高校院系資料室電子數(shù)據(jù)庫建設的探討

隨著網(wǎng)絡和現(xiàn)代信息技術的日漸普及和廣泛應用，高校圖書館的數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設的蓬勃興起，傳統(tǒng)的圖書情報工作面臨著許多新的挑戰(zhàn)。因此，高校院系資料室如何面對當前的網(wǎng)絡時代復雜情況，加快改革和創(chuàng)新，建立適應的管理體制和機制，充分發(fā)掘和利用其優(yōu)勢和潛能，使傳統(tǒng)的信息服務內(nèi)容和方式重新煥發(fā)生機，已成為院系資料室建設的重要而緊迫任務。要使圖書資料存儲多樣化、工作手段自動化、服務方式現(xiàn)代 化、信息提供網(wǎng)絡化，就必須要具備網(wǎng)上信息搜集、處理、加工、整序、傳播的能力，把大量分散的、無序的網(wǎng)絡信息轉化為有規(guī)律的、集中的、有序的信息提供給讀者，提高網(wǎng)絡信息資源的利用效率，并且需要建立多種目錄、索引、數(shù)據(jù)庫、指引庫為讀者提供全方位、多途徑的檢索服務。由于信息傳播技術和社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，院系資料室（包括圖書館）已不是唯一的資料來源地，在因特網(wǎng)遍布全球，電腦成為個人生活中重要伙伴的今天，聯(lián)機公共查詢是實現(xiàn)共知共享的最佳途徑，系資料室工作人員應運用現(xiàn)代化高科技手段，為讀者提供快捷、有效的服務。

為了使圖書情報工作適應網(wǎng)絡化、信息化技術發(fā)展要求，院系資料室必須改革原有的封閉運作模式，構建開放式、互動式、網(wǎng)絡式的扁平結構，使其在開放狀態(tài)下運行，打破院系資料室與圖書館、院系資料室之間的“內(nèi)封閉”狀態(tài)，使校圖書館和各院系資料室形成一個網(wǎng)絡和共享資源的新聯(lián)合體，構成一個以校圖書館為中心、各院系資料室相互協(xié)助、相互開放的多功能、多層次服務的文獻情報網(wǎng)絡系統(tǒng)，從而大大提高全校信息資源的使用效率。國家高等教育文獻保障系統(tǒng)CALIS（China Academic Library & Information system）三級保障系統(tǒng)（全國文獻信息服務中心、地區(qū)分中心、各圖書館）主干網(wǎng)的基本框架已經(jīng)完成，成員發(fā)展迅速，共建共知共享的觀念得到了普遍的認同，增加了對用戶文獻信息需求的保障力度。

然而就在我們?yōu)楦咝ｐ^之間實現(xiàn)文獻資源共建共享而不懈努力并取得可喜成就時，往往忽略了眼前的一個事實：我們自己校內(nèi)文獻資源的共建和共享工作由于種種原因卻停滯不前。以CALIS為中心的文獻信息共享網(wǎng)絡主要只是在各高校圖書館之間運行，而作為高校內(nèi)部圖書館的組成部分的各院系資料室大多被拋棄在發(fā)展軌道之外。作為CALIS的一個組成部分——高校內(nèi)部文獻信息系統(tǒng)也包括高校各院系資料室，缺少了院系資料室的參與，高校內(nèi)部自身的文獻保障體系就是不完整的，從而影響了CALIS整體的文獻保障。

由于信息技術、通訊技術和計算機網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展和廣泛應用，圖書情報工作已經(jīng)并繼續(xù)發(fā)生巨變，高校圖書館和院系資料室必須改變各自為政的散亂狀況，應該加強統(tǒng)籌規(guī)劃，建立起統(tǒng)一協(xié)調(diào)發(fā)展機制和結構合理的文獻資源保障體系，實現(xiàn)全校文獻資源一體化，特別要注重加強校圖書館的中心地位，努力突出校圖書館在文獻信息資源整體化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化建設中所發(fā)揮的組織協(xié)調(diào)作用，學校各院系資料室真正并入到全校的圖書情報保障體系中，變成為學校圖書館的“分館”。高校文獻保障體系的一項非常重要的工作就是校內(nèi)聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫的建設，它是共知共享的基礎。只有建成一個全校統(tǒng)一的聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫，才談得上校內(nèi)文獻信息資源共享。

由于各種原因很多高校內(nèi)都沒有進行聯(lián)合書目數(shù)據(jù)庫建設，或者是書目數(shù)據(jù)庫建設得不完整，這樣的書目數(shù)據(jù)庫對全校文獻信息資源保障來說是不完整的。館際互借和文獻傳遞是實現(xiàn)館際共享，互惠互利的真正體現(xiàn)，而這一切都是建立在聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫之上的。建設全校范圍（圖書館與各院系資料室）聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫為基礎，建立以聯(lián)機合作編目、書目資源公共查詢和校內(nèi)互借三大服務系統(tǒng)為主要目的的文獻資源共享系統(tǒng)。其建設內(nèi)容為利用現(xiàn)代信息技術手段，建立全校的資源共享網(wǎng)絡，為全校教學科研人員提供書、刊和其它文獻資源的網(wǎng)絡公共查詢，支持高校文獻資源系統(tǒng)的聯(lián)機編目，實現(xiàn)全校甚至國內(nèi)、國際館際互借和文獻傳遞，把對高校教學和科研的信息服務提高到一個全新高度，為重點學科建設及學?？傮w目標的實現(xiàn)提供有力保障。

建設聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫為基礎，建立起以聯(lián)機合作編目、書目資源公共查詢和校內(nèi)互借三大服務系統(tǒng)為主要目的的資源共享系統(tǒng)。為全校教學科研人員提供書、刊及其他文獻資源的網(wǎng)絡公共查詢，支持圖書館及全校各院系資料室聯(lián)機合作編目，實現(xiàn)全校各院系之間院際互借及文獻傳遞。上述三大服務子系統(tǒng)是以聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫為基礎的。多語種、多文獻類型和采用不同MARC格式的書目記錄集成在同一個書目數(shù)據(jù)庫。它包括中外文書刊目錄，以及多媒體、電子資源等非書資源的目錄。項目在操作上依托校園網(wǎng)，統(tǒng)一采用匯文文獻信息服務系統(tǒng)，遵循CALIS編目規(guī)則，計劃在一年內(nèi)完成全校所有書、刊、光盤等書目數(shù)據(jù)的回溯工作，提供全校范圍內(nèi)的公共查詢服務，實現(xiàn)全校聯(lián)機合作編目和院系之間文獻互借和傳遞，為全校文獻保障體系的全面實施、滾動發(fā)展打下良好的基礎。

實現(xiàn)文獻的共知共享。校內(nèi)聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫的建設實現(xiàn)了全校文獻信息聯(lián)網(wǎng)的目標，用戶可以通過圖書館的書目查詢系統(tǒng)查詢到數(shù)據(jù)庫內(nèi)所有的數(shù)據(jù)，并根據(jù)目錄提供的館藏地址，請求借閱，充分發(fā)揮文獻資源的作用。這可大大改善我校信息服務設施和條件，給傳統(tǒng)的服務方式和運行機制帶來深刻的變革，為推動我校文獻資源建設向數(shù)字化、網(wǎng)絡化發(fā)展打下堅實基礎。高校文獻信息保障體系的建設目標就是要走整體發(fā)展的道路，為全校培養(yǎng)高層次人才和進行學科研究提供文獻信息保障。制定全校文獻信息共享規(guī)則是共建、共享的保證。在原則上所有的文獻資源都應在共享的范圍內(nèi)，但考慮到資料室藏書特點、人員編制等問題，一步到位地采取與圖書館相同的全開放型服務，條件還欠成熟，可以有個逐步實現(xiàn)的過程。第一步由學校統(tǒng)一發(fā)放一卡通的借閱證，圖書館與各院系通用。同時采取有限借閱的方法，即資料室文獻以閱覽、提供復印為主，一些院系的圖書可以提供外借，但期限可比圖書館的短以便提高流通速度。在取得一定程度的共享經(jīng)驗后再開通多方面、較高層次的共享服務。

院系資料室不同于圖書館的最大特點在于它的資料的專業(yè)性強，服務對象的針對性強。所以院系資料室應根據(jù)自身的資源優(yōu)勢，建立具有專業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，有針對性地為讀者提 供專業(yè)知識服務。院系資料室要結合專業(yè)特點，根據(jù)自身的資源優(yōu)勢，制作目錄清晰、結構合理、內(nèi)容獨特新穎、具有本專業(yè)特色的網(wǎng)頁，開設網(wǎng)址，將資料室的信息資源與圖書館的信息資源在校園網(wǎng)上并網(wǎng)運行，實現(xiàn)資源共享，提高信息資源的利用率。院系資料室工作人員應根據(jù)自己的專業(yè)特色和服務特色，根據(jù)讀者的知識結 構、信息需求、行為方式和心理傾向以及根據(jù)讀者的不同層次、不同專業(yè)、不同閱讀愛好對信息的需求等，變被動服務為主動服務，變知識備查為知識推送，有目的的為讀者創(chuàng)造符合個性需求的信息服務環(huán)境，為讀者提供針對性的信息與服務，開展個性化的信息服務。

參考文獻

[1]李葆.網(wǎng)絡環(huán)境下高校圖書館與院系資料室的聯(lián)合共建[J].圖書館論壇，2002（2）.

作者簡介：徐川虹（1964—），大學本科，現(xiàn)供職于武漢科技大學外語學院圖書分館。