論當(dāng)前檔案管理存在的問題與解決方法

苗李蒙 梁娟娟 周惠存

【摘 要】由于網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，再加上信息技術(shù)普遍應(yīng)用于人們的生活和工作當(dāng)中，導(dǎo)致眾多新情況的產(chǎn)生。在辦公工作當(dāng)中應(yīng)用于計算機技術(shù)，出現(xiàn)了辦公自動化和工程自動化等新情況，同時也產(chǎn)生了大量的cad或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案管理，是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認識和應(yīng)用，成為勢不可擋的潮流。本文針對現(xiàn)階段檔案管理當(dāng)中存在的問題進行深入的分析和研究，同時提出相應(yīng)的解決方案。

由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展、計算機的廣泛使用、出現(xiàn)了眾多的電子文件等等，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務(wù)，實現(xiàn)信息共享，無疑將會帶來極大的方便，同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。

一、當(dāng)前檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.檔案載體的轉(zhuǎn)變

在當(dāng)前檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案的數(shù)量急劇增加，進一步替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，而電子圖紙也逐漸替代了傳統(tǒng)的手工圖紙，導(dǎo)致檔案載體發(fā)生了很大的變化。不過利用計算機輔助設(shè)計等相關(guān)先進的技術(shù)手段可以對設(shè)計、存儲并查詢相關(guān)的產(chǎn)品圖紙，另外在對圖紙進行修改的過程中也十分的快捷方便，所以電子圖紙完全發(fā)揮了其先進的優(yōu)勢，電子檔案也逐漸處于現(xiàn)階段全部檔案當(dāng)中的絕對比例，這便是當(dāng)前檔案管理工作中的一大轉(zhuǎn)變。

2.企業(yè)檔案的分類變化

傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容基本上包括文書檔案、會計檔案、產(chǎn)品檔案等等，而現(xiàn)階段檔案管理工作已經(jīng)不再適應(yīng)這種檔案分類模式?，F(xiàn)階段電子檔案數(shù)量占據(jù)了全部檔案當(dāng)中的絕對比例，于是在檔案管理計算機系統(tǒng)當(dāng)中便設(shè)置了相關(guān)的模塊實施管理工作，一整份檔案可以分散于多個管理模塊當(dāng)中，而通過相關(guān)的指令、依據(jù)具體的目標(biāo)對這些檔案的類目可以進行隨時隨地地調(diào)整和優(yōu)化處理。不同的單位和部門所設(shè)置的檔案類目不一樣，不過他們都會遵從自身的實際情況，來設(shè)置相關(guān)的檔案類目，而不再是傳統(tǒng)檔案管理中固定的檔案類目。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問題

1.檔案原件的真實性問題

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，電子文件很容易被一些不法分子通過一定手段進行修改或者刪除，而且這些電子文件被修改或者刪除之后不會留下痕跡，讓管理人員無法及時發(fā)現(xiàn)。由于檔案是存儲于計算機當(dāng)中的，相關(guān)操作人員和負責(zé)人不能在檔案上保留自己的筆跡，這樣一來無法對該檔案的真實性和權(quán)威性進行證明，就算檔案被其他人進行了修改或者刪除，那么管理人員也很難發(fā)現(xiàn)這些問題。

2.檔案內(nèi)容的保密性問題

通過計算機網(wǎng)絡(luò)在任何一臺連接入檔案管理網(wǎng)絡(luò)的計算機，都能夠直接對相關(guān)的電子檔案進行查詢和使用。而從另外一個角度來講，任何一臺連接入檔案管理網(wǎng)絡(luò)的計算機也可以直接將這些電子檔案傳輸給其他的計算機，這樣一來，檔案內(nèi)容很容易被泄露出去，極大地影響了檔案內(nèi)容的安全性和保密性。

3.檔案保管的長久性問題

伴隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和手段的不斷深入，一些單位和部門均開始實施無紙化辦公模式，基本上絕大部分的信息和數(shù)據(jù)都直接存儲在計算機當(dāng)中，工作人員可以通過計算機的操作獲得自己想要的信息和數(shù)據(jù)。這樣一種檔案保管模式雖然對保管的流程和步驟進行了簡化處理，方便人員進行操作和使用，不過一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，例如癱瘓或者黑客入侵等問題，還有可能受到計算機病毒的影響，內(nèi)部存儲的電子檔案便很有可能在短時間內(nèi)消失，并且根本無法留下任何的痕跡，給單位和部門帶來巨大的損失。

三、針對問題所采取的相關(guān)措施

1.加快培養(yǎng)計算機方面的檔案管理人才

針對現(xiàn)階段檔案管理工作中大量出現(xiàn)的電子檔案，應(yīng)當(dāng)加快培訓(xùn)一批具有計算機操作知識的人才，加強檔案管理工作者在計算機操作的培訓(xùn)力度，讓一些比較具有發(fā)展?jié)摿Φ娜藛T進行深造和深度培養(yǎng)，讓這些工作人員更加深入地掌握計算機技術(shù)，同時也對檔案管理工作十分熟悉，可以對檔案管理計算機系統(tǒng)進行熟練地操作，也可以針對單位和部門的實際情況開發(fā)出相關(guān)的操作軟件，提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

2.構(gòu)建保證檔案安全性、真實性的法律法規(guī)

在當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案占據(jù)了很大的比重，在電子檔案進行管理的相關(guān)步驟中，很容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容被修改或者被刪除，即便是再先進的信息技術(shù)，也無法對電子檔案實施全方面、無漏洞的管理。所以，應(yīng)當(dāng)針對現(xiàn)階段檔案管理工作中的電子化特點，制定法律法規(guī)，保證檔案的真實性和安全性，讓使用檔案的人們可以遵守相關(guān)法律，實現(xiàn)檔案管理工作的目標(biāo)。

3.制定相對科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范

由于現(xiàn)階段檔案管理工作中電子檔案的數(shù)量比較多，而傳統(tǒng)的文書檔案比較少，所以便需要針對這一情況構(gòu)建一個科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范，從而適應(yīng)現(xiàn)階段檔案管理工作的特點。通過相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來將檔案工作進行合理化，保證檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性，增強檔案管理工作的效率，從而為更多的人們提供高效而全面的檔案服務(wù)。

在現(xiàn)階段信息化發(fā)展的今天，檔案管理工作逐漸朝著電子檔案管理的方向發(fā)展，這樣一來便對檔案管理工作者提出了比較高的要求，要求他們針對現(xiàn)階段檔案工作的實際情況，開展相關(guān)專業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化的管理手段，從而針對當(dāng)前檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進行有效地解決，最終提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

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