企業(yè)后勤管理中的信息化應(yīng)用

嚴(yán)俊

[摘 要] 后勤管理的信息化建設(shè)，是整個(gè)企業(yè)提升后勤管理與服務(wù)水平的重要保證。因此，信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的重要保障之一。本文對(duì)企業(yè)后勤信息化管理的作用、目標(biāo)和特點(diǎn)作了分析，最后提出了開展后勤信息化建設(shè)的要點(diǎn)。

[關(guān)鍵詞] 后勤管理；信息化；體系構(gòu)建

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 030

[中圖分類號(hào)] F272.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）16- 0048- 03

1 后勤信息化管理的重要作用

后勤是一個(gè)企業(yè)的支柱，企業(yè)的健康有序運(yùn)營(yíng)與后勤的支持密不可分。而信息化管理在時(shí)間與空間上都大大縮短了企業(yè)各項(xiàng)流程的時(shí)間，提高了管理效率。對(duì)于企業(yè)后勤業(yè)務(wù)，信息化管理同樣具有重要作用。

1.1 為公司運(yùn)營(yíng)提供更有效的物質(zhì)保障

后勤在企業(yè)的整個(gè)價(jià)值鏈中是提供基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)的環(huán)節(jié)。后勤工作做得是否到位在很大程度上影響著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。后勤管理在傳統(tǒng)的管理上，任何信息的傳遞都是靠工作人員進(jìn)行，這樣不但浪費(fèi)了工作的時(shí)間，有時(shí)甚至?xí)⒄`一些大的事件。后勤管理引進(jìn)信息化的管理手段，可以大大提高管理的速度與信息的傳遞效率，原有的管理方式已經(jīng)不再適用于如今的現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)，高科技的引進(jìn)不但使管理系統(tǒng)變得更加的完善，而且加快了信息的傳遞速度，提高了后勤管理單位的管理能力。通過加強(qiáng)后勤的信息化管理工作，既節(jié)省了企業(yè)單位人員的調(diào)度，又加快了信息在各部門之間的流通，能在最短的時(shí)間內(nèi)提供充足的物質(zhì)保證。后勤管理工作做得好，能夠使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)放心，員工工作安心，企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 能有效提升企業(yè)的后勤管理的效率

后勤所管理的內(nèi)容繁雜。后勤是整個(gè)企業(yè)的衣食父母，搞好衣、食、住、行、生、老、病、退的工作，是后勤管理部門最基礎(chǔ)的任務(wù)。對(duì)于很多企業(yè)，后勤涉及的業(yè)務(wù)流程很多，并且企業(yè)的人員數(shù)量較大。哪怕在一個(gè)數(shù)百人的企業(yè)中，涉及到每個(gè)人、每項(xiàng)業(yè)務(wù)的后勤內(nèi)容，在處理時(shí)數(shù)據(jù)量是很大的。在傳統(tǒng)的管理上，后勤的管理手段主要是靠工作人員手工進(jìn)行，這些工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力在這些日常的后勤管理瑣事上，工作效率低下。在這個(gè)情況下，要做好后勤工作，必須要借助信息化的手段。引進(jìn)幾臺(tái)先進(jìn)的電腦設(shè)備，將所有員工的個(gè)人信息輸入到電腦中，只需要幾個(gè)工作人的管理就可以完成傳統(tǒng)任務(wù)中強(qiáng)大的工作量，既節(jié)省了人力資源的工作人員，又不耽誤其他的工作。使企業(yè)單位的人員能夠得到充分的利用。

1.3 進(jìn)一步節(jié)約了后勤的各項(xiàng)成本支出

通過后勤信息化能有效提高對(duì)人員、財(cái)產(chǎn)、物品的利用率，節(jié)省了企業(yè)的支出，使職工的工作效率大幅度提高。如通過信息化建設(shè)，將每個(gè)工作人員的個(gè)人信息都輸入到電腦中，加快了后勤的管理工作，同時(shí)也避免了紙張的浪費(fèi)與管理檔案人員的消耗，大大節(jié)省了企業(yè)單位的人員需求，減少了企業(yè)的支出。通過建立信息化的管理手段，使不同的部門之間都能進(jìn)行聯(lián)系，引進(jìn)先進(jìn)的管理人才進(jìn)行信息化管理，對(duì)員工進(jìn)行信息化的培訓(xùn)，精簡(jiǎn)一些不需要的員工，減少企業(yè)單位的成本消耗。這樣即使是有一些緊急的文件需要傳遞，也能通過信息化的管道進(jìn)行傳遞，而不需要再浪費(fèi)人員，既縮短了時(shí)間也減少了工作量。后勤管理的效益對(duì)整個(gè)企業(yè)單位的進(jìn)程都有很大的影響，實(shí)施信息化管理手段之后，提高了管理的效益，促進(jìn)企業(yè)單位更好、更快的發(fā)展。

1.4 對(duì)企業(yè)后勤管理模式進(jìn)行變革

在傳統(tǒng)的后勤管理模式下，后勤的指揮系統(tǒng)不是很完善，各部門之間的聯(lián)系不是很密切，信息交流也很差，最終導(dǎo)致信息的傳遞不及時(shí)或是傳遞的信息可能已經(jīng)過時(shí)。通過對(duì)信息化網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，將分散在各地或是各部門的信息進(jìn)行總體的處理，再及時(shí)分發(fā)到各地方或是各部門，大大節(jié)省了后勤管理的時(shí)間與人才消耗。對(duì)企業(yè)的后勤實(shí)行信息化的管理策略，將企業(yè)后勤所需要的所有信息都進(jìn)行了融合，對(duì)于人員的管理與活動(dòng)任務(wù)的分配，都有了很高的辦事效率，不再需要大量的員工才能完成，信息的傳遞也大大加快了速度。

2 后勤信息化管理的目標(biāo)和特點(diǎn)

2.1 后勤信息化管理的目標(biāo)

2.1.1 實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)后勤資源的動(dòng)態(tài)控制

運(yùn)動(dòng)是絕對(duì)的，靜止是相對(duì)的，無(wú)靜止不變的事物。通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各類后勤工作過程中，資源投入與產(chǎn)出的實(shí)時(shí)監(jiān)控，把握資源情況，對(duì)企業(yè)后勤各項(xiàng)工作進(jìn)行有效監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，做出有效的調(diào)整。

2.1.2 實(shí)現(xiàn)后勤數(shù)據(jù)與企業(yè)管理數(shù)據(jù)的共享

后勤業(yè)務(wù)是企業(yè)整體業(yè)務(wù)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，后勤的信息化建設(shè)應(yīng)該與企業(yè)的整體數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，建立在企業(yè)整體的信息化規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)后勤的數(shù)據(jù)與其他管理數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)的聯(lián)動(dòng)。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)能自動(dòng)生成輔助數(shù)據(jù)、表單，數(shù)據(jù)邏輯關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，支撐業(yè)務(wù)工作。

2.1.3 實(shí)現(xiàn)管理工作的制度化、規(guī)范化

后勤信息化建設(shè)要基于業(yè)務(wù)流程定義清晰，成果表達(dá)規(guī)范易于加工整理的基礎(chǔ)上，將業(yè)務(wù)的各項(xiàng)工作流程用信息化的手段進(jìn)行固化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)后勤業(yè)務(wù)管理工作的制度化和規(guī)范化。

2.2 后勤信息化管理的特點(diǎn)

（1）后勤信息化管理體系是一種全面的管理模式，它的內(nèi)容涉及到信息化管理的諸多方面，既囊括了信息化管理從建設(shè)到實(shí)行，再到改進(jìn)的整個(gè)過程，也囊括了與信息化管理有關(guān)的內(nèi)容，比如建立信息化管理組織機(jī)構(gòu)、完善企業(yè)的規(guī)章制度等，還包括在此基礎(chǔ)上的信息、資源與程序的管理。

（2）后勤信息化管理體系是一種過程的管理模式，它把與之相關(guān)的信息資源當(dāng)作過程來進(jìn)行管理，通過信息系統(tǒng)的循環(huán)處理，使企業(yè)的管理模式得到持續(xù)改進(jìn)。

（3）后勤信息化管理體系是一種標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，它具備ISO 9000質(zhì)量管理體系的特征，這種體系的文件也是標(biāo)準(zhǔn)化管理模式表現(xiàn)形式的一種，體系文件具有極高的權(quán)威性，所有人都必須按文件的要求去做。

（4）后勤信息化管理體系是一種開放的管理模式，通過對(duì)信息化體系的改進(jìn)，就能論證出該體系是高效的理論方法，把這種高效的理論方法融入進(jìn)該系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)體系自身的進(jìn)一步完善。

3 后勤信息化管理的構(gòu)建要點(diǎn)

3.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視

后勤管理的信息化不僅僅是技術(shù)層面的問題，更是一場(chǎng)向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)的革命，對(duì)陳舊的經(jīng)營(yíng)模式、業(yè)務(wù)流程及管理機(jī)制做大手術(shù)。要使后勤信息化管理順利實(shí)施，轉(zhuǎn)變觀念是首要任務(wù)，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)后勤信息化管理的認(rèn)識(shí)。只有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)高度重視、果斷決策，才能有后勤信息化管理的成功。

在開展信息化建設(shè)時(shí)，公司內(nèi)部人員的調(diào)整、機(jī)構(gòu)的重組、管理方式的轉(zhuǎn)變、業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新等都會(huì)受到傳統(tǒng)意識(shí)的阻礙，這時(shí)候，假如沒有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，這些變革就會(huì)變成一紙空文。

另外，在后勤信息化管理的初期階段，需要在系統(tǒng)中輸入大量的數(shù)據(jù)，還要隨時(shí)處理運(yùn)行中產(chǎn)生的問題，巨大的工作量、枯燥的工作過程，就會(huì)導(dǎo)致工作人員消極怠工，這時(shí)候更需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵(lì)。

3.2 完善各項(xiàng)管理機(jī)制

標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是企業(yè)信息化的基礎(chǔ)，而基礎(chǔ)管理工作的完備是信息化管理得以穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵。基礎(chǔ)工作將會(huì)很大程度上影響到信息化的運(yùn)行，會(huì)給企業(yè)帶來兩種截然相反的結(jié)果。

后勤信息化實(shí)施的過程，通俗地講就是用計(jì)算機(jī)來處理系統(tǒng)，把無(wú)數(shù)的信息輸入計(jì)算機(jī)，用計(jì)算機(jī)來嚴(yán)格控制整個(gè)運(yùn)行過程中的資金流、物流、信息流及客戶關(guān)系等環(huán)節(jié)，一定要做到信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

因此，要建立健全企業(yè)的各項(xiàng)管理制度，實(shí)行統(tǒng)一的計(jì)量和統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)的系統(tǒng)是硬性的執(zhí)行程序。企業(yè)要建立相應(yīng)的制度，確保信息數(shù)據(jù)的及時(shí)性；要建立嚴(yán)格的審核制度，來確保原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，降低數(shù)據(jù)出錯(cuò)率，這樣才會(huì)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者反饋正確的信息，以便領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)的決策。

3.3 增強(qiáng)企業(yè)全員信息化意識(shí)

后勤信息化管理是一種綜合性極強(qiáng)的系統(tǒng)，它涉及到企業(yè)內(nèi)部所有的人員。因此，信息化的順利實(shí)施需要企業(yè)各個(gè)崗位工作人員的共同參與，才能制訂出具有科學(xué)性、實(shí)用性、適合該企業(yè)發(fā)展要求的最優(yōu)方案。

信息化管理的過程中，各流程與各終端的用戶使用最多，各流程的工作人員和用戶對(duì)系統(tǒng)的程序最熟悉，系統(tǒng)的效果直接決定他們的利益，他們能提出具有針對(duì)性的建議。因此，企業(yè)的信息化管理體系不是僅靠幾個(gè)人或者一個(gè)部門就能完成，它的運(yùn)行需要企業(yè)全體員工的整體參與?；诖?，必須增強(qiáng)企業(yè)全員信息化意識(shí)，這樣企業(yè)信息化管理才能在穩(wěn)定、健康的軌道上運(yùn)行。

4 結(jié) 語(yǔ)

隨著改革的深入發(fā)展，企業(yè)單位建立后勤信息化的管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有很大的幫助。在開展信息化建設(shè)時(shí)，企業(yè)要明確后勤信息化建設(shè)的目標(biāo)，梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，完善管理機(jī)制，才能使信息化工作有效提升企業(yè)的工作效率。

主要參考文獻(xiàn)

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