，不遵守本部門的信息安全規(guī)則，造成數(shù)據(jù)損失等，如意外事故，包括非預(yù)期的、不正常的程序結(jié)束操作造成的故障、由于電源故障造成各種設(shè)備無法使用、存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)部分或全部遭到破壞、已輸入數(shù)據(jù)的憑證丟失等。如果這些數(shù)據(jù)已經(jīng)及時備份尚可恢復(fù)，如果未及時備份，則造成財務(wù)數(shù)據(jù)將永久丟失，給企業(yè)造成不可估量的損失。

3加強(qiáng)財務(wù)檔案管理信息化的措施建議

3.1建立健全財務(wù)檔案的信息管理制度

要站在科學(xué)發(fā)展觀的高度，建立健全財務(wù)檔案信息化管理制度。俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”，“安全保障，制度先行”要以財務(wù)管理部門和檔案管理部門為主，相關(guān)部門與單位積極參與，通過積極探索，真正做到理論結(jié)合實際，從實踐中來，到實踐中去，制訂一系列切實可行的財務(wù)檔案信息化管理制度。

3.2樹立財務(wù)檔案信息化意識

財務(wù)檔案管理工作要不斷適應(yīng)發(fā)展的需要，提高管理人員素質(zhì)是關(guān)鍵。首先要挑選文化素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，財務(wù)檔案人員必須掌握計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)以及微縮、音像、光盤刻錄等知識和技術(shù)，以滿足信息化建設(shè)工作的需要；其次對檔案人員要加強(qiáng)財務(wù)檔案管理的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高他們掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能，使其具有時代意識，其中包括信息意識市場意識現(xiàn)代化意識法制意識。要有建設(shè)財務(wù)檔案信息化意識。要有建設(shè)財務(wù)檔案信息化的價值、地位、作用、意義的認(rèn)識。財務(wù)檔案信息化建設(shè)好與否，是衡量一個企業(yè)現(xiàn)代化管理水平高低的指標(biāo)之一。建設(shè)好財務(wù)檔案信息化，可以給企業(yè)的全面發(fā)展提供諸多方便。

3.3財務(wù)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化

檔案信息化的總體規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，要積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容納入建設(shè)規(guī)劃，探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資源，是實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。同時，根據(jù)企業(yè)自身規(guī)模，明確各人員負(fù)責(zé)的工作，處理好文件的收集、整理、鑒定、保管、編研、歸檔，并做好財務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作，建立和完善財務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。會計檔案價值的充分發(fā)揮來源于長期的積累和扎扎實實的基礎(chǔ)工作，要提高會計檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮其作用必須從源頭抓起，將基礎(chǔ)工作及日常管理規(guī)范化。

3.4強(qiáng)化財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育工作

財務(wù)檔案的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統(tǒng)檔案管理中組卷、編、目分、類錄、等工作技能。還要能練掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設(shè)成功與否不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓(xùn)的效果。加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)。要通過實踐鍛煉交流培訓(xùn)等多種途徑和方式培養(yǎng)會計信息人才，有針對性地對財會人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對現(xiàn)有的會計人員進(jìn)行分層次的計算機(jī)專業(yè)知識培訓(xùn)，使之成為既懂計算機(jī)技術(shù)又熟悉財會知識的復(fù)合型人才。

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