農(nóng)機監(jiān)理檔案規(guī)范化管理問題探討

劉亞秋

[摘 要] 農(nóng)機監(jiān)理檔案管理是農(nóng)機安全工作的重要組成部分， 根據(jù)農(nóng)機檔案便于管理和利用的原則，農(nóng)機監(jiān)理檔案按建檔內(nèi)容可分為農(nóng)業(yè)機械檔案、駕駛?cè)藛T檔案和事故檔案三大類。隨著農(nóng)業(yè)部關(guān)于拖拉機和駕駛證申領(lǐng)的“兩個規(guī)定和兩個規(guī)范”的頒布實施，農(nóng)機監(jiān)理檔案更加充實完整，對規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求更加提高，在農(nóng)機安全生產(chǎn)工作和新農(nóng)村建設(shè)中發(fā)揮的作用更加重要和不可替代。本文通過探討農(nóng)機檔案管理工作的必要性以及農(nóng)機監(jiān)理的檔案管理的主要內(nèi)容，提出加強農(nóng)機檔案管理工作的具體措施。

[關(guān)鍵詞] 農(nóng)機監(jiān)理 檔案規(guī)范 管理 探討

[中圖分類號] S23 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2014）11-0226-01

農(nóng)機監(jiān)理檔案管理對于農(nóng)機安全工作的發(fā)展有著重要作用，因此相關(guān)部門必須保證農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，不斷推進(jìn)農(nóng)機監(jiān)理工作走向科學(xué)合理，因此就必須對農(nóng)機監(jiān)理的檔案管理進(jìn)行規(guī)范化管理。

一、目前現(xiàn)狀

遼源市地處吉林省東南部，屬半山區(qū)丘嶺地帶，下轄2縣2區(qū)，30個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，總?cè)丝?22萬，其中農(nóng)業(yè)人口64.2萬，總耕地230.3千公頃，全市6萬多臺農(nóng)業(yè)機械中14.7千瓦以下的占86%，農(nóng)機安全監(jiān)管任務(wù)繁重。遼源市農(nóng)業(yè)機械及駕駛操作人員檔案的建立是從80年代初開始的，當(dāng)時按照農(nóng)牧漁業(yè)部關(guān)于拖拉機及駕駛員安全監(jiān)理的有關(guān)規(guī)定，遼源市陸續(xù)建立了市、縣（區(qū)）兩級農(nóng)機監(jiān)理機構(gòu)，并受公安交通管理部門的委托，接管了拖拉機及駕駛員檔案，經(jīng)過30多年的不斷努力，檔案管理工作得到了完善、發(fā)展和壯大，檔案內(nèi)容也從簡單的一張登記表和一張成績單發(fā)展成現(xiàn)在的事項完整齊全、記錄準(zhǔn)確詳實、辦理過程和經(jīng)辦人信息明晰可查的規(guī)范化和科學(xué)化軌道上來。目前，遼源市、縣（區(qū)）兩級農(nóng)機監(jiān)理所（站）都有農(nóng)機監(jiān)理檔案管理人員，檔案管理設(shè)施較為齊全，各項制度和業(yè)務(wù)辦理程度齊備，全市目前在冊農(nóng)業(yè)機械檔案3.2萬多份，在冊駕駛員檔案1.7萬多份，農(nóng)機檔案管理基本做到“規(guī)范、統(tǒng)一、內(nèi)容齊全、分類建檔、排列整齊、查找方便”的要求，作為“歷史見證”的檔案，在牌證核發(fā)、轉(zhuǎn)籍、變更、補證、報廢、增駕、查詢、注銷、利用等方面，為農(nóng)機安全監(jiān)管工作發(fā)揮了重要作用。

二、存在問題

就遼源市農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作而言，雖經(jīng)多年努力取得了一定成績，但還存在一些不容忽視的問題：一是檔案未及時清理。多年來，農(nóng)業(yè)機械和駕駛員檔案只體現(xiàn)新注冊、變更、轉(zhuǎn)移、考證登記，沒有及時清理停駛、報廢，以及多年不從事農(nóng)機駕駛的駕駛?cè)藱n案，造成在冊數(shù)虛高、底子不清；二是檔案內(nèi)容填寫不齊全。在填寫駕駛員和農(nóng)業(yè)機械檔案時，不按規(guī)范要求填寫，圖省事，怕麻煩，少填漏填現(xiàn)象比較嚴(yán)重。如有的沒有案卷目錄，臺賬和檔案不相符，有的表格無公章和經(jīng)辦人簽名或是字體潦草，很難辨認(rèn)等等，給檔案管理工作帶來負(fù)面影響；三是檔案管理人員專業(yè)技能水平有待提高。由于工作或其他原因，基層檔案管理人員流動性大， 出現(xiàn)不按編號排放，檔案難查找，以及丟失檔案的現(xiàn)象；四是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不完善。 目前，有大量的技術(shù)數(shù)據(jù)，吉林省農(nóng)業(yè)機械監(jiān)督文件在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件不包括在信息數(shù)據(jù)庫中，一些重要的技術(shù)數(shù)據(jù)輸入，很難保證準(zhǔn)確性和全面性的技術(shù)數(shù)據(jù)，另外，全省網(wǎng)絡(luò)沒有實現(xiàn)連接，不能在網(wǎng)上查閱駕駛員和農(nóng)業(yè)機械的其他信息，直接影響農(nóng)機監(jiān)理工作的質(zhì)量和效率；五是紙質(zhì)檔案管理設(shè)備落后。目前我市四個縣（區(qū)）檔案存放還是采用卷柜，雖然鐵皮卷柜取代了老式木柜，但空間小，容量有限，隨著農(nóng)業(yè)機械的快速增加，農(nóng)機檔案已經(jīng)多的沒地方放了，只能臨時找地方存放，不能做到有效防潮、防水、防蟲、防腐，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

三、對策與建議

針對上面提出的問題，筆者建議從以下幾個方面來改善農(nóng)機監(jiān)理檔案的管理工作。

1.加強農(nóng)業(yè)監(jiān)督檔案工作，建立和完善檔案管理系統(tǒng)的責(zé)任。農(nóng)機監(jiān)理站來確定 負(fù)責(zé)文件管理，主要領(lǐng)導(dǎo)實行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；要把農(nóng)機監(jiān)理檔案納入法制化、科學(xué)化管理軌道，進(jìn)一步完善農(nóng)機監(jiān)理檔案管理制度及各項操作規(guī)程，制定嚴(yán)格的檔案管理工作制度，明確檔案管理人員的權(quán)責(zé)，從原始檔案的建立完善到人、機、證三見面，從檢驗報告單到行駛證簽章，從核發(fā)準(zhǔn)考證到證照核發(fā)，都要嚴(yán)格落實責(zé)任制，嚴(yán)格按照法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)定依法辦事，提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.加大農(nóng)機監(jiān)理檔案管理人員培訓(xùn)，提高管理人員的管理水平

要想做好農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作，就要不斷提升檔案管理人員素質(zhì)。首先，要提升工作人員農(nóng)機監(jiān)理檔案管理意識，提升工作人員的責(zé)任感和使命感，使檔案管理工作深入人心；其次，相關(guān)部門不能來回調(diào)換檔案管理工作人員，要保持工作人員的穩(wěn)定，這樣才能使檔案管理工作不斷持續(xù)下去；最后， 有關(guān)部門應(yīng)組織人員文件管理知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)結(jié)合實際工作，解決各種檔案工作中存在的問題？，不斷提升工作人員的能力和素質(zhì)，做到工作學(xué)習(xí)兩不誤。

3.加強檔案資料的清理和存貯，確保農(nóng)機監(jiān)理檔案科學(xué)準(zhǔn)確

對農(nóng)機監(jiān)理檔案管理全面負(fù)責(zé)，出現(xiàn)問題時要嚴(yán)格追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任；在存放地點上，要加快檔案存放地點的改造升級，建立獨立的檔案存放室，嚴(yán)格保證檔案室的防潮、防火、防盜效果，所有檔案都要做好分類，存放在專門的檔案密集架內(nèi)，防止檔案損壞和丟失，使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長期保存。

4.構(gòu)建檔案信息全省查詢系統(tǒng)，提高檔案管理的自動化水平

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計算機技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作提出了新的更高要求。由于過去相關(guān)單位對于農(nóng)機監(jiān)理檔案管理不夠重視，造成了部分地區(qū)農(nóng)機監(jiān)理檔案管理不科學(xué)、水平不高，一些地區(qū)檔案管理信息化程度不高，很多地區(qū)還是以人工收集、整理檔案為主，檔案管理的工作效率極低。手工檔案整理占用了大量存儲空間，必須要有專門的檔案存放地點；檔案人員手工進(jìn)行收集、整編、管理等工作量巨大，工作效率極低；而且手工檔案不方便查詢，查詢過程費時費力，而且紙質(zhì)資料只能一個人借閱不能做到資源共享；紙質(zhì)檔案容易造成檔案沒損壞和丟失，不利于檔案保管，不利于形成檔案網(wǎng)絡(luò)。