規(guī)范國有企業(yè)物資采購管理 防范腐敗行為的發(fā)生

周詠梅

[摘 要] 物資采購是國有企業(yè)經(jīng)營管理過程中的一個重要的經(jīng)濟活動，物資采購關(guān)系到國有企業(yè)的經(jīng)濟效益和黨風(fēng)廉政建設(shè)，也是企業(yè)容易滋生腐敗的主要源頭之一。規(guī)范國有企業(yè)物資采購管理是國有企業(yè)降低生產(chǎn)成本、提高經(jīng)營效率、防范風(fēng)險、降低職務(wù)犯罪隱患的重要手段。而建立一整套科學(xué)的、嚴(yán)格的、切實可行的管理制度是確保國有企業(yè)物資采購工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化的有效途徑。

[關(guān)鍵詞] 規(guī)范；企業(yè)；采購；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 041

[中圖分類號] F272 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0067- 05

國有企業(yè)物資采購工作是腐敗案件高發(fā)、易發(fā)、多發(fā)的重點領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和特殊崗位。國企采購關(guān)系到國有企業(yè)的經(jīng)濟效益和黨風(fēng)廉政建設(shè)，也是企業(yè)容易滋生腐敗的主要源頭之一。要提高企業(yè)經(jīng)濟效益，從源頭上防止腐敗，就必須建立健全企業(yè)的采購管理制度，在供應(yīng)商的選擇、采購方式的選擇、采購過程的控制及內(nèi)部審核等方面加強管理，使我們的采購工作規(guī)范化、程序化、科學(xué)化，從而防范腐敗行為的發(fā)生。為了規(guī)范國有企業(yè)物資采購管理，防范腐敗行為，應(yīng)重點做好以下各項工作。

1 建立合格供應(yīng)商檔案，編制合格供應(yīng)商名錄

國有企業(yè)采購工作要真正做到防止采購人員的暗箱操作，有效地約束采購人員的違規(guī)行為，提高企業(yè)的效益，就必須從基礎(chǔ)工作做起。必須事先對供應(yīng)商進行考察、認(rèn)證，為通過認(rèn)證的供應(yīng)商建立合格供應(yīng)商檔案并建立合格供應(yīng)商名錄。采購時在備選合格供應(yīng)商名錄中快速選擇合格供應(yīng)商進行招標(biāo)或比價采購，從而實現(xiàn)采購物資快速、優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價，降低總體成本支出的目的。

建立合格供應(yīng)商檔案和建立合格供應(yīng)商名錄，應(yīng)做好兩項工作：①建立集體參與的決策機制，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。②要把好關(guān)口，建立并實行供應(yīng)商準(zhǔn)入制，每年還要對供應(yīng)商實行動態(tài)管理，優(yōu)勝劣汰。建立合格供應(yīng)商檔案和建立合格供應(yīng)商名錄的操作程序如下。

1.1 供方質(zhì)量保證能力的調(diào)查

采購部門經(jīng)嚴(yán)格調(diào)查，除對供應(yīng)商工商稅務(wù)銀行開戶方面信息核實外，還需做好供應(yīng)商的供應(yīng)能力、信譽、價格、產(chǎn)品質(zhì)量、業(yè)務(wù)、財務(wù)狀況等方面的嚴(yán)格審查工作。再向?qū)彶橥ㄟ^的供應(yīng)商發(fā)出《供方質(zhì)量保證能力函調(diào)表》（參考格式見表1），并做好回收工作。

在業(yè)績考核表中，對供方考核分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格4個檔次，分別由采購部門、使用單位、管理部門簽署考核意見。原則上，所有部門評價均應(yīng)在及格以上，方可保留其合格供方資格。如果只有一個部門簽署不及格意見，如果其他部門持不同意見，可以要求開會討論，并由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)最后決定是否取消其合格供方資格。如果有兩個以上部門簽署不及格意見，則不需再開會討論，直接將其從合格供方中淘汰出去。

除公開招標(biāo)外，供應(yīng)商只能在批準(zhǔn)的《合格供方名錄》中選取。一些特殊物資無法在《合格供方名錄》中選擇供方的，采購部門需填報《非合格供方進貨審批表》（參考格式見表5），經(jīng)過企業(yè)相關(guān)管理部門通過后方可實施采購。

2 健全采購制度，分散權(quán)利，加強相互間的監(jiān)督

國企采購必須做到明確各單位、各部門的分工，落實好責(zé)任，制定好工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)工作制度化、文件格式化、過程程序化；必須做到權(quán)力分散，做到各部門之間的相互監(jiān)督，要有效控制采購計劃權(quán)、采購權(quán)、詢價權(quán)、結(jié)算權(quán)、驗收權(quán)等職權(quán)主體分離，各環(huán)節(jié)責(zé)任明確，互不干預(yù)，相互制衡。

2.1 使用單位負(fù)責(zé)提出需求計劃

使用單位根據(jù)設(shè)備檢修計劃及物資庫存情況提出需求計劃，報采購部門。需求計劃必須有單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。

2.2 采購部門編制采購計劃報管理部門

為了防止使用單位多采及亂采，采購部門需現(xiàn)場核實設(shè)備情況及庫存情況，修改需求計劃，制訂采購計劃報管理部門。如果采購部門不做好監(jiān)控，使用單位很容易出現(xiàn)多采、亂采現(xiàn)象，最后造成大量庫存物資使用不上而報廢的情況，給國家和企業(yè)造成巨大的損失。

2.3 管理部門根據(jù)采購計劃確定采購模式

管理部門根據(jù)采購計劃確定采購模式，根據(jù)具體情況分別采?。汗_招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一采購和詢價方式采購，并最終確定供應(yīng)商，并出具供應(yīng)商確定報告。

2.3.1 公開招標(biāo)

公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的供應(yīng)商投標(biāo)。對于尚未形成充分有效競爭的物資（合格供方數(shù)少于3家），原則上應(yīng)采用公開招標(biāo)方式采購。在報紙、雜志、互聯(lián)網(wǎng)等媒體上公開發(fā)出招標(biāo)通告，吸引眾多的供應(yīng)商來參加投標(biāo)競爭，從中擇優(yōu)選擇供應(yīng)商獲取最優(yōu)采購品。在招標(biāo)中也必須公開其招標(biāo)的有關(guān)規(guī)范，包括品質(zhì)、投標(biāo)手續(xù)、報價方式、交期、運輸、檢驗等等。凡是符合資格規(guī)定的供應(yīng)商均可參加公開競標(biāo)，并且以當(dāng)眾開標(biāo)為原則，符合各項規(guī)定的報價最低的供應(yīng)商優(yōu)先贏得競標(biāo)。

具備公開招標(biāo)條件的大宗原燃料、材料、設(shè)備及其他物資采購金額在50萬元以上的必須通過公開招標(biāo)方式邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。公開招標(biāo)由采購部門負(fù)責(zé)提供技術(shù)材料，管理部門負(fù)責(zé)組織編制招標(biāo)計劃，確定招標(biāo)方式；負(fù)責(zé)組織成立評標(biāo)小組及召開開標(biāo)、評標(biāo)會；負(fù)責(zé)簽發(fā)中標(biāo)通知書。評標(biāo)小組由招標(biāo)主管部門、采購部門、使用單位及相關(guān)專家組成。

2.3.2 邀請招標(biāo)

邀請招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請3個以上特定的供應(yīng)商投標(biāo)。對于已經(jīng)形成有效競爭的物資（合格供方數(shù)3家及以上）可采用邀請招標(biāo)方式采購。企管部門應(yīng)當(dāng)向不能少于3家的符合招標(biāo)要求的合格供應(yīng)商發(fā)放投標(biāo)邀請書，供應(yīng)商的具體數(shù)量根據(jù)招標(biāo)項目的金額來確定。

符合下列情況之一的，可以依照本辦法規(guī)定采用邀請招標(biāo)方式采購：第一具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；第二采用公開招標(biāo)方式費用占國有企業(yè)采購項目總價值在10萬～50萬元之間的。

采購部門負(fù)責(zé)提供被邀請單位的相關(guān)資料，管理部門與采購部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同研究終被邀請名單。從符合相應(yīng)資格條件的合格供應(yīng)商名錄中邀請3家以上的供應(yīng)商，并以投標(biāo)邀請書的方式邀請其參加投標(biāo)。由采購部門負(fù)責(zé)提供技術(shù)材料，管理部門參照公開招標(biāo)做好各項工作。

2.3.3 競爭性談判

對于采購內(nèi)容簡單、市場價格波動大、市場變化頻繁的物資，可采用競爭性談判方式采購。競爭性談判采購，是企業(yè)管理部門組織成立談判小組，與符合資格條件的合格供應(yīng)商進行談判，本著符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商的采購方式。

采用競爭性談判方式采購的，應(yīng)當(dāng)遵循下列程序：

（1）成立談判小組。談判小組由管理部門、采購部門領(lǐng)導(dǎo)和使用單位專家組成。

（2）制定談判文件。談判文件應(yīng)當(dāng)明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等事項。

（3）確定邀請參加談判的供應(yīng)商名單。談判小組從符合相應(yīng)資格條件的合格供應(yīng)商名錄中確定不少于3家的供應(yīng)商參加談判，并向其提供談判文件。

（4）談判。談判小組所有成員集中與單一供應(yīng)商分別進行談判，談判不超過3輪。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)當(dāng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。

（5）確定成交供應(yīng)商。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)當(dāng)要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，談判小組從提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。

2.3.4 單一來源采購

單一來源采購，是指采購人從某一特定供應(yīng)商處采購貨物或服務(wù)的采購方式。

符合下列情形之一的，可以依照本辦法規(guī)定采用單一來源方式采購：

（1）技術(shù)復(fù)雜，有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只能從唯一合格供應(yīng)商處采購的；

（2）必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額10%的；

（3）發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；

（4）對方實力雄厚，為了降低采購成本，公司與對方簽訂《戰(zhàn)略合作框架協(xié)議》，采購價格明顯低于社會價格的。

采取單一來源方式采購的，采購實施過程可參照競爭性談判進行。在保證采購項目質(zhì)量和雙方商定合理價格的基礎(chǔ)上進行采購。單一來源采購合格供應(yīng)商須提供最近一年內(nèi)同類貨物或服務(wù)銷售合同，其合同單價將作為本次采購成交價格的參考。

2.3.5 詢價

詢價采購，是指采購人或采購代理機構(gòu)按照規(guī)定程序，邀請符合資格條件的供應(yīng)商進行一次性密封報價，采購人根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商的貨物采購方式。

采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可依照本辦法規(guī)定采用詢價方式采購。

采用詢價方式采購的，應(yīng)當(dāng)遵循下列程序：

（1）成立詢價小組。詢價小組由管理部門及采購部門組成。對于小批量、生產(chǎn)急需、采用其他采購方式不經(jīng)濟或來不及的，可以通過詢價采購的方式。原則上應(yīng)挑選至少5家合格供應(yīng)商詢價。詢價小組要求被詢價的供應(yīng)商一次報出不得更改的價格。詢價的過程應(yīng)有書面或傳真記錄作為詢價的依據(jù)，并由管理部門出具詢價結(jié)果說明書。

（2）確定成交供應(yīng)商。根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有被詢價的未成交的供應(yīng)商。

2.4 采購部門負(fù)責(zé)落實合同的簽訂、合同履行

管理部門將中標(biāo)結(jié)果書面通知采購部門。采購部門在規(guī)定的工作日內(nèi)，按照國家有關(guān)規(guī)定、招標(biāo)文件和投標(biāo)文件承諾等內(nèi)容擬定采購合同，報管理部門審核后正式簽訂書面采購合同。采購部門負(fù)責(zé)對供方供貨產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量、及時性、服務(wù)等合同執(zhí)行全過程的跟蹤和控制。簽訂合同的人員需獲得工商行政部門頒發(fā)的合同管理人員合格證書，并具有企業(yè)的授權(quán)資格。所有合同必須適用國有企業(yè)法律部門審核通過的合同版本，符合《合同法》的規(guī)定，并充分考慮到各種意外因素，保護國有企業(yè)合法權(quán)益。合同簽訂后，要做好跟蹤，保證對方對合同的認(rèn)真履行。

2.5 質(zhì)檢部門、采購部、使用單位共同負(fù)責(zé)驗收

凡驗收入庫的物資必須具有下列資料方可驗收入庫：供方提供的并由采購部門簽字確認(rèn)的接運單；生產(chǎn)廠提供的合格證等有關(guān)技術(shù)資料。單據(jù)、證件、資料不齊全不能驗收。

2.5.1 數(shù)量驗收

大宗原燃料等具備過衡條件的物資都必須廠內(nèi)過衡，以過衡單作為日后結(jié)算依據(jù)；材料、設(shè)備由使用單位和采購部門共同負(fù)責(zé)數(shù)量驗收。

2.5.2 質(zhì)量驗收

大宗原燃料等具備采樣分析條件的，需按國有企業(yè)規(guī)定進行采樣分析，以國有企業(yè)質(zhì)量主管部門認(rèn)定的分析結(jié)果作為結(jié)算的依據(jù)。不具備采樣分析的由使用單位、采購部門共同參與驗收。

2.5.3 驗收合格

驗收合格后，由使用單位開具入庫單。

2.6 審計

審計部門負(fù)責(zé)審計采購部門在采購執(zhí)行過程中是否真實、合理、完整、可靠。采購部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備結(jié)算審批報告，連同發(fā)票、管理部門簽發(fā)的確定供應(yīng)商報告、合同、入庫單、質(zhì)檢表等相關(guān)資料一起報送企業(yè)審計部門審核，審核通過后在報告上簽字認(rèn)可。

2.7 付款

審計部門審核通過后，財務(wù)部門方可結(jié)算付款，并做好所有資料的存檔工作。

總之，健全采購管理制度，提高制度執(zhí)行力，是防范采購風(fēng)險的有效措施。在健全采購管理制度，提高制度執(zhí)行力的同時還必須做到采購結(jié)果公開透明，不僅要對參與競爭的供應(yīng)商公開透明，也要做到對企業(yè)職工的公開透明，接受供應(yīng)商和企業(yè)員工的監(jiān)督舉報，對舉報信件要認(rèn)真調(diào)查，一經(jīng)查實要嚴(yán)肅處理，并給予舉報者相應(yīng)的獎勵。只有多管齊下，才能防范腐敗行為的發(fā)生。

主要參考文獻

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