淺析數(shù)字信息化在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

黃飛

[摘 要]檔案管理是房地產(chǎn)管理中的一項基礎(chǔ)性工作，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和日益普及，紙質(zhì)檔案被電子文件所替代是大勢所趨。數(shù)字信息技術(shù)的出現(xiàn)大大提高了房地產(chǎn)檔案管理工作的效率，使得檔案管理工作變得簡單易行。鑒于此，本文對房地產(chǎn)檔案的數(shù)字信息化管理進(jìn)行了探討。

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)檔案；信息化；網(wǎng)絡(luò)安全

[中圖分類號]G275.9；F293.33 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）16-0111-01

1 前 言

房地產(chǎn)行業(yè)是我國經(jīng)濟發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，關(guān)乎現(xiàn)代人的居住質(zhì)量。房地產(chǎn)檔案對研究全國或者地方房地產(chǎn)發(fā)展歷史、現(xiàn)狀以及未來都有重要的參考價值和作用，是房地產(chǎn)政策制定中不可或缺的依據(jù)。尤其是最近幾年，全國各地房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展迅猛，房地產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)入到繁盛時期，房地產(chǎn)檔案的價值不斷凸顯，房地產(chǎn)檔案管理方法和手段日趨完善。面對這種情形，房地產(chǎn)檔案管理工作面臨的壓力和困難與日俱增，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方法已經(jīng)滯后于時代發(fā)展的需要。

2 數(shù)字信息化在房地產(chǎn)檔案管理中的重要性

房地產(chǎn)檔案管理工作主要是反映房地產(chǎn)交易買賣、登記、房屋動遷以及批租用地等各種經(jīng)濟活動，是由各地房地產(chǎn)行政管理部門對房地產(chǎn)活動中的資料進(jìn)行收集、整理、歸納和分析，最終形成一系列房地產(chǎn)檔案資料，資料可以是紙質(zhì)的，也可以是電子的。數(shù)字信息技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的產(chǎn)物，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳播有著先天的優(yōu)勢，不僅信息傳播范圍廣、速度快，而且準(zhǔn)確度高、傳播成本也大幅降低，用信息技術(shù)可以將繁雜的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)、圖像等資料通過電子技術(shù)轉(zhuǎn)化成容易儲存的電子檔案，形成一系列電子文件，用戶可以利用計算機進(jìn)行文件檢索，不僅速度快，而且搜索范圍廣，十分便利和準(zhǔn)確。尤其是利用縮微攝像技術(shù)可以將原來大量的房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案文件，轉(zhuǎn)換在很小的縮微品上，不僅節(jié)省了大量的紙質(zhì)材料堆放的空間，而且形成電子文件后不容易破損和丟失，節(jié)省了大量的人力物力，提高了工作效率。利用數(shù)碼攝影可以實現(xiàn)對影像資料的處理，形成高清的電子文件，比傳統(tǒng)的圖片儲存提高了上百倍的效率。信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案資料收集整理分析過程，利用計算機將資料一次性輸入，然后可以進(jìn)行資料的多次查找和使用，為檔案管理現(xiàn)代化、社會化、市場化奠定了基礎(chǔ)，有利于房地產(chǎn)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3 數(shù)字信息化在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 編制檢索工具

利用計算機搜索功能來編制搜索工具是房地產(chǎn)檔案利用的一個重要方面，房地產(chǎn)檔案的檢索工具主要有：分類目錄、專題目錄及各種索引等，使用者可以利用搜索工具迅速查找需要的房產(chǎn)信息，搜索時可以將房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)部分的一個關(guān)鍵詞作為搜索對象，例如可以搜索產(chǎn)權(quán)人姓名、房產(chǎn)所在位置、房產(chǎn)的類型以及產(chǎn)權(quán)證的相關(guān)信息，還可以通過模糊搜索來尋找需要的相關(guān)信息，從而實現(xiàn)房產(chǎn)檔案利用的最優(yōu)化。為了實現(xiàn)快速準(zhǔn)確的信息搜索，前期工作也是必不可少的，檔案管理人員對房產(chǎn)發(fā)生變更、轉(zhuǎn)移以及滅失的情形，要及時收集、整理完備的信息，及時錄入計算機，這樣才能保證搜索的有效性和準(zhǔn)確性。另外，利用計算機還可以快速編制和打印房地產(chǎn)卡片、產(chǎn)權(quán)證號目錄等資料，為使用者提供了便利。

3.2 檔案信息的查閱

檔案利用是檔案管理的主要目的之一。房地產(chǎn)檔案信息包括兩部分內(nèi)容：一是一般的檔案統(tǒng)計工作，即包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況等基本情況的統(tǒng)計。這種統(tǒng)計主要為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進(jìn)行定性分析與定量分析，提供科學(xué)依據(jù)；二是進(jìn)行房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的信息統(tǒng)計工作，即為產(chǎn)籍管理工作提供數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作。房地產(chǎn)檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理后，檔案利用者可直接從計算機上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，并可提供打印服務(wù)，達(dá)到立等可取的效果大大提高了工作效率。

3.3 產(chǎn)權(quán)檔案信息的加工

為了進(jìn)一步開發(fā)檔案信息資源，使房產(chǎn)管理人員更快、更直觀地獲取各種產(chǎn)權(quán)信息，必須建立產(chǎn)權(quán)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)市區(qū)房管局領(lǐng)導(dǎo)、職能部門之間信息共享，同時，還應(yīng)將產(chǎn)權(quán)檔案推向社會，滿足社會對房產(chǎn)檔案信息的需求。另外，還要圍繞經(jīng)濟建設(shè)的中心工作，從檔案信息中加工提煉各種專題的檔案資料，為各級領(lǐng)導(dǎo)的宏觀決策提供必要的房地產(chǎn)信息資料。

4 房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息化管理的注意事項

4.1 提高檔案管理數(shù)字信息化認(rèn)識和技能

目前制約房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息化管理的因素除了技術(shù)方面外，還有觀念上的認(rèn)識不足。對于檔案部門負(fù)責(zé)人來講，要從政策、資金、技術(shù)以及人員配備上加大對檔案信息化體系建設(shè)的支持力度，為房產(chǎn)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。對于房產(chǎn)檔案管理人員而言，要具備檔案現(xiàn)代化管理的意識，檔案管理人員要改變思想和態(tài)度，積極應(yīng)對信息化的挑戰(zhàn)，主動學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識和技能，會運用檔案管理軟件實現(xiàn)檔案資料的錄入、存檔、搜索以及統(tǒng)計等操作，唯有如此，才能適于數(shù)字化檔案管理的需要。

4.2 加強電子檔案的安全管理保護

計算機網(wǎng)絡(luò)為房產(chǎn)檔案管理提供了巨大便利的同時，也帶來了一定的不安全性。網(wǎng)絡(luò)是個虛擬空間，電子文件在存儲和使用過程中容易出現(xiàn)丟失或者被人為破壞的情形，尤其是計算機病毒和電腦黑客的出現(xiàn)給房地產(chǎn)檔案安全帶來巨大威脅。為此，檔案管理部門。要建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密制度，對載有房產(chǎn)檔案信息磁盤、U盤、軟盤等按照保密措施進(jìn)行存放和管理，要做到專機專用，非工作人員一律不得接觸存儲房地產(chǎn)檔案信息的計算機，嚴(yán)禁將資料拷進(jìn)存儲介質(zhì)帶出辦公室。計算機要設(shè)置身份認(rèn)證密碼，每一個合法用戶分配一個通行密碼。

目前，我國房地產(chǎn)檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的地籍檔案中，慢慢過渡到專門的房地產(chǎn)檔案管理，并逐漸形成了自己的管理規(guī)范和方法。在信息數(shù)字化時代，房地產(chǎn)檔案管理部門要與時俱進(jìn)，充分意識到數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的作用，不斷對檔案管理手段和方法進(jìn)行改進(jìn)，為房地產(chǎn)行業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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